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Seine Verbreitung macht Outlook nicht automatisch zum besten Groupware-Client der Welt. Dem begrüßenswerten Trend zu Webapplikationen folgend, bestehen nämlich für Suites, die lediglich einen Javascript-fähigen Browser auf dem Endgerät voraussetzen, in Funktionalität und Bedienbarkeit beste Aussichten.

Ein Mangel an guten Alternativen zum Outlook-Exchange-Einerlei ist wahrlich nicht zu beklagen [1]. Plattformübergreifendes, Browser-gestütztes Arbeiten im Team, transparent vernetzt mit der zunehmenden Anzahl mobiler Arbeitsnomaden liegt im Trend – und die Welt der freien Software bedient die Nachfrage.

Keine Diätkost

Große Enterprise-Lösungen wie Zimbra, Scalix und Zarafa [2] verlangen häufig umfassendes Know-how und detaillierte Planung, vor allem wenn es um die Integration oder Ablösung des Gespanns aus Outlook und Exchange geht. Gerade kleine und mittelgroße Firmen schauen verstärkt nach schlanken Lösungen, die durch einfache Installation und wenig Wartungsaufwand glänzen.

Dass sie dabei nicht automatisch über weniger Möglichkeiten und Flexibilität verfügen, beweisen auf diesem Feld gleich mehrere Kombattanten: Egroupware und sein Fork Tine 2.0, aber auch Horde sind seit Langem auf dem Markt, Simple Groupware und Feng Office noch etwas jünger. Alle treten an mit umfassenden Werkzeugen für Projektmanagement, Gruppenkalender, Webmail und vielen anderen Features.

Sie kosten nichts, laufen out of the Box und lassen sich meist schnell an eigene Bedürfnisse anpassen. In Tabelle  1 hat das Linux-Magazin eine umfangreiche Liste der Funktionen der fünf Kandidaten in einer Übersicht zusammengestellt. Allen gemeinsam ist ein modulares Konzept, das PHP-Innenleben, Unterstützung für gängige Datenbanken, IMAP und SMTP-Protokoll. Ebenso bringt jeder ein funktionierendes Berechtigungskonzept und passende Admin-GUIs mit.

Die Schwerpunkte setzen die Programmpakete jedoch sehr unterschiedlich. Auch deshalb finden sie sich im Web unter so verschiedenen Titeln wie Collaboration, Groupware, Projektmanagement oder Web-Coworking. Bereits in dieser Einordnung deutet sich an, dass der Admin schon bei der Auswahl und Evaluation der Software für den eigenen Server genau hinschauen sollte.

Egroupware 1.8

Das Groupware-Urgestein Egroupware [3] war stets einer der Pioniere für teamübergreifendes Arbeiten und Kommunizieren. Bereits seit 1999 – damals noch als PHP Groupware – gibt es die Software, die mit Datenbank-Backends wie MySQL, Max DB, PostgreSQL sowie Microsofts SQL-Server arbeitet. Selbst rudimentärer Oracle-Zugriff ist vorhanden.

Die Kernanwendungen der aktuellen Version 1.8 stellen das zentrale Adressbuch, den der Terminplanung im Team dienenden Kalender, einen Webmail-Client, die Dateiverwaltung (mit Samba/CIFS-Anbindung) sowie das Projektmanagement mit Zeiterfassung (Stundenzettel und Gantt-Darstellung) bereit. Ergänzen lässt sich das alles durch Aufgabenverwaltung (Infolog), Wissensdatenbank, Ressourcenverwaltung, Wiki, Content Management System (CMS, Sitemgr), Nachrichten, Workflow-Engine und viele weitere, teilweise exotische Module.

Via POP und IMAP kommuniziert Egroupware mit einschlägigen Mailservern wie Cyrus, Courier, UW IMAP, aber auch mit Exchange. Neben dem Webclient lassen sich auch gängige Groupwareclients wie Kontact, Evolution und auch Outlook verwenden, allerdings mit unterschiedlicher Tiefe und Qualität der Anbindung.

