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Im Mai 2003 gaben die Offiziellen der bayerischen Landeshauptstadt München grünes Licht für eine Linux-Migration. Trotz vieler Widerstände und technischer Herausforderungen schaffte es das Limux-Projekt, das erste derart umfassende Migrationsprojekt zu einem erfolgreichen Ende zu führen.

Als Microsoft kurz nach der Jahrtausendwende ankündigte, Windows NT 4.0 ab 2004 nicht mehr länger mit Patches und Updates zu versorgen [1], schrillten die Alarmglocken in den IT-Abteilungen. Auch in der Landeshauptstadt München (LHM) machten sich die Mitarbeiter daran, Migrationsszenarien zu entwickeln. Anders als üblich zogen die Admins auch das damals vergleichsweise junge Linux in Betracht und damit viel Skepsis und Kritik auf sich.

Heute, Anfang 2014, laufen die Desktops der Stadt mit Linux (Abbildung 1). Server und Infrastruktur sind ganz überwiegend unabhängig von Microsoft-Produkten, die Stadt hat nach eigenen Angaben einen achtstelligen Euro-Betrag gespart und das Limux-Projekt [2] ist ein bekanntes Aushängeschild für freie Software.

Abbildung 1: Am 12. Dezember 2013 unterschrieben Bürgermeisterin Christine Strobl und Limux-Projektleiter Peter Hofmann die abschließende Projektabnahme für die Limux-Migration.

München verfügt nicht nur über den standardisierten Limux-Basisclient, sondern auch über ein automatisches Deployment und Konfigurationsmanagement, das die angepasste Office-Software bereitstellt und für Teams adaptiert, die sowohl auf Windows wie auch auf Linux arbeiten. Wollmux, ein Vorlagen- und Formularmanager, kümmert sich ums zentrale und einfache Dokumentenmanagement, dazu stehen diverse Serverkomponenten für zentrale Verwaltung und Überwachung zur Verfügung.

Qualitäts- und Testmanagement-Tools und -Prozesse haben die Administratoren ebenfalls integriert, die Anschaffungskosten derartiger Werkzeuge für proprietäre Softwaretools sind in den Einsparungsmillionen noch gar nicht erfasst, beteuern die Projektmitarbeiter.

Die Ausgangssituation

Das positive Endergebnis war jedoch zu Beginn des Projekts beleibe nicht selbstverständlich. Linux hatte 2002 erst ein Jahrzehnt auf dem Buckel, der Linux-Kernel 2.4 gerade mal ein Jahr. Erst seit drei Jahren machte auch IBM “in Linux”, doch immerhin hatte mit Big Blue 2001 zum ersten Mal einer der wichtigen Player der IT-Branche sein Interesse an freier Software mit einer Millarden-Investition in Stein gemeißelt. Große Open-Source-Projekte in öffentlichen Einrichtungen waren rar, Münchens Entscheidung eine Aufsehen erregende Revolution.

Vor zehn Jahren bestand die IT der LHM aus 15000 PC-Arbeitsplätzen, 1000 IT-Beschäftigten und 51 Standorten mit 22 IT-Bereichen, die sich weitgehend selbst verwalteten (Abbildung 2). Vor allem die Heterogenität der Verwaltung machte jedem Admin zu schaffen: Clients, Software, Server und Prozesse waren nicht zentral organisiert, niemand kannte den genauen Stand, von einem Überblick ganz zu schweigen.

Abbildung 2: Kompliziert, heterogen und ohne zentrales Management: Die IT-Situation der Stadt München vor der Limux-Migration war relativ undurchsichtig, erst die Bestandsaufnahme schaffte Klarheit.

Die Hardware der Desktops gehörte bereits für damalige Verhältnisse nicht gerade zur schnellsten: Mehr als die Hälfte der Rechner verfügte nur über CPUs mit weniger als 500 Megahertz, und selbst die meisten schnelleren Systeme nur über 128 MByte RAM (Abbildung 3).

Abbildung 3: Die eingesetzte Hardware bei der Stadt München würde wohl kaum die Ansprüche moderner Betriebssysteme erfüllen. Doch bereits 2002 war das ein Problem – angesichts Windows 2000 oder XP vor der Tür.

