In Deutschland werden Schätzungen der Bundesregierung zufolge jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht, zu über 90 Prozent in Papierform. Die elektronische Version steht noch ganz am Anfang.
Rechnet man miteiner Seite pro Rechnung, dann benötigen alle Rechnungen in Deutschland pro Jahr rund 144.000 Tonnen Schreibpapier, was der Ladung von etwa 48 kompletten Güterzügen entspricht. Das Einsparpotenzial für das Ausdrucken, Versenden, Frankieren und den entsprechenden Empfangsprozess geht allein in Deutschland in die Milliarden Euro pro Jahr. Dennoch liegt der Anteil elektronischer Rechnungen aktuell noch im einstelligen Prozent-Bereich. Nur 9 Prozent der Unternehmen versenden ausschließlich elektronische Rechnungen, 37 Prozent benutzen nur die Papierform und 48 Prozent versenden Rechnungen teils elektronisch und teils auf Papier.
Für papierlose Rechnungen verbreitet und gebräuchlich sind zurzeit PDF-basierte Lösungen. Größere Unternehmen nutzen den internationalen Standard EDIFACT. Branchenlösungen sind ebenfalls etabliert, etwa der Standard VDA 4938 des Verbandes der deutschen Automobilindustrie (VDA). Ein Vorschlag für hybride Rechnungen ist das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). In hybriden Rechnungen sind die Daten in zwei Komponenten gespeichert, in strukturierter Form als XML-Daten und parallel als direkt lesbare ikonische PDF Daten.
Für elektronische Rechnungen sprechen eine Reihe guter Gründe:
- Kosten: Elektronische Rechnungen senken gegenüber Papierrechnungen im Unternehmen Kosten für Ausdruck, Papier, Kuvertierung und Frankierung.
- Prozessvorteile: Mit papierlosen Rechnungen gelingt die Fakturierung sicherer und schneller, auf den Mittelstand zugeschnitten sind hybride Rechnungsformen wie ZUGFeRD, die PDF und XML-Daten vereinen.
- Zukunftssicherheit: Derzeit entsteht mit CEN TC 434 ein offizielles europäisches Format. Entsprechend EU-Direktive 2015/55/EU müssen öffentliche Verwaltungen in der EU ab November 2018 E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können.
- Ökologischer Beitrag: Bis zu 250.000 Tonnen Schreibpapier lassen sich in der EU einsparen, das entspricht der Ladung von über 80 kompletten Güterzügen.
