Arbeitszeit ist zu kostbar für Routineaufgaben wie das Personalisieren von Massenbriefen. Jede ernsthafte Textverarbeitung enthält daher eine Funktion, die dies automatisiert. Die Bitparade vergleicht die Serienbrieffunktionen von Abiword, KWord und Open Office Writer.

Wer programmieren kann und vor Konsolenanwendungen nicht zurückschreckt, erstellt Serienbriefe am einfachsten mit Tex. Doch Stabilität, geringer Ressourcenbedarf und der perfekte Blocksatz des leistungsfähigen Satzsystems nützen wenig, wenn die Zielgruppe der durchschnittliche, an eine GUI gewöhnte Computeranwender aus Sekretariaten und Fachabteilungen ist. Wenn es darum geht, Seriendokumente ohne die Hilfe von Technikern zu erstellen, kommen nur Textverarbeitungsprogramme in Frage, deren Benutzung Sekretärinnen und Sachbearbeiter kennen.

Die verbreitete Linux-Bürosuite Open Office ist, was den Leistungsumfang angeht, sicher Marktführer. Doch wer den eigentlich zur Vereinfachung mitgelieferten Serienbrief-Wizard unter die Lupe nimmt, stellt fest, dass dieser acht Schritte umfasst – viel zu viel für Benutzer mit durchschnittlicher Computerkompetenz. Diese Bitparade vergleicht die Serienbrieffunktion von Open Office mit denen von KOffice und Abiword, die mit dem Anspruch antreten, schlanker und leichter bedienbar zu sein.

Abiword

Der Antipode zu Open Office bei Leistungsumfang und Komplexität heißt Abiword. Für alte Hardware optimierte Linux-Distributionen wie Damn Small Linux setzen auf die schlanke GTK-Anwendung. Die Gestaltungsmöglichkeiten, die der Office-Winzling anbietet, sind beschränkt, für manche Einsatzgebiete aber ausreichend. Abiword bietet die üblichen Schriftformatierungen und beherrscht Grafiken, Tabellen, erstellt Inhaltsverzeichnisse und enthält auch eine Rechtschreibprüfung.

Vorlagen und Textstile automatisieren und vereinheitlichen zwar das Layout, doch damit ist der Funktionsumfang größtenteils ausgeschöpft. Der Lohn der Beschränkung ist ein Menü, das durchgängig mit zwei Ebenen auskommt (Abbildung 1). Außerdem enthält Abiword eine Schnittstelle für Plugins [2]

Abbildung 1: Schlank und rank: Das Textverarbeitungsprogramm Abiword beschränkt sich aufs Wesentliche. Hat der Anwender bei der Funktionalität keine Sonderwünsche, erfreut die Software mit geringem Ressourcenbedarf und einfacher Bedienung.

Zunächst überrascht es, dass die einfache Anwendung eine Serienbrieffunktion enthält. Allerdings ist sie nicht vollständig in die grafische Oberfläche integriert. Der Anwender erstellt ein gewöhnliches Textdokument und öffnet für den Datenimport eine Komma- oder Tab-separierte Textdatei. Auch ein spezielles XML-Format versteht die Software.

Die erste Zeile einer Komma- oder Tab-separierten Datei legt die Feldnamen fest, die der Anwender im Dialog »Serienbrief-Feld einfügen« auswählt (Abbildung 2). Bevor der Benutzer die Felder sieht, muss er die Datendatei öffnen. Schließt er das Dialogfeld, ist die Verknüpfung zur Datenquelle verloren. Ist das Serienbriefformular fertig, beendet der Benutzer die grafische Anwendung und stößt den Seriendruck mit dem Kommandozeilenaufruf »abiword -m Datendatei.csv -p Ausgabedatei.ps Abiword-Formulardokument.abw« an.

Abbildung 2: Das spartanische Abiword überrascht mit einer Serienbrieffunktion, die jedoch nur halbherzig umgesetzt ist: Die Verknüpfung zur Datendatei verschwindet, die Funktion erfordert einen Konsolenaufruf.

Zusammen mit der nicht persistenten Verknüpfung zur Datenquelle hinterlässt dieser Workflow einen unfertigen Eindruck. Dass es für den Konsolenaufruf keine grafische Alternative gibt, schränkt den Kreis der Benutzer ein, die Abiword bedienen können. Umgekehrt ist es ein Vorteil, dass sich das Erzeugen eines Serienbriefs unkompliziert aus einem Skript heraus initiieren lässt.

