Große Projekte erfolgreich vom Start bis ins Ziel führen – das umfasst mehr als nur die Verwaltung von Terminen. Der folgende Artikel gibt einen Überblick über diese komplexe Aufgabe und verrät, welche freie Software den Planer dabei am besten unterstützt.

Seit Menschen komplexe Vorhaben planen, benutzen sie Hilfsmittel wie Aufgaben- und Kontrolllisten. Dabei hing der Erfolg eines Projekts stark vom Geschick und der Erfahrung des Verantwortlichen ab. Im Lauf der Zeit wurde aus der Zettelsammlung eine systematische Tätigkeit, die sich besonders gut mit Computern erledigen lässt.

Besser planen mit Standards

Projektmanagement umfasst alle Methoden und Techniken, um nach einer normierten Vorgehensweise Projekte zu planen, zu steuern und letztlich erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Unter Linux stehen mehrere Tools zur Verfügung, die zur Projektplanung und -kontrolle eingesetzt werden können. Welche Vorteile diese Tools haben, erörtert dieser Artikel nach einer kurzen Einführung in die komplexe Thematik.

Erst im 20. Jahrhundert sind die verschiedenen Verfahren des Projektmanagements zusammengetragen und normiert worden, sodass dem Projektmanager heute standardisierte Vorgehensweisen und Werkzeuge zur Verfügung stehen. Maßgeblich an der Normierung der Managementmethoden beteiligt sind die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement [1] sowie das Project Management Institute PMI [2], die auch Zertifizierungen für Projektmanager durchführen. Nach den Vorgaben des Project Management Institute deckt diese Arbeit verschiedene Bereiche ab, die der Kasten “Wissensfelder des Projektmanagements” zeigt.

Bei der Integration geht es darum, die verschiedenen Elemente eines Projekts zum gewünschten Ergebnis zusammenzuführen. Auch dabei helfen Standards. Umfangsmanagement (auch Scope-Management) stellt sicher, dass die gesetzten Ziele auch erreicht werden. Der Prozess hat auch die Aufgabe, Abweichungen von den Zielen zu erkennen, in das Projekt einzubringen und gegebenenfalls Neuplanungen zu veranlassen. Die Integration von Lieferanten und Partnern findet ihren Ort innerhalb des Beschaffungsmanagements. Bei komplexen und finanziell aufwändigen Projekten spielt das Risikomanagement eine wichtige Rolle. Seine Komponenten sind Risikoanalyse, Notfallplanung und Präventivmaßnahmen.

Die halbe Miete: Gute Kommunikation

Der Bereich des Kommunikationsmanagements nimmt meist die Hälfte der Projektarbeit ein und regelt die Art und Weise der Kommunikation der am Projekt Beteiligten. Die Maßnahmen und Methoden, um einen definierten Qualitätsstandard im Projekt einzuhalten und zu überwachen, sind Teil des Qualitätsmanagements.

Ressourcenmanagement umfasst die Zuordnung von Ressourcen (Mitarbeiter, Material, Maschinen) nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit auf die einzelnen Aufgaben. Mit den Methoden des Kostenmanagements überwacht und steuert der Projektleiter das Budget. Im Rahmen des Zeitmanagements überwacht er die Einhaltung des gesteckten Zeitrahmens. Daraus entsteht der Projektplan, der dann als Kommunikationsmedium der Mitarbeiter dient.

Für den Projektmanager sind vor allem die zuletzt aufgeführten Bereiche Ressourcenmanagement, Kostenmanagement und Zeitmanagement von Bedeutung. Er benötigt einfach bedienbare Tools, um das Projekt zu planen und zu überwachen. Das ausgewählte Werkzeug sollte Vorgänge möglichst automatisieren, also Abhängigkeiten selbst auflösen und darstellen, Daten in verschiedenen Ansichten zeigen und vor allem Alarm schlagen, wenn eine festgesetzte Größe Gefahr läuft, nicht mehr eingehalten zu werden, zum Beispiel der Endtermin.

Arbeitsmittel zuteilen

Im Bereich des Ressourcenmanagements erfasst und überwacht der Projektleiter alle erforderlichen Arbeitsmittel. Darunter fällt neben Komponenten wie Rechnerleistung, Entwicklungswerkzeugen und Räumen auch der Personaleinsatz. Professionelle Tools sammeln die Ressourcen nach Eigenschaften und Verfügbarkeit geordnet in einer Datenbank. Mit diesen Daten fließt das Ressourcen- in das Zeitmanagement ein, wenn der Manager einzelnen Projektaufgaben und Phasen Arbeitsmittel zuordnet. Vollständig ist ein Tool dann, wenn es zu den Ressourcen noch einen Kostenfaktor erfassen kann.

