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Freiberuflern, Startups oder Teams, die nur temporär an einem Projekt zusammenarbeiten, fehlt oft eine gemeinsame Infrastruktur. Dank Online-Kollaborationstools kommen Mitarbeiter im virtuellen Büro zusammen. Zwei Vertreter für den eigenen Server treten im Test gegen zwei Cloudlösungen an.

Der eine arbeitet im Firmenbüro, der andere beim Kunden vor Ort, der nächste im Strandcafé – damit ein verteiltes Team nicht mühsam Dateien, Statusaktualisierungen, Fragen und Ähnliches per Mail verschicken muss, gibt es Online-Kollaborationstools. Sie organisieren Termine und Abläufe, geben Zugriff auf notwendige Dokumente, verteilen Aufgaben und halten Diskussionen fest. Die Bitparade stellt vier Kandidaten für standortübergreifende Zusammenarbeit in Projekten vor. Die Systeme erfinden die Einzelfunktionen nicht neu, vereinen sie aber unter einem Dach und vermeiden damit Reibungsverluste.

Als Kandidaten treten mit Redmine [1] und Open Project [2] zwei Open-Source-Projekte für den eigenen Server gegen die beiden kommerziellen Clouddienste Basecamp [3] und Zoho Projects [4] an. Die ersten beiden Programme installierten die Tester auf einem typischen LAMP-Server mit Debian Wheezy 7.7.

Redmine

Den ersten Testkandidaten gibt es seit 2006. Redmine [1] ist in Ruby on Rails implementiert und steht unter der GPLv2. Die Software ist merklich vom Bugtracker Trac inspiriert. Da die Redmine-Pakete in den meisten Distributions-Repositories veraltet sind, spielten die Tester die aktuelle Version 2.6 vom 21. Oktober 2014 aus den Quellen ein und folgten dazu einer Anleitung aus der Howto-Sammlung [5]. Neben Apache, MySQL und einem Mailserver benötigt das Programm Ruby 1.8.7, Rails 3.2, Ruby Gems, Passenger, Imagemagick und Rmagick.

Anwender, die mit der Anleitung zum Ruby-Paketbau unter Debian Stable arbeiten, sollten beim »checkinstall« -Aufruf darauf achten, die Versionsnummer zu korrigieren, da beim Bestätigen der Standardwerte der Vorgang abbricht. Sobald die Eingabemaske »Debian package creation selected« auftaucht, gibt der Admin »3« ein und ändert »p547« zu »547« .

Der Rest läuft wie beschrieben weiter; allerdings ist die Installation der einzelnen Ruby- und Gem-Komponenten etwas zäh. Wer sich bis zur Apache-Konfiguration durchgehangelt hat, ruft abschließend die neue Redmine-Instanz im Browser auf und loggt sich mit dem Benutzernamen und Passwort »admin« ein.

Nach dem Ändern des Kennworts wendet sich der Admin der Einrichtung zu. Redmine ist in rund 50 Sprachen übersetzt, darunter auch Deutsch. Im Bereich »Anzeige« entscheidet er, ob die Standardsprache automatisch für alle Benutzer gilt und in welchem der drei Themes sich die Oberfläche präsentiert.

Wer einen ganz anderen Look bevorzugt, findet im Redmine-Wiki einen Artikel [6], der zu anderen Themes verlinkt und erklärt, wie man diese einbindet oder eigene entwickelt. In der Liste der veröffentlichten Themes sind auch solche mit einem responsiven Design. Im Dialog »Anzeige« entscheiden Systemverwalter auch, ob Redmine für die Benutzer Gravatar-Icons verwendet – Voraussetzung ist ein Account bei dem Dienst [7].

Zuständigkeiten

Redmine-Admins richten Benutzer, Gruppen und Rollen in ihrem Dashboard ein. »Manager« dürfen innerhalb der Projekte alles, »Entwickler« unterliegen einigen Einschränkungen. Ihnen ist es nicht gestattet, Projekte zu starten oder neue Dokumente anzulegen. »Reporter« dürfen im Forum mitreden und ihre Zeiten buchen, sonst aber nur mitlesen. Administratoren passen die Befugnisse der Rollen nach Belieben an (Abbildung 1) und erzeugen bei Bedarf neue Benutzerrollen, denen sie selbst Rechte zuweisen. Redmine kennt zudem Nichtmitglieder und nicht angemeldete Besucher, die jeweils eigene Rollen haben.

Abbildung 1: Redmine-Admins passen über diesen Dialog die Berechtigungen der einzelnen Rollen an. Das ausgeklügelte System hat auch der Ableger Open Project übernommen.

Beim Anlegen eines neuen Projekts vergibt der Nutzer einen Namen, eine später unveränderliche Kennung und wählt Module aus. Redmine bietet alles, was ein Kollaborationstool braucht: eine Aufgabenverwaltung (Ticket-Verfolgung genannt), einen Kalender, Diskussionsforen sowie eine rudimentäre Dokumenten- und Dateienverwaltung. Dazu kommen ein Projektwiki, eine News-Funktion und Auswertungstools. Ganz unten im Dialog aktivieren Nutzer im Bereich »Tracker« die Checkboxen »Fehler« , »Feature« und »Unterstützung« – eine etwas holprige Übersetzung für »Support« .

