Eine Herausforderung bei der Projektplanung ist es, die Teilaufgaben so zu platzieren, dass die nötigen Vorarbeiten rechtzeitig zu Beginn einer neuen Arbeitphase abgeschlossen sind. Ordnung ins Chaos bringt die leistungsfähige Planungssoftware Openproj.

Der Estrich soll drei Tage trocknen, bevor der Steinmetz den Boden verlegt. Während dieser im Erdgeschoss arbeitet, muss sich der Elektriker auf die Arbeit im ersten Stock beschränken. Der Fliesenleger hat in der Kalenderwoche 32 Zeit, aber nicht in den Wochen 33 und 34, sodass es wohl sinnvoll wäre, die Wandfließen im Bad vor dem Bodenestrich zu verlegen …

Nicht nur beim Häuslebauen gibt es eine Unzahl von einzelnen Arbeitsschritten, deren Durchführbarkeit oft vom Abschluss vorausgehender Arbeiten abhängt. Der Erfolg jedes Projekts, bei dem die einzelnen Teilaufgaben von Vorleistungen abhängen, steht und fällt mit einer soliden Koordination.

Oft sind die verschiedenen Ressourcen (Arbeitskräfte oderFirmen) terminlich eingeschränkt verfügbar, sodass die zeitliche Planung zu einem Puzzlespiel wird, bei dem es gilt, die Stücke möglichst passgenau aneinanderzufügen. Noch wichtiger als die zeitliche Optimierung ist in vielen Fällen, dass die richtige Abstimmung der Einzelaufgaben Reibungsverluste verhindert. Zu diesen kommt es unweigerlich, wenn Wartezeiten für Druck und Stress sorgen.

Hilfe gefragt

Bei größeren Projekten ist es schwer, im Kopf oder mit Hilfe einer Zettelsammlung die Übersicht zu behalten. Ein leistungsstarkes Hilfsmittel bei der zeitlichen Koordination aufeinander aufbauender Arbeitsschritte ist das so genannte Gantt-Diagramm ([1], Abbildung 1, rechts oben). Die vom Maschinenbauingenieur Henry Gantt Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelte grafische Planungstechnik visualisiert die Dauer der einzelnen Teilaufgaben in untereinander liegenden horizontalen Balken. Vertikale Pfeile kennzeichnen die Abhängigkeiten der Zeitblöcke untereinander. Dies stellt sicher, dass der Projektplaner keine Aufgabe früher ansetzt, als die letzte Teilaufgabe, auf der sie aufbaut, es erlaubt.

Abbildung 1: Mächtiges Planungswerkzeug: Openproj erweitert das seit Langem verbreitete Gantt-Diagramm um eine Ressourcenverwaltung und viele Reporting-Funktionen.

Das Gantt-Verfahren hat sich weit verbreitet, schon lange bevor es Computer gab. Auf Papier gezeichnete Gantt-Diagrammen haben jedoch den Nachteil, dass sich einmal gezeichnete Balken bei Bedarf nicht mehr verschieben lassen. Gute Software hingegen platziert die Zeitblöcke allein aus den angegeben Voraussetzungen selbstständig, zum Beispiel: nicht vor dem 23.10. beginnen, setzt Abschluss der Aufgabe XYZ voraus. Manuelle Änderungen lassen sich komfortabel durch Verschieben mit der Maus vornehmen.

Steigender Stern

Jetzt gibt es unter den komplexen kommerziellen Anwendungen und den meist relativ simplen Open-Source-Projektplanern einen neuen, frei verfügbaren Star.Anfang August veröffentlichte die französisch-amerikanische Firma Projity [2] eine Betaversion ihrer Projektplanungssoftware Openproj. Mitte September hatten bereits über 65000 Anwender die Software, aktuell in Version Beta 4 vorliegend, heruntergeladen. Im Ranking der aktivsten Sourceforge-Projekte lag Openproj auf Rang 15.

Der große Leistungsumfang und die übersichtliche intuitive Benutzeroberfläche erklären das große Interesse. Das unter Linux, Windows und Mac OS lauffähige Java-Programm zeichnet außer Gantt-Diagrammen, die zeitliche Zusammenhänge am übersichtlichsten visualisieren, auch so genannte Netzplan-Übersichten (Abbildung 2), die mehr Information transportieren als Gantt-Diagramme. Zusätzlich verwaltet Openproj Ressourcen (Material oder Arbeitskräfte).

Abbildung 2: Die Netzplanansicht ignoriert bei der Visualisierung die zeitliche Dauer der einzelnen Aufgaben und konzentriert sich auf die logischen Zusammenhänge.

Eine Work Breakdown Structure (WBS, Abbildung 3a) gibt Aufschluss über die Kosten der einzelnen Projektphasen, die Resource Breakdown Structure (RBS, Abbildung 3b) über den Anteil von Material und Arbeitskräften an den Gesamtkosten. Die Reportfunktion liefert wichtige betriebswirtschaftliche Eckdaten wie die Budgeted Cost of Work Scheduled (veranschlagte Arbeitskosten) oder die Budgeted Cost of Work Performed (tatsächliche Arbeitskosten).

