In der Redaktion gibt es Beileidsbekundungen für die Aufgabe: Open-Source-Software zum Enterprise Resource-Planning (ERP) kommt auf den Prüfstand. Sollte es wirklich so schwierig sein, ein paar Kunden anzulegen und Rechnungen zu drucken? Ein Erfahrungsbericht.

Eine Grundbedingung für alle in diesem Artikel begutachteten ERP-Systeme: Es muss eine deutsche Entwicklergemeinde, besser noch eine deutsche Version geben. Für die grundlegenden Daten im Geschäftsleben ist das von Bedeutung, da in anderen Ländern unter Umständen nicht nur Adressendaten anders aufgebaut sind – auch die Rahmenbedingungen, die beispielsweise das Finanzamt setzt, können sich erheblich unterscheiden.

Kleine Auswahl

Allerdings bietet sich bei diesen Vorgaben nur eine kleine Auswahl: Mit von der Partie ist der deutsche Ableger des kanadischen SQL-Ledger, Lx-Office [1]. Das freie Softwarepaket enthält ein ERP-System mit Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und Rechnungswesen. Daneben bietet das Projekt ein CRM-Modul, das aber nicht Gegenstand dieses Artikels sein wird. Mehrere deutsche Firmen bietet Lx-Office-Support.

Als zweites System fällt die Wahl auf Vtiger [2]. Die CRM-Software ist in erster Linie zur Kundenpflege gedacht, enthält aber immerhin eine Auftragsbearbeitung, allerdings fehlt ein Buchhaltungsmodul. Mit entscheidend: Es gibt eine deutschsprachige Entwicklergemeinde sowie ein Unternehmen mit deutschen und österreichischen Niederlassungen, das passende Dienste anbietet [3]. Lx-Office und Vtiger sind Webanwendungen, auf Client-Seite sind sie somit weitgehend vom Betriebssystem unabhängig.

Daneben liefert die Recherche noch Kraft (siehe Kasten “Außer Konkurrenz: Kraft”), eine kleine KDE-Anwendung, die sich nicht ERP-System nennt, sondern für die Rechnungserstellung in kleinen Handwerksbetrieben gedacht ist. Auch dieses Open-Source-Programm stellt die Bitparade vor, aber außer Konkurrenz.

Zum Vergleich müssen beide ERP-Systeme dem betrieblichen Anwender folgende Arbeitsschritte ermöglichen: jeweils einen Artikel, einen Kunden und einen Lieferanten anlegen, zwei verschiedene Steuersätze hinterlegen und mit diesen Daten eine Rechnung schreiben.

Lx-Office 2.4.3

Lx-Office ist in Perl implementiert und benutzt als Datenbank PostgreSQL. Die derzeit stabile Version 2.4.3 datiert bereits vom Juli 2007, die Nachfolgerin 2.6 befindet sich derzeit noch im Betastadium. Die Installation der hier besprochenen Version 2.4.3 besteht im Grunde aus dem Auspacken eines Tarballs. Ein angebotenes Debian-Paket löst zwar die zahlreichen Abhängigkeiten, den Tarball installiert es aber nicht. Leider erfolgt auch die Datenbankeinrichtung mühsam von Hand.

Nach der Installation stellt sich heraus, dass das ERP-Modul von Lx-Office den Systemverwalter und den fachlichen Verwalter als ein und dieselbe Person voraussetzt. Der Administrator, der die Datenbank einrichtet, ist auch für die Verwaltung der Eckdaten verantwortlich und muss Steuernummer, Steuersätze und Ähnliches eingeben. Das alles und das Anlegen der Benutzer geschieht über eine Weboberfläche.

Nach dem ersten Einloggen als Anwender präsentiert sich das System übersichtlich. Eine Menüleiste listet die Module auf, die von einem ERP-System zu erwarten sind: Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Berichte. Auch die Systemeinstellungen lassen sich hier ändern. Ein Hilfemenü ist auf Anhieb nicht auszumachen, stattdessen gibt es auf der Internetseite ein Wiki [4] mit deutschsprachigen Anleitungen, die allerdings nur eingeschränkt weiterhelfen. Außerdem bieten die Entwickler kostenpflichtigen Support an.

