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Komfortablen Zugriff auf das eigene Postfach von überall auf der Welt oder einheitlich organisierten Zugang zu den Postfächern im Unternehmen – das versprechen Open-Source-Webmailer wie Horde Groupware Webmail Edition, die OX App Suite, Roundcube und Squirrelmail.

Während man früher mit Thunderbird, Evolution oder KMail seine E-Mails auf dem Desktoprechner abgerufen hat, bearbeiten heute viele Anwender ihre Post allerorten im Browser. Google und die meisten Freemail-Dienstleister bieten zu diesem Zweck funktionsreiche Weboberflächen. Diese Angebote eignen sich aber nicht für jedes Einsatzszenario, insbesondere Unternehmen möchten den Dienst lieber selbst betreiben.

Selbst aufgesetzt

Glücklicherweise gibt es die freien Alternativen Horde Groupware Webmail Edition [1], OX App Suite [2], Roundcube [3] und Squirrelmail [4]. Wer diese Webmailer auf einem Webserver installiert, kann binnen Kurzem im Browser seine Post abrufen, verwalten und versenden. Die Horde Groupware Webmail Edition und die OX App Suite bieten dabei über die reine E-Mail-Verwaltung hinaus noch weitere Groupware-Funktionen an.

Alle Kandidaten kommen mit hohen Benutzerzahlen und großem E-Mail-Aufkommen zurecht. Das stellen sie etwa an Universitäten unter Beweis: Roundcube ist beispielsweise in Harvard und Berkeley im Einsatz, die TU Dortmund nutzt ein modifiziertes Squirrelmail, während das Zentrum für Informations- und Medientechnologien der Universität Paderborn auf Horde setzt. Der Webhoster 1&1 wiederum lässt seine Kunden über eine modifizierte ältere Fassung von OX auf ihre Postfächer zugreifen. Alle vier Systeme stehen unter einer GNU-GPL-Variante, für das Frontend der OX App Suite gilt zusätzlich eine restriktive Creative-Commons-Lizenz.

Die Webmailer dienen nur als schicke Benutzeroberfläche für einen bestehenden IMAP-Server und verfügen noch nicht einmal über ein eigenes Benutzermanagement. Stattdessen fragen sie einfach mit einer Anmeldemaske Benutzername und Passwort ab, melden sich mit diesem Duo beim IMAP-Server an und geben bei einer erfolgreichen Rückmeldung den Rest ihrer Benutzeroberfläche frei. Eine kleine Ausnahme bildet die OX App Suite (dazu gleich mehr).

Im Gegensatz zu echten E-Mail-Programmen wie Thunderbird lässt sich den Webmail-Anwendungen relativ leicht eine andere Optik überstülpen. Ein Unternehmen kann so etwa seinen Mitarbeitern im Intranet einen Webmailer in den Unternehmensfarben bieten. Das geht mittels Layoutvorlagen, Themes oder Skins genannt, die in der Regel aus einer Reihe von HTML- und CSS-Dateien bestehen.

Horde Groupware Webmail Edition

Das Unternehmen Horde LLC aus Atlanta entwickelt unter seinem Namen gleich mehrere Groupware-Anwendungen. Alle für den E-Mail-Verkehr notwendigen Komponenten bündelt die Horde Groupware Webmail Edition. Den Kern bildet dabei eine Komponente namens IMP (Internet Messaging Program), deren Entwicklung bereits 1998 begann. Zusammen mit Squirrelmail gehört Horde damit zu den Pionieren unter den Webmailern.

Die Webmail Edition benötigt einen Webserver mit PHP ab Version 5.3.0. Je nachdem welche Funktionen der Anwender später nutzen möchte, müssen noch weitere Softwarepakete her, etwa eine Datenbank, die Vorgaben speichert, GPG zum Verschlüsseln von E-Mails oder Aspell für die Rechtschreibkorrektur.

Die eigentliche Installation von Horde erfolgt über den PHP-Paketmanager PEAR, ein kleines Installationsskript sowie ein paar Einträge in eine Konfigurationsdatei. Im Unterschied zur Konkurrenz holt Horde auch E-Mails aus POP3-Postfächern ab, obwohl die Entwickler diese Zugriffsmethode nicht empfehlen.

Nach der Anmeldung erscheint das dreigeteilte Fenster aus Abbildung 1. Wer mag, darf auf ein vertikales Layout umschalten, dann wandert der Nachrichtentext in eine eigene Spalte. Über das kleine unscheinbare Dreieck rechts neben der Spaltenbeschriftung »Betreff« kann der Benutzer alle Diskussionen in der Liste optisch zusammenfassen lassen. Zusätzlich helfen Anfasser, die Größe der einzelnen Bereiche nach Belieben zu verändern.

