© Jean-Marie Guyon , 123RF.com

Microsofts Produktpolitik treibt kontinuierlich viele Anwender vom Windows Small Business Server auf eine freie Groupware. Aber auch so manche funktionsarme Cloudlösung legt einen Umstieg nahe. Bei der Migration der Daten gibt es jedoch einiges zu sortieren, das über die bloße Technik hinausgeht.

Sie gehören zu den komplexesten Herausforderungen, die sich in der Unternehmens-IT finden: Groupwaremaschinen. Meist werkelt Microsofts Exchange auf den kombinierten Mail-, Adressbuch- und Kalenderservern. Zu den ohnehin schon ausreichend komplizierten drei Basisdiensten kommen fast in jeder Firma Erweiterungen wie Verzeichnisdienste, CRM, ERP und Dokumentenmanagement, was die Server zu den zentralen Datenschleudern im Unternehmen macht.

Handle with care!

Mancher Admin ist schon froh, wenn das System dauerhaft so läuft wie gewünscht, und handelt eher nach dem Motto “Never touch a running system”. Eine Groupwaremigration ist schnell als ein kostspieliges Mammutprojekt bekannt, das Unternehmen nur ungern angehen. Ist aber proprietäre Software im Spiel, entsteht der Zwang nicht selten durch deren Hersteller – und genau das geschieht in dieser Branche derzeit: Mehr und mehr wandern Kunden vom lokalen Server in die Cloud und – nicht selten gleichzeitig – von proprietären Produkten zu Open-Source- oder zumindest OSS-basierten Angeboten.

Die Migration der Allrounder ist jedoch oft ein langwieriger Prozess, in dem die Technik (für viele Admins überraschenderweise) nicht die Hauptrolle spielt. Das Linux-Magazin hat für diesen Artikel deutsche Groupwarespezialisten (Consultants und Hersteller) nach ihren besten Tipps, Tricks und Best Practices gefragt – und einige teils überraschende, aber stets hilfreiche Antworten bekommen.

Jedes Mal anders

“Das ist ein Feld, in dem es extrem individuell zugeht. Von den zahlreichen Groupwaremigrationen, die ich in den letzten Jahren betreut habe, wiesen maximal 25 Prozent Ähnlichkeiten mit früheren Projekten auf”, warnt Michael Kromer (Abbildung 1) vom Groupwarehersteller Zarafa (Abbildung 2, [1]).

Abbildung 1: Michael Kromer ist IT-Consultant bei Zarafa und hat dort bereits zahlreiche Migrationen betreut. Seine Erfahrung zeigt: Jede ist anders.

Abbildung 2: Gute Outlook-Unterstützung, Anbindung mobiler Geräte und ein modernes Webinterface bietet Zarafa. Mapi und Active Sync machen das möglich, die Daten landen in einer SQL-Datenbank.

Er mahnt zur Geduld: “Während der Migration sollten alle Beteiligten Ruhe bewahren, gerade wenn unvorhergesehene Probleme auftreten. Das Unter- oder gar Abbrechen einer laufenden Migration aufgrund von Ungeduld zählt zu den absolut typischen Migrationsfehlern.”

Auch Cornelius Weiss (Abbildung 3), Entwicklungsleiter bei Metaways, der Firma hinter Tine 2.0 (Abbildung 4, [2]) preist Ruhe, Geduld und Beharrlichkeit als die obersten Tugenden: “Ich habe kaum eine Migration erlebt, wo es nicht auch zwischendurch mal Zweifel am Gesamtprojekt gab.”

Abbildung 3: Cornelius Weiss ist einer der Kernentwickler von Tine 2.0 und Entwicklungsleiter bei der Metaways GmbH.

Abbildung 4: Tine 2.0 ist aus Egroupware hervorgegangen, hat aber nichts mehr mit diesem zu tun. Gemeinsam mit Kolab haben die Entwickler das Open-Source-Active-Sync-Modul Synchotron zusammengestellt.

