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Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte Tools, um internes Wissen zu sammeln, zu katalogisieren und zu verwalten. Bislang war oft Confluence das Mittel der Wahl, doch Atlassians neue Cloud-First-Politik vergrätzt viele Kunden – Zeit für Open-Source-Alternativen.

“Vere scire est per causas scire”, postulierte der englische Philosoph, Jurist und Staatsmann Francis Bacon einst: Etwas wirklich zu wissen, bedeutet, die Gründe dafür zu kennen. Nun ist es mit dem Wissen heutzutage so eine Sache. Die moderne Informationsgesellschaft hält Wissen in unbegrenzter Menge vor, kein Mensch kann sich alles merken, und selbst der lokale Wissensschatz in einem durchschnittlichen Unternehmen übersteigt regelmäßig die Grenzen dessen, was ein einzelnes Gedächtnis aufnehmen kann. In den meisten Unternehmen hat sich deshalb der Ansatz durchgesetzt, ein zentrales Werkzeug zum Verwalten des vorhandenen Firmenwissens zu betreiben, auf das alle Mitarbeitenden zugreifen können. In der Vergangenheit kam hierfür regelmäßig Confluence zum Einsatz. Es war einigermaßen leicht aufzusetzen und bot viele Funktionen, wenn auch zu einem durchaus gehobenen Preis.

Mittlerweile hat Confluence-Anbieter Atlassian es sich mit seiner Benutzergemeinde gerade in Europa allerdings dauerhaft verscherzt. Der Konzern fährt mittlerweile eine strenge Cloud-only-Strategie und bietet Confluence im Regelfall als gehostetes Werkzeug vor Ort gar nicht mehr an. Wer Confluence weiter selbst betreiben möchte, muss mit Atlassian einen eigenen Vertrag zu nicht veröffentlichten (aber vermutlich saftigen) Preisen aushandeln. Auf dieses Spiel lässt Atlassian sich ohnehin nur ein, wenn die Installation einer bestimmten, ebenfalls nicht klar definierten Anzahl von Nutzern dient.

Dieses Vorgehen hat hierzulande viele Admins auf die Barrikaden getrieben. Allerdings hält sich das Angebot globaler Player an Werkzeugen für das zentralisierte Management von Wissen in recht überschaubaren Grenzen. Nicht wenige Administratoren standen deshalb wie der sprichwörtliche Ochse vor dem Berg, als es darum ging, eine Confluence-Alternative zu finden. Die gute Nachricht: Es gibt durchaus Möglichkeiten, Atlassian zu entkommen, auch und gerade auf Basis quelloffener Software. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die gängigsten Lösungen und prüft, welche Confluence-Features sich nachbilden lassen, ob eine direkte Migration aus Confluence heraus möglich ist und worauf Nutzer bei der Wahl einer Lösung verzichten müssen. Dazu gehen als Probanden Bluespice Pro, Mediawiki, Tiki Wiki, Dokuwiki sowie XWiki an den Start.

Im Unternehmenseinsatz

Bevor es zur Sache geht, sind ein paar Anmerkungen zur Auswahl der Werkzeuge angebracht sowie bezüglich der Faktoren, die die Übersicht hervorhebt. Gerade bei Systemen für das Management von Wissen greifen in vielen Unternehmen Compliance- und Sicherheitsvorschriften, die sich in der zur Wissensverwaltung verwendeten Software irgendwie abbilden lassen müssen. In vielen Firmen spielte Confluence bisher im Kontext vorhandener Zertifizierungen eine Rolle. Arbeitsanweisungen waren dann Seiten in Confluence, die vor unautorisierter Bearbeitung geschützt und obendrein einer eigenen Versionskontrolle unterworfen waren. Dieser Ansatz ist allemal schlauer, als solche Anweisungen in Form eines PDF-Dokuments irgendwo auf einem geteilten Speicher abzulegen: Es fällt kein zusätzlicher Point of Administration an, und die Anwender können davon ausgehen, im Wissensmanagement tatsächlich alle relevanten Informationen zu finden.

