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Wer nicht komplett auf proprietäre Software verzichtet, was sehr selten sein dürfte, der kommt um das Thema Lizenzen nicht herum. Wie soll man sie dokumentieren?

Lizenzen stehen auch deshalb oben auf der Wunschliste des Chefs an die IT-Dokumentation, weil es dabei ums Geld geht. Erstens bei der Anschaffung der lizenzierten Software, zweitens bei einer eventuellen Abmahnung wegen fehlender Lizenzen und drittens mit Blick auf Lizenzen, die vielleicht gar nicht mehr nötig sind. Hier den Überblick zu bewahren erfordert in erster Linie eines: die Dokumentation.

Am besten automatisch

Mit Handarbeit stößt der Admin dabei allerdings schnell an seine Grenzen. Daher ist es an der Zeit, sich nach automatisierten Helfern umzusehen. Doch keine Angst: Deren Lizenzen sind recht kostengünstig und es gibt sogar Freeware für einige Aufgabenstellungen.

Eine Dokumentation der installierten Software, ja oftmals sogar der physischen Clients, Drucker und Server ist ohne automatisches Discovery kaum zu bewerkstelligen. Die dafür nötigen Investition und der Einarbeitungsaufwand sind überschaubar. Die Kosten und die benötigte Arbeitszeit lohnen sich in jedem Fall, zumal die Liste der installierten Software und ihrer Versionen ohne ein automatisches Discovery praktisch nicht aktuell zu halten ist. Beispielhaft sei hier etwa auf die Produkte von Flexera verwiesen [1].

Neben den Lizenzen für die Clientsoftware geht es um die der Server. Was braucht man dort an Dokumentation auf jeden Fall?

• Angaben zur installierten Serversoftware, mit der die geschäftskritischen Applikationen realisiert sind. Diese Dokumentation lässt sich notfalls auch händisch erstellen, weil sich die Angaben eher selten ändern.
• Angaben zu den Diensten, die Infrastrukturservices bereitstellen, und zu Anwendungen, die davon abhängig sind. Auch diese Information ist eher statisch, denn nicht jeden Tag werden neue Dienste gestartet oder geändert. Selbst hier ist theoretisch manuelle Dokumentation möglich. Doch kann die Liste der automatisch ermittelten laufenden Dienste sehr aufschlussreich sein, auch in Hinblick auf solche Dienste, die aus unterschiedlichen Gründen gar nicht laufen sollten.

Gerade in einer Notfallsituation ist eine Dokumentation unverzichtbar, aus der hervorgeht, welche Applikationen und Dienste die wichtigsten Anwendungen tatsächlich brauchen. Wer hier bei null beginnen muss, bedient ich am besten einer Standardmethode für die Applikationsanalyse wie Obashi [2]. Es gibt auch Dienstleister, die auf Analysen bestehender Systeme spezialisiert sind.

Viele IT-Organisationen, dabei ist die Größe des Unternehmens unwesentlich, haben hundert und mehr Applikationen auf ihren Servern laufen. Teilweise Altlasten (die aus irgendeinem Grund noch niemand endgültig abgeschaltet hat), teilweise schon wieder Neues (im Testbetrieb, der schon halb produktiv ist). Das verstellt den Blick auf das, was sowieso läuft, aber in Wahrheit der Motor des Unternehmens ist. Hier gilt es, die wichtigen Anwendungen zu erkennen, mit denen der Arbeitgeber Geld verdient.

Dokumentieren sollte man schließlich auch das, was mehrfach abgesichert zu sein scheint. Im schlimmsten Fall – man denke an Murphys Law – ist eine solche Doku nötig. Fehlt sie, wächst sich der Ausfall zur Katastrophe aus.