Und FSFE-Urgestein Georg Greve (Abbildung 5), Mitgründer der Kolab Systems AG (Abbildung 6, [3]) sagt: “Die Technik ist immer lösbar, das ist nie das wahre Problem. Aber deutlich leichter tut sich, wer von vornherein auf Open Source und offene Protokolle gesetzt hat.”

Abbildung 5: Hat die FSFE und Kolab geprägt: Georg Greve, CEO von Kolab Systems.

Abbildung 6: Kolab 3.0 ist jüngst erschienen, bringt Roundcube als Webmailer mit und will Outlook, Kontact, Thunderbird und Mobiltelefone unterstützen.

Schritt 1: Einarbeiten

Die Arbeit für die Admins fängt jedoch schon lange vor der eigentlichen Migration an – bei der Bestandsaufnahme. Hierzu muss sich die für die Migration zuständige Person möglichst gut mit der bestehenden, aber auch mit der Ziel-Umgebung auskennen. Wer später, also beim eigentlichen Umzug, nicht von Problemen überrascht werden will, muss die typischen Limits beider Systeme kennen und die potenziellen Schwachstellen bereits erahnen.

Bestandsaufnahme

Als Nächstes ist zu klären, welche Funktionen die Anwender in der alten Groupware überhaupt genutzt haben. Nur die muss der Admin dann auch tatsächlich bei einem Umzug berücksichtigen. Allerdings warnt hier Ingo Steuwer (Abbildung 7) von Univention (Abbildung 8, [4]): “Ein häufiger Fehler ist es, den tatsächlichen Bedarf der Endanwender falsch einzuschätzen. Dann gelten Altdaten oder Funktionen des alten Systems als unnötig oder der Zugriff auf die Daten ist über allzu lange Zeit nicht möglich, weil die Methode in den Planungen einfach nicht vorgesehen war.”

Abbildung 7: Ingo Steuwer hat als Projektmanager bei Univention schon zahlreiche Groupwaremigrationen betreut.

Abbildung 8: Univention will mit seinem Corporate Server die “ideale Plattform” für Groupwareserver sein und bietet Kolab, Zarafa und Open-Xchange als Lösung an.

Um das zu verhindern, muss die für die Migration zuständige Person viel und regelmäßig mit den betroffenen Anwendern der Groupware kommunizieren. “Es sollte aus jedem Bereich der Gesamtumgebung eine im Projekt verantwortlich eingebundene Person geben, die einschätzt, ob das Migrationsverfahren und das Zielsystem richtig sind.”

Dem stimmt auch Cornelius Weiss voll und ganz zu: “Einfach nur zu fragen, welche Groupwarelösung die richtige ist, Zarafa, OX, Kolab, Citadel, Tine oder Zimbra, das greift zu kurz. Groupware ist mehr als nur eine Datenablage, sie bildet Unternehmensstrukturen ab, durch Rechte und Prozesse, aber auch durch die Art, wie die jeweilige Groupware tickt. Da sind jeweils ganz andere Prinzipien, Denkansätze und Arbeitsweisen im Spiel, die Unternehmen umsetzen müssen.”

Groupware-Psychologie

Bereits die Frage nach dem richtigen Clientprogramm spricht nach seiner Meinung Bände: “Wir bei Tine 2.0 empfehlen keine Clients. Zarafa unterstützt Outlook sehr gut, Kolab bietet auch Support für KDEs Kontact. Ein modernes Webinterface ist unserer Meinung nach heute das Wichtigste.”

Aber bei den Clients fangen die Fragen erst an, denn hier sind die Details wichtig: Gibt es in der IT-Architektur des Unternehmens Modelle für Benutzer-Rollen und -Rechte oder Richtlinien für Geräte und Clients? “All das muss die Evaluationsphase erfassen und mit der in Frage kommenden Groupwarelösung in Einklang bringen.” Dazu kommt, so Weiss weiter, “die Frage: Was wird im Unternehmen wirklich gelebt?” Oft kämen in Abteilungen – ohne Wissen der zentralen IT – Erweiterungen, Funktionen oder Details zum Einsatz, die die ganze Migration torpedieren, ganz ähnlich wie im Münchner Office-Migrationsprojekt.