30 Sprachen

Neben einigen (der langen Geschichte von Egroupware zu verdankenden) Annehmlichkeiten wie der in 30 Sprachen lokalisierten Oberfläche, einer ordentlichen Dokumentation sowie einer Berechtigungsvergabe, die sich an Access Control Lists (ACLs) orientiert, zeichnet Egroupware vor allem die enge Integration der Kernanwendungen untereinander aus: So erlaubt es die Suite beispielsweise, Termine direkt im Projektmanager anzulegen, wobei sie die Verabredungen auch sofort im Kalender anzeigt (Abbildung 1) – eine naheliegende Lösung, die Anwender aber selbst bei größeren Enterprise-Lösungen vergeblich suchen. Analog gilt das auch für die Zeiterfassung, Notizen und das Zuweisen von personengebundenen Aufgaben.

Allerdings wirkt die Oberfläche mittlerweile etwas angestaubt. Ajax sucht der Anwender vergebens, Popups für Dialoge bestimmen das Bild, die Konfiguration erledigt er stets in langen HTML-Formularen (Abbildung 2).

Abbildung 1: Die Terminverwaltung von Egroupware ist mit allen Modulen vernetzt. Ob CRM, Projektmanagement oder Aufgabenverwaltung – immer entsteht ein Termin auch im Kalender der Groupware.

Abbildung 2: Wie viele Menüs präsentiert sich auch der Konfigurationsdialog von Egroupware eher altbacken.

IMAP, LDAP, Ical, Sync ML

Generell legen die Egroupware-Entwickler den Schwerpunkt auf das Thema Integration. Usermanagement und Authentisierung lassen sich außer mit dem integrierten Benutzermanager auf SQL-Basis auch über einen LDAP-Server bewerkstelligen, Active Directory reicht ebenfalls. Gängige Schnittstellen wie XML-RPC, SOAP, Webdav und Ical sind auch an Bord.

Dem mobilen Trend folgend verfügt Egroupware zudem über einen Sync-ML-Synchronisationsserver. Damit lassen sich Kalender- und Adressdaten unter anderem mit Microsoft Outlook sowie Evolution abgleichen und viele Smartphones mit den Daten versorgen. Alternativ dient eine Implementierung des Ical-Standards dazu, den Abgleich von Kalendereinträgen aus Apple Ical oder Mozilla Lightning/Sunbird mit dem Groupwareserver vorzunehmen. Der derzeitige Synchronisationsstandard Active Sync fehlt der Community-Ausgabe allerdings noch.

Unter Linux erfolgt die Installation als RPM- oder Deb-Paket aus den Standardrepositories oder manuell über ein Tar-Archiv. Danach gelangen Admins in zwei Schritten zum lauffähigen System: Nach Aufruf des Setup-Skripts im Browser prüft der Installer zunächst die vorhandenen Komponenten und Einstellungen, vor allem in der Datei »php.ini« . Dann legt die Installationsroutine die Datenbanktabellen an und fragt die Konfigurationsparameter für Mailserver, LDAP und andere Anbindungen ab.

Obwohl Entwickler in Egroupware ein umfassendes Plugin-API finden, über das sie vorhandene oder neue Applikationen in die Groupwareplattform nahtlos integrieren können, sind Community-seitig dafür bisher eher wenige Plugins entstanden. Insgesamt erweckt das Projekt den Eindruck, dass der Fokus der Entwicklung seit einiger Zeit stark zur kostenpflichtigen Enterprise-Edition gewandert ist, die inzwischen einen wesentlich größeren Funktionsumfang aufweist als die Community-Variante [4].

Horde 4.07

Kronolith, Turba, Ansel und Gollem – dies sind nicht Helden aus einer nordischen Saga, sondern die Namen zentraler Komponenten, die den Funktionsumfang des modularen Horde-Systems ausmachen [5]. Die auf dem PHP-Framework aufgebaute Groupwarelösung ist ein weiterer altgedienter Vertreter der Web-Collaboration-Szene und erfreut sich nicht nur eines großen Funktionsumfangs, sondern auch einer großen Fan- und Entwickler-Gemeinde, was nicht zuletzt an der Vielzahl modularer Erweiterungen liegt, den so genannten Apps.

Diese werden, um die Installation zu vereinfachen, zu verschiedenen Distributionen gebündelt. Die umfassendste davon ist die Horde Groupware Webmail Edition in Version 4 (Abbildung 3). Sie enthält alle wichtigen Einzelapplikationen wie Kronolith, Turba und Mnemo und stellt so eine umfassende Groupwarelösung mit einem leistungsfähigen Webmailer (als einziger inklusive Mailverschlüsselung), Gruppenkalender, Aufgabenverwaltung, Supportanwendung, Notizen, Dateiverwaltung bereit.

