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Einen etwas anderen Ansatz als die meisten Groupware-Produkte verfolgt Tine 2.0. Die Web-basierte PHP-Groupware bietet neben E-Mail, Terminen und Kontakten auch CRM und eine Personalverwaltung.

E-Mail, Kalender, Adressendaten, To-do-Listen – aber alles bitte fürs gemeinsame Arbeiten im Team, von überall aus nutzbar über Web und Smartphone und immer brav synchronisiert: Das und noch mehr versprechen nicht nur die großen Groupwares wie Exchange, Zarafa, Zimbra, Kolab oder Notes, sondern auch rein Web-basierte Open-Source-Projekte wie Tine 2.0.

Von dem ist vor Kurzem eine neue Version erschienen, auf die dieser Artikel einen gründlichen Blick wirft. Tine 2.0 (die Zahl ist Bestandteil des Projektnamens) möchte einfacher zu installieren und zu warten sein als andere Groupware-Lösungen. Während große Enterprise-Produkte wie Zimbra bisweilen umfassendes Know-how und detaillierte Planung erfordern, besonders wenn es um die Ablösung des Gespannes Outlook/Exchange geht, sind gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen schlankere Lösungen gefragt.

Tine 2.0 [1] verbindet als Webgroupware klassische E-Mail- und Kalenderfunktionen sowie Aufgaben- und Kontaktverwaltung mit spezialisierten Anwendungen wie dem Customer Relationship Management (CRM), Zeiterfassung oder Personalmanagement. Beim Funktionsumfang muss sich die kostenfreie Open-Source-Software nicht vor den größeren Kollegen verstecken, im Gegenteil. Und sie ist schnell installiert, meist einfach aus den gängigen Repositories, und verspricht Flexibilität bei der Anpassung an die eigenen Bedürfnisse.

Kristinas Erweiterungen

Das Entwicklerteam, das im Wesentlichen der deutschen Firma Metaways [2] angehört, legt nach eigener Aussage besonderen Wert auf “professionelle und kontinuierliche Entwicklung”. Dementsprechend bringt sie mehrmals im Jahr neue Versionen heraus, die erste Release in 2013 hört auf den Codenamen Kristina (die Entwickler vergeben die Namen ihrer Kinder) und trägt die Versionsnummer 2013.03.

Das jüngste Mädel beschert der Groupware eine Reihe von Verbesserungen im Detail: Ein erweiterter Kalender erlaubt es, Termine mit einem Klick zu kopieren. Änderungen an einem Serientermin stellt die Software nun deutlich übersichtlicher dar (Abbildung 1). Wer Termine anderer Anwender einsehen will, kann die gewünschten User über eine neue Auswahlbox in der Navigation links auswählen. E-Mail-Anwender dürfen eine Lesebestätigung anfordern und Tine 2.0 selbst zeigt empfangene Anforderungen jetzt ebenfalls an.

Abbildung 1: Das Kalendermodul von Tine 2.0 Kristina 2013.03 verwaltet Termine deutlich intuitiver.

Die neue Undo-Funktion rollt Änderungen oder Eingaben eines Benutzers zurück, beispielsweise wenn dieser fälschlicherweise mehrere Datensätze geändert oder falsch bearbeitet hat. Allerdings darf nur der Administrator den entsprechenden PHP-Befehl auf der Kommandozeile ausführen. Im Beispiel in Listing 1 macht der Admin schnell mal alle Änderungen im Adressbuch vom 8. Mai 2013 von Anwender 3263 rückgängig:

01 $ php tine20.php --method Tinebase.undo -d - \
02 record_type=Addressbook_Model_Contact modification_time=2013-05-08 \
03 modification_account=3263

Der Schalter »d« steht für Dry Run und simuliert die Ausführung nur, damit der Admin den Effekt überprüfen kann, bevor er den Befehl wirklich auf das System loslässt. War der Test erfolgreich, muss er ihn natürlich weglassen. Zusätzlich oder alternativ zum Datum kann der Administrator auch eine spezifische Record ID angeben, um beispielsweise nur einen bestimmten Datensatz wiederherzustellen. Wichtig dabei: Haben nach der zu korrigierenden Änderung noch weitere Changes stattgefunden, muss er noch »overwrite=1« angeben, damit diese nicht verloren gehen.

