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Open-Source-Projekte laden ihre Entwickler, Benutzer und Fans regelmäßig zu Konferenzen ein. Vorträge, Workshops und gesellige Treffen verlangen eine gute Organisation. Den Überblick erlangen und behalten die Verantwortlichen mit vier Webanwendungen.

Viele Referenten und Teilnehmer, dazu Talks oder Workshops in mehreren Tracks und Social Events – damit ihre Kongresse reibungslos ablaufen, haben die Organisatoren der Froscon [1], der Open Suse Conference [2] und der deutschen Pycon [3] eigene Planungs- und Verwaltungssysteme entwickelt. Alle drei Lösungen sind Webanwendungen, die auf einem typischen LAMP-System laufen. Sie vereinfachen die Zusammenarbeit der Organisatoren, und auch die Sprecher und Teilnehmer profitieren davon. Sie können Proposals einreichen, sich zur Konferenz anmelden und vieles mehr.

Die drei Testkandidaten Frab [4], Open Source Event Manager [5] und Pycon-De-Website-System [6] stehen alle unter einer freien Lizenz, Anwender dürfen sie nach Herzenslust an ihre Bedürfnisse anpassen. Die Eventmanagement-Systeme stellten ihr Organisationstalent unter Ubuntu 13.04 und Debian 7.2 unter Beweis. Die Tester rüsteten die Systeme zuvor mit den typischen LAMP-Komponenten aus. Im Vergleich tritt das kommerzielle Conftool [7] an, das nicht nur auf dem eigenen Server läuft, sondern optional auch beim Anbieter.

Frab

Der erste Testkandidat basiert auf der Konferenzsoftware Pentabarf [8], die das Debian-Projekt zur Planung seines jährlichen Entwicklertreffens Debconf [9] verwendet. Da die letzte Pentabarf-Version 0.4.4 über vier Jahre alt und die Mailingliste inzwischen abgeschaltet ist, erstellte der Programmierer David Roetzel mit einigen Mitstreitern für die Froscon 2011 den Fork Frab [4].

Im Readme weisen sie explizit darauf hin, dass es sich noch nicht um eine stabile Release handelt. Seine Praxistauglichkeit hat Frab jedoch schon einige Male unter Beweis gestellt und kommt inzwischen auch bei der Planung der CCC-Konferenz Sigint [10] zum Einsatz. Die Tester schauten sich die Version vom 29. Oktober 2013 an.

Frab ist kostenlos und steht unter einer MIT-Lizenz. Die Installation ist mit Hilfe eines knappen Howto schnell erledigt. Die Anwendung setzt Ruby on Rails (Version 3.2), Ruby (mindestens 1.9.3), Image Magick und das Javascript-Framework Node.js voraus. Debian-Anwender finden Letzteres noch nicht in der Stable-Variante der Distribution. Wer nicht mit der Testing-Ausgabe aus Jessie arbeiten möchte, sollte Node.js selbst kompilieren [11]. Nach dem Auschecken der Frab-Quellen aus dem Git-Repository spielen Benutzer mit »bundle install« die benötigten Ruby-Gems ein.

Als Datenbank empfehlen die Entwickler MySQL oder SQlite 3; alternativ arbeitet Frab mit PostgreSQL zusammen. Der Befehl »rake db:setup« erzeugt die Datenbank, und »rails server« startet den Frab-Server auf dem Standardport 3000, sofern der Admin in der Datei »settings.yml« nichts anderes definiert. Der Parameter »-d« schiebt den Frab-Daemon direkt in den Hintergrund. Verwalter melden sich nun mit dem Benutzernamen »admin@example.org« und dem Passwort »test123« an.

Zuerst legt der Admin eine neue Konferenz an. Dazu vergibt er einen Namen, ein Kürzel, wählt die Zeitzone und unterteilt den Tag in feste Zeiteinheiten (Timeslots), die in der Voreinstellung 15 Minuten umfassen. Ein Vortrag setzt sich standardmäßig aus vier solchen Slots zusammen. Bis maximal 20 dieser Einheiten sind erlaubt. Im Bereich »Event Languages« fügt der Organisator Sprachen für die Konferenz hinzu, die später bei der Planung der einzelnen Vorträge zur Wahl stehen.