Der einem Tracker zugeordnete Workflow legt fest, welche Benutzerrollen dem Ticket Feedback hinzufügen, seinen Bearbeitungsstatus ändern oder es schließen dürfen. Hier werden die Bugtracker-Wurzeln des Systems deutlich: Termine und Aufgaben verwaltet Redmine als Tickets und ordnet sie einem Tracker zu. Dieser wiederum gehört zu einem Workflow, und der entscheidet, welche Stufen ein Ticket durchläuft. Ein frisch angelegtes hat den Status »Neu« . Sobald jemand einträgt, zu wie viel Prozent die Aufgabe erledigt ist, verändert sich der Status. Redmine kennt die Zustände »In Bearbeitung« , »Gelöst« , »Erledigt« und »Geschlossen« .

Anspruchslos

Beim Anlegen von Tickets weisen Nutzer sie einem Bearbeiter oder einer Gruppe zu. Zusätzlich wählen sie die Priorität und eine Kategorie, definieren den Start- und den Endtermin und tragen den geschätzten Aufwand ein. Per Klick wandern Beobachter hinzu. Tickets können übergeordnete Aufgaben enthalten. Eine Autovervollständigungs-Funktion hilft beim Ausfüllen des Feldes. Redmine stellt Querverbindungen zwischen den Tickets her; im Kalender sehen Mitarbeiter entweder alle Aufgaben ein oder filtern nach Tracker, Priorität, Zuständigkeit und anderen Parametern (Abbildung 2).

Abbildung 2: In der Kalenderansicht filtern Benutzer die Redmine-Aufgaben nach Status, Tracker, Priorität, Zuständigkeiten, geschätztem Aufwand und anderen Kategorien.

Redmine erzeugt Gantt-Diagramme und Berichte. Vor allem die Grafiken verschaffen allen Beteiligten einen guten Überblick darüber, wie es um das Projekt steht und ob sie alle Termine einhalten können. Die Bilder exportiert Redmine per Knopfdruck in PDF- und PNG-Dateien. Auch im Bereich »Gantt-Diagramm« gibt es Filteroptionen. Praktisch: Wer die Tickets eines Projekts hier nach eigenen Kriterien sortiert hat, kann die Abfrage abspeichern und so jederzeit wieder auf den Schirm rufen.

In der Grundeinstellung ist die Dokumentenverwaltung äußerst schlicht gehalten. Anwender tippen ihre Texte in ein Wysiwyg-Editorfenster. Redmine setzt auf die Markupsprache Textile. Optional hängen sie Dateien als Attachments an und geben Beschreibungen ein. Die Tester scheiterten dabei, diese nachträglich zu setzen oder zu verändern, nachdem sie das Uploadfenster unabsichtlich geschlossen hatten.

Redmine nimmt Word- und Libre-Office-Dokumente sowie PDFs, HTML-, Text-, MP3- und Ogg-Vorbis-Dateien an. Die maximale Dateigröße ist in der Voreinstellung auf 5  MByte begrenzt. Anpassen lässt sich dieser Wert über »Administration | Konfiguration « auf dem Reiter »Allgemein« .

Redmine stellt Dateien einfach als lange Liste dar. Es ist schade, dass Anwender im unmodifizierten System Dateien nicht unproblematisch mit Tickets verknüpfen können. Im Textile-Editor verlinken sie lediglich zu Seiten des internen Wiki. Etwas mehr Komfort verschafft das Plugin DMSF (Document Management System Features), das unter anderem eine hierarchische Verzeichnisstruktur und eine Versionskontrolle bereitstellt [8].

Außerdem können Benutzer ihre Dokumente gegen gleichzeitiges Bearbeiten schützen, per Drag  &  Drop sortieren und mehrere Dateien als Zip-Archiv herunterladen. DMSF integriert eine Xapian-Suche über alle Dokumente und deren Anhänge und benötigt dazu Xpdf, Antiword, Catdoc und natürlich Xapian.

Erweiterbar

News und Foren sind als Atom-Feed erhältlich, die Ticket-Übersicht bietet zusätzlich den Export in die Formate CSV und PDF. Der Kalender bleibt in der Standardinstallation unerreichbar von außen. Damit Projektmitarbeiter die Termine im Ical-Format in ihre persönlichen PIM-Tools übertragen können, benötigen sie das Redmics-Plugin [9]. Ebenfalls nur über Erweiterungen erhältlich sind Importfunktionen.

Wer beispielsweise CSV-Dateien hochladen oder Aufgaben (Tickets) per Mail ans System senden möchte, sollte einen Blick auf die Plugins CSV Import Users und Issue Importer Plugin werfen, die beide über die zentrale Anlaufstelle der Redmine-Projektseite erhältlich sind [10]. Rund 600 Erweiterungen waren dort bei Redaktionsschluss erhältlich, davon über 100 für die Redmine-Version 2.6. Neben den erwähnten Plugins warten dort auch solche, die einfache Checklisten, Funktionen für agile Programmierung und ein CRM-System nachrüsten.

Ausbaufähig

Um eine Erweiterung zu installieren, wenden sich Systemverwalter der Shell auf ihrem Server zu und wechseln ins Plugin-Verzeichnis »/opt/redmine/plugins« . Hier entpacken sie das heruntergeladene Archiv oder checken das entsprechende Git-Repository aus. Anschließend rufen sie folgenden Befehl auf:

rake redmine:plugins:migrate RAILS_ENV=production

Danach führen sie einen Redmine-Reboot durch, indem sie entweder den Webserver selbst neu starten oder – sofern ihnen dazu die Berechtigung fehlt – eine Datei namens »restart.txt« im »tmp« -Verzeichnis der Redmine-Installation anlegen:

touch /opt/redmine/tmp/restart.txt

Die Admin-Weboberfläche zeigt das neue Plugin nun unter »Administration | Plugins« an. Leider halten sich nicht alle Erweiterungen an diese Vorgehensweise. Im Zweifelsfall orientieren sich Nutzer an den jeweiligen Anleitungen.

