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Am PC arbeiten und die Arbeitszeit nebenbei auf einem Zettel protokollieren – wer möchte das schon. Eine Time-Tracking-Software übernimmt diese Aufgabe für Freiberufler und für alle, die den Überblick über die in einzelne Aufgaben investierte Zeit behalten möchten.

Beim konzentrierten Arbeiten geht bald das Gefühl dafür verloren, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben erforderlich war. Die Anforderungen an ein Programm, das Arbeitszeiten stoppt, scheint auf den ersten Blick zwar nicht allzu groß. Doch wie immer steckt der Teufel im Detail: Ein gegen Bedienungsfehler resistentes Softwaredesign ist besonders wichtig. Zu leicht kommt es sonst im Alltag zu Fehlbedienungen, die die ganze Zeitmessung wertlos machen.

Zeigt die Software außer der Gesamtsumme noch einen Überblick über die Verteilung der Arbeitszeit, hilft sie die Ressourcen effizienter einzuteilen. Nützlich für Freiberufler ist eine Exportfunktion, die das Verrechnen der Arbeitszeit in einer Tabellenkalkulation erlaubt.

Diese Bitparade prüft die Anfang März mit Version 1.1 erstmals unter Linux lauffähige kommerzielle Anwendung Timeedition (39 Euro brutto), die freie KDE-Komponente Karm und die GPL-Webanwendung Kimai auf ihre Praxistauglichkeit (Tabelle 1).

Timeedition

Timeedition steht unter [1] als Binärarchiv zur Verfügung. Ohne Registrierung läuft das Programm nach dem Auspacken des Archivs 14 Tage lang als uneingeschränkte Testversion. Seit der Anfang März erschienenen Release 1.1 existiert erstmals auch eine Linux-Version. Der Hersteller spricht von einer “Optimierung” für Suse. Tatsächlich lässt sich das Binary unter Ubuntu 6.10 und Mandriva 2007 nicht starten, läuft jedoch unter Suse 10.2 bis 10.0 und Gentoo 2006 ohne Probleme.

Positiv fällt die optisch ansprechende und intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche auf (Abbildung 1). Unter der Stoppuhr sind alle wichtigen Bedienelemente ohne Rückgriff auf das Menü zu finden, und zwar in jener Reihenfolge, in der sie der Anwender benötigt: Er wählt zuerst den Kunden (oberes Listenfeld), dann das Projekt (mittleres Feld) und die Aufgabe innerhalb des Projekts. Die Farbe des oberen Fensterdrittels wechselt mit dem Kunden.

Abbildung 1: Auf einen Blick informiert: Die ausgefeilte Benutzeroberfläche des kommerziellen Time Trackers Timeedition zeigt optisch prägnant, ob und für welches Projekt die Stoppuhr gerade läuft. Die Farbe des oberen Fensterdrittels ändert sich je nach dem aktivierten Kunden.

Der Startbutton unter den drei Listenfeldern schaltet die Stoppuhr ein. Die Kennzeichnung dieses Buttons verändert sich dann zum Pause-Symbol und der Doppelpunkt in der Zeitanzeige blinkt. Die drei Kategorienfelder bleiben sichtbar, sodass bereits auf den ersten Blick erkennbar ist, ob und für welches Projekt Timeedition die Zeit stoppt.

Zwischenstand

Timeedition bietet dem Anwender einen guten Überblick, wie viel Zeit bereits in ein Projekt geflossen ist. Die Stoppuhr zeigt wahlweise die Zeit für eine Aufgabe innerhalb eines Projekts, die Gesamtzeit für das Projekt oder die Summe aus allen Projekten für einen Kunden an. Je nach Einstellung summiert die Uhr die Gesamtzeit, die Zeit für den Tag oder die seit dem letzten Einschalten.

