Quelle: Bitkom
Cloud statt Aktenablage, PDF statt Ausdruck, Messenger statt Brief oder Fax: Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. So auch bei knapp drei Vierteln der deutschen Unternehmen (72 Prozent).
Bei den Unternehmen nutzen 3 von 10 heute deutlich weniger Papier als noch vor fünf Jahren (32 Prozent), 4 von 10 nutzen immerhin etwas weniger (40 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde. Insgesamt ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse allerdings bescheiden: Während jedes neunte Unternehmen sich hierbei an der Spitze sieht (11 Prozent) und ein Drittel sich als Vorreiter wahrnimmt (37 Prozent), versteht sich immer noch knapp die Hälfte als Nachzügler (49 Prozent). 1 Prozent der Unternehmen gibt sogar an, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben.
Ein erkennbarer Schritt in Richtung digitalisierter Büros ist jedoch die rückläufige Zahl der Aktenordner: Über die Hälfte der Unternehmen hat heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren (57 Prozent). Immerhin jedes fünfte Unternehmen nutzt sehr viel weniger (20 Prozent), etwa ein Drittel eher weniger (37 Prozent) – ebenfalls ein Drittel hat allerdings unverändert viele Ordner im Regal stehen (34 Prozent). Nur 4 Prozent haben mehr Ordner angeschafft, und lediglich jedes hundertste Unternehmen hat die Anzahl der Aktenordner stark erhöht (1 Prozent).
Zu finden sind die Aktenordner vor allem in drei Abteilungen: Bei fast allen Unternehmen, die sie noch nutzen, gibt es sie in der Personalabteilung (94 Prozent), bei 9 von 10 sind sie nach wie vor in der Buchhaltung oder im Controlling im Einsatz (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank (82 Prozent). Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Unternehmen, tauchen sie im Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) oder in der Logistik (65 Prozent) auf. In der Produktion oder Fertigung sind sie im Vergleich dazu eher eine Seltenheit (30 Prozent).
Fast alle Unternehmen digitalisieren Prozesse, um nachhaltiger zu werden (94 Prozent), 9 von 10 möchten auf diese Weise Kosten sparen (92 Prozent). Drei Viertel haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten (77 Prozent), fast ebenso viele wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten (74 Prozent). Knapp 9 von 10 Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kunden besser gerecht werden (88 Prozent), 85 Prozent möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern.
Auch mit Blick auf die Kommunikationswege, sowohl intern als auch nach außen, geht der Trend weg vom Papier – stattdessen setzen die Unternehmen auf Messenger, Portale und Kollaborationstools. Nur noch etwas über ein Drittel der Unternehmen nutzt sehr häufig oder häufig Briefpost (39 Prozent), beim Fax trifft dies nur noch auf ein knappes Fünftel zu (18 Prozent). Wie schon im Vorjahr nutzt dagegen praktisch jedes Unternehmen sehr häufig oder häufig E-Mails (100 Prozent), ebenfalls fast alle kommunizieren regelmäßig per Smartphone (94 Prozent). Fast gleichauf befindet sich noch das klassische Festnetz-Telefon (93 Prozent), gefolgt von Videokonferenzen, die inzwischen von zwei Dritteln der Unternehmen regelmäßig genutzt werden (67 Prozent). Vor allem Messenger-Dienste haben an Beliebtheit gewonnen: Sie werden ebenfalls von zwei Dritteln sehr häufig oder häufig für die interne oder externe Kommunikation eingesetzt (66 Prozent, 2024: 61 Prozent).
