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Mit Open EMM bringt der Admin Ordnung in die Verwaltung von Mailinglisten und gibt Marketingabteilung und Vertrieb alles an die Hand, was sie für die monatlichen Newsletter und Mailings brauchen.

Spam ist strafbar, legales E-Mail-Marketing dagegen braucht heute jedes Unternehmen. Was meist als einfaches Mailinglisten-Management anfängt, gerät mit wachsender Anzahl der Adressaten schnell zum anstrengenden Marathon, bei dem viele Firmen unter ihren Möglichkeiten bleiben. 85 Prozent der Unternehmen verschenken so wertvolles Potenzial, weil sie ihren Mailings zu wenig Bedeutung beimessen, sagt eine Studie von Return Path [1].

Wenn Majordomo und Mailman nicht reichen

Es reicht eben nicht, einfach ein paar Tausend Kundenadressen in einen Verteiler zu kippen und diese ab sofort anschließend regelmäßig mit Mails zu beglücken. Wer Massen von individualisierten Nachrichten bewegen will, der kommt mit den bewährten Mailinglisten-Managern Mailman [2] oder Majordomo [3] nicht allzu weit. Kunden und ihre Spamfilter erwarten mittlerweile personalisierte E-Mails, die auf den Adressaten zugeschnitten sind (siehe Kasten “Checkliste E-Mail-Marketing”).

Dabei hilft das freie E-Mail-Marketing-System Open EMM [4] von Agnitas [5] mit vielen nützlichen Funktionen, das gerade in Version 5.5 erschienen ist. Beliebig viele Empfänger, Empfängergruppen oder Mailinglisten erhalten damit E-Mails mit persönlicher Anrede und individuellen Inhalten.

Unternehmen verschicken automatisch terminierte Mails wie Geburtstagsgrüße, Informationen über die neuesten Software-Updates oder Veranstaltungshinweise an ausgewählte Kunden. Rückläufer wie Hard- und Softbounces lassen sich übersichtlich auswerten. Über umfangreiche Formularfunktionen erlaubt es die Software den Kunden selbst, Mailinglisten und Newsletter zu abonnieren oder zu kündigen.

Nach erfolgreicher Installation von Open EMM (siehe Kasten “Open-EMM-Installation”) besucht der Admin mit einem Browser den Server. Open EMM verwendet standardmäßig Port 8080 und als Default-Benutzer »admin«. Das voreingestellte Passwort »openemm« ändern vorsichtige Admins sofort nach der Anmeldung unter »Einstellungen | Benutzer«.

cd /tmp
wget http://downloads.sourceforge.net/ OpenEMM/OpenEMM-5.5.0-bin.tar.gz
cd /home/OpenEMM
tar xzvf /tmp/OpenEMM-5.5.0.bin.tar.gz
chown - R OpenEMM:OpenEMM .bash* *
chown root:root bin/smctrl
chown root:root conf/bav/bav.rc
chmod 6755 bin/smctrl
chmod 0600 conf/bav/bav.rc
mkdir -p /usr/share/doc/OpenEMM-5.5.0
mv USR_SHARE/* /usr/share/doc/OpenEMM-5.5.0

cd /usr/share/doc/OpenEMM-5.5.0
mysqladmin -u root -p create OpenEMM
mysql -u root -p OpenEMM < OpenEMM.sql

Die Module

Open EMM besteht aus zehn Modulen, die sich miteinander kombinieren lassen (Abbildung 1). Für den Versand einfacher Massenmails reichen »Mailings«, »Kampagnen«, »Empfänger« und »Mailinglisten«. Das Modul »Schablonen« verwaltet wiederkehrende Teile wie Layout- oder Textbausteine, auf die der Benutzer bei zukünftigen Mailings zurückgreift.

Abbildung 1: Open EMM besteht standardmäßig aus zehn flexibel miteinander kombinierbaren Modulen, Formulare und Aktionen inbegriffen.

Mit »Zielgruppen« lassen sich die Adressaten dank vorher definierter Kriterien präzise auswählen. Mit wenigen Mausklicks können Unternehmen so beispielsweise nur die Frauen im Adressbuch anschreiben. Open EMMs »Aktionen« benutzen Firmen, deren Mailempfänger sich selbst an- und abmelden oder die individuelle Links innerhalb der Mail erhalten sollen.

Formulare und Rechte

Das Modul »Formulare« hilft beim Erstellen von interaktiven HTML-Seiten, »Statistik« informiert über Rückläufer oder vergleicht mehrere Mailings und hilft so, zukünftige Aktionen besser zu planen. Unter »Einstellungen« legt Open EMM einzelne Arten der Anrede für unterschiedliche Empfänger fest und verwaltet die Profil- und Benutzerdatenbank sowie eine eingebaute Blacklist.

