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Monday.com versteht sich als eine Art Betriebssystem für Teamarbeit und bietet als Kommandozentrale dazu eine systemunabhängige Teammanagement- und Kommunikationsplattform.

Ein Kernelement in Monday.com [1] sind die sogenannten Boards (Abbildung 1), die sich in einem oder mehreren Arbeitsbereichen anlegen lassen und in Tabellenform Vorlagen für diverse Aufgaben und Workflows enthalten. In den Zeilen finden sich die zu erledigenden Aufgaben, die Spalten führen Verantwortliche, Budgets, Termine, den Status der Bearbeitung und dergleichen mehr auf. Die Boards können öffentlich oder privat sein und stehen generell den dazu jeweils eingeladenen Teammitgliedern offen. Als dritte Option stehen teilbare Boards zur Verfügung, zu denen man Geschäftspartner, Dienstleister oder Kunden unbegrenzt und kostenlos als externen Gast hinzufügen kann. Die jeweilige Gruppe darf das Board dann interaktiv bedienen und ausfüllen.

Abbildung 1: Boards wie dieses bilden das Grundelement in Monday.com. Sie lassen sich vielfältig ausbauen und anpassen.

Vorlagen

Für viele Szenarien existieren vorkonfektionierte Vorlagen für solche Boards, die der Anwender einer großen Bibliothek entnehmen kann. So gibt es zum Beispiel Boards für das Marketing, mit denen sich Social-Media-Kampagnen oder Banner und Landing Pages managen lassen, mit denen man Videoproduktionen (inklusive Vor- und Nachbearbeitung) planen oder den Verlauf einer Kampagne verfolgen kann. Boards für das Projektmanagement ermöglichen unter anderem das Anlegen von Anforderungsbeschreibungen, die Aufgabenverwaltung für Gruppen, die Ressourcenplanung (samt Abhängigkeiten) oder die Definition einer Roadmap für ein Produkt. Besteht das Team hingegen aus Verkäufern oder Kundenbetreuern, bietet eine der Vorlagen die Funktionen eines einfachen CRM-Systems und eine Dokumentenverwaltung. Freelancer werden mit einer Aufgabenplanung oder einem Board für das Verwalten ihrer Einkünfte unterstützt.

Designer können sich mithilfe eines entsprechenden Boards in der Gruppe über ihre Ideen austauschen. Software-Entwickler finden ein Board, um Sprints zu planen oder Tickets und Bug Reports zu verwalten. Die Personalabteilung wird mit Vorlagen für das Recruiting und die Mitarbeiterverwaltung unterstützt, Schulen hilft das Tool bei der Einsatzplanung ihrer Lehrkräfte. Immobilienverwalter finden Boards für die Auflistung ihrer Objekte, die allgemeine Verwaltung kann mit einer Vorlage Events planen und sogar die firmeneigenen Parkplätze managen. Jede der verfügbaren Vorlagen lässt sich flexibel an den eigenen Use Case anpassen.

Für die Boards gibt es verschiedene Ansichten. Eine Alternative zum Standard-Tabellen-View ist etwa die Timeline, die Zeiträume pro Aufgabe abbildet. Die zugehörigen Balken, die jeweils einen zeitlichen Abschnitt symbolisieren, lassen sich verschieben oder in ihrer Größe ändern. Andere Views enthalten unter anderem eine Kalenderansicht, eine Kanban-Ansicht (Abbildung 2) oder eine Darstellung als Formular. Ausgewählte Spalten lassen sich bei Bedarf in ein Diagramm verwandeln.

Abbildung 2: Auch in einer klassischen Kanban-Ansicht können die Boards dargestellt werden.

Ein weiteres Feature von Monday.com sind die Dashboards. Sie bilden neben den Arbeitsbereichen, die die einzelnen Boards enthalten, ein eigenständiges Element. Ein Dashboard kann Daten aus bis zu 50 verschiedenen Boards in dynamischen Widgets konsolidieren. Die Auswahl an möglichen Darstellungsformen enthält beispielsweise eine Batterieansicht zur Statusprüfung von Projekten oder Aufgaben sowie eine Diagrammansicht und eine Übersicht mit der Arbeitsbelastung der Teammitglieder.