Abbildung 1: Horde Groupware Webmail Edition: Links wartet eine Liste mit Ordnern, rechts oben erscheint die Liste mit den E-Mails, während der Bereich rechts unten den Nachrichteninhalt präsentiert.

Landen Spam-Nachrichten als HTML-E-Mails im Postfach, können sie beim Öffnen Javascript-Schadcode nachladen und ausführen. Die vier Webmailer versuchen das durch unterschiedliche Strategien zu verhindern. Die Horde Webmail Edition ist hier vorbildlich: Eine Nachricht zeigt sie erst dann an, wenn der Benutzer sie explizit angeklickt hat. Zusätzlich muss er die Anzeige von HTML-Nachrichten noch einmal explizit bestätigen. Alternativ kann die Software den Nachrichtentext der HTML-Datei in reinen, unschädlichen Text umwandeln.

Anhänge in weit verbreiteten Dateiformaten präsentiert auf Wunsch ein eingebauter, wenn auch rudimentärer Dokumentenbetrachter, sofern die richtigen Hilfsprogramme auf dem Server vorhanden sind. Zudem kann der Anwender für verschiedene E-Mail-Typen einzelne Farben konfigurieren. In der Liste aller Nachrichten erscheinen dann beispielsweise alle bereits beantworteten E-Mails hellgrün eingefärbt. Die Organisation der Nachrichten funktioniert bequem per Drag&Drop.

Im Unterschied zu den drei anderen Kandidaten vermag Horde die Nachrichtenflut nach bestimmten Kriterien zu filtern. So lässt sich etwa die Anzeige auf alle weitergeleiteten E-Mails einschränken. Davon unabhängig kann der Benutzer für eingehende Nachrichten recht flexible Regeln vorgeben. Damit landen dann beispielsweise alle eingehenden Nachrichten eines bestimmten Absenders automatisch im Papierkorb.

Virtuelle Ordner

Nach einem Begriff sucht der Anwender über ein Eingabefeld am oberen Rand des Fensters. Alternativ darf er auf einer separaten Seite eine komplexere Anfrage zusammenklicken. Die Suche erstreckt sich auf Wunsch über eine Vielzahl von Informationen einer E-Mail, so kann er sogar nach Nachrichten einer ganz bestimmten Größe fahnden. Die mühsam zusammengesetzte Suchanfrage darf der Benutzer zudem unter einem Namen als Filter oder virtuellen Ordner speichern (Abbildung 2).

Abbildung 2: In Hordes Webmailer darf der Anwender Suchanfragen als Filter oder virtuellen Ordner speichern.

Für jede neu erstellte Nachricht erscheint bei Horde ein eigenes schwebendes Fenster (Abbildung 3). So kann der Anwender sowohl mehrere E-Mails gleichzeitig in Angriff nehmen als auch immer wieder im Hauptfenster alte Nachrichten einsehen. Für wiederkehrende Korrespondenzen kann er E-Mail-Vorlagen in der Software hinterlegen.

Abbildung 3: Neue Nachrichten verfasst der Anwender bei Hordes Webmail-Lösung in einem neuen Fenster des Webbrowsers.

OX App Suite

Die Nürnberger Open-Xchange AG bietet ihre Groupware-Lösung unter verschiedenen Lizenzen an. Die kostenlose Variante hört neuerdings auf den Namen OX App Suite. Sie bietet im Vergleich mit dem alten Open-Xchange vor allem eine runderneuerte Benutzeroberfläche, die mobile Geräte besser unterstützten soll. Kommerzielle Varianten der OX App Suite will die Open-Xchange AG ab Ende Februar 2013 vertreiben. Diese Fassungen sind mit einigen zusätzlichen Funktionen ausgestattet, etwa Active Sync und einem Connector für Microsoft Outlook. Eine Übersicht über die Unterschiede liefert die Tabelle unter [5].

Wer sich für die kostenlose OX App Suite interessiert, muss sich zunächst durch eine sehr unübersichtliche Unternehmens-Homepage bis in die Knowledge Base vorklicken [6]. Open-Xchange stellt jeweils ein Repository für Debian 6, SLES 11, RHEL 6 und Centos 6 mit passenden Paketen bereit. Die OX App Suite besteht aus einem in Java programmierten Backend, das die Informationen sammelt, aggregiert und verwaltet. Die Administration des Backends erfolgt über spezielle Kommandozeilenwerkzeuge und direkte Einträge in Konfigurationsdateien.