Limux im Zeitraffer

Erste Diskussionen rund um Linux und freie Software hatten die Mitarbeiter bereits ab 2001 geführt, doch erst 2002 reiften konkrete Pläne. Am 28. Mai 2003 gab die Stadtverwaltung grünes Licht, 2004 folgte die offizielle Anweisung, mit der Migration zu beginnen. Bereits ein Jahr später begannen die Mitarbeiter, erste Rechner auf Linux umzustellen. 2007 zertifizierte der TÜV Deutschland die eigens entwickelte Linux-Distribution als benutzerfreundlich gemäß ISO 9241 [3].

Strategien

Fortan stellten die Admins mehr und mehr Rechner um – im laufenden Betrieb, ohne nennenswerte Downtime. Abbildung 4 zeigt den Fahrplan über die Jahre. 2011 feierte man “Bergfest” und brachte die vierte Version der Clientsoftware heraus [4]. Mitte 2012 hatte das Projekt sein ursprüngliches Ziel erreicht: 12000 PCs booteten den Limux-Client (Abbildung 5), zu diesem Zeitpunkt etwa 80 Prozent der Desktops. Ende 2013 pendelte sich der Stand bei 15000 ein.

Abbildung 4: Von 2007 bis 2013 lief die eigentliche Migration in München, ohne Unterbrechung des Betriebs. Ende 2013 ging die IT zum Regelbetrieb über.

Abbildung 5: Mux, das Limux-Maskottchen ziert auch den Bootscreen des Limux-Clients.

Dabei waren die finanziellen Einsparungen, die München realisieren konnte (nach Projektangaben schätzungsweise 10 Millionen Euro im Vergleich zu komplett proprietären Lösungen, [5]), niemals die ausschlaggebenden Argumente für die Entscheider in München. Vielmehr waren die Politiker und Beamten überrascht von der Möglichkeit, erstmals zwischen Alternativen wählen zu können. Wo zuvor immer nur das Abnicken der Ansage “Wir brauchen neue Microsoft-Software, und die kostet so und so viel” stand, durften die Gremien und Bürgermeister erstmals wählen – und das tun, was sie am liebsten machen: Entscheidungen fällen, Einfluss ausüben.

Diese Chance ließ sich das SPD-geführte Rathaus nicht nehmen und schrieb dem Limux-Projekt sechs Anforderungen ins Stammbuch:

• Einheitliches Linux-basiertes Betriebssystem (Client)
• Herstellerunabhängige Office-Lösung
• Migration der Fachverfahren auf Web-basierte Lösungen
• Konsolidierung der PC-Standard-Anwendungen
• Konsolidierung und Migration von MS-Office-Makros, -Vorlagen und -Formularen
• Einführung von standardisierten Systemmanagement-Lösungen

Das setzte eine erste Bestandsaufnahme voraus – und schon die erwies sich als schwieriger als geplant. So wuchs beispielsweise die Anzahl der gezählten Office-Makros, -Vorlagen und -Formularobjekte zwischen 2001 und 2008 merkwürdigerweise von 7000 auf 21 000 an. In der IT-Landschaft schlummerten so manche U-Boote, wie die Mitarbeiter beispielsweise Makro-Objekte nannten, die aus dem Nichts auftauchten, ohne Indizien, wer sie wann, warum und mit welcher Programmiersprache erzeugt hatte. Recht bald erwies sich die Office-Migration als deutlich schwieriger als der Tausch des Betriebssystems.

Stolpersteine

Die Office-Makros blieben nicht die einzigen Stolpersteine, die Limux im Weg lagen. 2004 musste eine juristische Studie erstmals und für alle OSS-Migrationen nutzbar belegen, dass freie Software keinesfalls mehr Patentprobleme bringt als proprietäre Entwicklungsmodelle. Auch die Ausschreibungen für externe Dienstleister verlangten mehr Aufwand als geplant, doch das lag mehr daran, dass die Augen der OSS-Welt auf Limux gerichtet waren und die Stadt deshalb lieber mehr als zu wenig Zeit investierte. Der Bieterprozess begann 2004, wobei Gonicus und Softcon den Zuschlag bekamen, ehe 2008 IBM dazustieß.

