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Auch in einem kleinen Büro trudeln täglich zahllose Briefe, E-Mails und PDFs ein. Um nicht in der Flut an Dokumenten zu ertrinken, macht sich der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen bezahlt.

Seit mehr als zehn Jahren proklamiert die Industrie mittlerweile das papierlose Büro, helfen dabei sollen unter anderem spezielle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese versprechen, beliebige Schriftstücke ohne meterlange Aktenregale zu verwalten, arbeiten meist als Client-Server-Anwendungen und ihre Nutzer greifen mit Hilfe eines Datenbank-Backends darauf zu.

Doch die meisten dieser DMS-Applikationen sind in mittleren und großen Unternehmen zu Hause und für den Einsatz in kleinen Heimbüros hoffnungslos überdimensioniert. Noch schwieriger wird es, wenn Linux-Support auf der Anforderungsliste steht. Dennoch macht sich die aktuelle Bitparade auf die Suche nach DMS-Systemen für Linux-Arbeitsplätze, die ohne zeitaufwändige Einarbeitung und permanente Wartung auch das Ein-Mann-Büro entlasten.

Anforderungen

Im Idealfall soll das DMS-System den Weg eines Dokuments von seiner Entstehung über seinen gesamten Lebenszyklus bis hin zur Vernichtung abbilden. Dabei geht es längst nicht mehr nur um gedruckte Dokumente, sondern ebenso um Dateien, die in unterschiedlichen Formaten elektronisch vorliegen, also beispielsweise als E-Mails.

Das DMS-System dient dabei nicht nur als Archivierungssystem, das mit Hilfe von Schlagwörtern oder auch über Datumsstempel oder anderer Attribute den schnellen Zugriff auf die Archive ermöglicht. Es soll auch den Informationsfluss in Organisationen optimieren, indem es Verteilungsmechanismen für berechtigte Empfänger einführt, Dokumente verknüpft oder Zugriffe überwacht.

Ein modularer Aufbau soll zudem das problemlose Weiterverarbeiten von Dokumenten in Anwendungen Dritter ermöglichen, zu denen etwa gängige Office-Suiten oder ECM-Systeme (Enterprise Content Management) gehören.

Immer wichtiger wird zudem die Multiplattform-Fähigkeit, die den Einsatz der Clients auf mobilen Geräten wie Tablets gestattet. Dazu zählen heute auch Cloud-Anbindungen, um unabhängig von einer stationären IT auf die Dokumente im DMS zuzugreifen. Nicht zuletzt sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz außerdem gesetzliche Vorgaben zur Archivierung zu erfüllen.

Im Kleinbüro

Kleine Büros benötigen in der Regel keine großen DMS-Systeme. Die sind meist schwierig zu installieren und zu konfigurieren und bedürfen obendrein regelmäßiger Wartung. Doch auch Alternativen für kleine Büros sollen Eingangsquellen wie etwa gedruckte Dokumente, Dateien verschiedener Formate und gespeicherte E-Mails problemlos verarbeiten. Dazu bringen sie im Idealfall auch ein Scanmodul mit, welches das Einlesen und die Texterkennung von gedruckten Vorlagen ermöglicht. Das Verschlagworten und andere Ablagefunktionen gehören ebenso zur Domäne von DMS-Systemen. Ergänzend sollte es Schnittstellen für die wichtigsten Office-Suiten geben (siehe auch Tabelle 1).