Miredi, Fotolia.com

Die schönsten Einnahmen nützen nichts, wenn sie im Rechnungschaos versanden. Dieser Artikel stellt zwei Buchhaltungsprogramme für Linux vor, die den Unternehmer unterstützen wollen.

Sprichwörtlich “auf eigene Rechnung” arbeiten heißt früher oder später genau dies: dem Kunden die eigene Leistung zu berechnen, nach Möglichkeit so, wie es Finanzamt und Gesetzgeber verlangen. Dem voraus geht das Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, eventuell Lieferscheinen, danach folgen unter Umständen Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Hierin bestehen also die Anforderungen an die Software, die sich in diesem Artikel dem Praxistest stellt.

War das Angebot für Buchhaltungssoftware für Linux vor einigen Jahren noch recht spärlich, ist die Auswahl mittlerweile breiter. Wegen der umfangreichen Funktionalitäten muss sich ein Test dennoch auf eine kleine Zahl Programme beschränken, und so treten dieses Mal zwei Kandidaten an: Die Open-Source-Software SQL Ledger im Vergleich mit der proprietären Lösung Lin-Habu der Firma MC Richter. Ein früherer Linux-Magazin-Artikel nahm den deutschen SQL-Ledger-Ableger Lx-Office sowie VTiger unter die Lupe, außer Konkurrenz war außerdem die eher schlichte KDE-Anwendung Kraft dabei. [1].

E SQL Ledger

SQL-Ledger [2] ist einer der Kandidaten, der eine deutschsprachige Bedienoberfläche anbietet. Das Projekt verspricht eine Software zur doppelten Buchführung, hierbei sollen alle Einträge im Inventar mit Einnahme-, Ausgaben und Steuerkonto verbunden sein. Wie der Name der Software vermuten lässt, speichert die Buchhaltungsdaten in einer PostgreSQL-Datenbank.

Der zweite Namensbestandteil “Ledger” bezeichnet im Englischen das Kontenblatt oder Kassenbuch. Recht praktisch: Die Software läuft browserbasiert, daher kann der Anwender einen grafischen oder sogar Konsolen-Browser seiner Wahl nutzen. Neben der Datenbank setzt die Installation Perl in Version 5 sowie einen Webserver wie Apache voraus. Grundlage für die Bewertung in diesem Artikel ist SQL-Ledger in der Version 2.8.24, via Perl-Setupskript von der Projektseite installiert.

Der Einstiegsbildschirm von SQL Ledger bietet zunächst eine Vielzahl Menüpunkte auf der linken Seite, ein Benutzerhandbuch oder Hilfe-Menü befindet sich jedoch nicht darunter. Genau dies erweist sich als Mangel des vermutlich leistungsstarken, umfassenden Programms – ohne ausführliches Handbuch oder Dokumentation ist der Einstieg schwierig.

Wer zahlt, schafft an

Das Projekt bietet online einige kostenlose Hilfestellungen auf seiner Homepage, darunter eine FAQ sowie ein Anwenderforum. Zahlreiche Antworten im Forum stammen von Dieter Simader, dem Initiator des Projekts, gleichzeitig der Verantwortliche hinter dem Unternehmen DW Systems Inc. Er bietet weitere Unterstützung per Mail oder eine Telefonnummer im kanadischen Edmonton, gegen Gebühr gibt es eine Dokumentation. Als weiterer Kontakt ist die Firma Leanux mit Sitz in der Schweiz genannt, die seit Jahren intensiv an SQL Ledger mit entwickelt. Beide Firmen sind über Kontaktformulare auf der Projektseite zu erreichen.

Der hoffnungsvolle Jungunternehmer findet auf der Weboberfläche von SQL-Ledger eine große Fülle an Informationen, angefangen beim Eingabefenster für die ersten Kundendaten. Hier zeigen sich auf den ersten Blick Felder für alle wichtigen Informationen, inklusive Steuernummer, IBAN und BBIC. Voreingestellt in der Standardinstallation sind trotz Einsatz der deutschen Lokalisierungsdateien britische Standardsätze, so zum Beispiel das Britische Pfund als Hauswährung, britische Mehrwertsteuersätze von 17,5 und 5 Prozent (Abbildung 1), sowie die angelsächsische Eigenheit im Zahlenformat, bei dem der Punkt die Rolle des Kommas bei den Dezimalstellen übernimmt. Letzteres kann der Anwender unter dem Menüpunkt »Benutzereinstellung« unmittelbar selbst ändern, die Steuersätze sind offenbar irgendwo in den Tiefen des Perl-Quelltexts konfiguriert.