Negativ-Vorbild Limux

Dort hatten Admins bei der Bestandsaufnahme plötzlich eine hohe fünfstellige Zahl an wild gewachsenen, aber für den Betrieb zwingend notwendigen Formatvorlagen und Office-Makros gefunden. “Hier ist es in der Bestandsaufnahme sehr, sehr wichtig, Ängste abzubauen und Awareness für derlei Probleme zu schaffen.” In einer offenen Atmosphäre müssen die Migrationsbeauftragten die Mitarbeiter fragen: Wie arbeitet ihr, was nutzt ihr, was braucht ihr?

Um das abzubilden, arbeitet Metaways mit Partnern wie Userprompt [5] zusammen, die mit psychologischen und didaktischen Methoden bei der neutralen Bestandsaufnahme helfen, etwa durch Zufriedenheitsstudien oder Beratungsleistungen rund um die Usability-Norm ISO 9241-210 [6]. Am wichtigsten daran sei, so Weiss: “Bei der Gestaltung des Systems muss immer der User im Mittelpunkt stehen. Der Migrationsbeauftragte muss also regelmäßig Lieschen Müller fragen, was ihre Probleme sind.” Der Aufwand lohnt sich, weil “ein frustrierter Benutzer immer teurer als die Dienstleistung bei der Umstellung ist”.

Die Rechnung gelte übrigens bei jeder Migration weg von Microsoft Exchange: “Man muss akzeptieren, dass auch Exchange Stärken hat, und wer seine Leute gegen deren Willen davon wegzwingt, hat ein Problem.” Da sei es ganz wichtig, den Menschen zu vermitteln, man helfe ihnen, ihre Aufgaben besser, schneller und einfacher zu erledigen – eine absolut untechnische, aber aufwändige Arbeit.

Einführungsprojekt

Das gelingt dem leichter, der der Umstellung ein Einführungsprojekt, also eine Art Pilotphase, voranstellt und dort die “kritischsten User reinnimmt. Die Meinungsmacher sollen sich hier so richtig auskotzen”, erzählt Weiss. “Die Schulung und Begleitung, den Mitarbeitern im Schneeballsystem den individuellen Mehrwert der Umstellung zu vermitteln, das ist viel wichtiger und schwieriger als die Migration technisch hinzubekommen.” Das sei angesichts so vieler nötiger Soft Skills für die relativ technisch orientierte Open-Source-Szene ein Problem. Und auch die in der Regel eher IT-lastige Projektplanung oder -leitung übersieht derart psychologisch-firmenpolitische Prozesse gerne.

Logistik

Doch auch logistisch erweist sich das als eine große Herausforderung. “Trainings planen, die Rollouts terminieren, die Meinungsmacher vorab schulen, das sind viele Parameter, die sehr unterschiedliche Fähigkeiten verlangen”, erklärt Weiss. Sein Tipp: Wer eine Groupwaremigration plant, soll den Projektplan fürs Einführungsprojekt mit allen Abteilungsleitern abstimmen, dabei genug Reserven einkalkulieren, aber den Plan detailliert und zwingend für alle Abteilungen, Schulungen, Trainings und Rollouts festlegen. Ein “Das wird schon” sei einfach nicht akzeptabel, genauso dürfen Projektstress oder das Tagesgeschäft Schulungen nicht verhindern.

Offen gewinnt

Erst lange nach dem Organisatorischen kommt die Technik an die Reihe: Zunächst ist zu klären, welche User aktuell welche Ressourcen gemeinsam nutzen. Diese lassen sich auch nur gemeinsam migrieren. Umgekehrt vereinfachen möglichst kleine Einheiten den Umzug, beispielsweise wenn der Admin ein Postfach nach dem anderen in die neue Groupware prügeln kann.