Das Webinterface ist teilweise übersetzt und spricht deutsch, wenn Besucher in der URL »en« durch »de« ersetzen (Abbildung 1). Zuletzt wählen Admins ein Ticketsystem aus. Außer der eigenen Komponente bietet die Software eine Schnittstelle zu OTRS- und RT-Servern.

Abbildung 1: Die Benutzeroberfläche von Frab präsentiert sich teilweise auf Deutsch, wenn Anwender die URL entsprechend anpassen.

Handarbeit

Die Benutzeroberfläche wirkt klar und aufgeräumt. Dennoch bleibt für Einsteiger zunächst unklar, wie es nach dem Anlegen der Konferenz weitergeht. Zunächst ist diese in den Einstellungen um Tage, Tracks und Räume zu erweitern. Ein Klick in ein Datumsfeld klappt einen kleinen Kalender aus, den das Menü am oberen Rand teilweise verdeckt. Wer eine eigene Optik für die Webseite wünscht oder die Textschnipsel anpassen möchte, bearbeitet die Haml-Dateien (HTML Abstraction Markup Language) der Software im Texteditor.

Die Raumplanung gefällt gut, denn Organisatoren dürfen hier auch die Anzahl der vorhandenen Plätze und ausführliche Beschreibungen speichern. Dafür fehlt eine Möglichkeit, Sponsoren einzutragen und Tickets für Teilnehmer zu verwalten. Ein Klick auf »Call for Papers« öffnet ein Interface, über das der Admin neben Start- und Endtermin eine Deadline vorgibt, nach der das System keine Proposals mehr annimmt. Nach dem Aktivieren erzeugt Frab eine neue Unterseite, auf der Anwender (Speaker, Teilnehmer und andere Organisatoren) sich registrieren oder mit einem vorhandenen Konto anmelden können.

Registriert sich ein neuer Benutzer, erzeugt Frab die passenden Einträge in der Datenbank und verschickt eine Mail mit einem Bestätigungslink. Dazu benötigt das System einen Mailserver. Die Absenderadresse für Nachrichten des Frab-Systems passen Admins in der Einrichtungsdatei »settings.yml« an.

Während die Anmeldung über den zugeschickten Link auf dem Debian-Testrechner problemlos klappte, funktionierte dies unter Ubuntu nicht, Frab meldete beharrlich »Invalid email or password« . Dann hilft nur, als Verwalter das Konto von Hand anzulegen. Frab kennt verschiedene Rollen und unterscheidet zwischen »submitter« , »reviewer« , »coordinator« , »orga« und »admin« .

Um ein Proposal einzureichen, sucht der Anwender neben dem gewünschten Track auch die Dauer und die Sprache aus. Zudem muss er die Art der Veranstaltung bestimmen. Zur Wahl stehen »Vortrag« , »Workshop« , »Podiumsdiskussion« , »Lightning Talk« , »Meeting« und »Andere« . Optional lädt er ein Logo hoch und trägt dann ein Abstract und eine ausführliche Beschreibung ein. Außerdem darf er Links ergänzen und weitere Dateien wie etwa Illustrationen oder fertige Präsentationen anhängen. Über »Verfügbarkeit bearbeiten« teilen Benutzer den Organisatoren mit, wann sie bei der Konferenz anwesend sind.

Frab listet auf der Startseite die zuletzt ausgeführten Änderungen auf und zeigt in einem Graphen übersichtlich an, wann wie viele Proposals eingetroffen sind. Reviewer können die Vorschläge mit bis zu fünf Sternen bewerten und kommentieren. Organisatoren schalten einen Vortrag oder Workshop manuell frei; sie dürfen auch Veranstaltungen direkt ohne Reviewprozess anlegen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Organisatoren und Admins dürfen in Frab Veranstaltungen erzeugen, planen und bewerten.

Mit der Freischaltung macht Frab denjenigen, der das Proposal eingereicht hat, automatisch zum Speaker. Nach einer Bestätigung, dass dieser dann auch wirklich zur Verfügung steht, nimmt das Organisationstool die Veranstaltung in den Zeitplan auf. Sofern gewünscht steht den Teilnehmern ein Feedback-System für die Events zur Verfügung.