Die Autostopp-Funktion hält die Stoppuhr an, wenn der Benutzer Tastatur und Maus eine bestimmte Zeit lang nicht mehr benutzt. Um zu verhindern, dass der Timer ungewollt stehen bleibt, blendet Timeedition vor dem Abschalten eine Warnung ein. Hat der Benutzer einmal das Ein- oder Ausschalten der Uhr vergessen, lässt sich der Fehler nachträglich korrigieren: Die »Records«-Ansicht (Abbildung 2) zeigt alle gestoppten Zeitabschnitte und passt Start- und Endzeit oder Kunde, Projekt und Aufgabe an. Hier lassen sich auch gestoppte Zeitabschnitte löschen oder neue anlegen. Filter nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder einem bestimmten Zeitabschnitt sorgen für Übersicht.

Abbildung 2: Die Records-Funktion in Timeedition gibt Auskunft über jeden gestoppten Zeitabschnitt. Filter blenden nicht benötigte Einträge aus. Bei Bedarf lassen sich die Einträge editieren.

Eine Druckfunktion gibt die Aufstellung als Tabelle aus. Der Reiter »Overview« im selben Fenster summiert die Zeit für die einzelnen Aufgaben und errechnet die Kosten aus dem festgelegten Stundensatz. Leider schneidet die Druckfunktion die Spalte »Revenu« (Kosten) ab. Die Kosten lassen sich außerdem nur an die Kategorie Aufgabe koppeln. Projekbezogene Stundensätze gibt es in Timeedition nicht.

Außer der einfachen Overview-Ansicht, die Kosten und Arbeitszeit auf Aufgabenebene summiert, enthält das Programm keine Statistik- oder Visualisierungsfunktion, die eine Analyse oder eine komplexere Abrechnung erlaubt. Das Programm bringt jedoch Exportfunktionen mit, sodass sich die gemessenen Zeiten in anderen Anwendungen weiterverarbeiten lassen: Timeedition schreibt nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Zeitintervall gefilterte Werte in eine Icalendar-, Excel-, CSV oder XML-Datei oder trägt sie in einen Google-Calendar-Account ein. Das Programm übernimmt auch Werte im CSV-Format von anderen Anwendungen. Die Trennzeichen, die Zuordnung der Spalten in der CSV-Datei und der Timeedition-Datenbank sowie das Verhalten bei Überschneidungen kann der Benutzer einstellen. Die Backup-Funktion speichert die gesamte Datenbank in einem Arbeitsschritt.

Kimai

Wer auf mehreren Rechnern arbeitet, benötigt für die Zeitmessung eine netzwerkfähige Lösung wie das PHP-Programm Kimai [2], das auf einem LAMP-Server läuft. Die Installation beschränkt sich auf das Auspacken des Programmarchivs und das Anpassen der Datenbankverbindung in der Datei »Programmverzeichnis/include/conf.php«. Kimai befindet sich noch in der Betaphase, funktionierte allerdings im Test auf Firefox bereits stabil. Auch mit Safari hat es keine Probleme. Die Zusammenarbeit mit dem Internet Explorer verweigert die Webanwendung.

Nach Aufruf der URL erscheint im Browser eine Stoppuhr, deren Gestaltung und Bedienbarkeit ähnlich gelungen ist wie bei Timeedition (Abbildung 3). Die wichtigsten Bedienelemente, die Listenfelder für die Auswahl von Projekt und Aufgabe sowie der Start-Stopp-Button für die Uhr sind rechts oben auf der Seite platziert. Der grüne Startbutton verwandelt sich in einen roten Stoppbutton, statt der Kategorienfelder zeigt Kimai dann die gestoppte Zeit. In der Liste der Zeitblöcke erscheint ein neuer Eintrag, dessen Zeitspalte durch einen roten Hintergrund hervorgehoben ist, und zwar solange Kimai stoppt.

Abbildung 3: Zugriff im Netz: Die Webanwendung Kimai stellt über den Browser eine ergonomisch gestaltete Oberfläche zur Verfügung. Lediglich eine Exportfunktion fehlt.

Auch wenn die Listenfelder »Projekt« und »Tätigkeit« bei laufender Uhr nicht zu sehen sind, lässt sich so auf den ersten Blick erkennen, ob die richtigen Einträge ausgewählt sind. Die Einträge in der Liste der Zeitblöcke kann der Benutzer nachträglich anpassen, um die Zeitrechnung bei vergessenem Ein- oder Ausschalten der Stoppuhr zu korrigieren. Einträge mit einer Endzeit, die vor der Startzeit liegt, führen allerdings ungeprüft zu einem negativen Zeitwert.