Probleme mit der Steuer

Der voreingestellte Mehrwertsteuersatz findet sich auch bei den Kundenstammdaten; dies irritiert deshalb, weil die Höhe des Mehrwertsteuersatzes in Deutschland von der Ware, nicht vom Kunden abhängig ist und deshalb zu den Artikelstammdaten gehören müsste. Ebenso ungewöhnlich an dieser Stelle ist ein Optionsfeld: »Steuer im Preis enthalten« – nach deutscher Regelung ist dies ebenfalls ungewöhnlich. Rechnungen weisen grundsätzlich die enthaltene Mehrwertsteuer separat aus, nur für Beträge unter 200 Euro oder für Kleinunternehmer gibt es gewisse Ausnahmen. Einige Begriffe und Felder sind für den deutschen Anwender zumindest unüblich, so beispielsweise ein Feld mit der Bezeichnung »Schwellwert«.

Der Anwender kann die Kundennummer manuell vergeben. Auch mehrfach, wie der Test zeigt. Bei der Eingabe weist kein Signal oder Fehlermeldung auf die Fehlerquelle durch doppelte Vergabe hin. Damit der frisch angelegte Kunde ein Angebot erhalten kann, gilt es nun, unter dem Menüpunkt »Waren & Dienstleistungen« einige Artikel anzulegen. SQL Ledger verknüpft die Artikel per Drop-Down-Menü mit Konten. Der Kontenrahmen ist laut Projektinformationen frei wählbar, auch der gebräuchliche SKR 03 steht zur Verfügung. In der Standardeinstellung ist offenbar wieder ein britisches Modell maßgeblich, und auch die Kontenbezeichnungen sind in englischer Sprache.

Abbildung 1: SQL-Ledger: Deutsch lokalisiert, aber mit britischen Steuersätzen.

Die Software hinterlegt den Mehrwersteuersatz beim Produkt ebenso wie bei den Kundendaten, wieder vergibt der Anwender die Artikelnummer händisch. Die Probe aufs Exempel zeigt, dass kein Warnhinweis eine mehrfache Nummernvergabe verhindert (Abbildung 2). SQL-Ledger listet die vorhandenen Kunden- oder Artikeldaten unter jeweils unter dem Menüpunkt »Bericht«. Nach Eingeben der Artikelnummer erscheint hier ein Auswahlfeld, in dem alle Datensätze erscheinen, die unter der jeweiligen Nummer vergeben wurden.

Im Auftragsformular angekommen stehen in der Standardeinstellung drei Währungen zur Wahl: Euro, Britische Pfund und US-Dollar, die Standardeinstellung sieht Britische Pfund (GBP) vor. Sind Euro oder US-Dollar das Zahlungsmittel der Wahl, muss der Benutzer anschließend ein aktueller Wechselkurs eingeben. Die zuvor angelegten Artikel sollen nun Teil eines Angebots werden. Gut, wenn man sich die Artikelnummer eingeprägt hat, denn auf Anhieb ist im Angebot selbst keine Funktion zu finden, die die vorhandenen Artikel listet.

Seiner eigenen Logik folgend listet das Programm die bisher erstellten Angebote unter dem Menüpunkt »Angebote | Berichte« auf. Den gesuchten Kunden wählt der Anwender über ein Drop-Down-Menü aus, was bei den bisher angelegten vier Testkunden kein Problem ist; ungeklärt bleibt jedoch die Frage, wie die Auswahl bei mehr als zwei Dutzend Kunden erfolgen soll – das dürfte schnell unübersichtlich werden.

Für die Ausgabe der Dokumente wie Rechnungen und Angebote bietet SQL Ledger wahlweise eine Bildschirmversion oder die Ausgabe auf den Drucker, zur Wahl stehen die Formate HTML, Postscript oder PDF.

Session expired!