Bekanntmachung

Den Zeitplan exportiert Frab als PDF- oder statische HTML-Datei. Für alle Veranstaltungen erzeugt das Tool auf Wunsch ein PDF-Dokument mit Karten, das die Organisatoren als Aushang für die Konferenzräume verwenden können. Per Mausklick generiert Frab Berichte, die unter anderem eine Liste mit allen Workshops ausgeben. Eine Exportfunktion für diese Aufstellungen fehlt.

Über mitgelieferte Skripte, die das Kommandozeilen-Programm »rake« anwirft, übernehmen Administratoren Daten aus Pentabarf, exportieren alle Informationen aus Frab, importieren diese wieder in eine andere Installation oder verschicken Massenmails an alle Speaker und Teilnehmer der Konferenz.

Open Source Event Manager

Zur Planung seiner Konferenzen und Meetings verwendet das Open-Suse-Team den Open Source Event Manager (Osem, [5]). Das Tool steht unter einer MIT-Lizenz, setzt genau wie Frab auf Ruby on Rails und arbeitet mit MySQL, SQlite oder PostgreSQL zusammen. Der zweite Kandidat verlangt einen Apache-Webserver mit dem Passenger-Modul (Paket »libapache2-mod-passenger« ), Image Magick und einem Mailserver. Das äußerst knappe Howto nennt explizit Postfix, im Test mit der Version vom 22. Oktober 2013 funktionierte auch Exim.

Zur Installation checken Admins die Quellen aus dem Git-Repository aus und spielen mit »bundle install« die benötigten Ruby-Gems ein. Danach kopieren sie – wie in der Anleitung beschrieben – die Konfigurations-Templates. Die folgenden drei Befehle richten die Datenbank ein:

bundle exec rake db:setup
bundle exec rake db:migrate
bundle exec rake db:seed

Zum Schluss richtet der Administrator entweder einen Apache-Virtual-Host ein (siehe Readme) oder startet Osem über »rails server« auf der Shell. Auch hier sorgt »-d« dafür, dass der Daemon im Hintergrund arbeitet. Osem ist über den Standardport 3000 erreichbar, sofern Admins diesen in der Einrichtungsdatei nicht verändert haben.

Anders als bei Frab gibt es kein fertig eingerichtetes Konto für den Verwalter. Stattdessen erzeugt er über »Sign up« im Webinterface einen Zugang und bestätigt ihn über den Link, den das System per Mail verschickt. Anschließend stattet er das Konto mit den nötigen Zugriffsrechten aus, indem er über »rails console« die Rails-Konsole startet und dort die Datenbanktabellen manipuliert. Diese drei Befehle machen den zuerst angelegten Nutzer zum Admin:

User.all
me = User.find('1')
me.role_ids=[3]

Das karge Webinterface präsentiert sich nur in Englisch. Um die Optik der Seiten anzupassen, bearbeiten Admins die Haml- und CSS-Dateien im Editor. Ein Titelbild für die Veranstaltung dürfen sie bereits in den Settings auswählen. Der Menüpunkt zum Erstellen einer neuen Konferenz versteckt sich hinter dem Benutzernamen. Anwender geben ihr einen Titel, einen Kurztitel und Hashtag für Plattformen wie Twitter, Google+ oder Facebook. Dass die Software das Tag irgendwo verwendet, konnten die Tester nicht bestätigen.

Nach dem Erzeugen erscheint am oberen Rand ein Menü, das weitere Einstellungen zur Konferenz – Anmeldungen, Sponsoren, Events, Statistiken und einen Zeitplan – erlaubt (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Admins erstellen zunächst eine Konferenz. Danach erscheinen die übrigen Osem-Menüpunkte zur Einrichtung.

Organisatoren bestimmen für den Call for Papers einen Zeitraum sowie eine Deadline, nach der das System keine Vorschläge mehr annimmt. Proposals landen in der Abteilung »Events« . Die Reviewer begutachten und bewerten jeden Vorschlag, kommentieren ihn optional und verteilen Punkte. Wie viele Punkte zur Verfügung stehen und was sie bedeuten, legt der Verwalter vorher fest. Er bestimmt auch die minimale und maximale Anzahl der Wörter für die Abstracts.