Kristina kümmert sich auch in vielfältiger Weise um den Import von Daten. So führt sie ein neues Scripting-API ein, mit dem Administratoren und Programmierer über eine von ihnen gewählte Programmiersprache Daten aus Tine 2.0 exportieren. Den bereits vorhandenen E-Groupware-Import haben die Entwickler noch erweitert, er umfasst nun auch das Einlesen von Benutzern und ihren Berechtigungen, Kalenderterminen, Adressen und Aufgaben sowie anderen Kategorien, die der Import in vorher definierte Tine-Tags umwandelt.

Update fix erledigt

Updates auf eine neue Tine-2.0-Version sind unkompliziert, führen aber zu einer kurzen Downtime der Anwendung: Nach dem Herunterladen und Auspacken des Installationspakets [3] führt der Admin folgende Schritte aus:

• Er muss die Konfigurationsdatei »config.inc.php« sowie die Zugriffssteuerung in ».htaccess« aus dem alten Verzeichnis in das neue kopieren,
• die Dateiberechtigungen korrigieren,
• wenn nötig das Cache-Verzeichnis neu anlegen,
• den Update-Prozess anstoßen, entweder über den Browser im Setup-Modus oder auf der Kommandozeile mit »php setup.php –update« .

Fehler im Updatevorgang protokolliert das Logfile, das in »config.inc.php« eingetragen ist. Als letzten Schritt bringt der Tine-Admin im Setup-Tool unter dem Menüpunkt »Anwendungs-Verwaltung« alle gewünschten Tine-Komponenten auf den aktuellen Stand. Das Tool markiert dazu bereits automatisch alle noch zu aktualisierenden Programme, sodass ein Klick auf »Anwendung aktualisieren« vollkommen ausreicht.

Enthält ein Update neue Anwendungen, die bis dato noch nicht verfügbar waren, muss der Admin diese erst aktivieren, bevor sie den Tine-Benutzern zur Verfügung stehen. Das erledigt er, als Administrator im GUI von Tine 2.0 angemeldet, in der »Admin« -Komponente.

An Tine 2.0 fällt sofort die moderne, übersichtliche Ajax-Oberfläche auf. Kristinas GUI ist sehr einfach zu bedienen und ermöglicht Einsteigern flottes Arbeiten. Das GUI beherrscht Drag&Drop und ordnet die Funktionsmodule übersichtlich auf Reitern an. Eine alles übergreifende Suche erlaubt es, ihre Ergebnisse als persönliche Favoriten abzulegen. In jedem Modul können Anwender über dynamische Listen mit Hilfe von Filtern sehr gezielt Daten selektieren und als Suchabfragen speichern. Hier zeigt sich der Anspruch der Entwickler, eine besonders benutzerfreundliche Lösung auf die Beine stellen zu wollen.

Mittelstands-Groupware

Ursprünglich als Fork von E-Groupware [4] entstanden (Tine ist ein Akronym von “This is not E-Groupware 2.0” und wird “Tein” ausgesprochen), findet Tine Zuspruch vor allem in mittelständischen Unternehmen. Mirco Rohloff von der Rohloff AG in Fuldatal bei Kassel schätzt vor allem den direkten Draht und die einfache Erweiterbarkeit der Software:

“Tine 2.0 ist bei uns seit 2011 im Einsatz und überzeugt uns in allen wichtigen Punkten: Das System ist robust, einfach zu installieren, stellt geringe Anforderungen an Betrieb und Pflege und den Admin nicht vor Herausforderungen. Viele Abhängigkeiten gibt’s nicht, anders als bei anderen Groupwares reichen ein Webserver und MySQL. Die Anwender sind binnen einer Stunde eingearbeitet und finden genau die Funktionen vor, die sie für die tägliche Arbeit brauchen. Durch den kurzen Draht zu den Entwicklern haben wir den nötigen Support, wenn wir kurzfristig eine Erweiterung benötigen.”

Im Kern umfasst Tine 2.0 einen IMAP-Webmail-Client, eine Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Adressbuch (Abbildung 3) und ein CRM-Modul (Abbildung 4) inklusive optionaler Asterisk-VoIP-Anbindung. Nahezu alle Tine-Anwendungen sind untereinander verknüpft, so können User etwa eine Aufgabe an einen Termin anhängen oder eine E-Mail mit einem Lead aus dem CRM-Modul verknüpfen. Vor allem die Aufgaben und die Adressen sind eng mit dem CRM-Modul verzahnt, das die Verwaltung und Wiedervorlage von Leads erlaubt.