Hordes Installationsvorgang gehört zu den aufwändigeren, gelingt aber über ein PHP-CLI-Skript recht sicher. PHP ab 5.2.0 ist Pflicht, ebenso die PHP-Module Xml, Domxml sowie Gettext. Die Software unterstützt eine Vielzahl von Datenbanken bis hin zu Oracle. Anwender wählen beim Login aus mehreren Oberflächenvarianten, darunter auch einem für mobile Geräte optimierten GUI (Abbildung 4).

Abbildung 3: Horde besteht aus vielen Komponenten, deren Namen an Fabelwesen erinnern, etwa der Mailclient Imp. Andere Komponenten tragen jedoch beschreibende Namen wie der Terminplaner Kronolith.

Abbildung 4: Optional bringt Horde auch einen mobilen Webclient mit, hier auf dem iPhone.

Ajax-Web-GUI

Das Standard-GUI ist Ajax-getrieben und bietet Drag&Drop, zum Beispiel für Kalendereinträge. Eine kontextsensitive Toolbar blendet alle zum gewählten Modul gehörigen Werkzeuge ein, beispielsweise den Import oder Export der Adressbuchdaten. Die meisten Apps sind sinnvoll miteinander verbunden, so haben die Entwickler Aufgaben und Tickets im Kalender integriert, terminierte Aufgaben sowie offene Tickets listet er automatisch auf.

Die modulare und flexible Natur der Software zeigt sich vor allem in der Option, Horde als Webfrontend für den Kolab-Groupwareserver einzusetzen, wo Horde alle Funktionen unterstützt. Das Webframework ist einer der drei Referenzclients für den vom BSI unterstützten freien Groupwareserver, neben Outlook und dem KDE-Programm Kontact mit seinen Akonadi-Tools.

Horde ist insgesamt sehr offen gestaltet und bietet sich als Backend für eine Reihe externer Clients an. Zum einen unterstützt es praktisch alle gängigen Groupwareschnittstellen wie Webdav und Caldav, mit denen sich Programme wie Thunderbird andocken. Zum anderen bietet das integrierte Sync-ML-Protokoll automatisierten Abgleich mit älteren mobilen Geräten.

Wer Outlook und Blackberry-Geräte synchronisieren will, muss jedoch zusätzlich einen Funambol-Server installieren und konfigurieren. Zusätzlich dazu ist aber auch Active-Sync-Support für den Abgleich mit Microsoft-Produkten vorhanden. Er ist implementiert über die freie, PHP-basierte Zpush-Schnittstelle (bekannt von Zarafa, [6]) und gleicht Adressen, Termine und Aufgaben ab. Active Sync verfügt darüber hinaus aber auch über Funktionen fürs Provisioning und den Remote Wipe mobiler Endgeräte, was dem Admin im Unternehmen die Wartung seiner mobilen Herde deutlich zu erleichtern vermag.

Tine 2.0 (Milan)

Tine 2.0 ist eines der jüngeren Groupwareprojekte und fällt dementsprechend angenehm durch seine moderne, Ajax-getriebene Oberfläche auf. Die soll auch den Anspruch der Entwickler unterstreichen, Tine besonders benutzerfreundlich zu gestalten.

Ursprünglich als Teil von Egroupware entstanden – der Name ist ein Akronym aus This Is Not Egroupware 2.0 – mauserte sich Tine 2.0 zu einem modernen und gefälligen Tool für Web-basiertes Arbeiten in Gruppen und hat sich dabei in besonderer Weise dem Thema Customer Relationship Management (CRM) verschrieben [7].

Das Entwicklerteam, das im Wesentlichen der deutschen Firma Metaways angehört, legt Wert auf professionelle und kontinuierliche Entwicklung. Dementsprechend veröffentlicht das Projekt mehrmals im Jahr neue Versionen, in denen Anwender eine aufgeräumte, übersichtliche und sehr einfach zu bedienende Oberfläche vorfinden. Allerdings reagiert diese manchmal auf Klicks etwas zäh, und recht viele Dialoge öffnen sich als Popups, was zuweilen lästig ist. Das GUI beherrscht Drag&Drop und ordnet die Funktionsmodule übersichtlich auf Reitern an (Abbildung 5).