KWord

Wie bei Abiword ist es auch bei KWord möglich, den Druckvorgang mit der Kommandozeilenoption »–print« anzustoßen. Bei der KDE-Anwendung gerät aber das im interaktiven Betrieb praktische Druckerwahl-Dialogfeld zum Stolperstein: Angewiesen ein Dokument auszudrucken, wartet KWord auf die Auswahl des Druckers durch den Anwender – ein Drucken ohne Benutzerinteraktion ist daher ausgeschlossen.

Gut angebunden

Im Vergleich mit Abiword fällt die Serienbrieffunktion wesentlich leistungsfähiger aus. Als Datenquellen wertet die KDE-Software die Tabellen aus KSpread, der zur KOffice-Suite gehörigen Tabellenkalkulation, und dem KDE-Adressbuch aus. Sind die Qt-Bindings für die eingesetzte Datenbank vorhanden (Pakete »libqt3-mt-mysql«, »libqt3-mt-postgres« oder entsprechende), bindet KWord auch externe Engines wie MySQL, PostgreSQL oder SQLite ein.

KWord kommt bei Serienbriefen jedoch auch ohne externe Software aus. Wählt der Anwender den Datenquellen-Typ »Interner Speicher«, so legt die Software die Daten direkt im Textdokument ab. Über eine wenig komfortable Eingabemaske (Abbildung 3) definiert der Benutzer Felder und Datensätze. Für kleine Briefserien mit wenigen Feldern reicht das aus. Der Vorteil ist, dass der Anwender keine externe Software starten muss und dass das Kopieren des Textdokuments Formular und Daten in einem Arbeitsschritt überträgt.

Abbildung 3: Statt in einer externen Datenbank speichert KWord die Adressendaten auch direkt im Formulardokument. Die Eingabemaske hierfür ist jedoch nicht komfortabel.

Schlank bleiben

Trotz des ansehnlichen Funktionsumfangs erspart KWord dem Benutzer eine ähnlich sperrige Bedienung wie bei Open Office. Ist die Verknüpfung zur Datenquelle hergestellt, braucht der Benutzer nur noch die Feldbefehle über den Menüpunkt »Einfügen | Variable | Serienbrief« hinzuzufügen (Abbildung 4). Ärgerlich ist jedoch, dass die Software das Feldwahl-Dialogfeld nach jedem Einfügen eines Felds schließt, der Anwender muss sich so mehrmals bis zur dritten Menü-Ebene durcharbeiten. Ist dies geschafft, wird ein gewöhnlicher Ausdruck zum Serienbrief. Die Software wiederholt das Formulardokument entsprechend der Zahl der Datensätze.

Abbildung 4: Hakelige Bedienung: Ist das »Feld einfügen«-Dialogfeld offen, bleibt der Cursor im Hauptdokument gesperrt. Für jedes einzufügende Feld muss der Benutzer den Dialog erneut öffnen.

Auch bei den Textverarbeitungsfunktionen gibt sich KWord weniger spartanisch als Abiword. Die Anwendung enthält zum Beispiel auch einen Formeleditor. Lesezeichen helfen bei der Bearbeitung umfangreicher Dokumente. Wie unter Windows über den OLE-Standard bindet KWord ohne Umweg über externe Dateien auch Inhalte, zum Beispiel Zeichnungen oder Diagramme, aus den anderen KOffice-Anwendung ein.

Sonderfall

Besonders hebt sich KWord durch seinen rahmenbasierten Ansatz von den anderen Textverabeitungen ab: In gewöhnlichen Programmen dieser Art stellt ein Textrahmen eine zusätzliche Möglichkeit dar, um Text außerhalb des normalen Fließtextes exakt auf der Seite zu positionieren. Bei KWord ist dagegen jeder Text an einen Rahmen gebunden. Durch einen primären Seiten-Textrahmen (Abbildung 5) legt die Software die Seitenränder fest.

Abbildung 5: Alles im Rahmen: KWord platziert jeden Text, auch den normalen Fließtext einer Seite, in einen Rahmen, der sich – wie hier – mit einer Rahmenfarbe sichtbar machen lässt.

Drei Textspalten entstehen durch drei miteinander verkettete Textrahmen auf jeder Seite. Die Dokumentstruktur-Ansicht zeigt die Rahmen gleichberechtigt mit eingebundenen Bildern, Tabellen oder eingebetteten Inhalten aus den anderen KOffice-Programmen. Die Haupttextrahmen mit dem normalen Seitentext enthalten Seiten und Absätze als Unterobjekte. Die daraus folgende Gliederung erleichtert das Navigieren im Text.

