© Pratya Chutipattarasakul, 123Rf

An den akribisch aufgezeichneten Buch- und DVD-Listen erkennt man einen gut geführten Nerd-Haushalt. Bei der Datenerfassung helfen Sammlungsmanager, deren Talente aber nicht auf den Privatbereich beschränkt sind. Bei der Büroinventur stellen Gcstar, Tellico und Shelves ihre Fähigkeiten unter Beweis.

Briefmarken, Schuhe, Bierdeckel, DVDs, alte Hardware – Sammelleidenschaft kennt keine Grenzen. Doch nicht nur in Privathaushalten häufen sich Gegenstände an, auch der Arbeitsplatz bleibt nicht verschont von Stapeln verschiedenster Art. Sammlungsmanager (Collection Manager) bringen Ordnung ins Geschehen. Sie verwalten außer den privaten Buch- und Filmdatenbanken auch Arbeitsmaterialien, inventarisieren Büros, helfen dabei, Einkaufslisten vorzubereiten, und sorgen für mehr Übersicht im firmeneigenen Lager.

Im Test stellen drei Tools ihre Organisationstalente unter Beweis und zeigen, welche unterschiedlichen Sammlungsarten sie verwalten, wie sie Daten erfassen, diese sortieren und filtern. Auch die Im- und Exportformate spielen eine Rolle. Die beiden altgedienten Desktoptools Gcstar und Tellico bekommen von einer Android-App namens Shelves Konkurrenz. Sie zeigt, dass die Zeit nicht stehen bleibt und Smartphones bewährte Technik mit neuen Features kombinieren.

Gcstar

Der erste Testkandidat war ursprünglich für Cineasten konzipiert. Gcstar [1] ging 2006 aus der Filmdatenbank Gcfilms hervor. Der Sammlungsmanager ist nicht nur für Linux, sondern auch für Free BSD, Mac OS X und Windows verfügbar – ideal für Büros mit heterogener Rechnerlandschaft. Auf der Projekthomepage stehen die Quellen zum Download bereit. Die meisten aktuellen Distributionen halten die Software auch als fertiges Paket vor. Im Test trat Version 1.5.0 unter Ubuntu 11.04 an.

Nach dem Start entscheidet sich der Anwender zunächst für einen vordefinierten Sammlungstyp. Insgesamt zwölf davon stehen zur Wahl. Neben den zu erwartenden für Bücher, Briefmarken, Filme, Musik, Zeitschriften, TV-Serien-Episoden und Videospiele bietet das Tool Typen für Comics, Münzen, Wein und sogar Fahrzeugminiaturen. Die Webseite verrät, dass die Anzahl fertiger Kompilationen stetig steigt. Die aktuelle Version 1.6.2 hat bereits 15 in petto.

Wer hier nicht fündig wird, der hat die Möglichkeit, eine eigene Sammlung zu erstellen oder eine Kollektion zu importieren. Gcstar versteht und verarbeitet unter anderem die Formate Alexandria, Ant Movie, DVD Profiler, Gcfilms und Tellico. Für eine benutzerdefinierte Sammlung legt der Anwender zunächst die Datenfelder fest. Tooltips helfen dabei, die richtigen Kategorien zu definieren (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Gcstar hat einen praktischen Feldeditor an Bord, der den Anwender beim Erstellen von benutzerdefinierten Sammlungen unterstützt.

Füttert der Nutzer eine Gcstar-Sammlung mit neuen Elementen, speichert das Programm in der Voreinstellung nach jedem neuen Eintrag. Dies ist eine sinnvolle Option, die der Anwender in den Programmeinstellungen zwar deaktivieren kann, aber nicht sollte. Zu oft stürzte Gcstar auf dem Testsystem ab – einen Preis für das stabilste Linux-Programm gewinnt der Sammlungsmanager nicht.

Zeigt her eure Daten

Gcstar bietet die Möglichkeit, Bilder zu seinen Kollektionen hinzuzufügen (siehe Abbildung 2). Dies geschieht wahlweise per Drag&Drop ins Dialogfenster oder per Rechtsklick auf das Icon und den Datei-Auswahldialog. Das Kontextmenü der rechten Maustaste bietet ebenfalls einen Eintrag »Öffnen mit« an, über den der Anwender die Grafik in einem Bildbearbeitungsprogramm anpasst. Film-, DVD- und Fernsehserien-Sammlungen nehmen auch Videodateien in die Detailbeschreibungen auf. Ein Klick auf den kleinen grünen Pfeil in der Symbolleiste startet den Standard-Videoplayer, der eine bewegte Vorschau bietet.