Etwas mau sieht es mit der Integration weiterer Clouddienste aus. Plugins, die Redmine beispielsweise mit Dropbox verknüpfen, sind veraltet und arbeiten nicht mit der aktuellen Version zusammen. Firmen wie Zapier [11] füllen die Lücke. Sie verbinden Redmine-Tickets mit dem Google-Kalender oder dem Notiztool Evernote. Die lange Liste der externen Tools auf der Redmine-Homepage [12] enthält Links zu iPhone-, Android- und Windows-Phone-Apps, Desktopclients, Browser-Erweiterungen und vieles mehr.

Open Project

Der zweite Kandidat ist ein indirekter Redmine-Abkömmling. Open Project [2] ist ein Fork von Chili Project [13], das wiederum von Redmine abstammt. Die Entwicklung von Chili Project scheint zu stagnieren, die letzte Release stammt vom März 2013. Open Project steht unter der GPLv3 und arbeitet seit 2012 eigenständig. Im selben Jahr gründete sich die Open Project Foundation; der Verein organisiert unter anderem Fördermittel für ein hauptamtliches Programmiererteam. Die Entwicklung schreitet zügig voran und es erscheinen regelmäßig neue Versionen und Bugfixes. Die Tester spielten die Version 4.0.2 vom 19. November 2014 ein und folgten dazu der Anleitung auf der Projektseite.

Während die Installation und Einrichtung von Redmine den größten Teil eines Arbeitstags verschlang, war Open Project nach zirka 30 Minuten einsatzbereit. Open Project bietet für Debian, Ubuntu, Fedora, Cent OS und Red Hat fertige Pakete in einem eigenen Repository an. Diese ziehen auf einem nackten Server ohne fertig eingerichtete LAMP-Umgebung andere Komponenten nach.

Das Programm benötigt neben Apache, MySQL und Ruby einen Application Server wie Unicorn oder Passenger, Rails, Subversion, Git, Imagemagick und Rmagick. Sobald alle Pakete eingespielt sind, ruft der Admin auf der Shell den Einrichtungsassistenten auf:

openproject configure

Zur ersten Anmeldung im Webinterface geben Anwender »admin« als Benutzernamen und Passwort ein. Das Kennwort und die Sprache ändern sie danach im Bereich »Mein Konto« . Open Project unterstützt derzeit Englisch und Deutsch, wobei die deutsche Übersetzung noch ein paar Lücken aufweist. Weitere Sprachen fügen Admins über das Plugin-System hinzu [14]; rund 30 Übersetzungen waren bei Redaktionsschluss in verschiedenen Stadien verfügbar.

Im Auslieferungszustand enthält die Software ein einziges Theme namens »OpenProject« . Eine zentrale Liste mit weiteren Looks gibt es nicht. Wer die Suchmaschine der Wahl bemüht, findet im Netz einige Personalisierungen von Drittanbietern, zum Beispiel Shiny [15]. Eine unvollständige Anleitung zum Eigenbau bezeichnen andere Nutzer in den Open-Project-Foren als “möglicherweise überholt”.

Der Open-Project-Admin richtet Benutzer, Gruppen und Rollen über die entsprechenden Menüpunkte im Dashboard ein. An keiner Stelle ist die Verwandtschaft zu Redmine deutlicher als hier – während Open Project ansonsten deutlich modernisiert daherkommt, haben die Entwickler das Accountsystem fast komplett übernommen.

Auch hier stehen die drei Benutzertypen »Manager« , »Member« und »Reader« zur Verfügung. Hinzu kommen die beiden Rollen »Non member« und »Anonymous« für Anwender ohne Konto. Die Gruppen dienen dazu, Berechtigungen für mehrere Nutzer ohne großen Klickaufwand einzurichten. Ein Einzelaccount erhält per Klick in die entsprechende Checkbox im Profil Administratorrechte. Open Project nutzt Gravatar [7] für die Benutzericons.

Bevollmächtigt

Über das Dashboard gelangen Anwender zur Abteilung »Projekte« , wo sie bestehende erreichen und neue anlegen. Neben einem Namen und einer Beschreibung wählen sie Module aus, die später in der linken Seitenleiste der Projektansicht auftauchen; im Angebot sind »Arbeitspaket-Verfolgung« , »Wiki« , »Kalender« , »Dokumente« , »Zeiterfassung« , »Projektarchiv« , »Timelines« , »Aktivität« , »News« , »Foren« und »Backlogs« . Wie auch bei Redmine ist der Kalender nur lesbar. Neue Einträge wandern automatisch hinein, wenn Anwender ein so genanntes »Arbeitspaket« erstellen. Dabei handelt es sich um einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts.

Nach dem Klick auf »Neues Arbeitspaket« öffnet sich ein Dialog, in dem Nutzer zunächst einen Typ aussuchen. Auch in der deutschen Variante bietet Open Project hier die englischen Bezeichner »Task« , »Deliverable« , »Milestone« , »Phase« , »Bug« und »Feature« an.

