Für den Bereich Enterprise Content Management (ECM) gibt Gartner den Unternehmen eine kleine Checkliste an die Hand, um oft gemachte Fehler zu vermeiden .

Wenn Unternehmen sich für eine ECM-Lösung entscheiden, fühlen sie sich nach Informationen Gartners hinterher oft enttäuscht, wieviele Kompromisse sie schließlich eingehen müssen. Zum Beispiel sind ECM-Systeme teuer, weswegen nur wenige Mitarbeiter Zugang dazu haben. In anderen Fällen scheiterten ECM-Projekte daran, dass vorher nicht berücksichtigt wurde, welche Veränderung diese Arbeitsweise mit sich bringt. Die richtige Herangehensweise helfe, das zu vermeiden. Dafür stellt Gartner eine sechs-Punkte-Liste taktischer Herangehensweise auf. An dritter Stelle steht, Dienstleister und quelloffene Lösungen in die Überlegungen einzubeziehen.

Open Source sei inzwischen reif genug, begründet das Marktforschungsunternehmen diesen Tipp. Open-Source-Unternehmen konkurrierten regelmäßig mit traditionellen Anbietern bei öffentlich-rechtlichen und universitären Ausschreibungen, heißt es weiter. Nützlich sei außerdem, sich nach Anbietern umzusehen, die sich über die eigentliche Software hinaus auch um Dienstleistungen wie Implementation, Beratung und Support kümmern. Neben diesen Punkten solle bereits im Vorhinein zum Beispiel die Frage ins Auge gefasst werden, wie Metadaten doppelte oder wuchernde Inhalte vermeiden und die Auffindbarkeit erleichtern.

Generell empfehlen die Marktbeobachter, genug Vorlaufzeit zu investieren. Für ein Projektvolumen ab 300.000 Dollar veranschlagen sie sechs bis neun Monate zum Planen und Anbietervergleichen. Die kalkulierten Kosten (Total Cost of Ownership, TCO) sollten sich über fünf Jahre erstrecken und fünf bis 20 Prozent Lizenzkosten einbeziehen.