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Vielen Anwendern, die sonst allmorgendlich ins Büro fahren, beschert die Corona-Krise jetzt Heimarbeit. Wer auch vom Schreibtisch zu Hause aus produktiv agieren will, braucht einige Tools. Eine Auswahl gibt es jetzt drei Monate lang kostenlos.

Frischgebackenen Heimarbeitern bietet das Nürnberger Systemhaus Netways derzeit ein Chat-Programm, eine Speicher-Cloud und eine Videokonferenz-Software für begrenzte Zeit kostenlos an. Damit kann eine Gruppe von Kollegen sowohl die interne Kommunikation als auch den Dateiaustausch recht effektiv abwickeln.

Die Dienste werden auf Servern des Anbieters gehostet, wodurch Installation und Grundkonfiguration entfallen. Weder braucht man einen eigenen Server, noch muss man sich um dessen Erreichbarkeit via Internet kümmern. Die Administration übernimmt der Anwender in eigener Regie, was selbst Teilzeit-Admins relativ problemlos gelingt. Die Einstellmöglichkeiten rangieren dabei zwischen kaum vorhanden und überschaubar; dieser Artikel soll bei den ersten Schritten helfen.

Nach dem Aufruf der Seite https://my.nws.netways.de kann man über den Button Registrieren rechts oben ein neues Konto erstellen, ohne dazu Kreditkartendaten oder ähnliches hinterlegen zu müssen. Danach gelangt man auf eine Seite, auf der sich durch einen einfachen Klick auf entsprechende Logos verschiedene Applikationen installieren lassen. Trägt der Anwender bei den dafür freigegebenen Apps in das Feld Promo Code den String StayAtHome ein, dann bleiben diese ab Installation drei Monate lang kostenlos (Abbildung 1).

Abbildung 1: Die Übersichtsseite des Netways-Angebots mit den drei installierten Applikationen.

Zuvor wäre zu überlegen, ob man jedes der zeitweilig kostenlosen Angebote tatsächlich braucht. So bringt etwa Nextcloud eine Chat- und Videotelefonielösung in Gestalt einer internen App namens Talk mit. Kommt man damit aus, kann man sich die spezialisierten Komponenten Rocket.Chat und Jitsi samt des Einrichtens entsprechender Benutzer schenken.

Die zur Verfügung gestellten Dienste funktionieren unabhängig voneinander, es gibt also weder eine applikationsübergreifende Benutzer- und Rechteverwaltung noch ein Single Sign-on. Wer das Angebot ausreizen will und alle Komponenten installiert, der muss zumindest in Rocket.Chat und Nextcloud jeweils dieselben Benutzer einrichten. In jedem Fall gibt es einen vorkonfigurierten Admin-Account mit sicherem Passwort, das man in der GUI über das Icon Zugang erfragt.

Für die spezialisierten Komponenten spricht deren größerer Funktionsumfang. So lässt sich etwa Rocket.Chat in das Teamwork-Tool Confluence, in die CI/CD-Suite Bamboo oder in die Projektverwaltung Jira sowie in zahlreiche weitere Anwendungen integrieren.

Rocket.Chat

Die erste Komponente des Netways-Angebots, die Chat-Software Rocket.Chat, lässt sich nicht nur im Webbrowser nutzen: Es gibt einen Desktop-Client (Abbildung 2) für alle gängigen Linux-Distributionen, Windows und MacOS sowie eine Android- und eine iPhone-App. Beim ersten Start des Clients trägt der Nutzer zunächst den Hostnamen des Chat-Servers ein (etwa https://4xxx-rocketchat-3xxx-web.nws.netways.de), den ihm der Admin mitteilen muss. Danach kann sich jeder Anwender über den gewählten Client selbst einen Account mit Benutzernamen und Passwort anlegen.

Abbildung 2: Ein Desktop-Client für Rocket.Chat unter Ubuntu. Ähnliche Clients gibt es für viele Plattformen.

Bei den ersten Schritten verwirrt eine inkonsistente Terminologie. In Rocket.Chat findet alle Kommunikation in sogenannten Channels statt, die die Dokumentation zuweilen auch als Chat Rooms und hin und wieder als Gruppen bezeichnet. Davon gibt es drei Sorten: Public Channels, Private Groups und Direct Messages. Daneben kann sich ein Chat Room (aka Kanal) noch in mehrere Discussions gliedern, so etwas wie Subchannels. Um die Konfusion komplett zu machen, findet sich eine Auflistung der Channels / Rooms / Groups im durch eine Weltkugel symbolisierten Rocket.Chat-Menü unter dem Punkt Directory.

Öffentliche Kanäle stehen allen offen. Zu Private Groups oder Discussions hat nur Zugang, wen entweder der Initiator des Kanals (dessen Owner) oder der Admin einlädt. Wer vom Owner eingeladen wird, findet anschließend einen Join-Button vor, der ihm Zutritt verschafft. Direct Messages sehen nur jeweils zwei Teilnehmer, die dazu eine Eins-zu-eins-Beziehung aufbauen. Daneben gibt es Sonderfälle wie die Broadcast-Kanäle, in denen nur eingeladene User schreiben dürfen, mit Ausnahme einer Entgegnung auf ein anderes Posting – das steht dort jedem frei. Nur-Lese-Kanäle gibt es ebenfalls.

Kanäle oder Diskussionen darf jeder Nutzer einrichten. Es empfiehlt sich aber, diesen Job dem Admin zu überlassen oder sich zumindest abzusprechen: So bleibt transparent, wer wo mit wem worüber reden kann. Insgesamt erfordert es also nur ein paar Handgriffe, um mit dem Chatten loszulegen. Besonders für Diskussionen und die gemeinschaftliche Meinungsbildung ist das wesentlich effektiver als etwa E-Mails.