Fast immer teilen sich mehrere Mitarbeiter die Last des E-Mail-Marketings, deshalb bringt auch Open EMM eine eigene User- und Rechteverwaltung mit. Ein Benutzer ist beispielsweise für die Texte zuständig, während sein Kollege die Empfänger zielgruppenorientiert vorbereitet. Ihr Vorgesetzter gibt die Mailings frei und wertet später den Erfolg der Kampagne aus.

Damit nur er die vollständige Statistik oder die komplette Empfängerdatenbank zu Gesicht bekommt, weist der Admin jedem Nutzer individuelle Rechte zu. Die User legt er im Modul »Einstellungen« an, auch für die umfangreichen Berechtigungen findet sich hier ein eigener Karteireiter (Abbildung 2).

Abbildung 2: Die Open-EMM-Benutzerverwaltung bietet eine lange Liste mit fein justierbaren Rechten. Hier lässt sich detailliert festlegen, auf welche Funktionen ein Benutzer zugreifen darf.

Empfänger und Typen

Jetzt gilt es, eine geeignete Empfängerdatenbank aufzubauen. Wenn das Mailing an mehr als einen Interessentenkreis geht, zum Beispiel Kunden und Mitarbeiter, dann lohnt es sich, vorher im Modul »Mailinglisten« entsprechende separate Listen anzulegen (Abbildung 3).

Abbildung 3: Das Open-EMM-Modul für das Mailinglisten-Management kann beliebig viele Listen verwalten.

Empfänger finden meist über Webformulare ihren Weg in die Datenbank oder die Mitarbeiter geben sie mühselig per Hand ein. Am geeignetsten ist jedoch der Import aus einer CSV-Datei, weil fast alle Unternehmen bereits über Kundendaten verfügen. Zu den Basisdaten, die Open EMM von jedem Empfänger benötigt, zählen Anrede, Titel, Vorname, Name und E-Mail-Adresse. Darüber hinaus lässt sich einstellen, ob der Empfänger seine Mails als Text, HTML oder Offline-HTML erhalten soll und welche Mailinglisten er abonniert hat (Abbildung 4). Weiter unten in diesem Dialog, im Dropdown-Menü »Typ« stehen verschiedene Empfängertypen bereit.

Abbildung 4: Jedem Adressaten ist in Open EMM ein Empfängertyp (normaler oder Testempfänger) zugeordnet. So kann der Admin Mailings testen, freischalten und versenden.

Bevor ein Mailing an »Normale Empfänger« geht, muss es der Administrator oder Abteilungsleiter noch prüfen und freischalten. »Testempfänger« dienen lediglich dazu, Form und Funktion des Mailings sicherzustellen. Dabei prüft der Verantwortliche mit verschiedenen, auf ihn verweisenden E-Mail-Aliasen, ob Layout, Anrede und Textbausteine seinen Vorstellungen entsprechen.

Massenstart

Der Massenimport von Adressdaten erfolgt in sieben Schritten. Zuerst gibt der Admin die zu importierende Datei und zugehörige Parameter wie Zeichenkodierung, Trenn- und Texterkennungszeichen an. Im zweiten Schritt erfährt Open EMM, wie es mit bereits bestehenden Empfängern und Dubletten verfahren soll.

Danach ordnet der Admin die einzelnen Felder der CSV-Datei den Datenbankfeldern zu. Schritt vier dient der Analyse der Importdaten, Etappe fünf informiert über unterwegs aufgetretene Fehler. Zuletzt wählt der Administrator noch die zu abonnierenden Mailinglisten aus, bevor Open EMM schließlich die Daten übernimmt. Wem die hier voreingestellten Profildaten nicht reichen, der kann sie als Admin im Modul »Einstellungen« um beliebige Felder erweitern.

Mailings verwalten

Nachdem der Admin alle Vorbereitungen abgeschlossen hat, steht das erste Test-Mailing an. Nach einem Klick auf das Modul »Mailings | neues Mailing« hat er die Wahl, sich entweder durch einen Assistenten von Open EMM unterstützen zu lassen oder alle Details selbst einzugeben. Im zweiten Fall erscheint das Formular aus Abbildung 5, das in die vier Bereiche »Name/Beschreibung«, »Allgemein«, »Zielgruppen« und »E-Mail« unterteilt ist. Wer sich bei Open EMM die Zeit nimmt, hier auch die optionalen Felder wie »Beschreibung« auszufüllen, der hat es später deutlich leichter, mehrere Mailings auseinanderzuhalten.

Abbildung 5: In den Einstellungen für jedes Mailing bestimmt der Admin Empfänger, Zeichensatz und vieles mehr. Wer häufig mit Mailings arbeitet, sollte auch die optionale Beschreibung ausfüllen.

Der Bereich »Allgemein« legt fest, an welche Liste die Nachricht geht, ob sie Bestandteil einer Kampagne ist, ob es sich um ein normales, ein aktions- oder ein zeitgesteuertes Mailing handelt und welche Schablonen dafür existieren.