Versionskontrolle von Seiten samt Schutz vor unberechtigtem Zugriff ist nur ein Beispiel von vielen, macht aber deutlich, dass eine Software für Wissensmanagement viel mehr können muss, als Wissen in einer Datenbank abzulegen und schön aufbereitet anzuzeigen. Unverzichtbar dürfte in den meisten Unternehmen beispielsweise die Möglichkeit sein, die Software an eine vorhandene Benutzerverwaltung mit LDAP oder Active Directory anzuschließen. Gerade größere Unternehmen legen zudem größten Wert auf ihre Corporate Identity. Die gibt oft vor, dass zentrale Werkzeuge wie ein Wissensmanagement in den Farben des Konzerns erstrahlen müssen. Das wiederum setzt jedoch voraus, dass die genutzte Software das leistet, also eine Theming-Engine offeriert.

In der folgenden Marktübersicht liegt daher das Hauptaugenmerk auf diversen Faktoren, die mit dem Thema Compliance zu haben: Welche Sicherheitsmechanismen gibt es? Welche Optionen für das Verwalten von Benutzern existieren? Stehen Themes zur Verfügung? Wie einfach oder kompliziert lässt sich ein Tool einbinden, und wie aufwendig fällt dessen Wartung aus?

Mediawiki

Den Einstieg in den bunten Reigen der Werkzeuge macht Mediawiki [1] – nicht zuletzt, weil es zu den ältesten Lösungen für Wissensmanagement innerhalb der Open-Source-Community gehört. In der Tat ist Mediawiki bestens dafür ausgelegt, Wissen zu verwalten. Schließlich handelt es sich um jene Software, die seit über 20 Jahren das technische Fundament der Wikipedia bildet, also des größten universellen Lexikons der Menschheitsgeschichte. Bis heute kann jeder Mediawiki als quelloffene Software herunterladen. Anders, als es mancher Administrator womöglich vermuten würde, gestaltet es sich recht unkompliziert, eine laufende Instanz von Mediawiki an den Start zu bringen.

Das Werkzeug nimmt dem Administrator viel Arbeit ab. Zur Vorbereitung genügt es, Mediawiki in das von außen erreichbare Verzeichnis eines Webservers zu entpacken sowie Benutzernamen und Passwort für eine laufende Datenbank (meist MariaDB) bereitzuhalten. Rufen Sie die Index-Datei der entpackten Mediawiki-Installation dann auf, startet automatisch ein Assistent (Abbildung 1), der Sie durch die restlichen Schritte des Setups führt. Sobald er seine Arbeit abgeschlossen hat, landen Sie in einer taufrischen Mediawiki-Installation und können das Wiki direkt mit Inhalten betanken.

Abbildung 1: Mediawiki erleichtert das Setup durch einen umfassenden Assistenten. Ein Selbstläufer ist der Betrieb eines Mediawiki trotzdem nicht.

Doch Vorsicht: Mediawiki verwendet intern eine andere Struktur für das Anordnen von Seiten und Inhalten, als die meisten es von Confluence kennen. Das trifft auch für einige andere Probanden im Test zu, was einmal mehr dokumentiert, wie stark Confluence sich in den vergangenen Jahren zum Quasi-Standard etabliert hat. Wer erstmals mit Mediawiki zu tun hat, bemerkt sofort, dass etwa die klassischen Bereiche aus Confluence in Mediawiki kein direktes Pendant besitzen. Das lässt sich auch nicht ändern. Um Mediawiki eine Struktur zu geben, die eher Confluence entspricht, müsste man es größeren Umbauten unterziehen. Obendrein hat sich die Speicherstruktur von Mediawiki gerade bei der Wikipedia bestens etabliert, sodass hier kaum mit Veränderungen zu rechnen ist.

Immerhin bietet Mediawiki eine große Vielfalt an Funktionen, die auf den ersten Blick gar nicht offensichtlich sind. Als große Stärke der Lösung gilt ihre Plugin-Schnittstelle, über die sich mannigfaltige Features nachrüsten lassen. Authentifizierung mittels LDAP oder Active Directory erreichen Mediawiki-Administratoren durch das Installieren der Erweiterung LDAPAuthentication2. Sie wird von aktiven Mitgliedern der Mediawiki-Community regelmäßig gepflegt, erweitert und bei Versionsinkompatibilitäten auch repariert.