Auch aus Redmond (beziehungsweise dem deutschen Headquarter in Unterschleißheim) bekam das Projekt immer wieder Knüppel zwischen die Beine geworfen, nicht immer öffentlich, doch meist medienwirksam. Steve Ballmer unterbrach beispielsweise einen Skiurlaub, Bill Gates versuchte OB Christian Ude in seiner Limousine umzustimmen, und noch 2013 veröffentlichte HP eine MS-freundliche Studie mit überaus fragwürdigen Zahlen. Doch Ude blieb wie viele seiner Mitarbeiter und Verantwortlichen auf allen politischen und Verwaltungsebenen konsequent.

Debian und Ubuntu, Office, ODF und Wollmux

Unter der Haube startete Limux zunächst mit Debian Linux (wobei sowohl Suse als auch IBM das Projekt von Beginn an unterstützten). Ab etwa 2008 zeichnete sich jedoch ab, dass das regelmäßiger und berechenbarer erscheinende Ubuntu die bessere Wahl für München wäre, auch weil es aktuellere Treiber und Software liefern konnte. München setzte daher auf den KDE-Desktop ab 2011 erstmals mit Ubuntu 10.04 LTS (siehe Abbildungen 6 und 7).

Abbildungen 6 und 7: Der Limux-Client nutzt KDE 3.5 auf Ubuntu 10.04 LTS. Firefox, Thunderbird und Open Office laufen auf Linux- und Windows-Maschinen.” width=”300″ height=”113″ /> Abbildungen 6 und 7: Der Limux-Client nutzt KDE 3.5 auf Ubuntu 10.04 LTS. Firefox, Thunderbird und Open Office laufen auf Linux- und Windows-Maschinen.

Bei der Bürosoftware hatte man mit Open Office begonnen, mittlerweile ersetzen die Mitarbeiter nach und nach immer mehr Open- durch Libre-Office-Installationen. Die 21000 als wichtig identifizierten Office-Objekte (900 davon Makros) sind konsolidiert zu 12  000 Vorlagen, 38 Webprozessen und nur mehr 100 Makros. Alle diese neuen Objekte unterliegen jetzt einem Qualitäts-, Test- und Dokumentationsmanagement.

ODF ist der Standard der LHM, die Leitung der IT hat volle Kontrolle über alle Office-Objekte, erklärt Kirsten Böge, Kommunikationsmanagerin fürs Limux-Projekt. Die eigens entwickelte Wollmux-Software ([6], Abbildung 8) verwaltet Briefköpfe, Formulare, Textbausteine und so genannte “sachleitende Verfügungen” in Fachverfahren.

Abbildung 8: Wollmux, die eierlegende Wollmilchsau des Limux-Projekts, kümmert sich um Formatvorlagen und mehr.

Organisatorisches

Wichtiger als alle technischen Entscheidungen, Vor- und Nachteile und Lösungen wurden im Laufe der Jahre die “weichen Komponenten”. Change Management, Projektmanagement, Trainingskonzepte und das Identifizieren und Einbinden aller Beteiligten sind keine Buzzwords, sondern die Erfolgsfaktoren schlechthin. Erst als das Limux-Projekt hier genug Erfahrungen gesammelt hatte, kam die Migration auf die Erfolgsspur.

Einen guten Einblick in die wichtigen Lektionen gibt Projektleiter Peter Hofmann in seinem Abschlussbericht [5]. Vor allem acht Punkte seien es, ohne die eine Migration dieser Größenordnung schwierig zum Erfolg zu führen sei:

• Politischer Support und Wille auf allen Ebenen, inklusive Durchhaltewillen gegen massiven Lobbyismus. Derlei Rückhalt aus der Politik ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg solch langfristig angelegter Projekte, beteuern die Limux-Mitarbeiter immer wieder. Wie wichtig das ist, zeigen fehlgeschlagene Projekte wie die Office-Migration in Freiburg oder die Groupware-Umstellung im Bundestag.
• Die Erkenntnis, dass eine solche Migration ein langwieriger Prozess ist, kein “Big Bang”, der schnell absolviert ist.
• Einbinden in die Organisation und Teilhabe aller betroffenen Mitarbeiter ist von zentraler Bedeutung. Wer seinen Kollegen vermitteln kann, dass die Aufwände vor allem dem Ziel dienen, mit ihnen zusammen ihre tägliche Arbeit zu vereinfachen und verbessern, hat viel gewonnen.
• Alle Führungsebenen sind einzubeziehen. Sie als positive Vorbilder zu gewinnen, erleichtert viel. Keimzellen in den Migrationsbereichen helfen hier, Problemfelder frühzeitig zu identifizieren und ähnliche Aufgaben konzertiert anzugehen.
• Die wenigsten Migrationsschritte lassen sich im Voraus planen. Bei der Stadt München verschaffte die verordnete Erfassung aller IT-Objekte erstmals einen Überblick über die ansonsten gewachsene Infrastruktur.
• Heterogene IT-Landschaften sind zu vermeiden. Sowohl in Sachen Administration als auch bei Migrationen sind sie um ein Vielfaches komplexer als homogene Strukturen.
• Professionelles Anforderungs-, Test-, Release- und Patchmanagement sind fundamental für den Erfolg.
• Motivation: Nur motivierte Mitarbeiter können derartige Migrationsprojekte zum Erfolg führen.