Ingo Steuwer von Univention weiß aus Erfahrung: “Unnötig sind vor allem projektspezifische Alles-auf-einmal-umstellen-Migrationslösungen, die meist deutlich mehr Vorbereitungszeit benötigen als eine kurze, aufs Wesentliche beschränkte Migrations-Hilfestellung direkt beim Anwender.”

Steht fest, welche Daten umziehen müssen, gilt es, passende Konverter zu finden. Die zu lizenzieren kann jedoch ins Geld gehen. Zudem geben insbesondere viele Cloudlösungen ihre Daten nicht ohne Weiteres heraus. “Clouddienste tendieren dazu, keine anderen Services neben sich zu akzeptieren. Allerdings gibt es spezialisierte Anbieter, die dem etwas entgegenwirken – wie etwa Migration Wiz [7] oder Audriga” (siehe Kasten “Zu Diensten”, Abbildung 9). “Für die Migration aus der Cloud heraus bieten sich sonst oftmals nur die bekannten Protokolle IMAP und Ical an”, so Michael Kromer von Zarafa.

Abbildung 9: Den E-Mail-Umzug in der oder in die Cloud leicht machen, das verspricht Audriga. Derzeit gibt’s fertige Angebote allerdings nur für Exchange-to-Exchange oder OX-to-OX-Umzüge.

Auch Ingo Steuwer von Univention empfiehlt für den Datenaustausch offene Standards: “Gute Erfahrungen haben wir mit der Kombination Postfix und LDAP bei der Verteilung von Mails zwischen mehreren Mailsystemen gemacht.” Als Faustregel gilt: Je offener die Groupwarelösung und die von ihr unterstützten Standards, desto einfacher gelingt der Umzug der Daten. E-Mails lassen sich beispielsweise besonders einfach umsiedeln, wenn sie auf einem IMAP-Server liegen.

Hier liefert Ingo Steuwer von Univention noch einen Tipp: “In der Praxis hat es sich bewährt, für Userkonten temporär ein zweites zulässiges Passwort zu setzen und darüber direkt den Zugriff auf die IMAP-Daten im Kontext des Users durchzuführen (wenn es die Vereinbarungen der Umgebung ermöglichen). Nur so ist bei allen IMAP-Varianten gewährleistet, dass der User genau seine Mails und seine Mail-Attribute (zum Beispiel »gelesen« – oder »wichtig« -Flags) im Zielsystem wieder vorfindet.”

Importfilter und Sanity Checks

Automatisch Daten zu übernehmen ist jedoch immer gefährlich, weiß Cornelius Weiss: “Wir hatten mal einen Fall, wo ein Export-Import-Filter bei manchen Objekten mit einer 40-stelligen ID einfach die letzten beiden Ziffern abgeschnitten hat. Bemerkt haben das die Admins erst nach Monaten.” Wer dann die Pflicht vergessen hat, die alte Groupware weiterzubetreiben, idealerweise im Read-only-Modus, hat ein Problem und riskiert umfangreichen Datenverlust.

Tine 2.0 bringt für solche Importfilter eine eigene Skripting-Schnittstelle mit, die mit Sanity Checks derlei Fehler zu verhindern sucht. “Bei uns muss dann alles durch unser API durch, das ist vorgefiltert und sicher”, erklärt Weiss.

Halsabschneider

Wer aber in den sauren Apfel beißen muss, weil es keine offenen Wege gibt (Caldav, Carddav, XML oder Ähnliches) oder wenn der Hersteller des Zielsystems keine Datenmigration vom Quellsystem unterstützt (wie häufig bei Exchange), der muss immer mit Einbußen rechnen, meint Ingo Steuwer: “Dann muss im Projekt eine konkrete Kosten-Nutzen-Relation entscheiden. Oft ist es einfacher, einige Stunden in die manuellen Im- oder Exporte der wenigen Poweruser zu investieren und bei den restlichen Anwendern eine reine Mailmigration durchzuführen.”