Das Feld »Übergeordnete Aufgabe« enthält eine Autovervollständigungs-Funktion: Es reicht aus, die ersten Buchstaben des Arbeitspaket-Titels zu schreiben, Open Project schlägt dann passende Kandidaten vor (Abbildung 3). Die restlichen Felder nehmen den Status, den Verantwortlichen, Beginn- und Abgabedatum sowie den geschätzten Aufwand auf.

Abbildung 3: Beim Erstellen eines neuen Arbeitspakets unterstützt Open Project den Anwender mit einer Autovervollständigungs-Funktion, die »Übergeordnete Aufgaben« anbietet.

Für Diskussionen steht ein einfaches Forum zur Verfügung und im integrierten Wiki schreiben Teammitglieder ihr Wissen für andere nieder. Beide Module nutzen die Textile-Markupsprache; ein Wysiwyg-Editor hilft beim Schreiben. Das Entwicklerteam hat das Dokumentenmanagement aus dem Basissystem entfernt. Bei Bedarf integrieren Admins es wieder über ein Plugin. Dieses bietet allerdings nicht mehr als die einfache Dokumentenverwaltung bei Redmine. Ein eigenes Modul für Dateien, wie es der Konkurrent besitzt, fehlt ebenso wie eine integrierte Versionskontrolle. Auch die ist nur über ein externes Plugin erhältlich.

Anschaulich

Die Auswertung der Projekte und der Projektfortschritte ist bei diesem Testkandidaten besonders gut gelungen. Einen schnellen Überblick verschafft »Arbeitspakete | Zusammenfassung« , und das Modul »Zeitpläne« enthält sogar detaillierte Aufstellungen samt grafischer Timeline (Abbildung 4). Mit dem Schieberegler passen Nutzer die Größe an, über Dropdownmenüs wählen sie das Intervall, die gestrichelte rote Linie zeigt den aktuellen Tag an. Die einzelnen Arbeitspaket-Typen haben unterschiedliche Symbole und Farben. Der Administrator bearbeitet bei Bedarf die Farbe der Icons im Bereich »Typen« .

Abbildung 4: Wirklich gut gelungen ist die Fortschrittsanzeige bei Open Project. Die Timeline zeigt alle Typen des Arbeitspakets mit farbigen Symbolen an; den aktuellen Tag repräsentiert die gestrichelte Linie.

Die Aufstellung der Arbeitspakete exportieren Anwender über das Zahnradsymbol oben rechts als PDF- und CSV-Dateien. Zusätzlich stehen hier, im Modul »Aktivität« , für die News, das Projektarchiv und die Diskussionsforen Atom-Feeds bereit, sofern der Admin dies unter »Konfiguration | Allgemein« aktiviert hat. Dort beeinflusst er ebenfalls die Anzahl der Einträge für die Feeds.

Eine Exportfunktion für den Kalender ist nicht vorhanden. Auf Nachfragen im Open-Projects-Forum antworteten die Entwickler, dass ein solches Feature in naher Zukunft nicht geplant sei. Dürftig sieht es derzeit auch bei den Importmöglichkeiten aus. Über den Task Connector [16] verbinden Anwender Microsoft-Powerpoint- und Microsoft-Project-Dateien mit der Software.

Insgesamt existieren für Open Project deutlich weniger Plugins als für Redmine; bei Redaktionsschluss waren lediglich 14 Erweiterungen erhältlich, darunter solche für Kostenkalkulationen, zum Vereinbaren von Teammeetings und für agile Programmierung. Eine Liste und Installationsanweisungen bietet die Projektseite [17]. Nach dem Einspielen muss der Administrator über »Rollen und Rechte« die Berechtigungen für die Erweiterungen setzen.

Der Cloud-Zeiterfassungsdienst Timecamp [18] arbeitet seit Anfang November mit Open Project zusammen. Anwender koppeln die beiden Services über das Open-Project-API [19]. Dabei sollten sie beachten, dass die Entwickler das APIv2 als überholt bezeichnen und davon abraten, es für neue Applikationen einzusetzen. Die Verantwortlichen weisen darauf hin, dass sie zwar an APIv3 arbeiten, aber nicht abschätzen können, wann die neue Version fertig sein wird.

Eine eigene Open-Project-App für Smartphones oder Tablets gibt es nicht, sie ist laut Webseite auch nicht geplant. Wer sich von einem mobilen Gerät aus einloggt, stellt schnell fest, dass die Oberfläche nicht responsiv ist. Die Entwickler äußern sich vage bei entsprechenden Benutzeranfragen im Forum. Zwar räumen sie ein, dass responsives Design wichtig sei, allerdings sei ein solches Feature nur für Tablets und nicht für Smartphones angedacht.

Basecamp

Der dritte Kandidat ist ein Pionier der Web-basierten Kollaborationstools. Bereits 2004 veröffentlichte der Hersteller 37signals seine Software Basecamp Classic. Auch Ruby on Rails, auf das auch die beiden getesteten Open-Source-Tools Redmine und Open Project setzen, entstand unter dem 37signals-Dach mit dem Ziel, ein Framework für Basecamp zu schaffen. Inzwischen hat sich einiges getan: Seit 2012 löst Basecamp [3] das ursprüngliche Basecamp Classic ab.

Im Februar dieses Jahres gab die Softwareschmiede bekannt, dass sie sich ebenfalls in Basecamp umbenannt habe. Im Zuge der Neuordnung stieß sie ihre anderen Cloudprodukte Backpack, Campfire und Highrise ab, um sich auf Basecamp zu konzentrieren.