Organisatoren ordnen die Events einem Track zu und schalten sie danach frei. Erst dann erscheint die Veranstaltung im Zeitplan. Das Call-for-Paper-Verfahren lässt sich nicht umgehen – es ist nicht möglich, ein Event ohne Proposal und einen Reviewprozess einzutragen.

Ausgerichtet

Bei der Beschreibung der Konferenzräume speichert Osem auch die Anzahl der verfügbaren Plätze. Zudem verwaltet die Software mehrere Tracks und Vortragstypen wie etwa Keynotes, Tutorials und Diskussionsrunden. Jede Rubrik hat eine vorgegebene Dauer, die der Admin in den Konferenzsettings festlegt. So bestimmt er etwa, dass eine Keynote maximal 30 Minuten dauert, Tutorials 45 und Lightning Talks 10 Minuten. Sponsoren heißen bei Osem Supporter. Organisatoren legen zunächst einen oder mehrere Supporterlevel fest und weisen diese dann den Förderern zu.

Osem erinnert einen Speaker nach dem Einreichen eines Proposals daran, dass er sich noch für die Konferenz selbst registrieren muss. Auch die Organisatoren sehen unter »Events« , wenn ein Teilnehmer einen Vortrag anbietet, sich aber noch nicht angemeldet hat. Beim Ausfüllen des Anmeldeformulars können Teilnehmer hinterlegen, dass sie einen barrierefreien Zugang benötigen, und besondere Wünsche eintragen (Abbildung 4). In den Konferenzeinstellungen aktivieren und beschreiben die Veranstalter auch besondere Essenswünsche.

Abbildung 4: Osem vermerkt besondere Bedürfnisse und sorgt auch für die richtige Verköstigung der Teilnehmer.

Osem unterscheidet zwischen drei Benutzerrollen: »Participant« , »Organizer« und »Admin« , wobei das Interface für Mitglieder des Orga-Teams nicht anders aussieht als das der Teilnehmer. Der Verwalter weist einem Benutzer eine neue Rolle zu, indem er auf sein Konto oben rechts klickt und »Users« auswählt. »Modify Roles« öffnet ein Dropdown-Menü, in dem er eine neue Aufgabe zuweist. Auf dem Ubuntu-Testrechner konnten die Tester die Rechte nachträglich nicht verändern, unter Debian klappte das problemlos. Die Teilnehmerliste exportieren Anwender als PDF- und XLSX-Datei.

Auf dem Ubuntu-Testsystem vergaß Osem beim Einreichen von Proposals den Lebenslauf und wollte zudem ein neues Benutzerkonto anlegen, obwohl der Account bereits existierte. Auch beim Versuch, ein Proposal zu genehmigen, bekamen die Tester auf dieser Distribution lediglich eine Fehlermeldung zu sehen. Den Grund für diese Panne konnten sie zusammen mit den Entwicklern bis Redaktionsschluss nicht klären. Unter Debian trat das Verhalten nicht auf.

Pycon-De-Website-System

Wenig überraschend plant die deutsche Python-Community ihre Kongresse mit einem System in der eigenen Lieblings-Programmiersprache. Als Basis für die Eigenentwicklung dienen das Webframework Django [12] und der Konferenzmanager Symposion [13]. Das unter einer BSD-Lizenz stehende Planungstool verstaut seine Daten in einer PostgreSQL-Datenbank. Alternativ nutzt das Pycon-System MySQL oder SQlite. Letzteres könnte allerdings Probleme mit einigen Django-Plugins verursachen, daher raten die Entwickler vom Einsatz in einer produktiven Umgebung ab. Die Tester schauten sich die Version vom 20. Oktober 2013 an.

Vor der Installation sollten Admins Virtualenv [14] einspielen, um die Software in einer isolierten Python-Umgebung zu betreiben. Auf den beiden Testrechnern reichte es, die Pakete »python-virtualenv« , »virtualenvwrapper« und »python-dev« zu installieren. Danach folgen sie der Anleitung auf der Projektseite.

Der im Readme notierte Befehl zum Auschecken des Git-Repository funktioniert nicht, da er einen SSH-Schlüssel voraussetzt. Stattdessen geben Admins zum Download folgendes Kommando ein:

git clone https://bitbucket.org/PySV/pycon_de_website.git

Danach erzeugen sie mit »mkvirtualenv pyconde_website« eine Python-Umgebung und führen in ihr die restlichen im Readme genannten Befehle aus.