Gefilterter Blick

Wie Timeedition enthält Kimai ebenfalls Filter für die Zeitanzeige der Stoppuhr. Durch einen Klick auf das Augensymbol vor den Angaben zu Tag, Monat und Jahr (Abbildung 3) legt der Benutzer den Zeitraum fest, für den die ermittelten Zeiten in der Werteliste erscheinen sollen. Kimai zeigt auch Tages-, Monats- und Jahresstatistiken für vergangene Zeiträume an. Neben den einzelnen Zeitblöcken in der Listenansicht addiert die Software die gefilterten Werte je nach Kunde, Projekt oder Tätigkeit.

Analyse- und Statistiktools enthält Kimai unverständlicherweise nicht. Wer die Daten weiterverarbeiten möchte, muss sie abschreiben oder per Hand aus der MySQL-Datenbank extrahieren. Die Anwendung führt in der Tabelle »kimai_zef« mit Zeitblöcken im Unix-Time-Format Buch.

Außer der Verfügbarkeit im Netz ergibt sich daraus, dass Kimai auf einem zentralen Server läuft, auch der Vorteil, dass keine Daten verloren gehen, wenn der lokale Rechner abstürzt. Dank Ajax-Technologie braucht Kimai keine Seiten-Reloads. Störend ist allerdings, dass die Software trotz deutscher Lokalisierung Umlaute nicht richtig darstellt.

Karm

KDE bringt als Bordlösung für die Zeitmessung die Anwendung Karm [3] mit (Paket Kdepim). Das Programm fällt bei der grafischen Gestaltung und Bedienbarkeit beim Vergleich mit Timeedition und Kimai zurück (Abbildung 4): Die Bedienelemente sind als kleine, optisch wenig prägnante Icons realisiert. Statt die Anzeige über Filter auf die wesentliche Information zu beschränken, zeigt Karm viele Informationen gleichzeitig an, worunter die Übersicht leidet. Das Anwendungsfenster besteht aus einer unformatierten Liste, die in einer Baumstruktur Aufgabennamen sowie die für unterschiedliche Aufgaben gemessenen Zeiten enthält. Läuft die Zeitmessung, zeigt Karm dies durch ein schlecht sichtbares, schwarz-weißes Uhrensymbol in der Zeile des aktiven Timers. Ein Doppelklick auf eine Aufgabe startet oder stoppt die Messung.

Abbildung 4: Fehlerträchtig: Karm, die KDE-Lösung für die Zeitmessung, symbolisiert eine laufende Stoppuhr durch ein kleines farbloses Icon, das zudem beim Einklappen der Äste ganz verschwindet.

Die hierarchisch gegliederte Aufgabenliste erlaubt eine flexiblere Gliederung der Aufgaben als nur die feste Kategorisierung nach Kunde, Projekt und Aufgabe. Anders als bei Timeedition und Kimai, die auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten sind, legt Karm beliebig verschachtelte Kategorien an. Jede Mutterkategorie summiert die Zeiten aller untergeordneter Einträge. Die Baumstruktur lässt sich im Anzeigefenster, wie von einem Dateimanager gewohnt, ein- und ausblenden.

Dabei gibt es aber einige Ungereimtheiten: Zwar ist es einerseits sinnvoll, dass sich die Untereinträge nicht benötigter Kategorien ausblenden lassen. Wird jedoch eine Unteraufgabe, deren Timer läuft, ausgeblendet, ist nicht mehr sichtbar, dass die Zeitmessung läuft.

Licht und Schatten

Eine weitere Unstimmigkeit besteht darin, dass der Timer für die Mutterkategorie und die der Unterkategorien zugleich starten dürfen. Das Ergebnis ist, dass Zeiten mehrfach gezählt werden können. Timeedition und Kimai verbieten dagegen das gleichzeitige Starten mehrerer Timer. Zwar können diese Anwendungen daher keine Situation abbilden, in der ein und derselbe Arbeitsschritt an mehreren Stellen verbucht werden soll. Weil jedoch die Gefahr einer Fehlbedienungen steigt, ist es besser, mehrfach anzurechnende Zeiten nachträglich per Hand einzutragen.

