Linux-Software für die Finanzbuchhaltung muss sich hinter etablierter Windows-Software für den Mittelstand wie etwa der von Navision nicht verstecken – das zeigt unser Test der beiden Produkte Parity FB1000 und Enterprise Server System von Pentaprise.

So sehr auch viele Buchhalter ihre Textkonsolen lieben, der Trend geht wie überall zu grafischen Clients, die möglichst auf allen Betriebssystemen gleich aussehen sollen. Dazu bietet sich Java als plattformunabängige Sprache an, oder ein grafisches Toolkit wie Qt, das sowohl für Linux als auch für Windows (und viele andere Betriebssysteme) erhältlich ist. Den ersten Ansatz verfolgt Pentaprise, der Nachfolger der auch schon unter Linux verfügbaren Software S2R, den zweiten Weg geht Parity.

Parity

Die Firma Parity Software aus dem schwäbischen Schwieberdingen hat seit geraumer Zeit die Softwaremodule AB1000, FB1000 und KR 1000 auf dem Markt. Hinter diesen Kürzeln verbirgt sich eine umfassende Software für den Mittelstand, bestehend aus einer Auftragsbearbeitung mit Warenwirtschaft, einer Finanzbuchführung sowie einer Kostenrechnung.

Der Software liegen umfangreiche Handbücher mit einigen tausend Seiten im PDF-Format bei. Die Programme laufen neben Linux auch auf anderen Unix-Varianten, beispielsweise Unixware. Freigegeben ist sie vom Hersteller für Caldera Open Linux 2.2, SuSE 6.0 bis 7.1 oder das inzwischen längst ausgestorbene DLD Linux in Version 6.0.

Unspektakuläre Installation

Die Software ließ sich ohne Probleme auf einer SuSE Linux 7.2 installieren. Die einzelnen Programmteile liegen als RPM vor, ein Shellskript steuert den Installationprozess. Im Programmpaket enthalten ist die Datenbank DB++, deren Installation ebenfalls unspektakulär verlief. Der Aufruf »/usr/parity/parity/bin /fir_auswahl« öffnet die Firmenauswahl. Hierfür wird man sich meist ein Icon auf den Desktop legen oder das Programm ins KDE-Menü einbinden.

Parity ist mehr-mandantenfähig, mehrere Firmen können gleichzeitig bearbeitet werden. Das macht Sinn bei größeren Firmen, die in einer gemeinsamen Buchhaltungsabteilung ihre Tochterfirmen bearbeiten. Im Test ist bei der Neuanlage einer Firma ein Fehler aufgetreten, die Anlage brach mit einem undefinierbaren Fehlercode ab, die Firma ließ sich nicht löschen oder weiterbearbeiten. Hier hilft aber bestimmt der Support weiter. An der Bearbeitung der bereits angelegten Firma änderte sich dadurch nichts.

Die Neuinstallation erfolgt, indem die Firmendaten wie Namen und Adressen eingegeben und die zu installierenden Softwaremodule angeklickt werden. Anschließend ist recht umständlich ein Installationsassistent zu suchen, der den Benutzer durch die weitere Installation führt. Dabei besteht auch gleich die Gelegenheit, die erweiterten Firmenstammdaten einzugeben, etwa Steuernummer, Bankverbindung und Kontenrahmen, und die gewünschten Auswertungen zu bestimmen – um nur einige Beispiele zu nennen.

Gut integrierte Module

Die von Parity gelieferte Software besteht aus mehreren Modulen, die – wie es bei einer Software solcher Größe zu erwarten ist -, stark verknüpft sind. Die in der Auftragsbearbeitung eingegebenen Rechnungen können in die Finanzbuchhaltung übergeben und dort weiter verbucht werden. Der Ablauf wird über Buchungsschlüssel gesteuert, in denen festgelegt ist, um welche Art von Buchung es sich handelt.