In Sachen Theming kann Mediawiki mithalten, denn über fertig paketierte Themen lässt sich praktisch jede Facette des Mediawiki-Erscheinungsbilds nach Belieben bestimmen. Anders als früher ist man damit nicht mehr auf das selbst bei Wikipedia-Fans als altbacken geltende Äußere der Online-Enzyklopädie festgenagelt. Besonderer Beliebtheit erfreut sich zudem die Semantic-Extension für Mediawiki. Sie verbessert das Verwalten und den Nutzen semantischer Daten wie Tabellen, Zeitreihen oder Karten erheblich. Außerdem lassen sich diese Details mithilfe der Erweiterung maschinell einzeln abfragen, sprich: durchsuchen. Im Hintergrund geschieht das durch das Hinterlegen von Structured Data, also von strukturierten Daten, anhand von Parametern und Tags.

Von der einfachen Installation abgesehen macht Mediawiki es Anwendern wie Administratoren jedoch im Alltag nicht gerade leicht. So lassen sich beispielsweise bis heute Erweiterungen nicht sinnvoll per GUI installieren, das Integrieren externer Dienste wie Draw.io gestaltet sich kompliziert, und selbst das Einbinden eines zusätzlichen Editors artet oft zum Geduldsspiel inklusive Fehlersuche aus. Insgesamt richtet sich Mediawiki vorrangig an Anwender, die eine vollständig auf Open-Source-Software basierende Lösung ohne kommerziellen Support suchen, bei der sich jede Stellschraube verstellen lässt, oft aber nur manuell.

Bluespice Pro

Wer sich stattdessen den administrativen Komfort von Confluence wünscht und sich im Kern mit den Ideen und der Funktionsweise von Mediawiki trotzdem gut anfreunden kann, ist bei Bluespice Pro [2] besser aufgehoben. Der Regensburger Hersteller HalloWelt beschreibt Bluespice als eine für den Einsatz im Firmenumfeld optimierte Distribution von Mediawiki. Unter der Haube werkelt bei Bluespice tatsächlich ein echtes Mediawiki, das genauso freie Software ist wie das große Vorbild selbst. Im Alltag ergeben sich dennoch schnell Unterschiede.

Der Setup-Assistent von Bluespice Pro (Abbildung 2) fragt deutlich weniger nach als der von Mediawiki. Hier sind ab Werk Standards für verschiedene Einstellungen gesetzt, die eindeutig auf kommerzielle Einrichtungen abzielen. Holt man nach dem Installieren erstmals eine Bluespice-Instanz auf den Bildschirm, fühlt man sich im ersten Augenblick kaum an Mediawiki erinnert. HalloWelt hat seiner Mediawiki-Distribution eine frische Optik verpasst, die mit modernen Designansätzen deutlich besser harmoniert als Mediawiki.

Abbildung 2: Bluespice fußt auf Mediawiki, obwohl seine Autoren sich sichtbare Mühe gegeben haben, dessen eher altbackene Optik hinter sich zu lassen.

Besonders praktisch aus Sicht des Administrators: Bluespice liefert ein eigenes Backend zur Verwaltung mit, über das sich sowohl die genutzten Schlüsselfarben des Themas als auch das angezeigte Logo in Bluespice Pro schnell ändern lassen. Anders als bei Mediawiki hantiert der Administrator hier also nicht mit Themendateien herum. Oft genügt es stattdessen bereits, die zentralen Farben des Themes sowie das Logo zu ersetzen, um den Compliance Officer und die Designabteilung im eigenen Unternehmen zufriedenzustellen. Optische Verbesserungen offeriert Bluespice darüber hinaus bei der Textbearbeitung: Ein visueller Editor gehört bei Bluespice anders als bei Mediawiki zum Lieferumfang. Wer kein Markdown lernen möchte, muss das im Kontext von Bluespice Pro entsprechend nicht tun.