Für aktuelle Browser

Den Benutzern steht die in HTML 5 umgesetzte und mit viel Javascript gespickte Webanwendung zur Verfügung. Sie setzt allerdings einen möglichst aktuellen Browser voraus – der in Debian-Stable mitgelieferte Iceweasel ist definitiv zu alt. Wer in die OX App Suite nur reinschnuppern möchte, findet unter [7] eine Testinstallation zum Spielen. Zum Redaktionsschluss lief dort allerdings noch das alte Open-Xchange 6.

Im Gegensatz zur Konkurrenz führt die OX Suite eigene Benutzerkonten. Bereits beim Anlegen eines solchen muss der Anwender darauf achten, dass Benutzername und Passwort genau jener Kombination entsprechen, mit der er sich auch beim IMAP-Server anmeldet. Der Benutzer kann Benutzername und Passwort zudem später nicht mehr ohne die Hilfe eines Administrators ändern.

Nach dem Start präsentiert OX Suite standardmäßig den Posteingang wie in Abbildung 4. Die Liste mit den übrigen Ordnern muss man erst explizit über einen entsprechenden Knopf einblenden. Öffnet der Anwender eine E-Mail, die zu einer Diskussion gehört, zeigt die Webanwendung in der rechten Spalte auch alle anderen Nachrichten der Diskussion im Volltext an. Dort kann er mit der Bildlaufleiste bequem zu älteren beziehungsweise neueren Nachrichten blättern, ohne diese erst im Posteingang umständlich raussuchen und anklicken zu müssen.

Abbildung 4: Die Oberfläche ist in der OX App Suite auf das Wesentliche reduziert: Links sieht der Benutzer die Liste mit den Nachrichten, rechts den Inhalt einer E-Mail.

Einzelnen E-Mails darf der User zudem ein Farbetikett zuweisen. Anders als in Squirrelmail und der Horde Groupware Webmail Edition muss das hier allerdings mühsam per Hand erfolgen. Klickt man auf einen Namen, erscheinen eine Karteikarte mit Informationen zur Person sowie ein kurzer Hinweis auf die zuletzt mit ihr geführten Konversationen (Abbildung 5). Die OX App Suite sorgt dafür, dass immer mindestens eine E-Mail geöffnet ist. Externe Bilder in HTML-Mails lädt sie nur auf explizite Weisung nach.

Abbildung 5: Die OX Suite blendet beim Klick auf einen Namen in einer Nachricht diese Karteikarte mit Zusatzinformationen zur Person ein.

Die Suchfunktion fahndet nach einem Begriff im Absender, einem Empfänger (aber nicht in BCC), dem Betreff und dem eigentlichen Nachrichtentext. Hilfreich: Ein Klick auf ein kleines Lupensymbol rechts neben dem Absender startet direkt die Suche nach seinem Namen.

An E-Mails darf man zwar Dateien anhängen, aber nicht um eine Empfangsbestätigung bitten. Auch eine Rechtschreibkorrektur fehlt. Signaturen muss der Anwender zunächst in den Einstellungen hinterlegen und kann sich dann im E-Mail-Editor eine davon aussuchen. Zusätzlich darf er seinen E-Mails eine Vcard hinzufügen, deren Daten aus den in den Einstellungen hinterlegten persönlichen Informationen stammen. Der Editor erscheint in einem neuen Register, der Benutzer kann also mehrere E-Mails gleichzeitig verfassen sowie auch während des Schreibens zum Posteingang zurückkehren.

Handarbeit

In das Adressbuch muss der Benutzer bei OX jeden Kontakt selbst per Hand eintragen – bei der Konkurrenz genügt dagegen bereits ein Klick auf eine Adresse. Beim Eintippen einer E-Mail-Adresse bietet die OX Suite hinterher immerhin passende Kontakte an – allerdings wirklich nur dann, wenn der Anwender eine E-Mail-Adresse eingibt.

Schließt sich der Browser oder bricht die Verbindung zum Server ab, versucht die OX App Suite nach der nächsten Anmeldung den alten Stand wiederherzustellen. Insbesondere angefangene E-Mails gehen so nicht verloren.

Roundcube

Von der bescheidenen Versionsnummer 0.8.5 sollte sich bei Roundcube niemand irritieren lassen: Der Webmailer ist schon seit über sieben Jahren in der Entwicklung und ausgereift. Für ihn müssen auf dem Webserver PHP ab Version 5.2.1 sowie eine Datenbank verfügbar sein. Die Installation selbst ist schlicht und einfach: Der Admin entpackt das Roundcube-Archiv auf dem Webserver, erstellt eine Datenbank und ruft den Webmailer im Browser auf.