Buchungsschlüssel existieren für so ziemlich alle denkbaren Geschäftsvorfälle: Soll-und-Haben-Buchungen auf Kreditoren- und Debitorenkonten, die Besonderheiten der innereuropäischen Lieferungen, Gutschriften und so weiter. Zum Buchen wird der Buchungsschlüssel ausgewählt, anschließend das Konto und das Gegenkonto angewählt und die Buchung bestätigt. Da dies von der gewohnten Vorgehensweise abweicht, ist sicherlich erst mal eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich.

Über Popup-Fenster lassen sich Konten auswählen, was die Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit merklich erhöht. Die Verbuchung mit Buchungsschlüsseln hat einen gewissen Reiz, möglicherweise erschwert sie allerdings die Eingabe großer Datenmengen.

Klick-Orgien manchmal unvermeidbar

Da bereits vor dem Buchen der passende Schlüssel auszuwählen ist, kann das bei vielen unterschiedlich zu verbuchenden Sachverhalten durchaus in eine wüste Klickorgie ausarten. Buchungsschlüssel auswählen, verbuchen, bestätigen, wieder den neuen Buchungsschlüssel auswählen und so weiter. Das Problem wird aber dadurch abgemildert, dass vieles – zum Beispiel die eigentlichen Rechnungen – im Modul Warenwirtschaft/Auftragsbearbeitung eingegeben wird.

Nach dem Erfassen der eigentlichen Rechnung, der Rechnungsnummer, Warenart, Kundennummer und der anderen Daten, lässt sich auch bestimmen, von welchem Lager die Ware geliefert werden soll. Der Warenbestand wird automatisch um die gelieferte Ware korrigiert. Das Zahlungsziel ist hier beim Erfassen einzugeben, ein entsprechender Rabattsatz kann hinterlegt werden.

Es ist jedoch nicht möglich, Rechnungen an einem bestimmten Datum zu erfassen und mit einem anderen zu verbuchen. Wer also etwa einmal pro Woche einen Stapel Rechnungen abarbeitet, muss jede einzelne auf das Buchungsdatum vordatieren. Abbildung 1 zeigt den Aufbau einer Standardmaske. In der Mitte liegen die Eingabefelder, am linken Rand sind die einzelnen Buttons angeordnet, die das Vor- oder Zurückspringen innerhalb des Moduls erlauben. Beendet wird jedes einzelne Modul über den »Beenden«-Knopf. Die Handhabung des Programms gestaltet sich dadurch einfach und übersichtlich.

Abbildung 1: Die Buchungsmaske von Parity wirkt ungewohnt, enthält aber alles, was notwendig ist.

Auswertungen in Hülle und Fülle

Auswertungsmöglichkeiten im Bereich Finanzbuchhaltung sind ausreichend gegeben. Neben den diversen Debitoren- und Kreditoren-Saldenlisten, Listen der offenen Posten, die sowohl nach Stichtag als auch nach Bestand aufbereitet sein können, werden zusätzlich Umsatzlisten der Kreditoren und Debitoren angeboten. Neben den Summen- und Saldenlisten der Sachkonten sind betriebswirtschaftliche Auswertungen und eine Hauptabschlussübersicht möglich und auszudrucken. Selbstverständlich in solchen Programmen sind Mahnlisten, außergewöhnlich hingegen ist die Darlehensverwaltung.

Das Kostenstellenmodul ermöglicht die genaue Zuordnung der entstandenen Kosten und der erzielten Erlöse zu bestimmten Abteilungen. So lässt sich genau dokumentieren und analysieren, welche Abteilungen produktiv arbeiten und welche nicht. Diese Tranzparenz ermöglicht dann auch die Kalkulation bestimmter Warengruppen, die verkauft oder erst noch entwickelt werden müssen. Die entstandenen Kosten sind entweder direkt den Kostenstellen zuzuordnen oder auch nach einem beliebig bestimmbaren Schlüssel zu verteilen.