Während die Classic-Variante einen kostenlosen Zugang für alle bereithielt, die nur ein Projekt mit der Software verwalten, steht ein solcher Account nicht mehr zur Verfügung. Der Hersteller ermöglicht Lehrern aber nach wie vor freien Zugang zum System. Alle anderen können es 60 Tage lang kostenlos testen.

Danach wählen Kunden zwischen vier Monats- und einem Jahrestarif. Zehn aktive Projekte und 3  GByte Speicher kosten 20 US-Dollar pro Monat, 40 Projekte und 15  GByte 50 US-Dollar, 100 Projekte und 40  GByte Speicher 100 US-Dollar, unbegrenzt viele Projekte mit 300  GByte Speicher schlagen mit 250 US-Dollar monatlich zu Buche. Unternehmen, denen das nicht ausreicht, können jährlich 3000 US-Dollar berappen und erhalten dafür beliebig viele Projekte, 500  GByte Speicher und Vorzugssupport.

Während das alte Basecamp Classic noch 17 Sprachen beherrschte, kommuniziert das neue Interface nur noch auf Englisch. Ob sich das Unternehmen irgendwann wieder der Lokalisierung widmen möchte, war nicht in Erfahrung zu bringen. Auch die Möglichkeit, den Basecamp-Look mit Themes zu verändern, ist seit der Umstellung verschwunden. Aktuell ist es nicht mal drin, ein eigenes Firmenlogo einzubinden.

Über »Everyone« richten Basecamp-Admins weitere Nutzer ein, die auf ihren Account Zugriff haben. Das Ganze funktioniert über Einladungen per Mail. Neben dem normalen Benutzerzugang kennt das System den so genannten Client, der Zugriff auf bestimmte Elemente erhält. Der Verwalter legt zudem fest, welche Kalender ein Anwender betrachten darf und ob dieser neue Projekte erzeugen kann beziehungsweise volle Admin-Rechte erhält. Einem Client kann der Admin Einsicht in Diskussionen, Dateien oder To-dos gezielt verwehren.

Das Konzept hakt nach Meinung der Tester: Besser wäre es, Kunden erst einmal aus allem auszusperren und nur bei Bedarf relevante Dokumente oder Diskussionsstränge freizuschalten. Jedes Teammitglied und jeder Client darf weitere Anwender per Mail einladen. Die Neuzugänge erben den Benutzerstatus des Gastgebers.

Tagesordnung

Alle zu einem Projekt eingeladenen Nutzer dürfen grundsätzlich alle Basecamp-Tools nutzen. Sie starten Diskussionen, erstellen To-dos und fügen Dateien hinzu. Leider haben Clients damit auch das Recht, Teile des Projekts zu löschen. Wenigstens gibt es einen Rettungsanker: Klickt ein Benutzer auf der Projektübersicht-Seite oder im Bereich »Progress« auf ein gelöschtes Objekt, bietet Basecamp an, es wiederherzustellen (siehe Abbildung 5). Das Konzept von Gruppen oder Rollen, wie es die beiden ersten Kandidaten bieten, kennt Basecamp nicht. Der Admin muss Rechte von Hand setzen und entziehen.

Abbildung 5: Objekte, die ein Teammitglied aus Versehen gelöscht hat, können auch andere Anwender wiederherstellen oder vollständig aus dem System entfernen.

Aufgaben in einem Projekt heißen bei Basecamp »To-do« . Das System ordnet diese in Listen mit Unterpunkten an. Es ist möglich, einzelne Aufstellungen per Klick in eine Checkbox vor allen zu verbergen, die den Status Client haben. Paradox: Auch wenn die Aufgabe versteckt ist, kann der Anwender sie einem Client zuweisen, und dieser erhält eine Infomail darüber mit einer URL, die er dann aber nicht aufrufen darf.

Alternativ kann ein To-do auch erst mal den Status »Unassigned« behalten. Außerdem bestimmt der Nutzer beim Anlegen ein Datum als Deadline. Im Vergleich mit Redmine und Open Project schneidet Basecamp hier nicht gut ab, denn die Konkurrenz kennt Workflows, erfasst Bearbeitungsfortschritte und bildet diese ab.

Aufgaben und Liste besitzen eigene Diskussionsfunktionen. Die sind aber nicht vergleichbar mit den Foren, die Redmine und Open Project bieten. Das Diskussionstool erfüllt nur Minimalbedürfnisse; alle Beiträge erscheinen chronologisch sortiert, aber es gibt keine Threads und Verschachtelungen, sodass es schwierig ist, Antworten richtig zuzuordnen. Alle To-dos und ihre Deadlines finden sich auch im Kalender wieder.

Per Klick auf einen Tag erzeugen Anwender neue Events. Sie ordnen diese einem Projekt hinzu, bestimmen optional eine Uhrzeit, setzen eine Erinnerungsfunktion und bestimmen, wer die Gedankenstütze per Mail erhält (siehe Abbildung 6). Auch dieser Dialog erlaubt es, Clients gezielt auszuschließen.

Abbildung 6: Neue Aufgaben wandern über Kalender-Events schnell in die To-do-Listen. Basecamp erinnert auf Wunsch per Mail an anstehende Termine.

Austausch

Gut gefiel den Testern die E-Mail-Schnittstelle. Jedes Basecamp-Projekt besitzt seine eigene Mailadresse, Nachrichten, die Benutzer an diese senden, archiviert das System und macht sie über »Everything | Show all forwarded emails« zugänglich. Enthält der Nachrichtenbetreff die Zeichenkette »Discussion:« , dann taucht die Mail als neues Topic in der Diskussionsübersicht auf.