Abbildung 5: Das Tine-2.0-Adressbuch überzeugt durch einfache Bedienung.

Im Kern umfasst Tine 2.0 einen IMAP-Webmail-Client, eine Aufgabenverwaltung, eine Zeitverfassung und ein Adressbuch. Die aktuelle Version bringt zudem den lang erwarteten Filemanager mit, der eine zentrale Dateiablage mit direkter Verknüpfung in die entsprechenden Tine-Module bereitstellt.

Vor allem die Aufgaben und die Adressen sind eng mit dem CRM-Modul verzahnt (Abbildung 6), das die Verwaltung und Wiedervorlage von Leads erlaubt. Leider haben sich die Entwickler bei der Konzeption der Datenstrukturen hier einen ärgerlichen Patzer erlaubt: Das Adressensystem unterscheidet nicht zwischen Adressen und Kontakten oder Ansprechpartnern, was Anwender dazu zwingt, Firmenadressen redundant (für jeden Kontaktperson) anzulegen.

Ansonsten ermöglicht Tine 2.0 flottes Arbeiten, bietet eine übergreifende Suche, deren Ergebnisse sich als persönliche Favoriten ablegen lassen. Administratoren haben wenig Arbeit mit der Groupware: Die Installation der PHP-basierten Software (Zend Framework und Ext JS) ist schnell erledigt, die Basis-Konfiguration erfolgt über ein spartanisches GUI. Updates sind per Skript durchzuführen.

Abbildung 6: Wie sein Vorgänger Egroupware hat auch Tine 2.0 einen klaren Schwerpunkt in dem für Vertrieb und Marketing wichtigen umfangreichen Customer-Relationship-Modul.

Mobile Daten mit Sync ML und Active Sync

Ein Highlight für mobile Anwender dürften die Synchronisationsfähigkeiten mit Smartphones aller Couleur darstellen, die Tine 2.0 seiner Active-Sync-Schnittstelle verdankt, die den Groupwareserver nach außen als Microsoft-System erscheinen lässt. Anwender, die eher auf Desktop-Programme wie Thunderbird, Apple Ical oder I-OS-Systeme setzen, können auch per Caldav- und Carddav-Protokoll auf ihre Daten zugreifen.

Unter der Haube finden sich für findige Administratoren weitreichende Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten, sei es bei der Erstellung von individuellen Themes, Export- oder Importprofilen oder bei der Integration mit nahezu beliebigen Anwendungen über das bereitgestellte Json-RPC-API oder über Groupdav-Schnittstellen. Der Community-Support über das Forum funktioniert dem Vernehmen nach sehr gut und schnell.

Simple Groupware 0.745

Auch jenseits der ausgetretenen Web-Collaboration-Pfade findet sich so manches nützliche und leistungsfähige Kleinod: Simple Groupware [8] aus der Feder des deutschen Entwicklers Thomas Bley ist so eine Software. Es kommt daher als sehr umfassende, in PHP geschriebene Groupwarelösung, die neben den Standards wie Mailclient, Kalender (Abbildung 7) Aufgaben, Notizen und Dateiverwaltung eine Fülle weiterer Programme wie CMS, Wiki, Chat, Forum und Lesezeichen mitbringt.

Der Entwickler setzt dabei konsequent auf Quellcode-Freiheit und verzichtet auf kostenpflichtige Modelle. Dabei zeichnet sich die Lösung vor allem durch viel Liebe zum Detail aus. So ist das Dokumentmodul nicht nur eine schnöde Dateiverwaltung zum Ablegen von Files, sondern verfügt auch über einen integrierten Viewer, der eine Vielzahl von Dokumentformaten bis hin zu Microsoft Office interpretiert.

Der Philosophie zugrunde liegt ein hierarchisches Konzept, das sich zunächst im Explorer-artigen Baum spiegelt, in dem alle für den Anwender verfügbaren und freigeschalteten Applikationen verlinkt sind. Module lassen sich zu beliebigen Ordnern in dieser Struktur hinzufügen, der Baum kann die Organisationsstruktur eines Unternehmens wiedergeben.