Erwartungsgemäß werden die Kundendaten im Menü »Stammdaten« hinterlegt, und schon gibt es die erste Unklarheit: Der Anwender soll eine Kundennummer nach seinem Gutdünken eintippen (Abbildung 1). Es wäre besser, das System würde sie automatisch nach einem Muster vergeben – das Eintippen einer langen Nummer erweist sich in der Praxis oft als Fehlerquelle.

Abbildung 1: Beim Anlegen eines Kunden in Lx-Office stößt der Anwender auf leere Dropdown-Menüs.

Das zweite Feld nimmt die Anrede auf, rechts daneben befindet sich ein Dropdown-Menü, das allerdings leer ist, ebenso wie die Ausklapp-Menüs neben Kunden-/Lieferantentyp und Sprache. Auch einen »Verkäufer« soll der Benutzer dem Kunden zuordnen, als Auswahl erscheinen die bisher angelegten Anwender. Es ist vermutlich auf mangelnde Lokalisierung zurückzuführen, dass auf die Anrede der Name der Organisation folgt; die Eingabemöglichkeit für Name und Vorname ist auf dieser Seite nicht zu entdecken. Eingabefelder für Umsatzsteuernummer, Steuernummer, Bankverbindung sind vorhanden, ebenso lässt sich dem Kunden ein Steuersatz zuordnen. Die Rubrik »Ansprechpartner« liefert Informationsmöglichkeiten, die für den Vertrieb wichtig sein können, beispielsweise weitere Kontaktadressen. Etwas exotisch: Eingabefelder für Satelliten-Telefon und -Fax.

Wohl als Komfortfeature gedacht, aber eher unübersichtlich ist das Angebot beim Speichern: Sechs verschiedene Buttons bieten den fliegenden Wechsel zu anderen Funktionalitäten wie Rechnung schreiben oder Debitorenbuchung. Lieferantendaten entsprechen weitgehend den Kundendaten, zusätzlich gibt es ein Feld, mit dem sich der Datensatz als ungültig markieren lässt.

Segnungen der Lokalisierung

Nun gilt es, zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze in Lx-Office anzulegen. Unter »System | Steuer | Bearbeiten« zeigen sich die positiven Auswirkungen der Lokalisierung: Die in Deutschland geltenden Umsatzteuersätze von 7 und 19 Prozent sind bereits hinterlegt, für eventuelle Altbuchungen ist auch noch der alte Steuersatz von 16 Prozent vorhanden (Abbildung 2).

Abbildung 2: Das Web-basierte ERP-System Lx-Office kommt mit mehreren unterschiedlichen Steuersätzen klar und bringt die korrekten Angaben für Deutschland bereits mit.

Frische Ware

Das Menü »Stammdaten | Ware erfassen« legt neue Artikel an, per Dropdown-Menü lässt sich der passende Steuersatz wählen. Sind Warengruppen angelegt, kann der Anwender den neuen Eintrag diesen zuordnen. Als Mengeneinheiten stellt das Dropdown-Menü Varianten von Gramm über Meter bis hin zur Stückzahl zur Verfügung. Falls sich hinter dem Menüpunkt »Spracheinstellungen« eine Option verbergen sollte, ist sie nicht anwählbar. Per Auswahlfeld lässt sich der Artikel noch als »shopfähig« deklarieren, denn Lx-Office bietet Schnittstellen zu freier Shopsoftware, genauer zu OS Commerce, XT Commerce und PHPeppershop.

Die nötigen Vorarbeiten zum Erstellen der Rechnung sollten erledigt sein, bevor es an den Menüpunkt »Verkauf | Rechnung erfassen« geht (Abbildung 4). Hier zeigt sich Lx-Office komfortabel: Im Eingabefeld erscheinen sofort die Daten des Kunden. Auch die Buchung ist bereits hinterlegt. Bei den Steuersätzen bietet das System passend die Wahl zwischen »EU mit Ust-ID-Nummer«, ohne Umsatzsteuer-ID-Nummer, Inland oder außerhalb der EU. Die Rechnungsnummer kann der Anwender frei vergeben, obwohl eine automatisierte Nummernvergabe wünschenswert wäre.