Während einer Testsitzung ertönt plötzlich ein Signal: Auf weißem Grund blinkt eine rote Schrift »Session expired!«, und die Anwednung verlangt eine Passworteingabe. Nicht ersichtlich ist zunächst, wonach sich die Dauer der Sitzung bemessen hatte – seit der letzten Eingabe waren lediglich wenige Augenblicke verstrichen. Das Passwort war im Zwischenspeicher hinterlegt, ein Klick auf die Schaltfläche genügte und das Programm lief wieder.

Ein erneuter Klick auf den Programmpunkt »Angebot« – wieder blinkte die Anzeige mit dem Hinweis auf eine abgelaufene Sitzung und verlangte erneutes Einloggen. Die FAQ auf der Projektseite empfehlen, die Systemuhren von Client und Server miteinander abzugleichen. Ein wenig sinnvoller Vorschlag, da in der Testkonfiguration beides auf demselben Linux-System lief.

Langer Weg zur Alltagstauglichkeit

SQL Ledger macht zwar den Eindruck einer sehr leistungsfähigen Anwendung. Die nötigen Anpassungen für den Alltagsbetrieb scheinen allerdings eher ein eigenes kleines Softwareprojekt für Perl-Tüftler zu sein. Ein autodidaktischer Einstieg ohne entsprechendes Handbuch ist nicht ohne weiteres zu bewerkstelligen, die kostenpflichtige Version von Dieter Simader hatten die Tester nicht herangezogen. Professionelle Hilfe scheint notwendig, ob die Community diese ersetzen kann, ist fraglich.

Die Suche nach weiteren Informationen zu SQL-Ledger führt zu der Webseite des deutschen Entwicklers Christian Schuhart [3] Dort gibt es eigene Informationen zu der Software sowie einen Link zu einem englischsprachigen Handbuch [4], der auf der Projektseite entweder gut versteckt oder nicht vorhanden ist. Diese Webseite wiederum gehört zu einem Unternehmen in Großbritannien, das sein Geschäftsmodell auf Hosting, Support und Anpassung von SQL-Ledger gründet.

Abbildung 2: Hier hat SQL-Ledger die Validierung verschlafen: Vergibt der Anwender die Identifikationsnummer für das Produkt von Hand, können Duplikate entstehen.

Auf der Webseite stehen auch Preise, ein einzelner Anwender soll die Dienste kostenlos in Anspruch nehmen können. Für die Nutzung des Anwenderhandbuchs ist eine kostenlose Registrierung nötig. Leider ist das Handbuch vollständig auf Englisch, sodass für die Bezeichnungen im deutschen Menü erhebliches Umdenken nötig ist.

Auf Nachfrage sendet Christian Schuhart die Zugangsdaten zu einer angepassten und vorkonfigurierten Version, die er für eigene Projekte nutzt. Auf den ersten Blick fällt auf, dass er eigene Hilfepunkte sowie ein Wiki eingerichtet hat, außerdem hat er das Menü gekürzt und gestrafft.

Christian Schuhart rät trotz der Einstiegshürden zum Dranbleiben: “SQL-Ledger ist ein Geheimtipp. Wegen der Installation und Einarbeitung bleibt es meistens nur beim Versuch. Meistert jemand diese Hürden, ändert sich das.”

E Lin-Habu

Als zweites Programm kommt die kommerzielle Software Lin-Habu auf den Prüfstand. Das Ehepaar Richter aus dem hessischen Bensheim bewirbt seine Software als doppeltes Buchhaltungssystem mit “integrierter Faktura und angrenzenden Funktionen” und zielt insbesondere auf kleine Unternehmen.

Im Familienunternehmen MC Richter [5] übernimmt der Entwickler Manfred Richter die technische Umsetzung, Claudia Richter ist Buchhalterin und damit vorwiegend zuständig für die Inhalte. Um dies gleich vorwegzunehmen: Die buchhalterische Herkunft ist dem Programm in der Anwendung deutlich anzumerken, entsprechende Grundkenntnisse sind für den Einsatz Voraussetzung.

Abbildung 3: Das proprietäre Lin-Habu ist eine native Desktop-Anwendung mit mehreren selbstständigen Fenstern, die auf kleinen Bildschirmen zu Platzmangel führen können.