Abbildung 7: Viel Liebe zum Detail haben die Entwickler in Simple Groupware gesteckt. Selbst beim Anlegen eines Termins im Kalender verliert der Anwender nie den omnipräsenten Verzeichnisbaum aus den Augen.

Eingebaut: Explorer und die Skriptsprache Sgs ML

Auch Berechtigungen lassen sich darauf abbilden, und jeder Anwender kann sich seine eigene Ordnerstruktur anlegen, individuelle Übersichtsseiten erstellen und öffentliche mit persönlichen Ordnern verbinden. Eine übergreifende Suche im Volltext und mit phonetischem Abgleich gewährt gezielten Zugriff auf alle relevanten Inhalte im System, inklusive der hinterlegten Dokumente.

Diese auf Organisationen und Unternehmen ausgerichtete Philosophie manifestiert sich unter einer Oberfläche, die aber zumindest anfangs etwas gewöhnungsbedürftig ist. Im Gegensatz zu anderen Groupwarelösungen erschließen sich die grundlegenden Anwendungskonzepte nicht intuitiv, sondern erst nach ein wenig Einarbeiten.

Auch die Gestaltung der anpassbaren Oberfläche trägt zu dem Eindruck bei, dass die Form der Funktion folgt. Dafür geht das Arbeiten sehr schnell, alle Seiten laden äußerst flott und ohne Verzug. Die Ausrichtung auf Effizienz zeigt sich in Funktionen wie der Massenpflege, mit der sich viele Datensätze in einem Rutsch editieren lassen (Abbildung 8).

Abbildung 8: Simple Groupware ist auf Massenverwaltung ausgelegt. Viele Datensätze lassen sich in einem Anlauf bearbeiten. Dank der eigenen Programmiersprache Sgs ML gelingt das sehr einfach.

Auch die Installation haben die Entwickler sehr effizient gelöst. Der Administrator lädt lediglich das Installationsskript, entpackt es im Document Root seines Webservers und ruft im Browser die URL »sgs_installer.php« auf. Dies startet den Installationsassistenten, der den benötigten Sourcecode herunterlädt und die Bestandteile der Applikation installiert. Als Datenbank verlangt Simple Groupware MySQL, PostgreSQL oder SQlite.

Neben dem üblichen LDAP für die Authentisierung und Userverwaltung darf sich Simple Groupware auch auf Microsofts Active Directory stützen und sogar NTLM verwenden. Durch umfassende Schnittstellen erreichen auch externe Clients auf Desktops und Smartphones die Groupwaredaten: Neben den gewohnten Groupdav-Protokollen steht Sync ML als Synchronisationsmechanismus zur Verfügung, mit dem SOAP-API können Programmierer Drittapplikationen und Clients integrieren. Ein Plugin-API ermöglicht es der Community, eigene Module beizusteuern.

Simple Groupware ermöglicht es auch Nicht-Programmierern, zum Beispiel versierten Administratoren, eigene Module und Views zu erstellen. Dazu dient die integrierte XML-Auszeichnungs-Sprache Sgs ML (Simple Groupware Solutions Markup Language). Über bloße Deklarationen in Form von XML-Dateien können Simple-Groupware-Verwalter damit Komponenten erstellen.

Listing 1 zeigt ein simples Modul namens »myaddresses.xml« , das eine neue View auf die Kontakte bietet, mit der Option, Adressen hinzuzufügen oder bestehende Adressen zu löschen. Hat es der Admin unter »src/modules/schema/myaddresses.xml« abgelegt, steht es sofort in Simple Groupware zur Verfügung.

01 <table modulename="{t}My Addresses{/t}" default_view="display" orderby="lastname" order="asc" limit="20" enable_new="true" enable_edit="true" enable_delete="true" enable_empty="true">
02 <view name="display" displayname="{t}Display{/t}" />
03 <field name="id" simple_type="id" displayname="{t}Id{/t}" />
04 <field name="lastname" displayname="{t}Last name{/t}" simple_type="text" required="true" />
05 <field name="firstname" displayname="{t}First name{/t}" simple_type="text" required="true" />
06 <field name="description" displayname="{t}Description{/t}" simple_type="textarea" simple_size="4" />
07 </table>

Feng Office 2.0

Feng Office (ehemals Opengoo) ist ein weiterer Vertreter der jungen Generation von Webgroupware-Lösungen [9]. Dies manifestiert sich sichtbar in der modernen, dank konsequentem Ajax-Einsatz zumeist sehr intuitiv reagierenden und ansprechend gestalteten Oberfläche. Feng Office erweist sich als die einzige Software im Vergleich, die konsequent modale Dialoge implementiert und es schafft, diese zum Nutzen des Anwenders einzusetzen.