Auch in Sachen Compliance gibt Bluespice Pro den Streber. Bei der Pro-Edition, die sich von der Bluespice-Free-Version vor allem durch einige Features aus dem Enterprise-Umfeld abhebt, gehört eine Erweiterung zum Anbinden an LDAP-Verzeichnisse zum Lieferumfang. HalloWelt kombiniert das LDAP-Plugin jedoch gleich mit mehreren weiteren Erweiterungen, um eine komplette Rechteverwaltung zu implementieren. Dabei hat der Administrator die Wahl zwischen vorkonfigurierten Rechte-Sets und kompletter Feinkörnigkeit beim Festlegen eigener Vorgaben.

Hinzu kommen etliche Funktionen, die gerade im europäischen Kontext viele Admins fröhlich stimmen dürften. Ein zentrales Wiki im Unternehmen verkörpert ein klassisches Beispiel für eine Senke, in der Daten landen und früher oder später in Vergessenheit geraten. Bis zur DSGVO war das kein Problem, heute kommen Datenschützer in solchen Situationen ins Schwitzen: Verstöße gegen die DSGVO ziehen schließlich empfindliche Strafen nach sich. In Bluespice hat deshalb jeder Nutzer in seinem Profil mehrere Einstellungsmöglichkeiten hinsichtlich der Speicherung der eigenen Metadaten. Das verhindert, dass persönliche Daten selbst Jahre nach dem Ausscheiden der Person noch im Wiki lagern.

Als ebenfalls nützlich erweist sich die Funktion als semantisches Wiki im Tandem mit Elasticsearch, die Bluespice Pro von vorneherein mitbringt. Weitere Features wirken zwar zunächst unscheinbar, entpuppen sich im Alltag aber als sehr hilfreich. So steht in Bluespice Pro etwa ein Editor zur Verfügung, der mathematische Formeln im LaTeX-Format akzeptiert und sie auf den Wiki-Seiten anschließend korrekt abbildet. Selbst Inhalte aus sozialen Netzwerken lassen sich in Bluespice Pro in Seiten einbinden.

Wohl das praktischste Feature aus Sicht vieler Unternehmen dürfte aber wohl eines sein, das nur indirekt mit Bluespice Pro zu tun hat. HalloWelt als Hersteller hinter der Software bietet nämlich Migrationen von Confluence auf Bluespice an. Sollten Sie also mit einer Confluence-Instanz gestraft sein, die mittlerweile zwangsweise in die Cloud umgezogen ist, finden Sie hier einen echten Ausweg. HalloWelt nutzt zur Migration den XML-Export von Confluence und bereitet die Daten dann so auf, dass sie zur internen Struktur von Bluespice und Mediawiki passen. Das ist praktisch und spart im Zweifelsfall viel Arbeit. Insgesamt präsentiert sich Bluespice Pro als besseres Mediawiki für den Unternehmenseinsatz. Wer Bastelei und Eigeninitiative vermeiden will, bekommt bei Bluespice eine auf den Corporate-Dienst vorbereitete Mediawiki-Distribution mit einer kuratierten Liste gut vorkonfigurierter Mediawiki-Extensions.

Abschließend stellt sich bei Bluespice Pro noch die Frage, welche Gebühren HalloWelt für das Produkt aufruft. Zwar handelt es sich um quelloffene Software, auch in der Pro-Variante, für die Integrationsarbeit und die Bündelung des Bluespice-Pro-Pakets verlangt der Hersteller aber trotzdem Subskriptionsgebühren. Sie orientieren sich an der Gesamtzahl der aktiven Nutzer und dem gewünschten Support-Level. Für eine Basis-Subskription werden mindestens 83 Euro monatlich fällig.

Tiki Wiki

Tiki Wiki [3], der nächste Proband im Test, gibt sich einigermaßen sperrig, leistet sich bei den Grundfunktionen einer Wissensverwaltung aber keine Mängel (Abbildung 3). Der Hersteller beschreibt die Software vollmundig als bestes Wiki am Markt. Tatsächlich entpuppt sie sich beim genauen Hinsehen als viel mehr als ein reines Wiki, nämlich als fast schon ausgewachsene Groupware- und CMS-Lösung. So bietet Tiki Wiki eine gut ausgebaute Blog-Funktion, mit der Sie Beiträge prominent auf der Startseite des Systems platzieren. Dahinter steckt ein komplettes Quasi-CMS mit eigenem Editor und allen Schikanen; die Blog-Einträge editieren Benutzer bei Tiki Wiki exakt wie normale Seiten. Quasi huckepack bringt Tiki Wiki damit ein CMS für den Betrieb kompletter Webseiten mit. Das ist jedoch eine Aufgabe, für die es im durchschnittlichen Unternehmen meist eigene Abteilungen und Werkzeuge gibt. In vielen Fällen dürfte ein erquicklicher Teil der Tiki-Wiki-Features deshalb vermutlich vollständig brachliegen.