Der rahmenbasierte Ansatz ist aus logischer Sicht elegant und bringt durch die Seiten- und Absatzgliederung der Textrahmen auch eine praktische Funktion ein. Zu bedenken ist aber, dass dieses Konzept für Benutzer, die bisher nur mit einer Textverarbeitung, nicht aber mit einem Desktop-Publishing-Programm wie Quark Xpress oder Indesing gearbeitet haben, Neuland darstellt und die Bedienung erst einmal erschwert.

Open Office

Wer für Serienbriefe eine Textverarbeitung benötigt, deren Leistungsumfang dem kommerziellen Office-Paket von Microsoft ähnelt, kommt an dem von Sun unter der GPL veröffentlichten Büropaket Open Office (Abbildung 6) nicht vorbei. Die Office-Suite enthält ein Grafikprogramm, das sogar 3D-Fähigkeiten beinhaltet, ein Datenbankprogramm, das Eingabemasken ebenso unter einer grafischen Oberfläche erstellt wie komplizierte Abfragen, die auch Daten aus mit Wizards erzeugten Tabellen verarbeiten. Open Office Writer spielt also, auch was das Erzeugen von Serienbriefen angeht, in einer anderen Liga als die Testgegner Abiword und KWord.

Abbildung 6: All inclusive: Das Open-Office-Paket enthält eine leistungsfähige Datenbankanwendung à la Microsoft Access. Die Serienbrieffunktion der Textverarbeitung glänzt mit einer Funktion wie bedingtem Text, die zum Beispiel zwischen männlichen und weiblichen Empfängern differenziert.

Wer seine Serienbriefformulare in Writer erstellt, steht einer schier unendlichen Funktionsfülle gegenüber. So stellt die Textverarbeitung eine Skripting-Engine bereit, die außer einer speziellen Basic-Variante auch Python und Javascript versteht. Wer nicht programmieren möchte, zeichnet Befehlsfolgen über den Makrorekorder auf. Die Gliederungs- und Nummerierungsfunktion ist konfigurierbar. Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer sind vorhanden.

Auch die Benutzeroberfläche lässt sich an die Bedürfnisse der Benutzer anpassen. Trotz der weitgehenden Konfigurierbarkeit wird sie jedoch nie richtig handlich. Zu groß ist der Funktionsumfang, den der Benutzer in den vollgepackten Menüs findet. Dass Open Office bei der Bedienung oft der Microsoft-Office-Suite nacheifert, erleichtert zwar den Umstieg. Da gerade die Menü-Führung in Word oft Kritik erntet, erbt Open Office auf diese Weise auch Schwächen.

Abschreckendes Beispiel

Der Serienbriefassistent verdeutlich geradezu beispielhaft, wie der Versuch, dem Benutzer an jeder Stelle jede denkbare Programmfunktion und Wahlmöglichkeit zur Verfügung zu stellen, leicht in abschreckender Komplexität endet. Der Wizard verlangt dem Anwender acht Schritte ab, die meisten der Screens sind mit Schaltflächen und Optionen vollgepackt (Abbildung 7).

Abbildung 7: Zu viel das Guten: Der Serienbrief-Wizard in Open Office integriert zwar alle denkbaren Funktionen wie Templates für Adressenfelder und bedingten Text zum Beispiel für unterschiedliche Anreden. Mit seiner Komplexität schreckt er jedoch viele Benutzer ab.

Der erste Schritt, in dem Open Office fragt, ob das Formular auf dem geöffneten Dokument oder einem neuen, eventuell auf Basis einer Vorlage, entstehen soll, ist zwar leicht verständlich, jedoch im Grunde überflüssig. Denn wer für das Formular eine neues Dokument verwenden will, kann dies auch vor dem Start des Assistenten anlegen. Schritt drei, »Adressblock einfügen«, packt vier Arbeitsschritte in einen Screen. Der Anwender wählt zuerst die Datenquelle aus bereits angelegten Verknüpfungen zu einer Datenbank oder gibt die Adressendaten direkt in eine wegen der Vielzahl der Felder äußerst unübersichtlichen Eingabemaske (Abbildung 8) ein. Die Option »Dieses Dokument soll einen Adressblock enthalten« fügt einen vordefinierten Satz an Adressdatenfelder in das Formulardokument ein.

Abbildung 8: Erneut zu viel des Guten: Die in Writer enthaltene Dateneingabemaske ist durch ihre Größe unübersichtlich. Benutzerfreundlicher, jedoch mit viel mehr Aufwand verbunden, ist ein selbst erstelltes Eingabeformular in Base, der Datenbankanwendung der Office-Suite.