Im Anschluss an die Installation gilt es noch, mit »python manage.py createsuperuser« einen Admin-Account anzulegen. Danach startet »python manage.py runserver 8000« den Server auf Port 8000. In der Voreinstellung lauscht dieser lediglich auf 127.0.0.1:8000. Um Verbindungen von anderen Rechnern zu akzeptieren, definieren Admins die IP-Adresse vor dem Port, also »python manage.py runserver 0.0.0.0:8000« .

Flexibel

Dank des Django-Unterbaus haben Organisatoren sehr viel Freiheit beim Gestalten ihrer Konferenzwebsite, müssen sich dafür aber zunächst in das CMS einarbeiten. Alle Unterseiten und Menüpunkte legen sie in Handarbeit über die Pycon-Verwaltungsoberfläche an, die sich hinter »http://IP-Adresse:8000/admin« versteckt (siehe Abbildung 5). Wer die Optik anpassen möchte, arbeitet mit so genannten Skins [15]. Als Beispiel liegt dem Quellarchiv der Look der Pycon-Homepage [3] bei.

Abbildung 5: Das Pycon-System basiert auf dem Webframework Django. Das macht die Software unheimlich flexibel, setzt aber eine gewisse Einarbeitungszeit bei den Administratoren voraus.

Die Verwaltungsoberfläche ist schlicht und übersichtlich. Die Aufgaben der Organisatoren sind zu Gruppen zusammengefasst, dennoch ist nicht auf Anhieb erkennbar, in welcher Reihenfolge der Benutzer sie angehen muss. Verschiedene Veranstaltungsdauern sowie Vortragstypen (Session Kinds) definieren sie im Bereich »Conference« .

Gut gefällt, dass Organisatoren über »Audience levels« den erwarteten Wissensstand der Zuhörer eintragen und später den Events zuordnen dürfen. Auf diese Weise richten sie etwa Vorträge für Einsteiger oder Experten ein und machen den Unterschied für die Teilnehmer sichtbar.

Anders als bei Frab und Osem können Admins detailliert vorgeben, welche einzelnen Funktionen und Einstellungen ein Benutzer aufrufen darf. Zudem richten sie Gruppen ein und vergeben ganz gezielt Berechtigungen für die Mitglieder (Abbildung 6). Eine Unterteilung der Sponsoren in verschiedene Level ist ebenfalls implementiert, sodass das System beispielsweise zwischen Gold- und Silber-Sponsoren unterscheidet.

Abbildung 6: Im Pycon-System legt der Verwalter für Benutzer und Gruppen genau fest, welche Funktionen und Rechte sie erhalten. Die sind sehr detailliert und bestimmen, wer etwas anlegen, ändern und löschen darf.

Eingereichte Proposals anonymisiert das System auf Wunsch. Sie landen in der gleichnamigen Abteilung. Hier sollten die Organisatoren während der Review-Phase nach Möglichkeit nichts am Wortlaut ändern. Dafür steht eine gesonderte Abteilung bereit, in der sie kommentieren und auf einer Skala von -1 bis +1 bewerten dürfen. Pluspunkte gibt es für das Feature, das mehrere Versionen eines Proposals speichert.

Zur Sache

Ist ein Vorschlag angenommen, erzeugt der Verwalter aus dem Proposal den eigentlichen Vortrag für die Konferenz. Außerdem darf er spezielle Events ansetzen, die kein Proposal erfordern. Das Pycon-System prüft Eingaben nicht. Es ist folglich möglich, eine Konferenz für den November anzusetzen, aber einen Workshop im Oktober abzuhalten.

Interessierte Teilnehmer geben ähnlich wie in einem Onlineshop eine Bestellung für eine Eintrittskarte auf. Organisatoren dürfen dazu beliebige Ticketarten einrichten und etwa Tages- oder Wochenkarten definieren. Das Pycon-System unterscheidet zudem zwischen normalen Konferenz- und Tutorialtickets, da auf der Python-Konferenz traditionell der erste Tag den Tutorials gewidmet ist. Die Planungssoftware geht davon aus, dass jeder Teilnehmer ein T-Shirt erhält.