Abbildung 2: Das Auge isst mit: Gcstar fügt auf Wunsch Bilder zu seinen Einträgen hinzu. So sehen Anwender auf einen Blick alle Elemente in der Sammlung.

Wer nicht alles von Hand eingeben möchte, der nutzt die Onlinesuche. Gcstar bietet für mehrere Sammlungstypen eine Internetrecherche an, die über Plugins implementiert ist. Je nach Datenbank kontaktiert das Programm dazu unterschiedliche Quellen, etwa die deutschen und amerikanischen Amazon-Webseiten, bekannte Film-, Briefmarken- sowie Brettspieledatenbanken. Da Gcstar zusammen mit den Informationen auch geschützte Inhalte wie Cover und Buchhüllen herunterlädt, ist ein entsprechender Copyright-Hinweis vorhanden, den der Anwender im Vorfeld abnicken muss.

Die Suche im Netz klappt unterschiedlich gut. Einige Anbieter liefern prompt und bieten umfangreiche Detailinformationen zum Import an, bei anderen zeigt Gcstar lediglich einen blinkenden Suchbalken an, und es tut sich nichts. Für solche Fälle und auch für eigene Sammlungen, die keine Internetsuche erlauben, bleibt nur der mühsame Weg – der Nutzer trägt alles von Hand ein.

Ist die Sammlung erst einmal beieinander, erweist sich Gcstar als durchdachter Manager, der mit seiner Übersichtlichkeit punktet. Mit diversen Filterfunktion sortieren Anwender auch umfangreiche Kollektionen. Praktisch ist ebenfalls, dass Anwender ihre Suchanfragen speichern können. Das spart Zeit und Tipparbeit auch. Als Sahnehäubchen gibt’s oben drauf eine Ausleihverwaltung mit integriertem Mailversand. So erinnert der Sammlungsmanager per Mausklick säumige Anwender daran, einen Gegenstand doch bitte bald zurückzugeben.

Gcstar bietet acht Exportformate: Tar.gz, CSV, HTML, Latex, Palm PDB, SQL, XML und Tellico. Letzteres ist das Format der Wahl, wenn Nutzer ihre Daten mit dem nächsten Testkandidaten weiterbearbeiten möchten. Auch wenn der KDE-Sammlungsmanager Gcstar-Dateien versteht, ging trotzdem beim Im- und Export im Test das eine oder andere Coverbild verloren.

Tellico

Auch das KDE-Tool hat bereits einige Jährchen auf dem Buckel und verwaltet seit 2002 Sammlungen. Die ersten zwei Jahre hieß die Anwendung noch Bookcase; 2004 änderten die Entwickler wegen eines Markenkonflikts den Namen zu Tellico [2] – keine schlechte Idee, wie sich zeigte, denn Tellico konzentriert sich längst nicht mehr auf die Inventarisierung von Bibliotheken. Auch dieser altgediente Manager ist Bestandteil der meisten Linux-Distributionen; im Test trat Version 2.2 an.

Nach dem Start präsentiert Tellico eine jungfräuliche Bücherdatenbank – wie noch zu Bookcase-Zeiten. Der Knopf »Neu« mit dem grünen Pluszeichen führt jedoch zu weiteren Sammlungstypen. Zwölf vordefinierte bietet das KDE-Tool an, darunter Bibliografien, Comics, Videos, Münzen, Briefmarken, Wein und verschiedene Spiele. Für die Bestandsaufnahme im Büro wählt der Anwender den 13. Menüpunkt namens »Neue benutzerdefinierte Sammlung« .

In einer solchen gilt es zunächst, Felder über den gleichnamigen Menüpunkt zu definieren (Abbildung 3). Dies erweist sich als mühsamer Vorgang, den Tellico weder durch überwältigende Benutzerfreundlichkeit, noch durch Kontexthilfen unterstützt. Eine aufmerksame Lektüre des Benutzerhandbuchs ist dringend angeraten. Der Entwurf eigener Felder sollte außerdem im Vorfeld gut überlegt sein. Zwar kann der Nutzer jederzeit neue zur Sammlung hinzufügen und Tellico modifiziert danach automatisch vorhandene Einträge, der Feldinhalt ist davon jedoch unbeeinträchtigt. Das bedeutet, dass Anwender jeden bestehenden Eintrag erneut anfassen müssen.