Erst nach einen Klick auf »Mehr« und im folgenden Dialog auf »Neu« sieht der Benutzer die Felder der Datenbank und kann sie einzeln in das Dokument einfügen. Der Vorteil dieses komplizierten Verfahrens ist, dass ein einmal definiertes Layout des Adressenfelds (zum Beispiel Name und Vorname in einer Zeile, darunter Straße und Hausnummer, mit einer Zeile Abstand Postleitzahl und Stadt) in Zukunft fertig vorliegt. Noch immer ist der Benutzer nicht am Ziel: Schritt drei fordert von ihm, die Feldnamen des Adressenblocks mit den eventuell anders lautetenden Feldnamen in der Datenbank zu verknüpfen.

Überfrachtet

Ähnlich komplex fallen die übrigen Schritte des Wizards aus. Screen vier gestattet das Personalisieren der Briefanrede. Hier kann der Benutzer entweder den Text eines Datenfelds ausgeben oder bedingten Text erzeugen, zum Beispiel »Sehr geehrter Herr«, wenn das Feld »Geschlecht« den Eintrag »männlich« enthält, oder »Sehr geehrte Frau«, wenn dort »weiblich« steht.

Schritt fünf positioniert den Adressblock im Dokument. Schritt sechs erlaubt probeweises Durchblättern der Datensätze, die Anwendung zeigt das Ergebnis direkt im Formulardokument. Schritt sieben erstellt die einzelnen personalisierten Seiten und unterbricht den Wizard, damit der Benutzer jeden einzelnen Brief anpassen kann. Bei Schritt acht ist er endlich am Ziel: Hier darf er den Serienbrief entweder ausdrucken, speichern oder als Mail versenden.

Der Nutzwert des Serienbriefassistenten lässt sich folgendermaßen beschreiben: Es ist gut, komplexe Arbeitsabläufe wie das Erstellen eines Serienbriefs in einem Wizard zusammenfassen. Die Funktionen, die er bietet, haben im professionellen Umfeld, in dem möglichst weit gehende Automatisierung wichtig ist, für sich genommen ihre Existenzberechtigung. Sie alle zusammen führen aber zu einer Komplexität, die durchschnittliche Anwender sicherlich überfordert.

Es geht auch einfacher

Die prominente Stelle im Menü und in der Dokumentation führt leicht dazu, dass der Anwender übersieht, dass er Serienbriefe ohne bedingt erzeugten Text ähnlich wie in KWord und Abiword auch wesentlich einfacher erzeugen kann: »Einfügen | Feldbefehl | Andere« oder [Strg]+[F2] öffnen den Dialog »Feldbefehle«, mit dem der Benutzer im Reiter »Datenbank« die Felder der verknüpften Datenquellen direkt in das Dokument einfügen kann.

Beim Ausdrucken fragt die Textverarbeitung dann, ob sie das Dokument als Serienbrief drucken soll. Da der Aufruf von Open Office auf der Kommandozeile sowohl ein Dokument öffnen als auch ein Makro aufrufen kann, ist auch eine vollständige Automatisierung über ein Skript möglich.

Von schlank bis allumfassend

Wie es am einfachsten geht, zeigt Abiword: Eine CVS-Datei und ein Kommandozeilenaufruf führen zum Ziel, einem Serienbrief als Postscript-Datei. Was für den Einsatz mit automatisierenden Skripten, zum Beispiel beim Erzeugen von Rechnungen per Cronjob, praktisch ist, befriedigt im Kontext eines Textverarbeitungsprogramms dennoch nicht: Der Anwender erwartet hier, dass alle Funktionen in die grafische Oberfläche eingebunden sind.

KWord, dessen Funktionsumfang stetig wächst, bietet eine gute Balance zwischen der spartanischen Ausstattung von Abiword und der Komplexität von Open Office, die viele Benutzer überfordert und oft genug teure Schulungen erforderlich macht. Dafür lässt der Office-Bolide beim Funktionsumfang keine Wünsche offen: Praktisch jede Problemstellung lässt sich lösen, notfalls über Makros in Basic, Python oder Javascript, oder – ohne Programmierkenntnisse – mit dem Makrorekorder.

Fazit

Wer nur die Grundfunktionen einer Textverarbeitung braucht, findet in Abiword ein schlanke Lösung. KWord hält die Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Open Office bietet alle denkbaren Features um den Preis einer komplizierten Bedienung.