Als einziges der freien Tools enthält das Pycon-De-Website-System eine Funktion, um Gutscheine zu verwalten und auszustellen. Für die Bezahlung der Tickets stehen als Varianten Rechnung, Kreditkarte oder das Lastschriftverfahren (ELV) bereit. Den eigentlichen Bezahlvorgang müssen die Teilnehmer allerdings selbst abwickeln, auch die Rechnungen gibt’s nicht per Knopfdruck, die Organisatoren schreiben sie von Hand. Das Planungstool hält lediglich fest, ob die Zahlung erfolgt und die Rechnung geschrieben ist.

Conftool

Wer das Aufsetzen und Administrieren einer Eventmanagement-Software auf dem eigenen System zu mühsam findet, der stößt im Netz auf etliche Alternativen, die fertig eingerichtete Systeme mehr oder weniger kostengünstig anbieten. Die Tester wollten wissen, wie sich die Open-Source-Systeme im Vergleich mit einem kommerziellen Produkt schlagen, und haben stellvertretend Conftool [7] aus der Feder des Entwicklers Harald Weinreich unter die Lupe genommen.

Die Hamburger Firma Conftool bietet es in zwei Varianten an. Organisatoren von kleineren, nicht kommerziellen Veranstaltungen mit maximal 150 Teilnehmern erhalten auf Anfrage eine kostenlose Standardversion zum Download, die VSIS Conftool heißt. Es gibt keinen Support, die Lizenz gilt immer nur pro Konferenz, und das Unternehmen behält sich das Recht vor, Änderungen am Quellcode ins eigene Produkt übernehmen zu dürfen. Zudem müssen die Veranstalter einem Mitarbeiter der Conftool GmbH die kostenlose Teilnahme an der Konferenz gestatten.

Den kompletten Funktionsumfang bietet Conftool Pro, für das pro Konferenz eine Lizenzgebühr anfällt. Preise erfährt der Anwender beim Hersteller. Für diese Variante erhalten die Organisatoren Support, auf Wunsch hostet die Conftool GmbH das System, sodass die Pflege auf einem eigenen Server entfällt. Der Hostingservice umfasst automatische Backups, signierte SSL-Zertifikate und eine Anpassung des Seitenkopfes und der Farben an eigene Wünsche. Die Conftool-Homepage listet die Unterschiede der beiden Versionen auf. Für Standard und Pro stellt die Firma zudem eine Demo-Installation bereit [16].

Conftool ist in PHP geschrieben und setzt im Hintergrund auf eine MySQL-Datenbank (Version 4.1 oder neuer). Es erfordert außerdem Apache (1.3, 2.0.36 oder neuer) und PHP (4.4, 5.X oder neuer). PHP sollte darüber hinaus als Apache-Modul verfügbar sein. Conftool benötigt die PHP-Module »php_mysql« , »curl« und »mbstring« .

Die Homepage enthält Anleitungen zum Einrichten auf dem eigenen Server – mit Rootrechten oder ohne. Dort finden Administratoren auch Vorlagen für eine Virtual-Host-Konfiguration von Apache. Nach dem Erzeugen einer neuen Datenbank passiert die eigentliche Installation über PHP-Skripte. Seitenkopf und Farben manipulieren Anwender ebenfalls in den PHP-Dateien; weitere optische Anpassungen sind nicht vorgesehen.

Durchstrukturiert

Die Benutzeroberfläche selbst wirkt etwas altbacken, obwohl sie in HTML 5 programmiert ist. In den vielen Untermenüs verliert der Verwalter schnell die Orientierung (siehe Abbildung 7). Dafür spricht Conftool mehrere Sprachen, darunter Deutsch.

Abbildung 7: Die Conftool-Benutzeroberfläche sieht zwar aus wie Webseiten aus dem letzten Jahrtausend, unter der Haube werkeln aber neue Techniken.

Schon die Standardversion erschlägt den Verwalter mit unzähligen Einstellungen. So darf er zum Beispiel festlegen, welche Dateien mit welchen Endungen die Benutzer hochladen dürfen und ob Teilnehmer bei der Registrierung eine Mitglieder- oder Matrikelnummer angeben sollen. Conftool verwaltet mehrere Tracks und Sitzungen (Sessions). Wie bei den quelloffenen Konkurrenten legt ein Verwalter die Vortragstypen fest.