Ein weiteres Problem besteht in den mitunter großen Datenmengen. Laut Karsten Will (Abbildung 10) von Open-Xchange (Abbildung 11, [10]) sollte der Projektleiter überlegen, “Daten nur aus einem bestimmten Zeitraum zu migrieren und Ordner wie »Spam« oder »Trash« projektweit auszuklammern”. Michael Kromer von Zarafa ergänzt: “IMAP, also Mails gehen immer. Kalender zu migrieren ist schon schwieriger und geht oftmals nur per Ical, Kontakte höchstens per LDIF oder CSV, wenn das beide Seiten unterstützen, Aufgaben und Notizen sind in der Regel unlösbar.”

Abbildung 10: Der OX-Entwickler Karsten Will ist regelmäßig mit Datenim- und -export konfrontiert.

Abbildung 11: Die OX-App-Suite als neueste Errungenschaft von Open-Xchange konzentriert sich voll auf Anwender, die mit dem Browser auf das Groupwareportal zugreifen.

Probleme mit der Ex

Weitere Probleme bereiten laut den Experten auch Spezialitäten der diversen proprietären Groupwaresysteme, etwa Kalender-Einträge bei Notes und Domino, aber auch Erweiterungen oder exotische Verfahren innerhalb von Outlook, die versuchen die Bedienung der Benutzeroberfläche nachzuahmen und zu automatisieren.

Hinzu kommt bei Platzhirsch Exchange ein grundlegendes Problem. Der speichert eben mitunter nicht alles auf dem Server, sondern erlaubt es dem Anwender, Daten vom Server herunterzuladen und nur lokal in Outlook abzulegen. “In manchen Installationen umgehen Nutzer damit Beschränkungen der Server-Kapazität, -Software und -Performance. Für die Migration ist das katastrophal, aber auch für die Datensicherheit im Betrieb und natürlich auch in Bezug auf Backups und die Auffindbarkeit von Daten”, erklärt Greve.

In solchen Fällen benötigen Unternehmen eine extra Strategie, die von “Wird nicht mit migriert” über “Wird vor der Migration auf den Server geschoben” zu “Muss von Hand eingepflegt werden” (zum Beispiel alte Mails per IMAP auf den neuen Server hochladen) reicht. Kolab-Partner Bynari, Hersteller eines der beiden Outlook-Plugins, bietet für solche Szenarien sogar spezielle Werkzeuge an.

Aber es scheint so, als sei die Turnschuh-Administration nicht vermeidbar, wenn Outlook und Exchange im Spiel sind. Das bestätigt auch Weiss: “Ohne die PST-Dateien von Outlook geht da nicht viel. Aber auch hier bleibt die zentrale Frage: Wie viel Migration ist wirtschaftlich und was rentiert sich nicht mehr?”

Simulant

Niemand sollte auf die Idee kommen, die Migration einfach an den produktiven Systemen vornehmen. Stattdessen empfiehlt es sich, mit Testdaten oder sogar einer Kopie der echten Daten den zurechtgelegten Migrationsplan in virtuellen Maschinen einmal durchzuspielen. “Es hilft immer, zunächst ein Postfach von A bis Z zu migrieren, ohne den Mailtraffic gleich umzuleiten”, rät Kromer.

Karsten Will von Open-Xchange empfiehlt, “zunächst testweise einige Objekte jedes Typs (E-Mails, Termine, Kontakte und so weiter) in einen explizit angegebenen Unterordner zu migrieren”. Das Ergebnis prüft dann ein Mitarbeiter in der neuen Groupware. Mit diesem Vorgehen kann man sich auch bei der richtigen Migration Schritt für Schritt vorantasten: War der Umzug dieser Testordner erfolgreich, löscht man sie und führt dann die eigentliche Migration durch. Hier zeigt sich wieder: Für die Tests und insbesondere die Migration sollten Admins genügend Zeit einplanen und den Aufwand nicht unterschätzen.