Abbildung 3: Im Tellico-Feldeditor definieren Anwender Beschreibungs- und Katalogisierungsoptionen für ihre benutzerdefinierten Sammlungen.

Sind diese Hürden erst einmal genommen, beginnt das Einpflegen der Büroausstattung. Hier lauert die nächste Usability-Panne: Die Toolbar enthält gleich zweimal den Button »Neu« . Diesmal gilt es, den rechten für einen neuen Eintrag zu wählen, nicht den für eine neue Sammlung. Das Editorfenster ist darüber hinaus missverständlich. Klickt der Anwender auch auf »Eintrag speichern« , so muss er vor der Bearbeitung eines weiteren Gegenstands auf jeden Fall auch »Neuer Eintrag« betätigen – andernfalls überschreibt Tellico die zuvor angelegten.

Bezugsquellen

Auch Tellico fügt optional Bilder zu den Einträgen hinzu – allerdings nicht beim Import aus Internet-Datenquellen. Dafür erlaubt dieser Sammlungsmanager aus dem Eintragseditor heraus nicht nur Zugriff auf Grafiken auf der Festplatte, sondern auch auf einen angeschlossenen Scanner (siehe Abbildung 4). Ein Klick auf »Öffnen mit« ruft auch bei dieser Anwendung einen Bildbearbeiter auf den Plan, sodass Anwender für kleine Anpassungen an den Schnappschüssen das Tool nicht verlassen müssen.

Abbildung 4: Tellico bietet über eine Schaltfläche im Eintragseditor die Möglichkeit, Bilder für die eigene Sammlung einzuscannen. Dazu nutzt es die Standardanwendung zum Scannen, etwa Xsane, Simple Scan oder Skanlite.

Ein Klick auf den Button »Suchen« mit dem Zauberstab-Icon generiert für einige Sammlungen automatisch neue Einträge aus Onlinequellen. Diese Funktion eignet sich nicht für benutzerdefinierte oder die exotischeren Sammlungen wie Spielkarten, selbst wenn ein EAN-Feld (European Article Number, eine international eindeutige Produktkennzeichnung) vorhanden ist. Fürs Erfassen von Büroartikeln bleiben daher nur der mühsame Weg zu Fuß oder der Import aus anderen Anwendungen. Tellico kennt über 15 Importformate, darunter CSV, Bibtex, Audio-CD-Metadaten, Alexandria und Delicious-Bibliotheksdaten.

Es ist sehr ratsam, nach jedem Neueintrag die gesamte Sammlung zu speichern, denn der Button »Eintrag speichern« fügt einen Gegenstand nur zur Datenbank hinzu, speichert aber nicht die Tellico-Datei auf der Festplatte. Auch dieser Sammlungsmanager zeigte sich nicht besonders stabil. Der Berichtsgenerator beispielsweise brachte das Programm im Test reproduzierbar zum Absturz. Mit großen Überraschungen und nützlichen Features wartet Tellico nicht auf. Filter- und Suchfunktionen sind selbstverständlich vorhanden; Funktionen, um Verliehenes im Auge zu behalten oder Anschaffungslisten zu erstellen, fehlen.

Shelves

Während die ersten beiden Kandidaten schon ein paar Jährchen auf dem Buckel haben, bringt die Android-App Shelves [3] frischen Wind ins Geschehen. Zwar kann das Tool im direkten Vergleich mit Gcstar und Tellico nicht ganz so viel bieten, verknüpft die Sammlungen aber geschickt mit anderen Apps. Im Test trat Version 3.1.6.6 auf einem Motorola Milestone mit Cyanogenmod 7 [4], basierend auf der Android-Version Gingerbread 2.3.5, an. In der kostenlosen Variante blendet die App Werbung ein und erzeugt neue Einträge nur aus Onlinequellen und nicht von Hand. Doch der Shelves Unlocker kostet im Market rund 3 Euro und behebt dieses Problem. Außerdem erlaubt es die Vollversion, mehrere Einträge gleichzeitig zum Taggen, Bewerten oder Löschen auszuwählen und Wunschzettel zu verfassen.