Organisatoren können nicht nur den Zeitraum für den Call for Papers vorgeben, sondern auch bestimmen, wann Teilnehmer ein Benutzerkonto erstellen und sich für die Veranstaltung anmelden dürfen. Zudem unterscheidet Conftool mehrere Phasen: Nach dem Call for Papers folgt der Reviewprozess, danach erhalten die Vortragenden Gelegenheit, sich die Ergebnisse anzusehen. Für angenommene Vorträge dürfen die Speaker ein Dokument mit der Endfassung ihres Beitrags einreichen. Die Pro-Version teilt eine Phase sogar in mehrere Unterphasen auf. Auf diese Weise kann das Orga-Team beispielsweise zunächst eine Kurzbeschreibung der Speaker anfordern und eine Woche später ist dann das komplette Proposal fällig.

Eingereichte Vorschläge landen bei Gutachtern, die nach mehreren Kategorien bewerten. Aus den einzelnen Punkten berechnet Conftool dann anhand einer (in der Pro-Version frei wählbaren) Gewichtung einen Gesamtscore (Abbildung 8). In der Pro-Version können Gutachter zudem für Beiträge “bieten”, die sie gerne begutachten würden, und die Ergebnisse online diskutieren.

Abbildung 8: Proposals durchlaufen im Conftool mehrere Stadien und erhalten zum Schluss eine Gesamtbewertung.

Die Organisatoren dürfen Frühbucher-Rabatte einräumen, Teilnahmebestätigungen ausstellen und in der Pro-Version Einladungen per Mail verschicken. Die Veranstaltungen gruppieren sie optional. Ein Teilnehmer schreibt sich dann bei der Anmeldung beispielsweise für einen ganz bestimmten Block ein. Die Zugriffsrechte der angemeldeten Benutzer schränkt Conftool über Rollen ein.

Conftool stellt auf Wunsch Rechnungen aus, und die Pro-Version bindet verschiedene Zahlungsdienste an. Es unterscheidet sogar zwischen mehreren Mehrwertsteuersätzen. Das Programm verwaltet keine Sponsoren, die Standard-Version auch keine Konferenzräume.

Gut geplant

Die drei freien Kandidaten Frab, Osem und Pycon sind offensichtlich für die eigenen Veranstaltungen entstanden. Vor allem fehlt den drei Tools eine ausführliche Dokumentation. Ein Organisator braucht daher viel Experimentierfreude und außerdem Grundkenntnisse in Ruby on Rails beziehungsweise Python, wenn er die Software an eigene Bedürfnisse anpassen möchte. Grundsätzliche Kenntnisse zur Systemadministration (Webserver, Mailserver und Datenbank) sind ebenfalls erforderlich. Wer mit dem Gedanken spielt, eines der drei Systeme für eine eigene Konferenzplanung einzusetzen, sollte im Vorfeld entsprechend Zeit einplanen.

Frab, Osem und das Pycon-System ähneln sich stark in ihrem Aufbau und bieten auch fast die gleichen Funktionen an (Tabelle 1). Zudem behält der Anwender die Kontrolle über Server und Daten, muss die Software allerdings auch pflegen. Den rundesten und stabilsten Eindruck hinterlässt Frab. Osem ärgerte die Tester mit einigen kleineren Fehlern, die Installation dieses Kandidaten war unterm Strich die komplizierteste, da das Howto etliche Fragen offen lässt. Wer das Pycon-System einsetzt, muss sich zwangsweise mit Django vertraut machen. Als Belohnung gibt’s ein vollwertiges CMS im Hintergrund, das sehr flexibel ist.

Conftool schneidet im Vergleich gut ab und übertrumpft die freien Systeme gelegentlich. Vor allem die Bezahlmöglichkeiten per Kreditkarte, Überweisung und Paypal sowie der Rechnungsdruck sind komfortabel. Wer sich nicht gern mit einer Installation auf dem eigenen Server herumschlägt, sollte die Pro-Version in Betracht ziehen, zumal automatische Backups und SSL-Zertifikate im Servicepaket enthalten sind.