Die Auswertungen des Kostenstellenmoduls sind ausgesprochen umfassend: Diverse Listen und Aufstellungen ermöglichen Kostenstellen/Kostenarten-Analysen, bestimmte Projekte sind nach Kostenstellen auszuwerten und vieles andere mehr. Das Kostenstellenmodul bietet alles, was zur betriebswirtschaftlichen Analyse notwendig ist.

Erwähnenswert ist noch die [F2]-Taste, die nahezu überall eine Auswahl der hinterlegten Konten eröffnet. So öffnen sich in jedem Programm-Modul Auswahlfenster, in denen die zu ändernden Daten nur noch angeklickt werden müssen, etwa die Umsatzsteuersätze in der Finanzbuchhaltung.

Auch eine Suche nach der richtigen Sachkontonummer oder dem gewünschten Kunden ist über diese Auswahl möglich. Gut und sinnvoll ist auch die Hilfefunktion, die durch Anklicken auf das Fragezeichen ein kleines Textfenster öffnet. Dieses Feature könnte jedoch durch sinnvollere Hilfetexte erheblich aufgewertet werden. Schließlich bietet die Dokumentation genug Material.

Wichtig zu erwähnen ist die Datev-Schnittstelle, um die Daten in die Standardsoftware des Steuerberaters zu übergeben. Das Ausdrucken der Auswertungen ist im Allgemeinen recht einfach: Nach dem Anklicken des entsprechenden Menüs geht ein Bild auf, in dem die Einstellungen vorgenommen werden können. Die Auswertungen lassen sich sowohl ausdrucken als auch als E-Mail oder Fax verschicken. Optisch sind die Listen und Auswertungen etwas fad, aber ausreichend. Es fehlt eine grafische Ausgabe, die zwar nicht notwendig ist, aber gern gesehen. Gut gefällt der List-Generator.

Abbildung 2: Die Auftragsbearbeitung bietet viele Eingabemöglichkeiten.

Transparenz bei Kostenstellen

Das Tool druckt alle Listen, die in allen Programm-Modulen möglich sind. Die Eingabe der Auswahl, welche Liste man ausgedruckt haben möchte, ist durchdacht. Es bestehen umfangreiche Auswahlmöglichkeiten. So lassen sich beim Druck des Bestellbestands beispielsweise nur bestimmte Bestellnummern ausdrucken oder eine Liste sortiert nach Bestelldatum wählen. Es fehlt aber eine Möglichkeit, die Listen in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren, um sie dort weiterzubearbeiten.

Die Wahl der Umsatzsteuervoranmeldung gestaltet sich denkbar einfach, nur den Monat anklicken und los geht’s. Die Steuernummer ist aus den Stammdaten hinterlegt, es ist sogar noch Platz, um den Steuerberater anzugeben.

Abbildung 3: In der Stammdaten-Verwaltung werden die Kostenstellen bearbeitet.

Abbildung 4: Die hinterlegte Hilfe ist an vielen Programmstellen präsent.

Pentaprise

Das Programm Enterprise Server Solution der Firma Pentaprise besteht aus den Modulen Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung. Es ist – unter anderem durch die mitgelieferten Entwicklungswerkeuge – sehr gut an die Besonderheiten des Unternehmens anpassbar und bietet eine hohe Modularität. Dem Paket liegen vier Handbücher im PDF-Format bei. Das Client-Programm ist in Java geschrieben und hat keine eigene Oberfläche, sondern wird über einen Java-fähigen Browser gestartet. Das macht dieses Programm plattformunabhängig. Mit dem Konqueror aus KDE 2.2 funktionierte es nicht, aber der Netscape Navigator in Version 4.78 oder 6.2 tat es im Test ohne Probleme.

Die Installation startet per Shellskript, das erfreulich wenige Nachfragen hat und keine Probleme bereitet. Eine PostgreSQL-Datenbank wird gleich mit installiert. Das Installationsskript verfügt über einen Konfigurationsmodus, der zunächst nur Konfigurationsdateien schreibt. Diese lassen sich nach Bedarf anschließend mit einem Editor noch an das System anpassen. Danach erfolgt erst die eigentliche Installation.