Nextcloud

Für den Austausch digitalisierter Dokumente aller Art (Texte, Fotos, PDFs, Charts, Tabellen, etc.) bietet sich Nextcloud an. Man kann es ebenfalls im Webbrowser benutzen, alternativ aber auch einen Client installieren. Letzterer legt unter Linux im Home-Verzeichnis einen Ordner Nextcloud an, den er mit einer Freigabe synchronisiert. Änderungen an Dateien im lokalen Nextcloud-Ordner werden also auf den Server übertragen und umgekehrt. Übrigens kommt auch ein Owncloud-Client – sollte der bereits installiert sein – mit dem Nextcloud-Server zurecht.

Zur Inbetriebnahme muss der Admin zuerst auf dem Server eine Verzeichnisstruktur anlegen, die er freigeben möchte. Für den Zugriff autorisiert er entweder einzelne Benutzer oder eine Benutzergruppe. Die Benutzer oder die Gruppe müssen dazu bereits existieren, weshalb der Admin zuerst alle Benutzer einrichtet.

Dazu klickt er von der App-Übersicht ausgehend auf Nextcloud und dann ganz rechts auf das Initial A (für Administrator). Aus dem zugehörigen Menü wählt er den Punkt Benutzer und kann nun neue User anlegen (Abbildung 3). An die dabei hinterlegten E-Mail-Adressen verschickt das System jeweils eine Einladung, die auch die Adresse des Servers enthält (Abbildung 4).

Abbildung 3: Der Dialog zum Anlegen neuer Benutzer für Nextcloud.

Abbildung 4: Eine solche Einladung erhalten alle in Nextcloud neu angelegten Benutzer automatisch.

Über den Dateiaustausch hinaus lässt sich Nextcloud noch mit kleinen internen Apps erweitern, etwa um die bereits erwähnte Chat-Funktion. Daneben gibt es beispielsweise eine Anwendung, die diverse Kalender anzeigen kann, sowie eine Fotogalerie.

Jitsi

Die größten Stolperfallen harren bei der Nutzung des Videokonferenzdiensts Jitsi. Das beginnt schon damit, dass hier die Bedienoberfläche von Netways intransparent vom sonstigen Prozedere abweicht. Klickt man auf der Startseite links auf den entsprechenden Eintrag, startet keineswegs die Applikation, obwohl es so aussieht.

Tatsächlich landet der Anwender aber in einem Preview-Modus, dessen Sinn sich nicht erschließt, da die Vorschau sich lediglich auf den Anmeldedialog bezieht. Der lässt sich zwar im Demo-Modus absolvieren und produziert bei falschem Passwort auch eine Fehlermeldung, danach passiert aber nichts mehr. Ursprünglich konnte der Nutzer nirgends erkennen, dass er dem Preview-Modus auf den Leim gegangen war; nach unserer diesbezüglichen Intervention bei Netways weist jetzt wenigstens ein Popup darauf hin. Um den Preview-Modus zu umgehen, darf man also nicht, wie sonst üblich, auf der Startseite die Anwendung anklicken. Vielmehr gilt es, in die Adressleiste des Browsers eine URL einzutippen, die man dem Tab Zugang entnimmt.

Anschließend lauert der nächste Fallstrick. Eine völlig falsche Kombination aus Benutzername und Passwort führt zu einer Fehlermeldung. Versucht man es stattdessen mit den Credentials aus Rocket.Chat, erhält man keine Fehlermeldung – aber auch keine Verbindung. Der Anwender muss hier zwingend admin und das voreingestellte Passwort benutzen, das der Zugangsreiter verrät. Darüber hinaus kann sich der verwendete Webbrowser als Problem erweisen. Am besten funktioniert wohl Google Chrome; bei anderen Browsern wie Mozilla Firefox berichten einige Anwender von Problemen.

Nach dem Umschiffen dieser Untiefen kann es endlich losgehen; Benutzer braucht man diesmal nicht anzulegen. Stattdessen schickt der Admin den potenziellen Teilnehmern eines Meetings per E-Mail eine Einladung. Den dazu nötigen Link findet er in seinem Jitsi-Fenster. Ansonsten hat der Admin hier keinerlei Konfigurationsmöglichkeiten. Das vereinfacht die Bedienung, beraubt den Anwender aber auch der Möglichkeit, den Video-Chat auf seine Bedürfnisse maßzuschneidern.

Im Betrieb glänzt Jitsi mit einigen Schmankerln, wie der an die nutzbare Bandbreite anpassbaren Videoauflösung sowie einem integrierten Text-Chat. Als besonders praktisch erweist sich die Wortmeldefunktion, die gerade in größerer Runde verhindert, dass sich die Teilnehmer ständig ungewollt ins Wort fallen.

Fazit

Mit der kleinen Werkzeugsammlung unterstützt Netways alle, die die Corona-Krise zu Heimarbeitern gemacht hat. Kommunikation und Dateiaustausch sind damit auf praktikable Weise gewährleistet. Wer Gefallen an den Werkzeugen findet, kann sie nach drei Monaten kostenpflichtig weiter nutzen und dabei alle inzwischen gespeicherten Daten und Chat-Verläufe behalten. Die Tools lassen sich über die gemeinsame Weboberfläche gut bedienen, mit Abstrichen bei Jitsi, das auf irreführende Weise vom Bedienkonzept abweicht.