Leser zählen

Im Bereich »Zielgruppen« lassen sich die Empfänger präzisieren, unter »E-Mail« Parameter wie Absender und Mailformat. Die Werte für »Antwort-E-Mail« und »Antwort-Name« braucht es nur, falls sie sich vom Absender unterscheiden. Wer die Erfolgsquote messen will, gibt im Feld »Öffnungsrate messen« an, wo im Mailing ein so genanntes Zählpixel erscheinen soll. Die Messung der Leseranzahl durch Open EMM erfolgt über ein unsichtbares Pixelbild, das der Mailclient von einem Webserver nachlädt.

Verlässlich ist das allerdings nicht, gezählt wird nämlich erst, wenn der Leser die Mail in einer HTML-Ansicht öffnet.Derartige Erfassungsmethoden sind recht ungenau, meist zählen solche System damit nur die Outlook-Benutzer unter den Empfängern.

Im nächsten Dialog trägt der Admin den Text des Mailings, Bilder, Datei-Anhänge und etwaige Links ein. Die individuelle Ansprache der Empfänger definiert er im Modul »Einstellungen | Anredearten«.Wer jeden Empfänger persönlich beim Namen ansprechen will, fügt an Stelle der Anrede das Open-EMM-Tag »[agnTITLE type=3]« ein (Abbildung 6).

Abbildung 6: Im Modul »Mailings« gibt der Benutzer unter »Neues Mailing« den Text für den Newsletter ein. Die individuelle Anrede funktioniert über Tags wie »[agnTITLE type=3]« in der ersten Zeile.

Versand

Auf dem Reiter »Versand« aktiviert der Benutzer das Mailing. Entweder verschickt Open EMM es sofort an die Empfänger, legt es zur Prüfung dem Administrator vor oder beglückt die Testempfänger damit. Erst nachdem der zuständige Verantwortliche die Kontrollfrage, ob das Mailing jetzt wirklich rausgehen soll, zweimal positiv beantwortet hat, versendet Open EMM das Mailing und gibt eine kurze Übersicht über den Erfolg aus.

Mehr Details über den Versand zeigt das Modul »Statistik«. Hier informiert Open EMM über Öffnungen, Klicks und Bounces. Wenn es auf einem Rechner mit dynamischer IP-Adresse läuft, zum Beispiel direkt an einem Standard-DSL-Anschluss, werden viele Mailprovider alle Mails von ihm zu Recht abweisen. Eine feste IP-Adresse mit korrektem DNS-Eintrag oder ein für die Absender zuständiger Relay-Host sind da sinnvoll.

Formulare

Open EMM hilft auch beim Konstruieren der gesetzlich vorgeschriebenen Formulare für Opt-In- und Double-Opt-In-Verfahren. Dieser Vorgang gerät etwas komplexer, weil es dafür mehrere aktionsgesteuerte Mailings braucht, eins für die Rückmeldung und Bestätigung und eins für den Abmeldevorgang.

Die so erstellten Formulare bindet der Webmaster später direkt auf seinem Webserver ein. Allerdings muss dort der Redirection-Service aktiviert sein, weil Open EMM personalisierte Links verwendet. Diese URLs folgen dem Schema des Beispiels: »http://hochdrei.dyndns.org:8080/form.do?agnCI=1&agnFN=de_doi_welcome&agnUID=##AGNUID##«. »hochdrei.dyndns.org« ist der benutzte Open-EMM-Server, »form.do« stellt das entsprechende Skript dar, das die Anfrage entgegennimmt und bearbeitet. »agnCI=1« ist die ID des Servers, »agnFN« übergibt den Namen des Formulars, »agnUID« die eindeutige ID des zugehörigen Empfängers.

Zielankunft

Open EMM 5.5 ist eine sehr leistungsfähige Open-Source-Lösung fürs E-Mail-Marketing. Es braucht den Vergleich mit proprietären Lösungen nicht zu scheuen und hilft vor allem kleineren Unternehmen und Organisationen die Marketing-Ausgaben zu drücken.

Als einzige Schwachstelle erwies sich Open EMM im Test als Ressourcen-hungrig. Auf betagteren Servern lief es zwar ohne Absturz, antwortete aber meist nur mit deutlichen Verzögerungen.

Trotzdem ist das System gut vorkonfiguriert und einfach zu bedienen. Anwender mit etwas Erfahrung im Umgang mit Adressen und Mailinglisten legen einfach los, wie zum Beispiel in der Online-Demo bei Agnitas [9] zu sehen.

Für interessierte Admins erweist sich die umfangreiche Dokumentation [10] als sehr hilfreich, auf der Webseite des Linux-Magazins ist zudem die Vorgehensweise bei der Formularerstellung unter Open EMM erklärt [11].

Wenn der Admin dann noch die Regeln aus dem Kasten “Tipps für erfolgreiches E-Mail-Marketing” befolgt hat, dann kommt der Newsletter sicher ins Ziel und landet nicht mehr im Spamfolder des Kunden. (mfe)