Ursprünglich konzipiert für das Apple-Betriebssystem, hat die Software immer noch in ihrer Mac-Variante die meisten Anwender. Später hinzugekommen sind eigene Versionen für Windows und Linux, wobei laut Claudia Richter der Anwenderkreis für das freie Betriebssystem wesentlich größer ist. MC Richter verkauft sein Programm nach dem Shareware-Prinzip: 60 Tage lang kann der Anwender die Software kostenlos testen, danach ist eine kostenpflichtige Registrierung erforderlich.

Der Einstiegspreis für die Basisversion “Bronze” liegt bei 40 Euro, die zusätzlichen Funktionalitäten wie Einnahme-Überschuss-Rechnung, Offene-Posten-Buchhaltung oder Bilanzerstellung kostet in der Silbervariante 70 Euro und für insgesamt 100 Euro gibt es die Version, die auch Angebots- und Rechnungsstellung beherrscht. Für einen Vergleich mit SQL-Ledger ist also die Installation der Goldvariante angebracht.

Die Serverversion “Diamant” erfordert einen Real-SQL-Server, der für rund 500 Euro zu haben ist, die Clients schlagen mit rund 35 Euro zu Buche. Das Unternehmen bietet auch Telefonsupport für 45 Euro pro Vierteljahr, auf Wunsch richtet MC Richter auch die komplette Datenbank ein. Mit dabei im Download-Paket sind 200 Seiten PDF-Handbuch sowie Information zur Installation auf drei Seiten. Das Handbuch richtet sich dabei offensichtlich auch an den Einsteiger in das Thema Buchhaltung, hier denn es erläutert zunächst die Grundsätze der doppelten Buchführung. Die Autoren geben darüber hinaus aber auch Tipps zu weiterführenden Links, wo der Einsteiger mehr zu deutschen Buchhaltungsvorschriften erfährt wie beispielsweise Abschreibungsfristen.

Installation per Mausklick

Die Installation der nativen Desktop-Anwendung entspricht der Beschreibung “anwenderfreundlich”. Die Menüpunkte fragen auch Einzelheiten zur Darstellung und Schriftgröße ab, weisen auf mögliche Unterschiede bei verschiedenen Linux-Distributionen hin und geben mehrere Kontenrahmen zur Wahl. Die Testinstallation nutzt den gebräuchlichen Standardkontenrahmen (SKR) 03. Während der Installation fragt das Programm auch danach, ob der Anwender Belegnummer oder Datum manuell vergeben möchte oder systemgesteuert in die Belege übernehmen will.

Gerade für Kleinunternehmer, die sich häufig zunächst mit handgestrickten Kalkulationsdateien behelfen, dürfte der Programmhinweis erfreulich sein, dass die Software vorhanden Daten aus Open Office Calc oder Microsoft Excel importieren kann, ebenso Visitenkarten imVCard-Format. Im Praxistest zeigt sich jedoch eine Einschränkung dieses Versprechens: Die Felder, die Lin-Habu übernimmt, sind fest definiert. Die Autoren empfehlen deshalb dem Anwender sich mit dem geforderten Format vertraut zu machen und zunächst ein oder zwei Testdatensätze einzugeben.

Knappe Kundendaten

Das Kundenkonto legt Lin-Habu als Personenkonto für einen Kreditor an. Der Nutzer erfasst die Datensätze direkt über den Auswahlknopf »Einfügen«. Das Standardeingabefenster fragt nur wenige Daten ab, Informationsfelder zum Ansprechpartner beispielsweise sind nicht vorhanden. Hier wird die rein buchhalterische Ausrichtung des Programms deutlich: Will ein Unternehmer die Daten auch zu vertrieblichen Zwecken nutzen, sind die Kundendaten zu knapp dimensioniert und in einer separaten Anwendung übersichtlicher aufgehoben.

Abbildung 4: Das Einstellungsfenster nimmt Informationen zur eigenen Firma sowie zu Formaten und Währungen auf. Auch den Zeitplan für Buchungen und Backups legt der Selbstständige hier fest.

Die Pflichtfelder im Kundenkonto erscheinen rot hinterlegt, und auch dies macht deutlich, was den Entwicklern wichtig ist: Buchungskonten und Kontonummer, in diesem Fall gemeint als Kundennummer. Zur weiteren Hilfestellung bietet das Programm Kurzanleitungen, die per Mauszeiger aktiviert werden. Leider erweisen sich diese nicht immer als hilfreich, wie ein Beispiel im Test zeigte: Neben dem Feld Konto erschien der Hinweis, dass hier das Personenkonto gefordert ist. Korrket wäre jedoch die Information, dass der Eintrag zwingend fünfstellig sein muss, wie erst ein Blick in das Handbuch verrät.