Bei Feng Office sind alle Komponenten miteinander verzahnt – von dem sehr einfachen Mailclient, über Termine, Aufgaben, Dokumente und Kontakte bis hin zur Zeiterfassung. Jeder Eintrag in einem dieser Module lässt sich wie ein eigenes Objekt behandeln – und entsprechend mit anderen verknüpfen, einem Kontakt zuordnen oder in einem der Workspaces kategorisieren.

Auf diesem Wege bietet sich Feng Office auf fast natürliche Weise zur Abbildung von Workflows an: Aufgabe erstellen, einem Kontakt zuordnen, Dokumente und Notizen verknüpfen – dies geschieht in einem Rutsch. Jedem Objekt können die Nutzer Kommentare hinzufügen, wobei alle Anwender, die das Objekt abonniert haben, eine Benachrichtigung per Mail erhalten und so über alle Geschehnisse auf dem Laufenden bleiben, zum Beispiel bei Aufgaben (Abbildung 9).

Abbildung 9: Eine Aufgabe in Feng Office mit Beschreibung, Zuständigkeiten und Kommentaren.

Versionskontrolle und Wysiwyg-Editor

Dokumente lassen sich hochladen, der Server versioniert sie dabei – sofern gewünscht – auf eine gut handhabbare Weise (Abbildung 10). HTML-Dokumente können Anwender mittels Wysiwyg-Editor direkt inline anlegen und editieren. Ein Reportingtool erlaubt es, interaktiv eigene Berichte zu definieren, um beispielsweise eine Übersicht offener Aufgaben, die Entwicklung von Meilensteinen, oder für die Abrechnung von Leistungen zu generieren.

Während Feng Office für sich genommen einiges an Glanz verbreitet, gebärdet es sich zugleich als Insel, bei der Konnektivität sieht es derzeit mau aus: Es gibt keine Synchronisation für Mobilgeräte, selbst der Webzugriff von Smartphones scheitert an der fehlenden Optimierung des Web-GUI für solche Clients. Das Fehlen verbreiteter Groupware-Standardschnittstellen wie Webdav, Ical oder Vcard verschlimmert diese Situation noch. Erst mit der soeben erschienenen Version 2.0 wird ernsthaft an einem REST-API gearbeitet und das unausgereifte Plugin-System auf neue Beine gestellt.

Abbildung 10: Die eingebaute Dokumentverwaltung in Feng Office kommt bereits mit Versionskontrolle und einem einfachen Editor für HTML-Dateien.

Auf Outlook verzichten muss kein Verlust sein

Mit den vorgestellten Tools ist Web-basiertes Arbeiten in der Gruppe auch ohne einen fetten Client wie Outlook bestens möglich. Auf den ersten Blick scheinen sich die freien Webgroupware-Suiten dabei sehr ähnlich zu sein. In den Einzelheiten offenbaren sich jedoch beträchtliche Unterschiede beim Funktionsumfang, dem Schwerpunkt oder der Systemphilosophie.

Hier ist es gut, seine eigenen Anforderungen zu kennen und sie mit den Lösungen abzugleichen. Die meisten Projekte bieten dafür freundlicherweise Online-Demos an, sodass sich Admins und Anwender teilweise sogar die Testinstallation sparen können.

Feng Office bietet sich für Projekt- und Aufgabenverwaltung im weitesten Sinne an, auch wenn externe Personenkreise, etwa Kunden oder Lieferanten, anzubinden sind. Tine 2.0 legt den Schwerpunkt aufs CRM und glänzt durch die Synchronisation mit Smartphones. Horde und Simple Groupware liegen vorn, wenn es um den schieren Funktionsumfang geht und die Möglichkeit, eigene Anpassungen vorzunehmen. Egroupware glänzt mit einem besonderes breiten Modulangebot, eignet sich aber nur für Anwender ohne besondere Ansprüche an Oberfläche und Konnektivität.