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Viele Vorhaben in der IT werden innerhalb von Projekten realisiert. Deren Management ist oft keine einfache Sache, vieles kann schiefgehen. Aber eine Reihe von Best Practices beugt Fehlern vor.

Schon oft wurde untersucht, welche Faktoren über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Ein Faktor, der in vielen Studien an erster Stelle steht, führt deshalb auch die Liste der Best Practices an:

Kommunikation

Wichtig ist, vom ersten Tag an wirklich alle Beteiligten einzubeziehen: Teammitglieder, Manager, Sponsoren, Kunden, Anwender und wer sonst noch in Frage kommt. Dabei geht es durchaus nicht nur um das rechtzeitige und sachgerechte Sammeln, Verteilen und Speichern von Projektinformationen, sondern auch um die menschliche Seite. Entscheidend ist, dass sich jeder Projektbeteiligte einbezogen und gut informiert fühlt. Auch ein Kick-off-Meeting kann hier gute Dienste leisten. Dabei gilt es, ein gemeinsames Ziel zu bestimmen, Rollen und Verantwortungen zu verteilen und festzulegen, wie Erfolge zu messen sind.

Alle Projekte gehen mit Risiken unterschiedlicher Art um. Nützlich ist dabei – zumindest bei größeren Projekten – ein:

Risk Response Team

Das sollte im Problemfall die erste Verteidigungslinie bilden. Es identifiziert und bewertet Risiken und plant Gegenmaßnahmen. Damit ähnelt seine Rolle der von Incident Response Teams in anderen Bereichen der Wirtschaft, die bei Stromausfällen, Naturkatastrophen oder Unfällen die Folgen eindämmen. Im Vorfeld sind die wichtigsten Risiken zu identifizieren und die Wahrscheinlichkeit für ihr Eintreten abzuschätzen.

Als wesentlich für den Projekterfolg erweist sich eine genaue:

Ressourcenplanung

Ein detaillierter Arbeitsplan unter Berücksichtigung von Umfang, Zeitplan und Budget bildet den Ausgangspunkt jedes Projekts. Dabei muss alles schriftlich festgehalten sein, um die Übersicht zu behalten und jederzeit Entscheidungen nachvollziehen zu können. Außerdem vermeidet man so Scope Creep, also die schleichende Auftragserweiterung, die sich zwangsläufig negativ auf die Kosten und Termine auswirkt. Divergierende Ziele einzelner Beteiligter sind zu diskutieren und einvernehmlich zu bereinigen, am Ende müssen alle der Definition der Ziele und der zu erbringenden Leistungen zustimmen.

Sind alle Ziele erfasst, gilt es, sie zu priorisieren und die Aufgabendauer einzuschätzen. Daraus ergibt sich ein Zeitplan nebst Festlegung von Abhängigkeiten. Hilfreich ist es, Meilensteine festzulegen, die kritische Termine während des Projekts markieren.

Im Verlauf des Projekts kann es sich als notwendig erweisen, den Plan dynamisch anzupassen. Dabei jongliert der Projektmanager mit Kosten, dem Projektumfang und dem Zeitplan. Wenn er eine dieser Größen ändert, dann ändert sich zwangsläufig mindestens eine der beiden anderen Größen mit.

Auch die besten Ziele sind wenig wert ohne wiederholte:

Kontrolle

In regelmäßigen Abständen ist der Projektfortschritt zu kontrollieren. Dazu können schon kurze Stand-up-Meetings ausreichen. Dabei ist es ausschlaggebend, kurz und bündig zu bleiben: Was hat das Team gestern erreicht? Welches sind die nächsten Aufgaben? Wer ist ins Stocken gekommen und wie können wir das ändern? Auf diese Weise lassen sich Hindernisse und Engpässe schnell erkennen und aus dem Weg räumen.