Leider erkennt das System Antworten per Mail nicht als zugehörigen Beitrag und hängt sie an den Thread an, sondern legt sie unter den allgemeinen Mails ab. Lautet das Subject »Todo list:« und enthält der Body mehrere Zeilen, die jeweils mit einem Sternchen beginnen, erscheint eine neue To-do-Liste mit Unterpunkten. Über »Document:« im Betreff erzeugen Nutzer neue Dokumente aus dem Inhalt der Mail, über »Files:« fügen sie Mailanhänge zu einem Projekt hinzu.

Minuspunkte gibt es allerdings für die Auswertungsfunktionen. Eine »Progress« -Ansicht blendet zwar eine rudimentäre Zeitleiste ein, über die Anwender einzelne Tage anspringen können. Aber eine grafische Auswertung oder Filter fehlen – besonders Open Project zeigt, wie so etwas besser geht.

Die interne Dokumentensammlung beschränkt sich auf einfache Texte mit ein paar Auszeichnungsoptionen. Ein Schutz vor dem gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokuments ist eingebaut, Basecamp weist darauf hin, welcher Anwender den Text gerade unter den Fingern hat. In der Seitenleiste rechts neben dem Dokument zeigt Basecamp eine Versionsübersicht. Nach Anwahl eines Eintrags hebt das System die Änderungen farblich hervor und stellt vorhandene Fassungen per Mausklick wieder her.

Externe Dateien nimmt Basecamp bis zu einer Größe von 10  GByte an. Anwender dürfen beliebige Formate hochladen. Für Grafiken und PDFs zeigt die Software Vorschaubilder an, Audio- und Videodateien spielt sie direkt im Browser ab. Alle anderen Dateitypen müssen Teammitglieder erst herunterladen, bevor sie die Inhalte einsehen können.

Es ist möglich, Files umzubenennen, eine Versionsverwaltung wie bei den Dokumenten fehlt allerdings. Der Hersteller empfiehlt, auf neue Dateiversionen per Kommentar hinzuweisen – eine eher unglückliche Lösung, denn diese landen in der Diskussionsübersicht, was nicht zur Übersichtlichkeit beiträgt.

Die Inhalte des Kalenders exportiert der Ical-Link unterhalb der Projektübersicht. Dort findet sich auch ein Atom-Feed. Über »Account« in der oberen Leiste fordern Nutzer den Export ihrer Daten als HTML-Archiv an. Sie können sich dabei entscheiden, ob sie nur die Daten aktiver Projekte oder alles haben möchten. Die Funktion steht einmal pro Tag zur Verfügung, und es kann laut Hersteller ein paar Stunden bis zur Bereitstellung dauern.

Einige Funktionen, die Basecamp fehlen, ergänzen Drittanbieter [20]. So bieten sich für die fehlende Zeiterfassung etwa die Clouddienste Toggl, Time Doctor oder Tick an. Die von den Testern vermisste Projektübersicht stellen Team Gantt oder Ganttify bereit.

Die Integration der externen Services ist denkbar einfach. In der Regel reicht es aus, die entsprechenden Accounts miteinander zu verknüpfen und entsprechende Zugriffsrechte zu bestätigen. Unter [20] finden sich ebenfalls Links zu mobilen Apps und Desktopanwendungen, die mit Basecamp zusammenspielen.

Zoho Projects

Die zweite Cloud-basierte Kollaborationslösung stammt aus dem großen Werkzeugkasten des indisch-amerikanischen Softwarehauses Zoho Corporation. Zoho Projects [4] ist seit 2006 auf dem Markt. Das Unternehmen hat vier Pakete mit unterschiedlichen Funktionen geschnürt.

In der kostenlosen Free-Variante verwalten Nutzer ein Projekt und erhalten 10  MByte Speicherplatz. Express schlägt monatlich mit 20 US-Dollar zu Buche, erlaubt bis zu 20 Projekte und hält 5  GByte Speicherplatz bereit. 50 Projekte und 15  GByte gibt es für 40 US-Dollar pro Monat in der Premium-Version. Wer unbegrenzt viele Projekte managen möchte, zahlt 80 US-Dollar monatlich und erhält obendrein 30  GByte auf den Servern des Herstellers. Für die Bezahlvarianten bietet Zoho einen Preisnachlass an, wenn Kunden ein ganzes Jahr buchen.

Die Webseite listet neben den Preisen und Rabatten auch die Features der Zoho-Projects-Varianten auf. Einige Funktionen, etwa die Zeiterfassung, Erinnerungen per Mail und die Möglichkeit, Wochenenden und Feiertage aus der Berechnung der Manntage herauszunehmen, sind zahlenden Kunden vorbehalten. Dafür werden diese Mandanten für Wiki, Chat und Bugtracker zusätzlich zur Kasse gebeten, während die Tools im kostenlosen Account vorhanden sind. Die Tester schauten sich die Variante Premium an.

Zoho Projects ist in 17 Sprachen verfügbar. Die deutsche Lokalisierung ist weitgehend vollständig, enthält aber einige Tippfehler. Der Hersteller scheint im Hintergrund keine systemweiten Übersetzungsdateien zu nutzen, denn einige Bedienelemente erscheinen in einer Ansicht auf Deutsch, in einer anderen auf Englisch. Hier besteht Handlungsbedarf.