Hinter den Artikelangaben folgt ein Eingabefeld für eine Seriennummer, die beispielsweise für eine Softwarelizenz nützlich ist. Alle buchhaltungstechnisch relevanten Daten fragt Lx-Office ab, inklusive Lieferdatum, ebenso lassen sich Zahlungsdaten speichern. Der Klick auf »Druckvorschau« produziert allerdings eine leere Seite und unglücklicherweise gibt es auch keinen Zurück-Link. Nur über die Back-Funktion des Browsers führt ein Weg zurück, um die Alternative »E-Mail« zu wählen. Es erscheint die hinterlegte Kunden-Mailadresse, die Rechnung lässt sich dann als PDF-Anhang versenden.

Das ist zwar komfortabel, genügt dem deutsche Finanzamt aber nicht: Der Versand mit digitaler Signatur ist gesetzlich vorgeschrieben, zusätzlich müsste der Empfänger ein digitales Archiv betreiben. Der Versand des Ausdrucks per Post dagegen wäre rechtlich einwandfrei. Grundlage hierfür ist der EU-Vertrag von 2001, dessen Vorgaben die deutsche Regierung voll ausgeschöpft hat.

Handbuch-Mangel

Lx-Office ist auf Anhieb intuitiv bedienbar, gut lokalisiert und bestätigt den ersten Eindruck, dass die meisten Funktionalitäten vorhanden sind, die man von einem ERP-System erwartet. Leider fehlt ein vollständiges, frei zugängliches Handbuch, das dem Anwender über die Problemstellen des Systems hinweghelfen könnte.

Außer Konkurrenz: Kraft

Die KDE-Anwendung mit Namen Kraft [8] stammt von den deutschen Entwicklern Klaas Freitag und Johannes Spielhagen und beschreibt sich als “kleine Geschäftskorrespondenz für den KDE-Desktop”. Freitag sträubte sich ein wenig, sein Programm in den Vergleich mit ausgewachsenen ERP-Systemen zu schicken. Dennoch hat der Novell-Angestellte für die DELUG-DVD dieser Magazin-Ausgabe eine Live-CD-Version mit Suse Studio gebaut. Kraft 0.31 präsentiert sich schlicht und einfach: Mit dem Klick auf »Create Document« öffnet sich ein Auswahlfenster mit Dropdown-Menü. Die Mischung aus deutschen und englischen Ausdrücken irritiert zunächst, bei genauerem Hinsehen stellt sich heraus: Es handelt sich um drei Optionen, die sich dem Anwender zunächst in Englisch »Offer«, »Acceptance of Order« und »Invoice« anbieten, darunter das Gleiche auf Deutsch. Das sprachliche Durcheinander findet sich gelegentlich wieder, beispielsweise die Angabe »Rechnung from 12. Dezember«. Zur Adresseneingabe nutzt Kraft Bewährtes und importiert die Daten aus dem KDE-Adressbuch von Kontact. Wer kein mit Firmenbriefkopf bedrucktes Briefpapier verwendet, hinterlegt hier auch die Absenderadresse. Eingabefelder zu buchhaltungstechnisch relevanten Angaben wie Steuernummer oder Bankverbindung kann der Anwender selbst definieren und ergänzen. Die Vorlagenformate selbst sind nicht veränderbar, aber über die Kopf- und Fußzeilen lassen sich individuelle Texte ergänzen. Der Klick auf den Button mit dem Druckersymbol liefert eine Dokumentvorschau. Das größte Plus: Für den steuertechnisch korrekten Rechnungsversand bringt ausgerechnet das kleinste Programm den professionellsten Mechanismus mit: Dank KDE-Einbindung liefert das Programm Kontact eine Standardeinstellung, in der sich E-Mails signieren und/oder verschlüsseln lassen. Außerdem sind die Rechnungen gesetzeskonform automatisch fortlaufend und lückenlos nummeriert. Das größte Manko der aktuellen Version: Der Steuersatz ist mit 19 Prozent fest hinterlegt und addiert sich automatisch zu den Nettobeträgen hinzu, andere Möglichkeiten sind derzeit nicht vorgesehen. Laut Freitag soll sich dies mit der nächsten Release ändern. Abbildung 3: Dank KDE-Integration verschickt Kraft per Kontact signierte Mails.

Vtiger 5.0.4

Die Installation [5] der LAMP-Anwendung Vtiger in Version 5.0.4 verläuft einigermaßen reibungslos. Die deutsche Lokalisierung verlangt manuelles Kopieren im Verzeichnisbaum und einige Einträge in Textdateien [6]. Leider eignet sich die Weboberfläche des Systems nicht für die Darstellung bei einer Auflösung von 1024 mal 768 Pixeln: Die ausgeklappten Menüpunkte am rechten Bildschirmrand verschwinden im Nirgendwo.