Alles in allem gibt es knapp 70 Vorlagen, die sich allerdings auf Verwaltungs- und Planungsaufgaben konzentrieren. Daher benötigt man auch weiterhin Etherpad, wenn man gemeinsam an Texten arbeiten will, und Programmierer brauchen nach wie vor ihre Entwicklungsumgebung. Monday.com managt zwar die Ressourcen, verwaltet Kontakte, organisiert Aufgaben und überwacht Termine, ersetzt aber nicht die spezifischen Werkzeuge, die der Anwender zur Erledigung seiner Aufgaben braucht. Da es aber viele dieser Werkzeuge integrieren kann, fungiert es dabei als zentrale Steuerung.

Abbildung 3: In aufdringlichem Rot hebt Asana das Eingabefeld für Kreditkartendaten hervor, deren Angabe es bereits für das Nutzen einer vollwertigen Testversion einfordert.

Eigene Entwürfe

Wie viele Vorlagen es aber auch immer geben mag, alle Szenarien und Bedürfnisse werden sich nie ad hoc abdecken lassen. Deshalb kann der Anwender Monday.com in vielfältiger Weise konfigurieren und erweitern. So kann man eigene Vorlagen definieren und Vorgänge automatisieren sowie die Software anderer Hersteller integrieren.

Das Einrichten eines maßgeschneiderten Boards ist der einfachste Fall. Dafür legt der Nutzer ein leeres Board an, das zunächst aus einer Aufgabenübersicht mit den Spalten Chat, Person, Status und Datum besteht. Hier lassen sich anschließend sowohl neue Zeilen mit Aufgaben als auch neue Spalten einfügen sowie umbenennen und wieder löschen. Den Spalten ordnet man jeweils einen Wertetyp zu. Zu den grundlegenden Typen, aus denen der Anwender wählen kann, gehören Text, Personen, Zeitleiste, Datum, Kennzeichen (Tag) und Zahlen.

Eine Status-Spalte kann neben Einträgen wie in Arbeit oder erledigt noch für beliebige andere Angaben verwendet werden, die sich auf Kategorien beziehen (Produktarten, Phasen, Bedeutsamkeit, graduelle Ausprägung und so weiter). Daneben existiert eine größere Zahl zusätzlicher Spaltentypen, etwa Checkboxen, Bewertungen, Formeln (Abbildung 4), eine Fortschrittsanzeige, eine Zeiterfassung und frei gestaltbare Ausklapplisten. Andere Spalten können URLs oder auch lokale Links zu hinterlegten Dokumenten oder zu Spalten anderer Boards enthalten. Zudem kann der Board-Designer Elemente frei gruppieren und die Gruppen nach Belieben benennen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Zeilen per Drag & Drop umordnen. Auf diese Weise entsteht ein Board, das vollkommen auf die Bedürfnisse seines Nutzers zugeschnitten ist.

Abbildung 4: Mit einem Formelfeld lässt sich beispielsweise ein Stundensatz mit einer Zeitdauer multiplizieren.

Eine zweite Möglichkeit, Monday.com eigenen Bedürfnissen anzupassen, bieten die sogenannten Automationen. Dabei dient stets ein internes Ereignis als Auslöser für eine vordefinierte Aktion, beispielsweise ein Statuswechsel, ein bestimmter Zeitpunkt, ein Zeitintervall oder eine Anzahl Einträge. Zudem lassen sich die Automationen mit Formelspalten koppeln. So gelingt es beispielsweise, sowohl ein Enddatum automatisch einzutragen, sobald der Status in einer entsprechenden Spalte den Wert completed annimmt, als auch die Abweichung vom geplanten Enddatum in einer Formelspalte zu berechnen. Das reduziert die Anzahl manueller Eingaben in den Boards und senkt die Fehleranfälligkeit.

Die Automationen basieren dabei auf einer größeren Zahl voreingestellter sogenannter Rezepte, die Variablen enthalten. Zu deren Auswahl präsentieren angewählte Ausklappmenüs die infrage kommenden Spalten aus dem eigenen Board. So lässt sich die gewünschte Aktion zusammenklicken, ohne dass der Anwender etwas im herkömmlichen Sinn programmieren müsste (Abbildung 5).

Abbildung 5: Vordefinierte Rezepte mit variablen Einfügestellen für Werte aus den existierenden Boards machen es sehr einfach, eine Integration einzurichten.

Rezepte bilden auch die Grundlage zum Einbinden der Software anderer Hersteller in Monday.com. Die Palette integrierbarer Produkte ist breit und reicht von Software-Entwicklungswerkzeugen wie Jira oder Gitlab über Kommunikations-Software wie G-Mail oder Zoom bis hin zu sozialen Medien wie Facebook oder Linked-In. Ebenfalls an Bord sind bei Bedarf Microsoft Outlook und Teams sowie Dropbox, Slack und Spotify. Manche der fraglichen Produkte, etwa zur Buchhaltung, kennt man hierzulande weniger, doch viele sind auch in Deutschland gebräuchlich.