Über den Schraubenschlüssel und »Persönliche Einstellungen« wählen Anwender aus einem von vier Designs für die Weboberfläche aus. Ein eigenes Logo für Zoho-Projekte ist laut FAQ möglich; die Funktion fehlt allerdings in der aktuellen Version, wie das Unternehmen auf Nachfrage bestätigte.

Zentrale Aufgaben

Zoho kennt fünf Rollen: Portalinhaber, Administrator, Manager, Mitarbeiter und Auftragnehmer. Der Portalinhaber hat vollen Zugriff und darf auch die Vertragsdaten des Accounts einsehen und verändern. Der Zoho-Administrator legt neue Projekte an und löscht vorhandene, fügt Benutzer hinzu oder entfernt sie. Er hat die volle Verwaltungshoheit über das gesamte Zoho-Projects-Portal. Manager besitzen das Recht, Projekte zu handhaben und bestehende Accounts zu Projekten hinzuzufügen.

Mitarbeiter sind auf ihre Projekte beschränkt, haben dort aber Zugriff auf alle Aufgaben, dürfen Dateien hinzufügen und an Diskussionen teilnehmen. Der Typ Auftragnehmer entspricht weitgehend dem Mitarbeiter, ist allerdings für externe Kollegen gedacht, die nur temporär ins Projekt involviert sind.

Genau wie Basecamp kennt Zoho zusätzlich Kundennutzer, diese dürfen aber im Unterschied zur Konkurrenz lediglich ihre eigenen Kommentare und Diskussionsbeiträge löschen. Aus der Zeiterfassung und der Kalenderansicht sperrt das System sie grundsätzlich aus.

Jedes Zoho-Projekt hat Aufgabenlisten mit einzelnen Tasks. Zusätzlich dürfen Anwender alleinstehende Aufgaben definieren, die keiner Liste zugeordnet sind. Wenn sie eine neue anlegen, fügen sie optional bis zu zehn Dateien hinzu, bestimmen Anfangs- und Enddatum und den verantwortlichen Mitarbeiter.

Die Erinnerungsfunktion erweist sich als äußerst flexibel und schickt auf Wunsch wiederholt Nachrichten an ein Team. Ein Klick auf das Uhrensymbol vor dem Namen startet die Zeiterfassung, und über das Aufklappmenü stellen Nutzer den Fortschritt ein (Abbildung 7).

Abbildung 7: Anwender starten und stoppen die Zeiterfassung für Zoho-Projects-Aufgaben über den kleinen Timer vor einer Aufgabe. Über ein Dropdownmenü an der rechten Seite erfassen sie den Fortschritt.

Bonuspunkte gibt es für die verschiedenen Darstellungsformen der Aufgabenlisten. Über den oberen Rand schalten Benutzer von der klassischen Ansicht zu einem Kanban-Board oder zu einer Übersicht, die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tasks aufzeigt.

Teamwork

Neben Open Project ist der Zoho-Dienst der zweite Kandidat, der Meilensteine unterstützt. Diese erscheinen in der Projektauswertung und im Kalender entsprechend hervorgehoben. Der Kalender bietet eine Monats- und eine Agenda-Ansicht, die nur Einträge vom Typ »Ereignis« zeigt. Über das kleine Filtersymbol am oberen Rand blenden Nutzer bestimmte Termintypen ein und aus und sortieren die Einträge nach Zuständigkeiten.

Ein Klick auf einen Tag legt eine neue Task an, ohne zur Aufgabenliste wechseln zu müssen. Anwender entscheiden sich, ob es sich um ein Ereignis, einen Meilenstein, eine Aufgabe oder einen Fehler handelt, wählen einen Verantwortlichen aus, setzen Anfangs- und Enddatum und Erinnerungsfunktionen.

Das Forum schafft durch Kategorien etwas mehr Ordnung. Laufen viele Unterhaltungen über diese Schnittstelle, dann ist es möglich, einzelne Bereiche einzublenden. Ansonsten unterscheidet sich Zoho Projects hier leider nicht von den anderen Kandidaten und hängt Nachrichten ebenfalls chronologisch sortiert aneinander. Zwar ist es möglich, auf Beiträge zu antworten, ein echtes Threading findet jedoch nicht statt.

Genau wie Basecamp bietet dieser Clouddienst eine Mailschnittstelle zum Diskussionsforum. Ob das System eine Nachricht als Aufgabe, Forenbeitrag oder Dokument behandelt, beeinflusst der Nutzer allerdings nicht über den Betreff, sondern über jeweils eine eigene Mailadresse. Anders als der Cloud-Konkurrent lehnt Zoho Projects Post von Adressen ab, die nicht über die Benutzerverwaltung freigeschaltet sind. Das schützt einerseits vor Spam, macht es andererseits aber unmöglich, die Kollegen von einem anderen Account aus zu kontaktieren.

Einsatzfreudig

Die Dokumentenfunktion schneidet im Vergleich mit den anderen Kandidaten deutlich besser ab. Anwender laden bis zu zehn Dateien gleichzeitig hoch, fügen Kommentare hinzu und sortieren ihre Inhalte in Verzeichnisse. Neben einer Listen- und Miniaturansicht bietet Zoho eine abgespeckte Vorschaufunktion für Bilder. Eine Integrationsmöglichkeit mit Dropbox ist ebenfalls dabei. Formate, welche die Online-Officesuite Zoho Docs [21] unterstützt, öffnen Nutzer direkt aus Zoho Projects heraus im entsprechenden Docs-Modul und bearbeiten es, nach dem Speichern aktualisiert das System die Dateien automatisch.