Grafisch Zeit verwalten mit dem Gantt-Plan

Beim Zeitmanagement hat sich vor allem der Gantt-Plan durchgesetzt: Er stellt Vorgänge, die einen definierten Anfangs- und Endzeitpunkt sowie eine definierte Dauer besitzen, grafisch als Zeitbalken dar (siehe Kasten “Der Erfinder”). Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen stellt dieser Diagrammtyp ebenfalls grafisch dar. Den so genannten kritischen Pfad – den Vorgangsablauf, der über Zeiteinhaltung oder Terminverschiebung entscheidet – hebt es hervor.

Der Gantt-Plan liefert eine grafische Übersicht über ein Projekt, mit der der Planer jederzeit den Projektverlauf, den Status und Abweichungen von der Planung erkennen kann. Die Übersicht macht Zusammenhänge zwischen den einzelnen Arbeitsschritten sichtbar. Damit wird es einfacher, einzelne Prozesse zu parallelisieren, also gleichzeitig starten zu lassen (Anfangs-Anfangs-Bedingung). Entsprechend ist es ebenfalls möglich, einen Prozess so zu planen, dass er zusammen mit einem abhängigen Prozess abgeschlossen ist (Ende-Ende-Bedingung).

Diese Parallelisierung hat den Vorteil, die Projektlaufzeit zu verkürzen, wenn mehrere Prozesse parallel ablaufen können, aber auch Ressourcen besser zu verteilen. Das ist relevant, wenn ein Prozess zwar sofort starten könnte, aber bei einem Ressourceneinsatz von 100 Prozent zu früh abgeschlossen wäre.

Wichtige Zwischenschritte bis zum Projektabschluss stellt der Gantt-Plan als Meilensteine dar: Zeitpunkte, zu denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Ein professionelles Planungswerkzeug sollte es dem Planer ermöglichen, über das Gantt-Diagramm Ressourcen zuzuteilen. Separate Ressourcen- und letztlich Kostenverwaltung – etwa die Zuordnung von Kosten zu einzelnen Ressourcen – runden das Anforderungsspektrum für Projektplanungswerkzeuge ab. Wenn dann noch der Arbeitsfortschritt direkt im Gantt-Plan ersichtlich (und direkt im Diagramm aktualisierbar) ist und es einzelne Reports über den Projekt-, Zeit- und Kostenverlauf gibt, hat der Anwender ein wirklich gutes Werkzeug für die Projektplanung.

Unter Linux stehen unter anderem folgende Programme zur Verfügung: Toutdoux, Mr Project, Planner, Gantt Project, Taskjuggler, Project/ Open. Dieser Artikel stellt die Tools vor und bewertet sie nach den Kriterien Leistungsfähigkeit, Bedienerfreundlichkeit, Handhabung und Vollständigkeit.

Toutdoux

Das Planungsprogramm Toutdoux [3] von Philipe Roy steht seit geraumer Zeit bei Version 1.04 und wird seit längerem auch nicht weiterentwickelt. Das Tool stellt diverse Anforderungen an das System, unter anderem einige Gnome-, X11- und XML-Bibliotheken, Perl und eine Postgresql-Datenbank. Die Installation gestaltet sich etwas langwierig, wenn einzelne Komponenten der aufgeführten Liste nicht auf dem Linux-System installiert sind.

Im Zentrum des Programms steht ein einfaches Gantt-Diagramm (siehe Abbildung 1). Die Eingabe der einzelnen Vorgänge erfolgt ohne großen Aufwand über eine Maske mit den Daten für Aktionsname, Anfangs- und Enddatum. Die eingegebenen Vorgänge bereitet Toutdoux zwar grafisch auf, Abhängigkeiten zwischen ihnen ermittelt es dabei allerdings nicht.

Ebenso stellt es den kritischen Pfad nicht dar. Der Arbeitsfortschritt lässt sich nicht direkt im Gantt-Graphen aktualisieren. Zudem bietet das Programm keine Möglichkeit, Kosten- und Ressourcenmanagement zu betreiben und darzustellen. Die Software bietet auch keine Möglichkeit für anwenderdefinierte Reports.

Toutdoux ist ein einfaches Programm, um Projektvorgänge in einem Gantt-Diagramm darzustellen. Für professionelles Projektmanagement ist es weniger geeignet, da der Gantt-Graph kein Kosten- und Ressourcenmanagement beherrscht.