Abbildung 3a und 3b: Hilfestellung bei der Finanzplanung und der Bilanzierung: Die Openproj-Funktionen »Work Breakdown Structures« und »Ressource Breakdown Structures« schlüssen die Projektkosten nach Tasks und beteiligten Mitarbeitern, Material und anderen Ressourcen auf.

Abbildung 3a und 3b: Hilfestellung bei der Finanzplanung und der Bilanzierung: Die Openproj-Funktionen »Work Breakdown Structures« und »Ressource Breakdown Structures« schlüssen die Projektkosten nach Tasks und beteiligten Mitarbeitern, Material und anderen Ressourcen auf.

Das Onlinehandbuch [3] für die als “Software as a Service” vertriebene Enterprise-Variante der Java-Anwendung eignet sich über weite Strecken auch als Referenz für die freie Version. Der Anwender muss sich meist nur die Mehrbenutzerfunktionen und die Koordinationsfunktionen für mehrere gleichzeitig durchgeführte Projekte wegdenken, denn diese findet er nur in der kostenpflichtigen Version.

Anders als die Server-basierte Enterprise-Version startet die Open-Source-Variante als Desktop-Anwendung, die immer nur einem Benutzer die Arbeit an einem Dokument erlaubt. Doch die Gantt- und Netzwerkdiagramme, die Ressourcenplanung und das Reporting funktionieren wie in der kommerziellen Variante. Auch die Onlinevideo-Tutorials [4] bieten wertvolle Hilfestellungen bei der Einarbeitung.

Zur Sache

Wer bisher noch nicht mit Gantt-Diagrammen gearbeitet hat, sollte wie in der Onlinedokumentation beschrieben [3] ein kleines Beispielprojekt anlegen. Der oberste Button in der Symbolleiste am linken Fensterrand aktiviert die Gantt-Ansicht. Die linke Spalte zeigt eine Tabelle, in die der Benutzer alle Tasks eines Projekts eingibt. Um den automatischen Scheduler in Aktion zu sehen, sollten Start- und Endzeiten zunächst einmal leer bleiben und außer dem Projektnamen lediglich die Dauer der einzelnen Aufgaben eingetragen werden.

Noch liegt der Starttermin aller Unteraufgaben gleichauf mit dem Starttermin des Projekts, der sich in der Projektansicht (fünftes Icon in der linken Symbolleiste) anpassen lässt. Die Situation ändert sich mit der Definition der Tasks-Abhängigkeiten. Klickt der Benutzer mit der Maus auf den Zeitbalken einer Task und zieht das nun sichtbare Verkettungssymbol auf einen anderen Balken, dann wertet Openproj die zweite Task als von der ersten abhängig. Nun koordiniert die Software deren Starttermin automatisch mit dem Ende der übergeordneten Tasks (Abbildung 4).

Abbildung 4: Projektkoordination automatisiert: Der Benutzer gibt lediglich die Dauer und die Abhängigkeiten der einzelnen Teilaufgaben ein, die Software erstellt daraus einen Terminplan. Rote Balken symbolisieren Tasks, deren Dauer direkten Einfluss auf die Fertigstellung des Gesamtprojekts haben.

Eine Task kann von mehreren anderen Unteraufgaben abhängen. Ein Doppelklick auf den Abhängigkeitspfeil ändert den Typ der Abhängigkeit. Außer der häufigsten Relation »Finish to Start«, bei der Task 2 startet, sobald Task 1 abgeschlossen ist, gleicht Openproj auch die Endzeiten an (»Finish to Finish«) oder legt die Startzeit auf den gleichen Termin fest (»Start to Start«). Besonders wichtig für die Praxis: Bei der Task-Koordination kann der Benutzer für jede Abhängigkeit eine Pufferzeit einplanen.

Ordnung muss sein

Für mehr Ordnung im Gantt-Diagramm sorgen Task-Hierarchien: Wählt der Anwender mehrere Zeilen in der Taskliste, klickt mit der rechten Maustaste und wählt »Indent«, rückt die Software die aktiven Zeilen ein und ordnet sie der darüberliegenden Zeile als Subtasks zu. So sind beliebig tiefe Gliederungen möglich. Ein Plus- oder Minuszeichen vor der übergeordneten Task erlaubt es, die untergeordneten auszublenden. Sie verschwinden dann auch aus dem Gantt-Diagramm, nur noch die schwarze Klammer, Symbol für die übergeordnete Rahmentask, bleibt sichtbar (Abbildung 5). In der Praxis gibt es mit der Funktion gelegentlich Probleme: Einmal eingerückte Tasks ließen sich in einem Fall nicht rückgängig machen.

Abbildung 5: Rahmenhandlung: Bei komplexen Projekten fassen übergeordnete Tasks die einzelnen Unterprojekte zusammen und sorgen für mehr Übersicht im Gantt-Diagramm.