Shelves bietet zehn fertige Sammlungstypen an, darunter ausgefallene wie »Kleidung« . Wer also Schuhe oder Krawatten sammelt … Eine Möglichkeit, eigene Kollektionen zu erstellen, gibt es nicht. Mit den vorhandenen Vorlagen für »Gadgets« und »Werkzeuge« sind allerdings schon die richtigen Typen für die Büroinventur dabei (siehe Abbildung 5). Neue Einträge erstellt der Anwender per Onlinesuche, über eine Barcode-Scanner-App oder von Hand. Während sich die Suche im Netz manchmal etwas zickig präsentiert, klappt das Scannen umso zuverlässiger, und es ist nur selten nötig, von Hand nachzubessern.

Abbildung 5: Kleines Display, große Übersicht: Die Android-App Shelves bringt eine vordefinierte Sammlung namens »Werkzeuge« mit, die sich gut für die Büroinventur eignet.

Artikelbilder importiert das Tool ebenfalls aus dem Netz. Bei Bedarf ersetzen Nutzer die Grafiken durch eigene Schnappschüsse. Leider greift die App nicht direkt auf die Kamera des Smartphones zu, sondern bietet nur den Umweg über die Galerie an. Diese gab sich im Test mitunter etwas sperrig, sodass es performanter ist, auf die Suche mit einem Dateimanager auszuweichen.

Neues und Altes

Etwas problematisch gestaltet sich die Internetrecherche bei Gegenständen, die nicht mehr ganz so taufrisch sind und daher auch in den Onlineshops fehlen. Einen älteren Eee PC 4G fand die App genauso wenig im Netz wie einen angestaubten Philips Powerpack. In solchen Fällen bleibt nur, den Gegenstand von Hand zu erfassen.

Für eine vollständige Inventarisierung fehlt ebenfalls eine Mengenverwaltung. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, die Anzahl von Textmarkern, Kulis oder Ähnlichem einzutragen. Während es Gcstar und Tellico über ihren Feldeditor erlauben, nachträglich ein Feld für die Mengenangabe einzufügen, muss der Anwender sich bei Shelves mit den vorhandenen Feldern begnügen oder die Stückzahl in der Freitextbeschreibung eintragen. Ein weiterer Wermutstropfen in der aktuellen Version ist, dass die Andoid-App von jedem Typ nur eine Sammlung verwaltet.

Dafür punktet Shelves bei den Filterfunktionen, die sogar nach EAN-Barcodes sortieren. Wirklich praktisch ist auch die Ausleihverwaltung. Der Sammlungsmanager arbeitet mit der Kalender-App zusammen, die dann zuverlässig daran erinnert, wo sich ein Gegenstand befindet (siehe Abbildung 6). Das Wunschliste-Feature hilft beim Einkaufen. Sind die Heftklammern, die Ethernet-Kabel oder der Toner ausgegangen, markiert der Anwender die Objekte entsprechend, beim nächsten Gang zum Bürobedarf hat er die Einkaufsliste schon fertig in der Hosentasche. Beide Funktionen offenbaren sich nach einem langen Fingertipp auf ein Objekt im Regal.

Abbildung 6: Wer sich öfter wundert, wo Textmarker, Locher oder Scheren stecken, verwendet die Kalenderfunktion bei der Shelves-Ausleihe. Die Android-App nutzt dazu den Google-Kalender.

Natürlich beherrscht Shelves auch den Im- und Export. Neben dem eigenen Format versteht die App Delicious Library, liest Textdateien ein, die eine EAN pro Zeile enthalten, und versteht Online-Sammlungsverwaltungen wie Librarything oder Boardgamegeek. Per Fingertipp sendet der Android-Sammlungsmanager Daten nicht nur an den Kalender, sondern schickt Inhalte auch an Google Docs und erzeugt damit Spreadsheets. Last but not least überzeugt Shelves mit seiner Stabilität. Im Vergleich mit den beiden Desktoptools hat die Android-App hier eindeutig die Nase vorn.

Ausgezählt

Wer ein Homeoffice oder eine Hobbywerkstatt inventarisieren möchte, der kann dies gut mit allen drei Testkandidaten erledigen. Allerdings benötigen Gcstar und Tellico dringend etwas frisches Blut, ein paar neue Ideen und eine Usability-Beratung. Auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen können sich die beiden altgedienten Desktoptools etwas bei Shelves abschauen, das natürlich sehr von den technischen Fähigkeiten eines Smartphone profitiert und alles unter einer Haube vereint.