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Samba Shares verteilen Dokumente in heterogenen Systemumgebungen. Doch Dokumentenarchive wie das in PHP geschriebene Epiware bieten mehr als bloßen Dateizugriff: Sie speichern Beschreibungen, suchen nach Schlagwörtern und koordinieren die Teamarbeit mit Foren und Taskplanern.

Eine Versionsverwaltung für Entwickler koordiniert die gemeinsame Arbeit an Programmcode. Kommentierte Versionen erlauben es, den Verlauf der Änderungen zurückzuverfolgen. Bei der eigentlich artverwandten Teamarbeit mit Office- oder PDF-Dokumenten ergeben sich jedoch andere Anforderungen: Bei umfangreichen Datenbeständen kommt es darauf an, die gewünscht Datei schnell zu finden. Hier hilft eine Datenbank mit Beschreibungen und Schlagwörtern in Verbindung mit einer Suchfunktion. Diese bildet den Kern des getesteten Dokumentenrepository Epiware [1].

Dessen Webfrontend stellt die archivierten Dokumente für alle Betriebssysteme zur Verfügung, auf denen Firefox oder der Internet Explorer laufen. Nur die Serverkomponente ist in der Open-Source-Version an Linux gebunden. Außer dem Dokumentenrepository bietet Epiware Funktionen zur Koordinierung der Teamarbeit: Für die Dokumentation sorgt ein Wiki, E-Mail-Benachrichtigungen und eine Versionsverwaltung halten die Benutzer über Veränderungen am Bestand auf dem Laufenden. Bei der Abstimmung helfen der Terminplaner und die Foren (Abbildung 1).

Abbildung 1: Die Webanwendung Epiware stellt im Browserfenster ein Dokumentenarchiv und Groupware-Funktionen zur Verfügung.

Nach dem Entpacken des Quellarchivs legt der Administrator drei Unterverzeichnisse an, in denen Epiware die Dokumente außerhalb des Web-Root speichert und einige Binärdateien an einen für PHP sichtbaren Ort kopiert. Ein Installationsskript übernimmt diese Aufgabe, installiert die Verzeichnisse außerhalb des Web-Root jedoch ohne Nachfrage nach »/storage«. Die vorausgesetzte MySQL-Datenbank initialisiert eine mitgelieferte SQL-Datei.

Fehlender Durchblick

Negativ fällt der Indexer auf, der Datei-Inhalte durchsuchbar macht: Epiware durchforstet lediglich Textdateien, PDFs und Word-Dokumente nach Schlagwörtern, aber keine ODT-Dateien. Die Suche setzt auf die als Binärdatei mitgelieferte Suchmaschine Glimpse [2]. Problematisch daran ist, dass diese Software seit einiger Zeit eine kostenpflichtige Lizenz voraussetzt. Auf Anfrage des Linux-Magazins teilte die Firma Webglimpse jedoch mit, dass keine Einwände gegen Einsatz und Nutzung in einem Open-Source-Projekt bestehen.

Die Bedienung von Epiware ist ausreichend dokumentiert [3]. Eine über die Kommentare im Quellcode hinausgehende Dokumentation für Entwickler gibt es jedoch ebenso wenig wie eine Entwicklergemeinde. Wer die Software daher anpassen oder in bestehende Umgebungen einpassen möchte, ist weitgehend auf sich gestellt.

Dokumentenrepository

Das Repository folgt dem Prinzip eines Dateibrowsers (Abbildung 2) mit einer aus- und einklappbaren Ajax-Ordnerstruktur. Die rechte Seite des Fensters zeigt die im aktiven Ordner enthaltenen Dateien. Sie lassen sich wie bei einer Desktop-Anwendung per Drag&Drop zwischen den Ordnern verschieben. Leider gilt dies nicht für die Ordner selbst. Der Anwender muss sie zum Verschieben ausschneiden und an der neuen Position einfügen. Ein Papierkorb verhindert versehentliches Löschen.

Abbildung 2: Das Dokumentenarchiv Epiware überträgt das allgemeine Look&Feel eines Dateisystems in den Webbrowser und erzeugt eine durchsuchbare Verschlagwortung. Der Inhalt von Word- und PDF-Dokumenten steht auch als Text zur Verfügung.

Etwas gewöhnungsbedürftig ist auch das Look&Feel beim Verschieben von Dateien mit der Maus: Anfangs nimmt der Mauszeiger die Form eines Gesperrt-Symbols an, das dem Benutzer suggeriert, die Mausaktion sei nicht erlaubt. Befindet sich der Mauszeiger dann über einem gültigen Drag&Drop-Ziel, verwandelt er sich in ein nicht sehr aussagekräftiges kleines Rechteck.