Nach dem Aufrufen des Startbefehls im Browser erscheinen die Auswahl der Firma, die bearbeitet wird, sowie einige umfangreiche Handbücher. Nach dem Klicken auf den Firmen-Button erfolgt die Abfrage des Benutzerpassworts. Danach erscheint die Haupteingabemaske, die die umfangreiche Funktionalität widerspiegelt.

Abbildung 5: Die Eingabemaske im Bestellmodul von Pentaprise.

Nichts für Handwerksmeister

Das Programm ist allerdings nichts für den Handwerksmeister, der nach Feierabend schnell seine Buchhaltung machen will. Es ist eher geeignet für eine mittelständischen Firma des handelnden oder produzierenden Gewerbes mit einer eigenen Buchhaltungsabteilung. Für die Industrie besonders attraktiv ist der SAP-Business-Konnektor, der eine Einbindung in die Supply Chain von Großkunden erlaubt.

Das Programm erklärt sich nicht eben selbst, ohne intensives Studium des Handbuchs geht nichts. Besser wäre wahrscheinlich eine Schulung der Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen. Das Programm ist aufgrund der Möglichkeiten, die es bietet, sehr umfangreich und entsprechend komplex. Die verschiedenen Module sind miteinander verbunden: Die Auftragsbearbeitung wirkt auf die Finanzbuchhaltung, die Lagerverwaltung wirkt wieder auf die Auftragsbearbeitung und so weiter. Die einzelnen Module zu Verkauf, Einkauf, Buchhaltung, Lager, Adressen, Projekten, Stammdaten und System sind in der Auswahlmaske aufgelistet.

Achillessehne Bedienbarkeit

Größtes Problem von Pentaprise ist die Bedienbarkeit. In allen Eingabemasken ist die Dateneingabe ziemlich umständlich: angefangen mit der Tatsache, dass der Nummernblock nicht funktionierte und alle Zahlen über die Zahlenreihe über den Buchstaben eingegeben werden mussten. Die Buttons erklären sich auch nicht gerade von selbst und die Benutzerführung ist mitunter verwirrend. So fehlt beispielsweise ein »OK«-Button, über den die Buchung zu bestätigen und abzuschließen wäre. Auswahlmasken aller Art wirken meist verwirrend und selten intuitiv bedienbar, auch weil sich die Oberfläche nicht an bekannte Programme anlehnt.

Das Modul Buchhaltung beispielsweise teilt sich wieder in Aufträge, VK-Rechnungen, Bestellungen, EK-Rechnungen, Debitoren, Debitoren-Mahnungen, Kreditoren, Kreditoren-Mahnungen, Buchungserfassung, Kostenbelege, Kontenrahmen, Kontenposten und Auswertungen Buchhaltung. Hier wäre eine etwas stärker übergreifende Zusammenfassung sicherlich gut gewesen.

Die Buchführung erfolgt nicht über die direkte Kontenverbuchung, sondern über so genannte Buchungsgruppen, die als Schnittstellen zwischen der Auftragsbearbeitung und der Buchhaltung dienen. Diese Buchungsgruppen legen fest, welches Sachkonto bei der Erstellung einer Rechnung anzusprechen ist. Ähnlich verhält es sich bei den Artikel-Buchungsgruppen, die für die Lagerverwaltung notwendig sind.

Besonderheit Buchungsgruppen

Der Vorteil dieser Verfahrensweise: Die Einkaufsabteilung trägt bei Bestellung der Ware deren Daten schon ein, bei Lieferung erfolgt eine Übergabe an das Buchhaltungsmodul. So ist weit gehende Transparenz über die bestellten und gelieferten Waren möglich, ohne Belege zur Buchhaltungsabteilung weitergeben zu müssen. Das Hinterlegen der Konten in Buchungsgruppen erschwert das falsche Verbuchen der Rechnungen durch unkundige Einkäufer.