Ebenfalls im finalen Bericht gibt Hofmann einen Überblick über die Kosten und Erträge, die das Projekt gebracht habe. Obwohl man vier Jahre länger gebraucht habe als geplant (ein Plus von 80 Prozent), seien die Kosten nur um 44 Prozent gestiegen (von 12 auf 18,7 Millionen Euro). Interessanterweise habe die Stadt für Anwendungen weniger ausgegeben als geplant, weil freie Software viel mehr ermöglichte als erwartet.

Dabei lagen die Kosten für interne Beschäftigte weit unter dem Plan, dafür war für externe Consultants mehr auszugeben. Beides hatte denselben Grund: Die Stadt München fand schlicht nicht genug Personal für eigene IT-Stellen.

Heute habe, so Hofmann, die LHM eine “außerordentliche Unabhängigkeit von Herstellern” erreicht. Beim Betriebssystem und bei der Desktop-Software seien “offene Standards die Regel”. Gleichzeitig habe die Stadt ein “sehr hohes Niveau an IT-Sicherheit erreicht”. All dies sei ohne Unterbrechungen des Betriebs umgesetzt worden, und München habe mit den Management- und Qualitätsmanagement-Tools viele Features gewonnen, die bei proprietärer Software erst teuer zu kaufen gewesen wären. Auch bei Ausschreibungen habe Limux Erfahrungen sammeln können, die wie das gesamte erworbene Know-how auch anderen Administrationen zur Verfügung stehen.

Upstream

Was 2002 für so viel Aufsehen sorgte, ist heute keine Seltenheit mehr. München ist nur mehr ein öffentliches Migrationsprojekt unter vielen. Ob Frankreich (Gendarmerie, 80  000 Desktops) oder Spanien (Estremadura, 40  000 PCs) – es gibt mittlerweile größere, spektakulärere OSS-Migrationen.

Und selbst wenn nach der Kommunalwahl 2014 ein etwaiger Nicht-SPD-Bürgermeister das Rad in Bayerns Hauptstadt zurückdreht (was gegen den Widerstand der Administration, der Techniker und vieler Mitarbeiter wohl schwierig werden dürfte) bleiben wichtige Erkenntnisse und die Vorreiterrolle, die andere Projekte erst möglich gemacht hat. Von den erneuten Millionenkosten, die bei einer Konterrevolution anstünden, ganz zu schweigen. Dem stehen dann ja auch keine großen Anschaffungen oder Migrationen beim Beibehalten des Linux-Pfades gegenüber.

Die Stimmung scheint 2014 ohnehin ganz anders. Auch steht gut zehn Jahre nach den Limux-Anfängen den Microsoft-Kunden wieder mal eine Migration ins Haus: Der Support für Windows XP läuft im April 2014 aus, Redmonds Kunden sollen Windows 7 oder die Touch-Kachel-Versionen 8 oder 8.1 kaufen und installieren.

“MigMak” und Mobiles

Die LHM München kann dem jedoch jetzt gelassen entgegensehen. Den erneuten Windows-Versionssprung bei den Redmondern nimmt die Verwaltung mit bayerischem Humor und verteilt Linux-DVDs mit Ubuntu an die Bürger. Ansonsten konzentriert sie sich auf den Betrieb und die Weiterentwicklung zusammen mit der OSS-Community und anderen Gemeinden und auf Neuanschaffungen wie die Groupware-Ausschreibung “MigMak” sowie das Anbinden mobiler Clients.