Eine ausgeprägte Schwachstelle von Epiwäre ist, dass die Software nur den Inhalte von Word- und PDF-Dokumenten parst. Das bedeutet auch, dass der Benutzer zum Betrachten des Inhalts die passende Anwendung benötigt. Das gilt allerdings nicht für Bilddateien, bei denen erstellt Epiware eine Bildgalerie im Browserfenster.

Planung und Dialog

Die Verbreitung der Entwickler-Software Trac, die Bugtracker und Wiki kombiniert, zeigt, wie gut sich Wikis für die Dokumentation von Teamprojekten eignen. Auch bei einem Dateirepository, an dem mehrere Anwender arbeiten, erweisen sich Wikis als nützlich.

Doch lässt die Umsetzung in Epiware zu wünschen übrig: Zwar unterstützt der eingebundene RTF-Editor viele Formatierungen und enthält sogar eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion. Da er jedoch nicht für den Einsatz in Wiki-Systemen konzipiert ist, realisiert er Links zu anderen Wiki-Seiten nur über einen Umweg: » http://Pfad_zum_Server/epi/index_wiki.php?/Seitenname« öffnet eine Wiki-Seite. Das schränkt die Praxistauglichkeit des Wiki ein [4].

Die Kalender-Software in Epiware kann wie das Wiki nicht mit leistungsfähiger Standalone-Software wie Google Calendar oder Sunbird konkurrieren. Gibt es für einen Tag einen oder mehrere Termine, hebt die grafische Übersicht dies lediglich durch eine veränderte Hintergrundfarbe hervor, woraus der Benutzer kaum Informationen ableiten kann.

Ajax-Funktionalität fehlt auch bei der Terminverwaltung. Neue Termine trägt der Benutzer über optisch wenig ansprechende HTML-Formulare ein. Wer den Terminplaner als Gratiszugabe ohne zusätzlichen Installationsaufwand betrachtet, mag sich damit zufriedengeben. Läuft eine Groupware, sind Termine, die das Dokumentenrepository betreffen, dort besser aufgehoben.

Etwas bedarfsgerechter fällt die Foren-Funktion aus (Abbildung 3): Sie unterstützt mehrere Unterforen. Die Übersicht hebt neue Einträge seit dem letzten Login hervor. Einträge dürfen Attachments enthalten. Neben einer Suchfunktion bietet Epiware eine E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Einträgen. Die Suche ergänzt die Foren-Engine zur brauchbaren Hilfe bei der Koordination von Teamprozessen, auch wenn sie im Vergleich mit Forensoftware wie Phpbb [5] mager ausfällt.

Abbildung 3: Gemeinsam an den verteilten Dokumenten arbeiten und darüber reden: Die integrierte Forum-Funktion koordiniert die Online-Zusammenarbeit.

Inter-Aktion

Die so genannten Action Items, eine Aufgabenverwaltung, überraschen mit einer aufwändig wirkenden grafischen Darstellung der zeitlichen Dauer der Aufgaben. Klickt der Benutzer auf einen der farbigen Balken, öffnet Epiware über Ajax eine Sprechblase, die Aufgabentitel und kommentierenden Text enthält. Da jedoch erst ein Mausklick diese Informationen zum Vorschein bringt, tragen die im Ausgangszustand unbeschrifteten Zeitleisten wenig zur Übersicht bei. Der Benutzer kann sie vorher keinem Eintrag in der Taskliste zuordnen.

Die Newsroom-Funktion lässt sich am besten als einfaches Blackboard-System charakterisieren. Neben einer Message of the Day enthält der Newsroom Textbeiträge, die der Anwender wie das Wiki mit einem leistungsfähigen Editor typografisch gestaltet. Die Epiware-Startseite zeigt die Message of the Day und eine Liste der Überschriften.

Wertung

Die Bedienung der zentralen Epiware-Komponente, des Dokumentenrepository, folgt dem intuitiven Prinzip des Dateibrowsers. Kleinere Mängel wie die nicht besonders gelungene grafische Darstellung des Drag&Drop, stören nach einiger Zeit kaum noch. Bei der Indizierung des Inhalts der archivierten Dokumente fällt Epiware gegenüber professionellen Lösungen deutlicher zurück: Die Software versteht lediglich Inhalte von Text- und Word-Dateien sowie PDFs.

Die Groupware-Funktionen wirken im Vergleich zu Standalone-Lösungen rudimentär, reichen jedoch aus, um das Dokumentenrepository zu dokumentieren und einfache Teamprozesse zu koordinieren. Wer mit der eingeschränkten Inhalts-Verschlagwortung leben kann, findet in Epiware ein einfach zu bedienendes Werkzeug, das so manche Suche in den Untiefen das Dateisystems erspart. Für viele Szenarien ist damit Epiware trotz mancher Einschränkung das beste freie Dokumentenarchiv. Kritisch für den Unternehmenseinsatz ist die nicht verlässlich geklärte Lizenzfrage der Indexer-Komponente Glimpse.