Mr Project

Die Software ist Teil von Gnome Office und seit Version 7.3 Teil der Red-Hat-Distribution. Geschrieben wurde Mr Project von der Firma Codefactory [4]. Das Programm versteht sich hauptsächlich als Projektplanungs- und Überwachungswerkzeug und bietet die Funktionen Zeitmanagement, Kostenmanagement und Ressourcenmanagement.

Im Bereich Zeitmanagement stellt es die einzelnen Aufgaben einschließlich Abhängigkeiten übersichtlich dar. Die Tasks lassen sich mit Anfangszeitpunkt, Endzeitpunkt und Dauer definieren. Auch Projektmeilensteine sind Teil des Zeitmanagementmoduls. Der Arbeitsfortschritt ist leicht zu aktualisieren und geht sofort in das Gantt-Diagramm ein. Arbeitsfreie Zeiten berücksichtigt das Programm bei der Berechnung und stellt sie ebenfalls im Gantt-Plan dar. Somit fließen diese Zeiten nicht in die Gesamtzeitplanung ein. Mr Project lässt sich leicht über die grafische Oberfläche bedienen, Projektvorgänge können ohne weiteres miteinander verbunden oder verschoben werden (Abbildung 2).

Zum Kostenmanagement lassen sich einzelnen Aufgaben über die Taska-Rubrik Kosten zuweisen, was eine Überwachung der Kosten abhängig von den Aufgaben möglich macht. Ebenso bietet diese Rubrik eine Übersicht über die einzelnen Aufgaben, in der jede mit Startund Endtermin, der Aufgabendauer und der Kosten dargestellt ist. Im Bereich Ressourcenmanagement kann Mr Project die Kosten einzelner Ressourcen erfassen. Dabei ist eine Zuordnung der einzelnen Ressourcen zu Aufgabentypen und Projektgruppen möglich.

Reports fehlen

Mr Project eignet sich gut für die Zeitplanung eines Projekts. Ein Pluspunkt ist die einfache Bedienung des Gantt-Graphen. Werden zum Beispiel Vorgänge verschoben, ändern sich automatisch die Abhängigkeiten der damit verbundenen Vorgänge. Das Ressourcen- und Kostenmanagement bietet lediglich eine Übersicht über diese Bestandteile, die Möglichkeit, aussagekräftige Reports zu erstellen, fehlt gänzlich. Insgesamt ist Mr Project ein sehr leicht bedienbares Planungswerkzeug für einfache Aufgaben, für professionelles Projektmanagement ist es weniger geeignet.

Planner

Das Tool Planner [5] von Brian C. Christensen firmiert aktuell als Version 0.12.1. Die Software baut auf dem Code von Mr Project auf und wird von der Firma Imendio weiterentwickelt. Der Autor vergleicht sein Programm mit dem kommerziellen Konkurrenten Microsoft Project. Im Gegensatz zu diesem konzen-triert sich Planner auf die Kernpunkte des Projektmanagements. Die Bestandteile in Microsoft Project, die aus seiner Sicht den Anwender nur verwirren, sparte der Planner-Programmierer konsequent aus. Seine Überlegungen zum Projektmanagement hat Christensen in einem Buch zusammengefasst.

Schwerpunkte von Planner sind Zeitmanagement und Ressourcenmanagement. Einzelne Aufgaben lassen sich erfassen, indem man Anfangs- und Endzeitpunkt sowie die Dauer der Aufgabe angibt. Planner hebt die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben hervor und stellt auch den kritischen Pfad dar.

Kein Kostenmanagement, oberflächliche Reports

Im Bereich Ressourcenmanagement lassen sich mit Planner einzelne Ressourcen definieren und Aufgaben zuordnen. Ein unabhängiger Ressourcenkalender zeigt freie Zeiten. Das erleichtert die Planung der Ressourcen innerhalb des eigenen Projekts, da es sofort die Frage klärt: Ist die benötigte Ressource zum gewünschten Zeitpunkt überhaupt verfügbar? Der Punkt Kostenmanagement ist in Planner nicht enthalten, zudem beherrscht das Programm keine Reports in beliebiger Tiefe.

Planner ist ein leistungsfähiges Tool für Zeit- und Ressourcenmanagement. In diesen Bereichen ist die Software übersichtlich und auch für Einsteiger einfach zu bedienen. Die wichtigen Punkte Kostenmanagement und Reporting spart es aus. Insgesamt liefert Planner eine Unterstützung für Planungsaufgaben, wenn der Projektleiter das Kostenmanagement anders durchführt.