Unter der spröden Oberfläche von Karm verbergen sich jedoch auch Features, die das Programm vor anderen Anwendungen auszeichnen: Die enge Integration in KDE kommt in der Funktion »Automatisches Verfolgen von Arbeitsflächen« zum Ausdruck. Ist diese für eine Aufgabe aktiv, startet und stoppt die Anwendung die Zeitmessung in Abhängigkeit davon, welche Arbeitsfläche KDE anzeigt. Wer an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet und die zugehörigen Anwendungsfenster auf unterschiedliche Arbeitsflächen verteilt, misst dann die Arbeitszeit selektiv, ohne sich um die Bedienung einer Stoppuhr kümmern zu müssen.

Leider kann diese Art der Zeitmessung nur nutzen, wer für die Aufgaben unterschiedliche Anwendungen verwendet oder mehrere Instanzen der für mehrere Aufgaben erforderlichen Anwendungen startet. Während Timeedition die Uhr nach vorheriger Warnung unwiderruflich anhält, notiert sich Karm lediglich die Zeit der letzten Tastatur- und Mausaktivität. Über ein Dialogfeld kann der Benutzer nachträglich entscheiden, ob die Leerlaufphase als Arbeitszeit gelten soll (Abbildung 5). Praktisch ist die Integration der Taskleiste, die sowohl in KDE als auch in Gnome funktioniert. Sie spart Platz auf dem Desktop und schließt ein versehentliches Starten oder Anhalten der Uhr aus.

Abbildung 5: Als einzige Anwendung fragt Karm bei Rechner-Inaktivität nach, ob die Leerlaufzeit als Arbeitszeit gelten soll. Bei Arbeiten, die Denkpausen erfordern, schützt dies vor Verfälschung der Zeitmessung.

Wie Timeedition kann Karm die gemessenen Zeiten exportieren. Die Anwendung schreibt die Gesamtsummen oder die gemessenen Zeitblöcke als Textdateien mit einstallbarem Trennzeichen. Die Werte lassen sich jedoch nicht nach Projekt oder Zeitraum filtern. Bei der Funktion »Verlauf in die Zwischenablage kopieren« stehen aber Filter für die Aufgabe und den Zeitraum zur Verfügung. Hat der Anwender das Ein- oder Ausschalten der Stoppuhr vergessen, so kann er nachträglich die Dauer des letzten Zeitblock und die für eine Aufgabe gemessene Gesamtzeit verändern. Karm akzeptiert dabei absolute Uhrzeiten für die Stoppzeit und relative Zeiten, die es von der gemessenen Zeit abzieht oder zu ihr hinzuzählt.

Gute Zeiten, schlechte Zeiten

Mit ihrer übersichtlich gestaltete Oberfläche und der Exportfunktion ist die kommerzielle Software Timeedition für 39 Euro brutto für Freiberufler ihr Geld wert, wenn sie auf der eingesetzten Linux-Distribution (im Test Suse und Gentoo) läuft. Wer eine netzwerktransparente Lösung sucht, findet diese in der freien PHP-Anwendung Kimai. Die Gestaltung der Benutzeroberfläche ist ähnlich ergonomisch wie bei Timeedition. Die Software exportiert die Zeitwerte jedoch nicht in für andere Anwendungen lesbare Formate.

Die KDE-Anwendung Karm schreckt zunächst durch ihre unübersichtliche Benutzeroberfläche ab. Wer jedoch die praktische Kopplung der Stoppuhr an die aktive KDE-Arbeitsfläche nutzen kann, den stört das überfrachtete Programmfenster kaum noch, da er sich während der Arbeit nicht um die Stoppuhr kümmern muss.

Vorteilhaft ist, dass Karm wie Timeedition eine Autostopp-Funktion enthält, die nach einer bestimmten Zeit der Rechner-Inaktivität die Uhr anhält. Der Benutzer kann nach der Rückkehr an den Rechner entscheiden, ob Karm die Zeit ohne Maus- und Tastaturbenutzung zur Arbeitszeit rechnen soll, sodass das automatische Anhalten des Timers auch bei Arbeiten ohne PC einsetzbar ist.