Abbildung 3: Kontakte verwalten und verknüpfen ist die Spezialität von Tine 2.0.

Abbildung 4: Verwaltung des Lead-Status im CRM-Modul.

Tine 2.0 basiert auf einem modularen Konzept mit PHP-Innenleben und bietet Unterstützung für gängige Datenbanken, SMTP-Server sowie Mailprotokolle. Es verfügt über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept, ein Admin-GUI (Abbildung 5) sowie eine handliche Kommandozeile. Die Software lässt sich vielfältig in die RZ-Umgebung integrieren, zum Beispiel durch Anbindung an LDAP-Verzeichnisse. “Unter der Haube finden sich recht weit reichende Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten, sei es bei der Erstellung von Themes, Export- oder Importprofilen oder bei der Integration mit anderen Drittanwendungen über das bereitgestellte Json-RPC-API”, erklärt Cornelius Weiss von Metaways.

Abbildung 5: Das Tine-Setup-GUI ist übersichtlich und auf das Nötigste reduziert.

Synchronisation on Board

Ein Highlight für mobile Anwender dürften die Synchronisationsfähigkeiten mit Smartphones und anderen mobilen Endgeräten darstellen, die Tine 2.0 seiner Active-Sync-Schnittstelle verdankt. Kristina hat hier vor allem für bessere Skalierbarkeit gesorgt, der Server belastet bei Synchronisierungsprozessen nun CPU und Speicher weniger.

RewriteEngine on
RewriteRule Microsoft-Server-ActiveSync(.*) index.php?frontend=activesync[E=REMOTE_USER:%{HTTP:Authorization},L,QSA

Rohloff: “Wir synchronisieren mit Tine 2.0 nicht nur Termine, Adressen und Aufgaben, sondern auch Adress- und Kalendergruppen auf I-OS-Geräten. So können wir auch auf den mobilen Endgeräten zwischen Mitarbeiter-, Kunden- und Privat-Daten unterscheiden. Mit Android geht das nur über Extra-Apps.” Anwender, die auf Desktop-Programme wie Thunderbird oder Apples Ical noch nicht verzichten können, greifen per Caldav und Carddav auf ihre Daten zu. Der noch recht neue Filemanager ist zudem auch per Webdav erreichbar.

Dateimanager

Die Release Milan brachte 2012 endlich den lange erwarteten Dateimanager, der eine zentrale Datei-Ablage mit Verknüpfungen in die entsprechenden Module bereitstellt. Im Tine-Setup muss der Admin den zentralen Speicherpfad für alle Dokumente eintragen, damit der integrierte Dateimanager funktioniert.

Er ermöglicht es Usern, direkt innerhalb der Groupware Dateien und Dokumente in privaten oder gemeinsamen Ordnern zu verwalten. Einfache Datei-Operationen wie das Hoch- oder Herunterladen, Umbenennen und Löschen per Drag&Drop sind möglich. Zu jeder Datei kann der Benutzer Meta-Informationen wie Beschreibungen, Notizen und Tags hinterlegen sowie die Historie einsehen (Abbildung 6). Ein Versionierungsmechanismus ist integriert, jedoch gibt es für ihn noch kein User-Interface.

Abbildung 6: Der integrierte Dateimanager erlaubt das Verknüpfen von Dokumenten mit Datensätzen.

Entscheidend am Dateimanager ist dessen Integration in andere Tine-Anwendungen, dabei sind sogar n:m-Beziehungen möglich. Der Anwender kann beispielsweise einem Adressbuch-Eintrag eine Datei anhängen. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Mit einer Datei kann er einen Kontakt verknüpfen, was zwar praktisch ist, jedoch beim täglichen Arbeiten schnell den noch recht schlichten Charakter des Dateimanagers offenbart. Ein Viewer ist nicht integriert, sodass Benutzer eine Datei nicht direkt online einsehen können. Beim Verknüpfen präsentiert er einfach alle Dateien, auf die der Anwender Zugriff hat, als Liste, die dieser zwar mit Stichworten filtern kann, die jedoch keine Verzeichnishierarchien enthält. Das ginge auch übersichtlicher.