Die Benutzeroberfläche orientiert sich an der üblichen horizontalen Dreiteilung (Abbildung 6). Nachrichten verschiebt der Nutzer bequem per Drag&Drop zwischen den Ordnern. Gewöhnungsbedürftig: Die Liste mit den Nachrichten rechts oben zeigt standardmäßig immer nur 50 E-Mails gleichzeitig an. Innerhalb dieser 50 Nachrichten navigiert man mit einer Bildlaufleiste, die nächsten 50 E-Mails erreicht erst, wer mit einem Knopf dorthin blättert. Immerhin lassen sich die E-Mails zu Konversationen zusammenfassen, die Liste weicht dann einer Baumdarstellung. Die einzelnen Bereiche im Roundcube-Fenster lassen sich zudem über Anfasser in ihrer Größe verändern.

Abbildung 6: Roundcube sieht wie ein echtes E-Mail-Programm aus: Auf der linken Seite sammeln sich die vorhandenen Ordner, rechts oben erscheinen die E-Mails des gerade ausgewählten Ordners, rechts unten ist der Inhalt der Nachricht zu sehen.

In der Liste mit den Ordnern zeigt am unteren Rand eine kleine Tortengrafik an, wie viel Speicherplatz bereits belegt ist. Das erweist sich als besonders nützlich, wenn der Platz auf dem IMAP-Server knapp bemessen ist. Um Platz zu sparen, kann Roundcube einzelne Ordner komprimieren.

Eine Nachricht öffnet Roundcube nur auf Doppelklick, in HTML-Nachrichten muss man die Bilder explizit nachladen. Einen Begriff suchen kann der Roundcube-Anwender im Betreff, in den Namen der Absender und Empfänger sowie in der eigentlichen Nachricht. Bei einer Suche im Nachrichtentext durchforstet die Software unverständlicherweise auch immer alle anderen Felder.

Google liest mit

Beginnt der Benutzer in einer neuen E-Mail einen Namen zu tippen, bietet Roundcube wie seine Kollegen direkt in einem Tooltip-Fenster passende Verweise zum Adressbuch an. Dessen Einträge findet der Anwender auch in einer Liste, aus der er die Adressaten einfach per Mausklick übernehmen kann (Abbildung 7). Auf Wunsch prüft Roundcube eingegebene Texte auf Tippfehler. Standardmäßig greift der Webmailer dabei auf die Rechtschreibprüfung von Google zurück (Google Spell). Dies bedingt, dass die Texte durch das Netz an den Suchmaschinenriesen wandern.

Abbildung 7: Roundcube stellt links in der Liste alle Kontakte aus dem Adressbuch zur Auswahl. Ein Klick genügt, um eine Person als Empfänger hinzuzufügen.

Die Grundeinstellungen lassen erstaunliches Feintuning zu, man darf sogar festlegen, nach welchem Standard Roundcube die Namen der Anhänge kodiert. Wem die angebotenen Funktionen von Roundcube nicht ausreichen, der rüstet weitere über Plugins nach. Zahlreiche fertige Plugins sammelt das eigens eingerichtete Plugin-Repository unter [8].

Squirrelmail

Die Entwicklung von Squirrelmail begann bereits 1999. Auch heute noch nutzt der Pionier für seine Oberfläche reines HTML 4 ohne Javascript. Die letzte stabile Version stammt aus dem Jahr 2011, wenngleich die Entwicklung im Hintergrund emsig weitergeht.

Auf dem Webserver verlangt Squirrelmail nur eine PHP-Umgebung ab Version 4.1.0. Bei Redaktionsschluss gab es noch Probleme im Zusammenspiel mit der jüngsten PHP-Version 5.4. Wer eine Datenbank bereitstellt, darf darin sein Adressbuch speichern, sonst landen die Adressen in Textdateien. Die Einrichtung von Squirrelmail verläuft über ein recht rudimentäres Perl-Skript, das alle notwendigen Informationen abfragt.

Die Oberfläche wirkt altbacken und trotz der wenigen Funktionen unübersichtlich (Abbildung 8). Zwar gibt es auch Themes, doch diese ändern im Wesentlichen nur die Farbgebung und Schriften der Benutzeroberfläche. Die Liste mit den eingegangenen E-Mails informiert nur über den Empfänger, das Datum und den Betreff. Wer mehr wissen möchte, muss die E-Mail mit einem Klick öffnen. Aus HTML-Nachrichten zeigt Squirrelmail lediglich den reinen Text an.