Abbildung 3: Tiki Wiki sieht sich längst nicht mehr als reines Wiki, sondern bringt zudem Teile von CMS- und Groupware-Lösungen mit.

Konzentrieren Sie sich beim Arbeiten mit Tiki Wiki auf dessen Kernkompetenz als Wiki-Lösung, bleibt diese Verwirrung selbstverständlich aus, und das Produkt hinterlässt in Summe einen guten Eindruck. Die interne Struktur des Wissensmanagementwerkzeugs dürfte insbesondere Confluence-Umsteiger ansprechen, denn Tiki Wiki arbeitet mit Seiten und Unterseiten, was der Spaces-Terminologie von Confluence recht nahe kommt. Eine Möglichkeit, Inhalte unmittelbar aus Confluence in Tiki Wiki zu importieren, findet sich im Netz aber nicht; nur die Gegenrichtung ist dokumentiert und in Form von Software gut ausgeschmückt. Wollen Sie Confluence loswerden, hilft das zweifellos nicht weiter.

In Sachen Compliance leistet Tiki Wiki sich keinen Lapsus: Die Benutzerbasis der Anwendung kommt wahlweise aus LDAP oder Active Directory. Bestehende Gruppen lassen sich aus einem Verzeichnisdienst übernehmen und dann in Tiki Wiki mit Berechtigungen ausstatten. Seinen Fähigkeiten als Quasi-CMS verdankt Tiki Wiki es außerdem, dass Sie seine Optik mittels Theme-Dateien relativ leicht beeinflussen können. Dazu sollten Sie jedoch etwas Ahnung von CSS und den HTML-Farben haben.

Technisch präsentiert Tiki Wiki sich auf stabilem Fundament, hinterlässt aber den Eindruck, nicht Fisch und nicht Fleisch zu sein. Sollten Sie wirklich nur ein Wiki brauchen, finden Sie hier eher zu viel des Guten.

Dokuwiki

Eines vorweg: Als Corporate-Wiki eignet sich Dokuwiki [4] vermutlich eher nicht, denn dazu fehlen dem Werkzeug einige der klassischen Enterprise-Features. Unter der Haube ist es eher einfach gestrickt: Sämtliche Inhalte landen nicht in einer Datenbank, sondern in Textdateien, die auf einem einfachen Dateisystem lagern. Wo die Konkurrenz zu aufwendigen Suchmaschinen wie Elasticsearch greift, um die Inhalte zu indizieren, nutzt Dokuwiki stattdessen einfach eine Suche auf dem jeweiligen Dateisystem. Das klingt effizient, entpuppt sich bei großen Wikis mit vielen einzelnen Seiten aber früher oder später garantiert als Problem: Für den Einsatz mit vielen kleinen Dateien sind die meisten POSIX-kompatiblen Dateisysteme schlicht nicht ausgelegt.

Abbildung 4: Dokuwiki richtet sich eher an einzelne Technikteams oder kleine Projekt als an Firmenkunden, die ein Corporate-Wiki benötigen.

Die wichtigsten Enterprise-Features sind in Dokuwiki (Abbildung 4) aber durchaus enthalten. Eine LDAP-Anbindung funktioniert, wofür eine eigene Schnittstelle für Erweiterungen zum Einsatz kommt. Die Dokuwiki-Optik verändern Sie mit Themes relativ mühelos, wozu Sie allerdings CSS- und HTML-Grundkenntnisse benötigen. Ähnlich wie Tiki Wiki mangelt es Dokuwiki an einem komfortablen, umfassenden Administrations-Backend, wie es etwa Bluespice Pro mitliefert. Seit ein paar Releases trumpft Dokuwiki mit einem eigenen Editor nach dem WYSIWYG-Prinzip auf, der explizit für die Software entwickelt wurde. Das senkt in der Theorie die Hürden für Endanwender, Artikel und Texte zum Wiki beizusteuern.