Zielgruppe Unternehmen: Human-Resources-Addon

Recht neu ist ein kleines Modul für die Personalverwaltung, das die Administration von Mitarbeitern mit allen persönlichen Daten erlaubt und das die Release Kristina um Krankheits- und Urlaubstage erweitert hat.

Das Modul (Abbildung 7) ist nicht Bestandteil des Kernpakets, sondern steht im Downloadbereich bereit. Der Admin muss es herunterladen und im Hauptordner von Tine 2.0 auspacken. Im Setup-GUI wählt er »Anwendung installieren« , anschließend aktiviert er es im Admin-Modul. Nach dem nächsten Anmeldevorgang ist die Personalverwaltung sichtbar.

Abbildung 7: Mit dem Personalmodul verwaltet Tine 2.0 auch Urlaubs- und Krankheitstage von Mitarbeitern.

Verbesserungs-potenzial

Leider haben sich die Entwickler bei der Konzeption der Datenstrukturen einen ziemlichen Patzer erlaubt: Das Adressensystem unterscheidet nicht zwischen Adressen und Kontakten beziehungsweise Ansprechpartnern. Das zwingt Anwender Firmenadressen redundant anzulegen, für jede Kontaktperson extra. Das zu ändern sieht die Roadmap [6] vor.

Verbesserungspotenzial findet sich auch bei der ansonsten gelungenen Oberfläche: Die reagiert gelegentlich etwas träge auf Klicks, was wohl auch damit zusammenhängt, dass sich viele Dialoge als Popups öffnen.

Tine 2.0 existiert seit Anbeginn ausschließlich als Open-Source-Software, alle Anwender kommen ohne zusätzliche Kosten in den Genuss des vollen Funktionsumfangs. Freiwilligen Community-Support leistet das Forum [7], nach Aussage von Anwendern funktioniert der meist gut und schnell. Wer sich mit den Details von Tine 2.0 beschäftigen will, wird Unterstützung allerdings auch brauchen, da die Dokumentation [8] lückenhaft ist.

Support vom Hersteller selbst erhält, wer eine der kostenpflichtigen Editionen unter Vertrag nimmt. Das hat Vorteile: Die Softwarepflege für die Open-Source-Variante endet nach einem halben Jahr, der kommerziellen Variante gewährt Metaways hingegen volle 2 Jahre. Patches und Updates stellt die Firma den Support-Kunden in Form zertifizierter Pakete zur Verfügung. Wer Tine 2.0 schnell und ohne Installation ausprobieren möchte, findet unter [9] eine Live-Demo.

Fazit

Tine 2.0 bietet sich für unterschiedlichste Szenarien in Teams an. Seine Stärken spielt es besonders dann aus, wenn vernetztes und mobiles Arbeiten im Vordergrund steht. Für Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe mag Tine 2.0 sogar als einziges, zentrales Unternehmensportal geeignet sein, da es alle wichtigen Anforderungen von Kalender über Adressen bis hin zu CRM und Personalverwaltung abdeckt und dabei auch Aspekte wie die Synchronisation der Daten mit Smartphones berücksichtigt.

Die Bedienung ist zumeist spielend einfach, sodass keine aufwändigen Schulungen erforderlich sind. Wie so oft kommt es bei Applikationen dieser Art eher darauf an, sinnvolle Konventionen innerhalb des Teams oder Unternehmens festzulegen, damit sich nicht eine eher chaotische Nutzung ausbreitet.

Mehr Breite als Tiefe

Tine 2.0 ist wie viele freie Vertreter seiner Zunft eher auf Breite als auf Tiefe ausgelegt. Wer gerne Featurelisten vergleicht, dürfte hier kaum zufrieden sein. So manche Funktionen fehlen, die man von großen Produkten wie Exchange, Lotus Notes oder Zimbra kennt und für selbstverständlich ansehen mag. Bei Tine 2.0 gehen Übersicht und Einfachheit vor Vollständigkeit, das Gesamtpaket ist stimmig. Und da die Weiterentwicklung bisher von Konsequenz geprägt war, dürfte auch in Zukunft der Funktionsumfang noch weiter wachsen. (mfe)

Abbildung 2: Zu einer Adresse blendet Tine 2.0 auch gleich die entsprechende Kartenansicht ein.