Bei einem ersten Blick auf die Oberfläche fällt die starke Vertriebsorientierung von Vtiger auf, bis in sprachliche Details hinein: In den Menüs »Marketing« und »Vertrieb« heißen die Kontakte neudeutsch »Leads«, zusätzlich stehen Organisationen und Personen zur Wahl. In allen dreien sind Beispieldateien angelegt, die sich einfach ergänzen lassen. Zunächst sind die für schnelle Kontaktaufnahme relevanten Daten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu sehen, auf Mausklick erscheinen die weiteren Datenfelder.

Abbildung 4: Bei der Rechnungserstellung bietet Lx-Office zahlreiche Optionen. Es eignet sich auch, um Softwarelizenzen abzurechnen.

Hilfe gesucht

Das Berliner Unternehmen Different Solutions GmbH betreibt die deutsche Webseite und bietet außerdem kommerzielle Dienstleistungen und Support zu Vtiger an. Die Software steht auf der Webseite zum Download [7], ebenso verschiedene Dokumentationen als PDF in englischer Sprache. Das Forum auf der deutschen Webseite bietet nur wenige Informationen für Anwender.

Keine Steuernummer

Beim Anlegen der Kundendaten fällt sofort auf, dass für die Eingabe der Steuernummer kein Feld vorgesehen ist. Ohne diese darf in Deutschland niemand in einer Rechnung die Umsatzsteuer separat ausweisen und der Rechnungsempfänger darf diese auch nicht abziehen. Die mangelnde Lokalisierung macht sich auch dadurch bemerkbar, dass das Eingabefeld für die Postleitzahl von dem für den Ort weit entfernt liegt. Besondere Angaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung, beispielsweise Zahlungskonditionen, Bankdaten oder Kundengruppen, sind nicht vorgesehen.

Unter dem Menüpunkt »Bestand« legt der Nutzer den Lieferanten an (Abbildung 5), und hier sind tatsächlich Buchhaltungsvorgaben wählbar, jedoch keine weiteren kaufmännischen Informationen wie beispielsweise Einkaufskonditionen. Zudem erstaunlich: Weder beim Anlegen des Lieferanten noch beim Kunden ist die Vergabe von Nummern vorgesehen, die später zur eindeutigen Identifizierung dienen könnten.

Abbildung 5: Unter dem Punkt »Bestand« lassen sich in der Webanwendung Vtiger Produkte anlegen. Doch woher soll der Anwender die abgefragte Händlernummer nehmen?

An dieser Stelle wäre vielleicht doch die Suche nach weiteren Informationen sinnvoll. Unter dem Menüpunkt »Hilfe« öffnet sich ein neues Browserfenster, das ein englischsprachiges Wiki zeigt. In der »Users Zone« sind Links zu einem Buch hinterlegt, das im Online-Buchhandel für rund 20 Euro bestellbar ist, also keine Lösung für den sofortigen Gebrauch darstellt. »Vtiger-Howtos«, der andere vielversprechende Link, führt leider zu einer File-Not-Found-Seite.

Artikel anlegen in Vtiger

Konsequent nach buchhaltungstechnischen Gesichtspunkten wäre, das Eingabefeld für Artikel unter »Bestand« zu vermuten. Dort befindet sich auch ein entsprechender Menüpunkt, allerdings taucht der unter »Vertrieb« und »Support« ebenfalls auf. Diesen Menüpunkt in verschiedenen Aufgabenbereichen unterzubringen ist fragwürdig: Werden Artikel im Unternehmen beliebig in den Abteilungen angelegt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Doppelungen, was die korrekte Buchung oder Auswertung in Statistiken erschwert.

In der Musterliste unter »Bestand | Produkte« finden sich Eingabefelder für Produktcode, Kommissionsangaben, Lagermenge, Einheiten und Preis. Zu den Basisinformationen des Produkts gehören auch Produktkategorien, bereits angelegt sind die Varianten »CRM-Anwendung«, »Hardware« und »Software«.