Alles in allem richtet sich Dokuwiki eher an kleinere Umgebungen, wo es seine Fähigkeiten voll zur Geltung bringt. Suchen Sie also nach einem zuverlässigen und flotten Wiki für kleine Projekte oder einzelne Abteilungen, liegen Sie bei Dokuwiki sicher richtig. Benötigen Sie Enterprise-Funktionalität, sehen Sie sich besser anderenorts um.

XWiki

Ein völlig anderer Grundeindruck stellt sich bei XWiki [5] ein, dem einzigen Kandidaten im Testfeld mit validem Enterprise-Anspruch, hinter dem nicht Mediawiki oder ein Abkömmling steht. Die Oberfläche präsentiert sich ähnlich wie bei Bluespice in modernen Farben und aufgeräumt. Die interne Organisationsstruktur setzt auf Menüs und Untermenüs und kommt Confluence dabei recht nahe (Abbildung 5). Sie können die gesamte Hierarchie jedoch nach Belieben modifizieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Abbildung 5: Suchen Sie nach einem Corporate-Wiki mit Support ohne Mediawiki-Grundlage, sollten Sie XWiki in die engere Auswahl aufnehmen.

In Sachen Enterprise-Features erlaubt sich XWiki keine Schwächen. Ein eigenes Interface, das einen Gutteil der internen Administration abbildet, sorgt für einen wertigen Anspruch und eine professionell anmutende Optik. Hier sind alle relevanten Einstellungen vereint. Möchten Sie XWiki etwa an ein bestehendes Benutzerverzeichnis anbinden und dessen Rollen übernehmen, finden Sie hier die passenden Stellschrauben. Auch das Erscheinungsbild der Software selbst beeinflussen Sie über das Administrations-Backend, wenngleich nicht so komfortabel wie bei Bluespice.

XWiki erliegt allerdings der schon bei Tiki Wiki zu beobachtenden Versuchung, mehr als ein reines Wiki zu sein, und bündelt unter der Haube Blogging-Features. Anders als bei XWiki ist der Einsatz als CMS für Webseiten hier aber kein explizit vom Anbieter postulierter Anspruch, sondern tatsächlich eher ein Nebeneffekt. Darüber hinaus ist XWiki solides Machwerk. Der WYSIWYG-Editor erlaubt es selbst nicht besonders technikaffinen Anwendern, Inhalte im Wiki zu hinterlassen.

Daneben haben die Entwickler vieles etwas weniger komplex gelöst als bei den Mediawiki-basierten Ansätzen. Seine Inhalte legt XWiki, das übrigens auf Java basiert, in Hibernate ab, statt MariaDB vorauszusetzen, was dem Administrator das Betreiben einer kompletten Datenbankinstanz erspart. Gerade im Enterprise-Umfeld dürfte noch eine Rolle spielen, dass für XWiki kommerzieller Support zur Verfügung steht, allerdings ohne Migrationsfunktion von Confluence. Sollten Sie mit einem XWiki Probleme bekommen, können Sie sich – einen entsprechenden Support-Vertrag vorausgesetzt – unmittelbar an den Hersteller wenden.

Fazit

Die vorgestellten Kandidaten unterteilen sich in zwei Gruppen: auf der einen Seite Mediawiki samt seinem Abkömmling Bluespice Pro, auf der anderen Lösungen wie Dokuwiki oder Tiki Wiki. Welche Spielart für welchen Einsatzzweck infrage kommt, hängt vor allem von den Erwartungen des Unternehmens ab. Wer einen echten Confluence-Ersatz mit Migration bestehender Daten will, findet in Mediawiki den entsprechenden Funktionsumfang und in Bluespice Pro die passende Begleitung während der Migration. Darf es etwas hemdsärmeliger sein, kommen auch die Alternativen auf Mediawiki-Basis infrage. Sie sind zum Teil weniger komplex und mithin deutlich leichter handhabbar als eine ausgewachsene Mediawiki-Instanz. (csi/jlu)