Ingo Steuwer von Univention ergänzt: “Bei projektspezifischen Implementierungen tauchen in der eigentlichen Migration fast immer Sonderfälle auf, die im Test-Datenset nicht vorhanden waren.” Gerade bei großen Systemen beziehungsweise Datenbeständen muss der Umzug in mehreren Schritten erfolgen. Während dieser Zeit müssen das alte und das neue Groupwaresystem parallel laufen.

Ingo Steuwer rät: “In größeren Umgebungen ist eine vollständige Migration in einem kurzen Zeitfenster meist nicht realisierbar. Beim Projektverlauf hilft es, wenn ein neues System erst durch einen kleinen Anwenderkreis pilotiert wird. Hier sollte sichergestellt bleiben, dass die Grundlagen im Zugriff (Benutzername, Passwort, Gruppen und Berechtigungen) identisch konfiguriert sind und dass es eine eindeutige Datenbank gibt, die festlegt, welcher User auf welchem System beheimatet ist.”

Michael Kromer ergänzt: “Ist die Migration gut geplant, so lässt sich eine Soft-Migration durchführen, indem entweder eine transparente Mail-Weiterleitung (Forwarding) oder ein Queueing bei einer vollen Umstellung dafür sorgen, dass die Anwender nichts mitbekommen.” Ebenfalls sollte man seiner Erfahrung nach darauf achten, Daten nicht mehrfach zu importieren und das Routing zu testen.

Der große Plan

Das A und O bei einer Migration bleibt die Planung. Das gilt erst recht, wenn sie sich nur in mehreren Schritten durchführen lässt beziehungsweise zwangsweise über einen längeren Zeitraum hinzieht. Wer bei der Planung schlampt, rauscht während des eigentlichen Umzuges unweigerlich in zahlreiche Probleme. Eine Testmigration in virtuellen Maschinen kann zudem versteckte Probleme aufdecken. Wenn möglich, sollte man sich auch immer noch den Rückweg offenhalten – etwa mit einem Notfallplan und Backups. Denn gehen Daten verloren oder werden diese irreparabel beschädigt, ist der erlittene Schaden oft unbezahlbar.

Eine zentrale Rolle bei der Wahl der neuen Groupware sollte offenen und freien Formaten, Ansätzen und Standards zukommen, meint Georg Greve: “E-Mail ist ja recht schmerzfrei, aber Kalender, Adressbücher, Aufgaben kann man meist nur über die entsprechenden Ical- und Vcard-Standards abbilden, auch wenn es da erhebliche Unterschiede zwischen den Produkten gibt. Dann braucht es Skripte, die mit Field Mapping arbeiten und die Daten verfügbar machen. Letztlich sollte man sich seine Groupware aber auch danach aussuchen, welches das interne Speicherformat ist. Offene Standards sind hier hoch zu bewerten, weil sie weitab von jedem Vendor-Lock-in arbeiten und zukünftige Migrationen erleichtern.”

Stehende Ovationen

Auch weil offene Standards in vielen Unternehmen kaum präsent sind, sondern proprietäre Produkte den Mitarbeitern das Leben schwer machen, ist die Groupwaremigration nicht selten ein Minenfeld für Consultants, die in eigentlich willige Firmen kommen. In der Regel ist viel Überzeugungsarbeit und Motivation zu leisten, stimmen alle Experte überein. Aber es gibt Ansätze, die sich instrumentalisieren lassen: Cornelius Weiß ist es “ein einziges Mal” passiert, dass seine Truppe “mit stehenden Ovationen empfangen wurde”, als sie das erste Mal zum Kunden kam. “Die waren heilfroh, dass sie endlich ihre skurrile Adressbuch-Kalender-Kombination los wurden. Das waren wirklich dankbare Kunden.”