Angenommen das Produkt sei ein Software-Abonnement. Gefordert ist dann die Angabe von Verkaufsbeginn und -ende sowie Supportbeginn und -ende. Als Lieferant fungiert der bereits angelegte Eintrag der »Krusch und Krams GmbH«. Nun hätte das Menüfeld gern eine Händlernummer – aber woher nehmen? »12345« akzeptiert das Programm als Eingabe. Die Gegenprobe auf der Lieferantenliste zeigt, dass Vtiger die soeben vergebene Nummer der Adresse nicht zuordnet, zumindest nicht erkennbar.

Bei den Produktdaten lassen sich Produktblatt und -code hinterlegen, typischerweise Vertriebsinformationen. Für den leichteren Einkauf sind noch Herstellernummer und Seriennummer speicherbar. Als Auswahlfeld präsentiert sich die Angabe zum Fibu-Konto, wobei bereits einige Vorgaben sichtbar sind.

Bei den Preisinformationen wären wieder Erklärungen wünschenswert: Zum einen fällt auf, dass an dieser Stelle wieder die Lokalisierung endet, denn statt Umsatzsteuer steht hier die Abkürzung »VAT« für die Value Added Tax (Abbildung 6). Noch stärker ins Gewicht fällt allerdings, dass es keine Möglichkeit gibt, zwischen verschiedenen Steuersätzen zu wählen. Das aktivierte Auswahlfeld arbeitet im amerikanischem Zahlenformat »4.500«, also mit einem Steuersatz von 4,5 Prozent. Zudem bietet die Maske die in Deutschland eher unüblichen Steuern »Sales« und »Service« an. Die Tester stellten an dieser Stelle »VAT« auf 19 Prozent ein, die beiden zusätzlichen Felder blieben inaktiv.

Abbildung 6: Die Felder mit den Steuersätzen wollen nicht so recht zu deutschen Verhältnisse passen.

Nachdem das »Software-Abo-Blau« erfolgreich gespeichert ist, liefert Vtiger eine Auswahl möglicher Aktionen: »Erstelle Angebot«, »Rechnung«, »Verkaufsbestellung« und »Einkaufsbestellung« sind im Angebot.

Kundennummer unbekannt

Nun zum letzten Schritt im Kurztest: Per Mausklick wechselt der Anwender direkt ins Rechnungsformular. Zu den Basis-Rechnungsinformationen, die das Formular verlangt, gehört eine Kundennummer. Bei den bisherigen Arbeitsschritten tauchte diese jedoch nicht auf, daher greift der Anwender zur Suchfunktion: Die Recherche liefert zwar die vorher eingegebenen Grunddaten, aber keine Spur einer Kundennummer.

Die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent muss man ein zweites Mal unter »VAT« eintippen, die Eingaben vom Anlegen des Produkts werden nicht übernommen, Sales- und Service-Steuern tauchen wieder auf. Letztere gilt es, auf 0 Prozent zu setzen. Auf der Rechnung taucht der Umsatzsteuerbetrag ohne Nachkommastellen mit nur 27 Euro auf, richtig wären 27,55 Euro. Auf Anhieb ist kein Menüpunkt auszumachen, unter dem sich die Formate anpassen ließen.

Die angebotene Option, eine Gutschrift zu erstellen, erregte die Neugier der Tester. Und tatsächlich: Das System protestiert nicht, als eine Gutschrift ohne dazugehörige Rechnung erzeugt wird. Im praktischen Einsatz ein weiterer Schreckmoment für die Mitarbeiter im Rechnungswesen. Beim Speichern der Rechnung erscheint noch eine Fehlermeldung: Der Kundenname im Feld »Kommission« findet nicht die Zustimmung der Software. Erst als dieser in eine Zahl geändert ist, klappt das Speichern. Die Rechnung taucht mit der Bezeichnung »INV1« unter »Bestand« wieder auf.

Die Rechnung lässt sich als PDF exportieren und per Mausklick in einer E-Mail versenden. Auch hier fehlt die Option einer Signatur. Komfortabel, aber in Deutschland besitzt eine derartig versandte Rechnung keine Gültigkeit.

Buchhalter-Schreck

Vtiger ist offensichtlich für den Vertrieb gemacht und hält einige Schocks für die Buchhaltung bereit. Die vorgegebene Aufgabe ließ sich zwar in weiten Teilen intuitiv lösen, aber zahlreiche Fragen bleiben offen. Es war nicht möglich, eine Rechnung zu erstellen, die korrekt ist und zugleich deutschen Rechtsvorschriften entspricht.