Nachteilig ist das starre Festhalten an der vorgegebenen Kontenauswahl, die nur schwer zu umgehen ist. In den Buchungsgruppen ist zum Beispiel die Umsatzsteuer oder Vorsteuer festgelegt und damit für alle Buchungen in dieser Buchungsgruppe starr vorgeben. Wie man vorgeht, wenn die tatsächliche Vorsteuer von der in der Buchungsgruppe vorgegebenen abweicht, war im Rahmen dieses Tests nicht feststellbar. Ähnlich ist die Vorgehensweise auch bei Ausgangsrechnungen. Auch hier wird in der Reihenfolge Auftrag-Lieferschein-Rechnung gearbeitet. Das Programm passt beim Erstellen des Lieferscheins automatisch den Warenbestand an. Bei Rechnungsstellung werden dann das Debitorenkonto und automatisch das Forderungskonto angesprochen.

Die bei Bezahlung der Rechnung üblichen Skontobuchungen erfolgen weitgehend automatisch, wenn die Zahlungsziele in den Debitoren/Kreditoren-Stammdaten richtig festgelegt sind. Die Zuordnung bei Bezahlung der offenen Posten erfolgt über die je- weilige Nummer der Rechnung. Das Programm schlägt dann vor, um welchen Kreditor/Debitor es sich handelt. Der Nutzer trägt nur den fälligen Rechnungsbetrag ein. Ist der Betrag der Zahlung niedriger, geht das Programm davon aus, dass Skonto zu ziehen ist, und verbucht entsprechend. Einzelne Kostenbuchungen ohne Kreditoren, die etwa beim Verbuchen der Handkasse anfallen, werden über eine Stapelerfassung einbezogen und als Stapel verbucht.

Abbildung 6: Die Anlage von Kreditoren – weniger wäre mehr.

Noch mehr Automatisierungsbedarf

Spezielle Buchungen wie die “Umsatzsteuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb” sind leider manuell einzugeben. Die Steuer entsteht beim Einkauf von Waren innerhalb der EU. Der Empfänger muss die Waren hier versteuern und kann sich den gleichen Betrag als Vorsteuer abziehen. Andere Programme machen das automatisch.

Der Druck der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist auch etwas kompliziert. In anderen Programmen genügt ein Klick auf den Monat, bei ESS muss man den Zeitraum sogar im Format TTMMJJJ genau angeben. Gut ist dafür, dass das ausgegebene Formular vom Finanzamt anerkannt wurde, so dass man nur noch zu unterschreiben braucht. Das Mahnwesen ist im Auswertungen-Teil des Programms untergebracht. Je nach individuell bestimmbarem Zahlungsziel werden die Mahnungen aufbereitet und auch entsprechend ausgegeben.

Fazit

Parity, unser erster Testkandidat, bietet eine gut durchdachte Programmsammlung, die sich aber nur dem Anwender erschließt, der einige Zeit damit arbeitet. Erst dann lernt man die Vorzüge, die Funktionsvielfalt und die modulare Arbeitsweise schätzen. Die Bedienung der Programme ist nicht eben leicht erlernbar, das ist bei Software dieses Umfangs und dieser Arbeitsweise auch nicht verwunderlich. Für mit ihm vertraute Benutzer gehört es sicherlich zu den besten Programmen seiner Art.

Auch ESS von Pentaprise ist ein umfangreiches und komplexes Programm für nahezu alle Bereiche eines produzierenden Betriebs. Vergleiche in die Windows-Welt, beispielsweise mit Navision Financial, braucht es nicht zu scheuen. Durch die Verwendung von Web-Technologie und seine recht weit gehende Anpassbarkeit ist es auch für Dienstleister interessant, die sich auf das Feld des Application Service Providing wagen wollen. In Sachen Ergonomie und intuitive Bedienbarkeit ist bei Pentaprise allerdings noch etwas Entwicklungsarbeit zu investieren. (uwo)

Tabelle 1: Produktinformationen