Alle Dateien unterliegen der Versionsverwaltung. Ein kleiner grauer Kreis zeigt die aktuelle Versionsnummer an. Klickt der Anwender auf das Symbol, klappt eine Liste aus, die Zugriff auf alle Fassungen und die Möglichkeit zum Upload einer weiteren Variante bietet. Sofern der Dateiname des neuen File vom Original abweicht, gibt die Software eine deutliche Warnung aus. Den Testern gefiel überdies gut, dass sie ihre Daten mit Tags versehen können. Hält ein Team diese Auszeichnung konsequent ein, finden alle Mitarbeiter schnell die gesuchten Dokumente.

Den Kalender exportieren Anwender über das Icon rechts oben. Zoho Projects erzeugt zwei Links – einen im Ical-Format und einen für Google-Kalender. Aufgabenlisten und Auswertungen des Zeitplans speichert der Clouddienst im Excel- oder CSV-Format, Letztere und die Berichte zusätzlich als PDF-Dateien. In den Einstellungen finden Anwender eine Option, um das gesamte Projekt als XML-Datei ohne Dokumente zu exportieren. Über die Abteilung »Integrations« der persönlichen Konfiguration verheiraten Anwender Zoho Projects mit der Business-Intelligence-Lösung Zoho Reports [22], um professionelle Analysen und Auswertungen der Projekte zu erstellen.

In der so genannten Instrumententafel im Dashboard finden Anwender einen Überblick über den aktuellen Projektstatus und die letzten Ereignisse. Zoho Projects blendet auf der rechten Seite Diagramme ein (siehe Abbildung 8), die Anwender in den Vordergrund holen, mit Filteroptionen anpassen, als PDF- und PNG-Datei sowie in die Zwischenablage speichern können. Zusätzlich bietet der Clouddienst Zugriff auf Berichte und Gantt-Diagramme, die zwar ausführlicher sind als bei Open Project, aber nicht ganz so handlich und aussagekräftig.

Abbildung 8: Im Dashboard blendet Zoho Projects Diagramme ein. So sehen Mitarbeiter und Verantwortliche auf einen Blick, wie es um den Fortschritt des Projekts steht.

Der vierte Kandidat trumpft auf, wenn es um die Integration weiterer Clouddienste geht. Er arbeitet aber nicht nur mit den firmeneigenen Angeboten zusammen, sondern importiert auch Daten aus Cloudspeichern wie Dropbox, Google Drive, Box, Microsoft One Drive und Evernote. Apps für Android- und iPhone-Nutzer sind über die gängigen App Stores erhältlich. Anwender anderer mobiler Geräte können den Clouddienst bequem über den Browser bedienen, denn Zoho Projects nutzt ein responsives Design.

Teamgeist

So mächtig und flexibel Redmine dank seines Plugin-Systems ist, so unbequem und nervenaufreibend sind Installation und Pflege. Selbst erfahrene Admins dürften sich die Haare raufen beim Versuch, die Software aktuell und einsatzbereit zu halten. Das Zusammenspiel der Erweiterungen ist ein reiner Eiertanz, da diese teilweise einander ausschließende Abhängigkeiten haben. Jedes Update kann Ausfälle einzelner Komponenten oder des ganzen Systems bedeuten.

Aus Benutzersicht spricht aber nichts gegen den ersten Kandidaten – Redmine ist zwar nicht immer modern, dafür aber zuverlässig und leicht zu erlernen. Gut gefiel den Testern die Fülle externer Anwendungen. Egal ob mit dem Android- oder Windows-Phone-Handy, einem iPhone oder verschiedenen Tablets: Die Interaktion mit der Software von unterwegs ist garantiert.

Der zweite Kandidat für den eigenen Server ist deutlich besser zu administrieren, auch das Einspielen der Plugins ist einheitlicher und damit weniger fehleranfällig. Die Benutzeroberfläche kommt moderner daher – Open Project macht insgesamt einen guten Eindruck. Abzüge in der B-Note gibt es wegen des ausgelagerten Dokumentenmanagements, das muss der Admin in jedem Fall nachrüsten. Wer viel von unterwegs mit mobilen Geräten arbeitet, sollte genau prüfen, ob er mit der nicht-responsiven Oberfläche zurechtkommt. Apps für Smartphones und Tablets wären eine wünschenswerte Ergänzung.

Basecamp fehlen einige Workflowelemente, welche die anderen Testkandidaten besser umsetzen. Die Cloudlösung ist an vielen Stellen zu minimalistisch, bietet dafür aber eine niedrige Lernkurve. Sie eignet sich für kleinere Teams oder Anwender mit wenig Erfahrung im Bereich Projektmanagement. Gut umgesetzt sind die E-Mail-Integration und die Dokumentenverwaltung. Wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Cloudservices geht, zeigt Basecamp seine stärkste Seite. Sehr viele Drittanbieter kooperieren mit dem System und ergänzen vermisste Funktionen.

Zoho Projects kann deutlich mehr – in dieser Funktionsfülle können sich Anwender aber auch schnell verlaufen. Dennoch hinterlässt der Clouddienst einen guten Eindruck. Besonders die Kooperation mit anderen Zoho-Diensten und externen Anbietern ist ein Plus. Als einziger Kandidat im Test bietet Zoho Projects eine Weboberfläche mit responsivem Design und eignet sich daher besonders für Teams, deren Mitglieder oft von unterwegs mit Smartphone oder Tablet arbeiten.