Openproj kennt für Tasks außer »Ist Voraussetzung von« und »hängt ab von« noch etliche weitere Abhängigkeiten. Ein Doppelklick auf eine Zeile der Taskliste öffnet den Eigenschaften-Dialog. Dort trägt der Anwender entweder absolute Startdaten oder Bedingungen (Constraints) ein, die die Software anweisen, bei der Terminierung der Aufgaben bestimmte Regeln zu beachten.

Unter den Constraint-Typen finden sich Regeln wie »As soon as possible«, »As late as possible« oder relative Start- oder Enddaten. »Start no later than«, »Start no earlier than« oder »Finish no later than« und »Finish no earlier than« erlauben es der Anwendung, Tasks im Rahmen äußerer Bedingungen wie dem Urlaub eines Mitarbeiters selbstständig zu platzieren.

Feineinstellung

Im Einstellungsdialog für Tasks weist der Benutzer einzelnen Tasks auch Ressourcen (verbrauchtes Material oder ausführende Mitarbeiter) zu. Die Ressourcen bilden die Grundlage für die Kostenkalkulation. Beim Zuweisen von Mitarbeitern berücksichtigt die Software gegebenenfalls auch individuelle Arbeitszeitregelungen. Arbeitet ein Kollege zum Beispiel in Teilzeit und hat daher Freitags frei, dann verlängert Openproj die Dauer einer Task automatisch um einen Tag, wenn ein Freitag in der veranschlagten Zeitspanne liegt.

Perspektiven gefragt

Um den Überblick bei der Projektplanung nicht zu verlieren, ist Vielseitigkeit des Blickwinkels gefragt. Ein Gantt-Chart ist ideal für intuitive Terminplanung, ignoriert aber andere, nicht minder wichtige Aspekte: Wie schlagen die Teilaufgaben finanziell zu Buche? Wie viel kostet die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter und wie viel das verwendete Material?

Auskunft hierüber geben die WBS- (Work Breakdown Structure) und die RBS-Ansicht (Ressource Breakdown Structure) (Abbildungen 3a und 3b). Die Ansicht »Task Usage« zeigt, wie viele Arbeitsstunden eine Task täglich belegt, die »Resource Usage« schlüsselt die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf.

Neben Visualisierungswerkzeugen, die den Zustand des ganzen Projekts abbilden, enthält Openproj noch vier Ansichten, die nur den Status der in der Gantt-Ansicht ausgewählten Tasks analysieren. Die zugehörigen Icons befinden sich am unteren Ende der linken Symbolleiste. Das Ressourcen-Histogramm gibt Auskunft über die zeitliche Belegung der Ressourcen, eine Grafen-Ansicht einen schnellen Überblick über geleistete, in der Planung veranschlagte oder noch fehlende Arbeit.

Die Software zeigt entweder die Stundenzahl an oder rechnet diese über die für die jeweilige Ressource festgelegten Stundensätze direkt in Kosten um. Auch die »Task Usage« und die »Resource Usage« errechnet Openproj selektiv für einzelne Tasks. In allen Ansichten gewährleisten Filter sowie eine Sortierungs- und Gruppierungsfunktion eine übersichtliche Darstellung.

Der Reportgenerator liefert betriebswirtschaftliche Daten wie Kostenindikatoren oder bringt im »Who Does What«-Report eine Zusammenfassung der zugewiesenen Arbeiten in eine druckbare Form. Beim Reportgenerator fällt am ehesten der Betastatus der Anwendung auf. Einige Reports passten im Test nicht auf die eingestellte DIN-A4-Seite, die letzte Spalte war nicht mehr lesbar.

Probleme mit der Druckfunktion gab es jedoch auch außerhalb der Report-Ansicht. Die Trennung der Taskliste und des Gantt-Diagramms fielen teilweise nicht mit der Seitengrenze zusammen, sodass sich auf der ersten Seite noch ein schmaler Streifen der zweiten fand. Ein Neustart der Anwendung behob das Problem im Test jedoch stets.

Schon sehr gute Ansätze

Bereits die Betaversion von Openproj stellt ein sehr brauchbares und leistungsfähiges Planungswerkzeug zur Verfügung. Die Software öffnet und speichert Microsoft-Project-Daten sowohl in der mit Project 2003 eingeführten XML als auch im älteren MPP-Format. Da die kommerzielle Redmonder Software mit etwa 1000 Euro zu Buche schlägt, lohnt es sich gerade für kleine Unternehmen, Openproj im Auge zu behalten. Das Konzept der Software ist ausgereift, der Funktionsumfang übertrifft die freien Vorgänger wie Gantt Project oder Taskjuggler bei Weitem.

Ein paar Probleme traten allerdings hin und wieder mit der Druckfunktion und bei hierarchisch geordneten Tasks auf. Für einen produktiven Unternehmenseinsatz ist die vorliegende Betaversion von Openproj also vermutlich noch nicht zuverlässig genug.