Die Eckdaten des eigenen Unternehmens richtet der Anwender als Mandant unter dem Menüpunkt »Einstellungen« ein (Abbildung 4). Per Auswahlfeld kann der Anwender hier auch nachträglich Formate und Währung festlegen, Bankdaten, Mandanten und Benutzer anlegen sowie den Rhythmus der Datensicherung und Buchungen bestimmen. Lin-Habu sieht drei Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten vor, genannt Leser, Bearbeiter und Verwalter.

Online-Banking

Recht komfortabel kann der Nutzer an dieser Stelle Daten für Online-Banking hinterlegen, die dann in Kombination mit Online-Banking-Programmen für die entsprechenden Transaktionen wie Lastschriften oder Daueraufträge sorgen. Für Linux-Anwender bietet Lin-Habu eine Schnittstelle zu dem Open-Source-Projekt Hibiscus [6], einer HBCI-Anwendung unter GPLv2. Die Rechnungstellung ist ein eigenes Modul in der Goldversion von Lin-Habu. Die unternehmensspezifischen Eckdaten wie Zahlungsfristen oder Fälligkeiten sind dann unter der Überschrift »Faktura« in den Grundeinstellungen vorzunehmen. Eine der Optionen ist für Kleinunternehmen, die hier für ihre Rechnungen das Ausweisen von Bruttobeträgen festlegen können. Der Anwender definiert über die Auswahl der Datenbankfelder, welche Positionen die Angebotsschreiben und Rechnungen enthalten sollen.

Beim Arbeiten mit Lin-Habu erweist es sich als störend, dass die Werkzeugleiste des Programms im Vordergrund sichtbar bleibt, nur Hin- und Herschieben des Fensters macht die Eingabefelder dahinter liegender Fenster sichtbar. Auf kleinen Bildschirmen wie etwa bei Notebooks ist die Eingabemaske daher nur schwer zu bedienen (Abbildung 3).

Buchhalters Freund

Lin-Habu ist ein reines Buchhaltungsprogramm, die Nutzung für andere Zwecke ist in seiner Gestaltung vorgesehen. Dem Anwender ohne Basiskenntnisse der Buchhaltung dürfte es schwer fallen, ein Angebot oder eine Rechnung zu schreiben. Dank der umfangreichen Dokumentation ist der Einstieg recht gut möglich. Als kleines Programm zur Auftrags- und Rechnungserstellung ist Lin-Habu sicher zu umfangreich. Wer jedoch die Grundlagen seiner Unternehmensbuchhaltung selbst in die Hand nehmen möchte, kann hiermit wohl einen guten Teil abdecken.

Lokalmatador versusOpen Source

Lin-Habu genießt den Standortvorteil, dass es für den deutschen Markt entwickelt ist, weshalb für kleine und mittlere Unternehmen dort kaum Anpassungsarbeit nötig sein dürfte. Das Familienunternehmen bietet Betreuung und Anpassungsarbeit für seine Software, die Dokumentation und Anwenderhandbuch unterstützen beim Einstieg. Es liegt in der Natur der proprietären Software, dass eigene Anpassungen und Erweiterungen nicht möglich sind.

Das Open-Source-Programm SQL Ledger bietet den Vorteil, dass die Software sehr anpassungsfähig ist und seit der ersten Version aus dem Jahr 1998 eine aktive Community herangezogen hat. Die Anpassungsmöglichkeiten sind dank der Quelloffenheit umfassend, wegen des Funktionsumfangs aber wohl auch notwendig. Die frei verfügbaren Dokumentationen auf Deutsch und für den deutschen Markt sind leider spärlich und, so vorhanden, auf hohem technischem Niveau. Ein Unternehmer ohne Perl-Programmiererfahrung benötigt für den effizienten Einsatz von SQL-Ledger mit hoher Wahrscheinlichkeit gewerbliche Unterstützung – ohne eine Investition in die Software scheint Buchhaltung nicht zu funktionieren. (mhu)