Gantt Project

Die Software Gantt Project [6] fällt etwas aus dem Rahmen, denn sie ist in Java geschrieben und somit auf mehreren Plattformen verfügbar. Zurzeit liegt das Programm in Version 1.11 vor. Das Tool lässt sich leicht auf einem Linux-System installieren, es setzt nur eine funktionierende Java-Umgebung voraus.

Den Schwerpunkt legt Gantt Project auf Zeitmanagement und Ressourcenmana-gement. Die Darstellung des Projektplans im Gantt-Graphen wirkt professionell (Abbildung 4). Aufgaben sind einfach einzugeben und zu editieren. Die Eingabe erfolgt sehr schnell entweder über die rechte Maustaste oder über den Eingabe-Button in der Menüleiste.

Die Vorgänge sind strukturierbar, das heißt, sie lassen sich anderen Vorgängen unterordnen. So ist es möglich, mehrere davon als eigenes Unterprojekt in der Gesamtplanung zu betrachten. Sehr übersichtlich fasst Gantt Project derartige Unterprojekte und ihre Aufgaben im Projektplan zusammen. Verschieben sich Termine innerhalb dieses Unterprojekts, passt die Software die Zeitachse des Unterprojekts automatisch an. Auch Abhängigkeiten zwischen Tasks stellt Gantt Project übersichtlich dar.

Einzelne Aufgaben lassen sich über einen Button in der Menüzeile miteinander verknüpfen und wieder voneinander entkoppeln. Für jede Aufgabe zeigt Gantt Project auf Wunsch den Arbeitsfortschritt an. Anfangs- und Endpunkt einer Aufgabe und ihre Priorität sind detailliert darstellbar, die Eingabe von Meilensteinen ist möglich. Auch für einzelne Aufgaben erlaubt Gantt Project die Ressourcenplanung. Zu den einzelnen Vorgängen kann der Bediener auch Notizen angeben.

Wochenenden zeigt das Programm im Gantt-Plan an – leider ohne die Möglichkeit, weitere arbeitsfreie Zeiten einzugeben. Es besteht auch nicht die Möglichkeit, arbeitsfreie Zeiten von der Zeitplanung auszunehmen. Ressourcen und Aufgaben lassen sich leicht zuordnen. Die einfache Umschaltung zwischen Ressourcenmanagement und Gantt-Diagramm sorgt für gute Orientierung innerhalb des Projekts.

Gantt Project ist ein brauchbares Werkzeug, wenn es um Zeit- und Ressourcenplanung geht. Ohne großen Aufwand erlaubt es, die Daten dafür zu erfassen und zu ändern.Viel Arbeit haben die Autoren in den Bereich des Gantt-Diagramms gesteckt. Die Aufgaben können strukturiert eingegeben werden. Kleinigkeiten wie arbeitsfreie Zeiten und die Möglichkeit, diese zu editieren, fehlen allerdings. Die Funktionen für Kostenmanagement und Reporting fehlen in der Software, sodass sie sich für umfassende Projektplanung nur bedingt eignet.

Taskjuggler

Das Projektplanungswerkzeug Taskjuggler [7] haben Chris Schläger und Klaas Freitag geschrieben. An sich ist es nur eine Sammlung von Bibliotheken und Kommandozeilen-Tools, es gibt aber auch ein GUI-Frontend (siehe Abbildung 5). Für Taskjuggler zentral sind die Bereiche Zeitmanagement, Kosten- und Ressourcenmanagement.

Es plant selbstständig unabhängige Auf-gaben und löst Konflikte auf. Beim Festlegen von Arbeits- und Freizeit ist Task-juggler flexibel und stellt auch arbeitsfreie Zeiten im Gantt-Diagramm dar. Es unterstützt für weltweit verteilte Projekte sogar mehrere Zeitzonen. Ressourcen lassen sich für die Verwaltung zu Gruppen ordnen. Taskjuggler erlaubt es, einzelnen Ressourcen Kosten zuzuordnen und Initialkosten und Endkosten für ein Projekt zu erfassen.

Die Software bietet umfassende Reports, zum Beispiel nach einzelnen Aufgaben, Fortschritt oder Kosten geordnet. Das Gantt-Diagramm spiegelt die Fortschritts-planung wider und zeigt die Zuordnung von Ressourcen zu einzelnen Tasks. Taskjuggler liefert eine Übersicht über die Personalplanung mit Verfügbarkeit, Auslastung und Kostenfaktor. Der Ressourcenkalender zeigt, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang verfügbar sind.