Das Prinzip der Einbindung ähnelt dem der Automationen. Während es dort interne Ereignisse sind, die eine Aktion anstoßen, handelt es sich hier um Ereignisse in der integrierten Software, die Aktionen in Monday.com triggern. So kann zum Beispiel die Anlage eines Pull Requests in Github die Erzeugung eines verbundenen Items in Monday.com anstoßen (Abbildung 5). Auch der umgekehrte Weg ist möglich, also etwa das Versenden einer E-Mail via G-Mail, nachdem sich in einem Board ein Status geändert hat.

Der Vorteil ist in jedem Fall, dass die Steuerung des Workflows auf einen Punkt– Monday.com – konzentriert bleibt und sich nicht auf verschiedene Applikationen aufsplittet. Das sorgt zugleich für eine höhere Transparenz.

Suchen und Finden

Arbeitet ein Anwender mit mehreren umfangreichen Boards, gewinnen die Such- und Filtermöglichkeiten an Bedeutung. Alle Zeilen und Spalten lassen sich nach Werten durchsuchen, wobei sich die Anzeige bereits während der Eingabe des Suchbegriffs im zugehörigen Textfeld auf die möglichen Suchtreffer eingrenzt.

Zusätzlich zur Suche nach Begriffen lässt sich die Suche auf Personen eingrenzen. Dabei kann man wahlweise in eigenen oder in den Boards der Teammitglieder suchen. Statt global zu filtern, lässt sich die Suche auf die Werte einer bestimmten Spalte beschränken. Das lässt sich auch in eine “Suche überall” umkehren, die bestimmte Spalten ausschließt.

Die verwendeten Filter lassen sich speichern und wieder verwenden. Die gemerkten Suchergebnisse (Ansichten) kann man nicht nur schnell aus einem Ausklappmenü rekapitulieren, sie können auch ihrerseits den Ausgangspunkt für weitere Filter bilden. Auf diese Weise lässt sich die Suche quasi kaskadieren: Die Auswertung erfolgt dann in den Suchergebnissen einer vorangegangenen Filteroperation.

Kommunikationsfunktionen

Kommunikation ist ebenfalls ein wichtiges Thema für Monday.com. Die Software kann einerseits E-Mails verschicken und tut das auch fleißig. Daneben lässt sich etwa G-Mail in Monday.com integrieren. So gelingt es einerseits, automatisch Mails zu verschicken, wenn sich Werte in bestimmten Spalten ändern oder neue Items angelegt werden. Andererseits kann der Anwender auch Items in Monday.com erzeugen, sobald er eine E-Mail mit einem bestimmten Sender, Empfänger, Betreff oder Inhalt empfängt.

Zusätzlich zur Mail-Kommunikation existiert eine Art internes Chat-System, mit dem sich Textnachrichten an einzelne Anwender oder ganze Teams verschicken oder anfordern lassen. Mit einem Klick auf die Sprechblase in der ersten Spalte einer Aufgabenzeile lässt sich eine solche Nachricht (ein sogenanntes Update) aussenden, die zum Beispiel den Status kommentiert (Abbildung 6). Wer die Diskussion von Angesicht zu Angesicht bevorzugt, kann schließlich direkt aus Monday.com heraus sogar einen Zoom-Videoanruf starten.

Abbildung 6: Mit einem Klick kann ein Teammitglied ein Update hinterlassen oder um ein solches bitten.

Fazit

Monday.com bietet eine in weiten Grenzen an individuelle Bedürfnisse anpassbare Unterstützung für die Zusammenarbeit in Teams. Für viele gängige Einsatzfälle gibt es speziell gestaltete Vorlagen. Häufige Arbeiten lassen sich automatisieren, eine Reihe in verschiedenen Branchen gängiger Applikationen integrieren. Für den Informationsaustausch im Team stehen verschiedene Kommunikationswege offen.

Bei Problemen mit Monday.com kann sogar eine deutsche Firma Hilfestellung leisten: Tmnxt [5], eine Business Unit der Stuttgarter Demicon GmbH, ist zertifizierter Monday.com-Partner und unterstützt bei der Evaluation sowie beim Design und der Implementation kundenspezifischer Lösungen.