Abbildung 8: Die Benutzeroberfläche von Squirrelmail scheint in der Zeit stehen geblieben zu sein.

Einen Begriff kann der Squirrelmail-Benutzer entweder nur im Absender, Betreff, Nachrichtentext, Empfänger oder in allen diesen Orten zugleich suchen. Feiner abgestimmte Suchanfragen sind nicht möglich. Filter fehlen zwar, aber immerhin lassen sich E-Mails, in denen ein bestimmter Begriff auftaucht, mit einer wählbaren Farbe kennzeichnen.Die Bedienung ist an vielen Stellen umständlicher, als sie eigentlich sein müsste: Möchte der Anwender etwa einen Ordner umbenennen, muss er erst ein extra Formular aufrufen (Abbildung 9), dann den Ordner in einer Ausklappliste einstellen, auf »Rename« klicken, in einem neuen Formular den neuen Namen eingeben und diesen Änderungswunsch schließlich abschicken – komplizierter geht es schon fast nicht mehr.

Abbildung 9: In Squirrelmail verwaltet man die Ordner in einem separaten Formular.

Das in Squirrelmail eingebaute Adressbuch bestückt der Benutzer umständlich per Hand. Dabei darf er lediglich den Namen, Benutzernamen und die E-Mail-Adresse der Person hinterlegen. Beim Verfassen einer neuen E-Mail kann er zum Adressbuch wechseln und dort schnell für jeden Kontakt ankreuzen, ob dies der primäre Empfänger ist oder ob er nur eine Kopie oder gar keine Post bekommt. Das ist gerade bei vielen Empfängern zeitsparend.

Fehlende Funktionen lassen sich über Plugins nachrüsten. Die Squirrelmail-Homepage enthielt bei Redaktionsschluss über 200 Stück, darunter etwa eine Rechtschreibkorrektur und einen Kalender. Die Entwickler nehmen nicht nur Spenden entgegen, sondern betreiben auch ein Bounty-System: Jeder, der eine Funktion vermisst, kann dafür einen Geldbetrag ausloben. Der erste Programmierer, der die Funktion umsetzt, erhält dann den entsprechenden Betrag. Für ein verbessertes GPG-Plugin beispielsweise waren bei Redaktionsschluss stolze 2000 Dollar ausgesetzt.

Fazit

Alle vorgestellten Webmailer kommen an den Funktionsumfang spezieller E-Mail-Anwendungen wie Thunderbird noch nicht heran, wenngleich Horde und Roundcube ein bemerkenswertes GUI bieten. Die Arbeit unter allen Oberflächen geht fließend voran, die Reaktionszeiten sind angenehm kurz. Die Horde Groupware Webmail Edition besitzt von allen Kandidaten den größten Funktionsumfang. Die Bedienung ist dank Drag&Drop flott, der Umstieg von Thunderbird fällt dank der vertrauten Benutzeroberfläche leicht. Die flexiblen Such- und Filterfunktionen schaffen auch bei großen Nachrichtenbeständen Überblick.

Der OX App Suite steht ihre neu entwickelte Benutzeroberfläche gut. Gegenüber dem Vorgänger Open-Xchange 6 wirkt sie aufgeräumter und übersichtlicher. Zudem punktet sie mit einigen pfiffigen Funktionen wie der Anzeige aller Mails aus einer Diskussion. Die einzelnen Bereiche der App Suite könnten besser zusammenarbeiten, das gilt besonders für den Datenaustausch mit dem Adressbuch.

Wer keine vollständige Groupware benötigt, sollte Roundcube eine Chance geben. Die Webanwendung lässt durch Drag&Drop und den hohen Funktionsumfang recht schnell vergessen, dass man vor einem Browser sitzt. Einzig Filtermöglichkeiten und die E-Mail-Verschlüsselung vermisst man schmerzlich. Die Rechtschreibkorrektur über einen Google-Dienst dürfte nicht in allen Unternehmen grünes Licht erhalten.

Squirrelmail tut das Alter nicht gut, die Konkurrenz hat den Webmail-Opa längst überholt. Da verwundert es kaum, dass es mittlerweile eine ganze Reihe von Forks gibt. Die Bedienung des Veteranen ist umständlich, der Funktionsumfang reicht gerade für das Notwendigste. Im Gegenzug ist Squirrelmail extrem genügsam. Das würde es eigentlich für den Einsatz auf Mobiltelefonen prädestinieren, stünde dem nicht die sperrige Benutzeroberfläche im Weg. (mhu)