Taskjuggler ist ein sehr mächtiges und leistungsfähiges Tool für den professio-nellen Einsatz. Alle Komponenten des Zeit-, Ressourcen- und Kostenmanagements sind vorhanden, die Daten kann der Anwender sehr leicht eingeben und verwalten. Abgerundet wird das Werkzeug durch die Reporting-Funktionen, die sehr übersichtlich den aktuellen Projektstatus mit den Parametern Zeit, Kosten und Ressourceneinsatz darstellen. Taskjuggler ist ein wirklich gelungenes Projektwerkzeug mit vielen Eigenschaften, die der professionelle Planer nicht missen möchte.

Project/Open

Bei Project/Open [8] handelt es sich um ein Browser-basiertes Projekt-ERP-System (Enterprise Resource Planning). Voraussetzung für die Installation der stabilen Version sind Linux-Kernel 2.4 (Suse 8.1 oder höher, Red Hat 8 oder höher) und eine Oracle-Datenbank 8i. Die Entwicklerversion arbeitet auch mit Oracle 9i und PostgreSQL zusammen. Im Hintergrund arbeitet die nicht sehr verbreitete Apache-Alternative AOL Server.

Project/Open unterstützt Kosten- und Ressourcenmanagement, aber Zeitmanagementfunktionen bietet es lediglich in Hinblick auf die Erfassung und Kalkulation von Zeiten für ein Projekt. Darüber hinaus umfasst es die Funktionen Internet-Zusammenarbeit (Team Collaboration), ein CRM-System und mächtige Reporting-Werkzeuge.

Im System ist vorgesehen, dass die einzelnen Projektmitarbeiter das Tool benutzen, um zum Beispiel ihre Arbeitszeiten zu erfassen, Vorgänge zu dokumentieren oder mit anderen Projektteilnehmern in Kontakt zu treten.

Project/Open deckt das ganze Feld des Ressourcenmanagements ab: Es erfasst einzelne Ressourcen, teilt sie auf die Projekte auf, ordnet den Ressourcen Kosten zu, erfasst Zeiten pro Projekt und überwacht den Projektfortschritt.

Von früher lernen

Project/Open erstellt eine Vielzahl von Reports für ein Projekt, vor allem zur Rechnungslegung für den Projektkunden und zum Analysieren der internen Kosten. Es zeichnet auch Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten auf und stellt sie bei der Planung neuer und vergleichbarer Vorhaben zur Verfügung. Damit kann der Projektmanager leicht und schnell erkennen, welche Projekte bei welchem Kunden in welcher Weise abgewickelt wurden. Für die Planung eines neuen Projekts bietet das System die Möglichkeit, Ressourcen nach den Kriterien Verfügbarkeit und Eigenschaften einzuplanen.

Insgesamt ist Project/Open ein recht leistungsfähiges Management-Tool mit dem Schwerpunkt beim Projekt-Controlling und der Teamzusammenarbeit. Die Software lässt sich sehr gut im Unternehmensverbund einsetzen, wenn mehrere Projekte parallel überwacht und geplant werden sollen. Hier liegt auch die größte Stärke des Systems.

Die Punkte Kosten- und Ressourcenmanagement sind sehr gut ausgebaut und bieten alle Funktionen, die sich ein Projektleiter wünscht. Die Gantt-Planung ist nicht eingebettet, sodass Project/Open für die reine Zeitplanung nicht zum Einsatz kommen wird. Für die Einzelaufgaben Zeitmanagement, Ressourcen- und Kostenplanung ist das Tool eher überdimensioniert.

Der Gewinner ist …

Unter Linux stehen leistungsfähige Werk-zeuge für anspruchsvolles Projektmanagement zur Verfügung. Tabelle 1 stellt die Stärken und Schwächen der hier vorgestellten Programme noch einmal anhand der oben beschriebenen Kriterien übersichtlich zusammen. Am unteren Ende der Skala finden sich einfache Tools wie Planner, die eher dazu dienen, den Projektfortschritt zu dokumentieren. Toutdoux bietet kaum mehr als den Gantt-Plan und ist nicht unbedingt einfach zu installieren und zu bedienen. Zudem wird das Programm nicht mehr weiterentwickelt. Die komplizierte Installation ist auch beim Konkurrenten Project/Open eine recht hohe Einstiegshürde.

In der oberen Liga spielen Gantt Project, aber vor allem Taskjuggler, ein vollständiges Planungswerkzeug mit Gantt-Planung, Ressourcenund Kostenmanagement. Es kann auch Reports anfertigen, wie sie als Dokumentation unerlässlich sind. Mit Taskjuggler steht dem professionellen Projektmanagement auf Linux-Basis nichts mehr im Weg. (ofr)