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Soll im Unternehmen eine neue Groupware die Zusammenarbeit verbessern, muss der Admin angesichts der Vielzahl an Features und Optionen schnell kapitulieren. Dieser Test nimmt ihm die Evaluierung der Groupware-Maschinen Kolab, Open-Xchange, Zarafa und Zimbra ab und hilft bei der Produktauswahl.

Egal ob Exchange, Notes, Groupwise oder ein freies Produkt zum Einsatz kommen: Administratoren, IT-Manager und Entscheider stehen immer wieder vor ähnlichen Problemen: Die verwendete Groupware steht vor dem Ende des Produkt-Lebenszyklus, was eine Migration notwendig macht. Andere Anwender sind mit dem aktuellen Anbieter unzufrieden, die Ansprüche haben sich geändert (Stichwort: mobile Geräte) oder der neue Chef möchte einfach nur ein Feature haben, das er aus seiner alten Firma kennt.

Komplexe Zusammenarbeit

Einen kompletten Produkttest für Groupware-Suites durchzuführen erweist sich angesichts der vielen Funktionen für normal besetzte IT-Abteilungen als viel zu aufwändig. Der folgende Überblick macht sich dagegen die Mühe, erhebt aber keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit, sondern beschreibt Erfahrungen bei Installation, Test und dem Versuch, die vier für den Enterprise-Groupware-Markt wichtigsten freien Lösungen zu administrieren und mit ihnen in typischen Szenarien aus der Praxis zu arbeiten. In die Auswahl kamen aktuelle Linux-Groupwareprodukte mit Unterstützung von Outlook 2010, deren neueste Version nicht länger als sechs Monate zurückliegt und für die es Support auf Enterprise-Level gibt.

Weil sich die Definition von Groupware in der Praxis sehr dehnbar zeigt, beschränkten sich die Tester auf den Minimal-Ansatz von Mail und PIM-Daten (Kalender, Kontakte, Aufgaben), Zugriff auf freigegebene Ordner in anderen Mailboxen und gemeinsame Ablageordner (von den Herstellern öffentliche Ordner, gemeinsame Ressourcen, Shared oder Group Folders genannt). Ein weiteres Auswahlkriterium war, dass die getestete Software zumindest in Teilen einer freien Lizenz unterliegt, was bei der Konkurrenz wie Kerio [1] oder Axigen [2] nicht der Fall ist

Seit dem letzten Jahr betreut die neu gegründete Kolab Systems AG [3] die gleichnamige Groupware [4]. Die Firma bietet Kolab auch als “Certified Kolab” an. Dieses Produkt ist ebenfalls vollständig freie Software und – von kundenspezifischen Anpassungen abgesehen – ohne funktionale Unterschiede zu der freien Version. Für die Enterprise-Version erhalten Admins aber direkten Support, SLAs und Training.

Auch architektonisch bietet Kolab eine Besonderheit: Als einziges Produkt speichert es alle Groupwaredaten in (offen) standardisierten Formaten auf einem IMAP-Server und kommt so ohne extra Datenbank aus. Der Verzicht auf proprietäre Datenelemente sichert dem GPL-Projekt hohe Interoperabilität (Abbildung 1). Die aktuelle Version 2.3 haben die Entwickler am 15. April 2011 freigegeben, die letzte Bugfix-Release 2.3.2 stammt vom 3. Juni 2011.

Abbildung 1: Kolab setzt als einzige Groupware ausschließlich auf einen IMAP-Server als Datenquelle. Dazu kommen weitere Standard-Open-Source-Komponenten, was das GPL-Projekt sehr offen macht.

Open-Xchange [5] hat durch die bei namhaften Hosting-Anbietern integrierte Hosting Edition mittlerweile einen großen Kundenstamm. Das Unternehmen bietet aber auch zwei Versionen für die Installation im Unternehmen an, die auf der selben Codebasis fußen und auch erweiterte Features des Dokumentenmanagements bringen. Die “Open-Xchange Server Edition” ist ein flexibles Integrationsprodukt, das sich auf den gängigen Linux-Plattformen installieren lässt, obwohl die aktuelle Dokumentation von Debian 6 und RHEL 6 noch nichts weiß. Der ursprünglichen Appliance Edition folgte im Frühjahr diesen Jahres die “Open-Xchange Advanced Server Edition” (OXASE) auf der Basis von Univention Corporate Server (UCS). Open-Xchange speichert nur Maildaten auf einem IMAP-Server, alle PIM-Daten landen in einer SQL-Datenbank. Die aktuelle Version 6.20 stammt vom März 2011 (Abbildung 2).

Abbildung 2: Bei Hostern sehr beliebt, hat sich Open-Xchange einen großen Kundenstamm erworben. Der “OX” setzt auf IMAP, LDAP und eine SQL-Datenbank sowie zahlreiche APIs für den Zugriff auf die Daten.

Die aktuelle Zarafa-Version 7.0 [6] hat das holländisch-deutsche Entwicklerteam Ende Juni 2011 freigegeben. Das Produkt ist neben der kostenfreien Community-Edition in drei kommerziellen Versionen mit unterschiedlicher Funktionalität verfügbar. Deren Bezeichnung hat sich im Zuge der letzten Release geändert, zum Redaktionsschluss waren die Webseiten des Herstellers daher noch nicht konsistent aktualisiert. Zarafa orientiert sich am Datenmodell von Microsoft Exchange und speichert die Informationen in einer MySQL-Datenbank. In der einfachsten Installationsvariante legt Zarafa dort auch Informationen zu den existierenden Mailboxen und Verteilerlisten ab (Abbildung 3).

Abbildung 3: Ein eigenes MAPI und die Active-Sync-Implementierung deuten es an: Zarafa richtet sich in vielen Aspekten nach Microsofts Standards, setzt aber auf Open-Source-Komponenten.

Eine direkte Integration in existierende LDAP-basierende Verzeichnisdienste inklusive Active Directory ist aber möglich und wird so auch von den meisten Kunden betrieben. Zarafa ist für nahezu alle relevanten aktuellen Plattformen verfügbar. Neben den Paketen vom Hersteller gibt es noch direkte Builds aus den Communitys, die Zarafa zusätzlich für einen großen Anwenderkreis verfügbar machen. Aber auch bei funktionalen Erweiterungen des Systems haben die Zarafa-Anwender über die Community einen großen Anteil .

Nach der Übernahme von Zimbra [7] durch VMware im Januar 2011 war es kurze Zeit still um das Produkt. Doch seit einigen Monaten überraschen Updates in sehr schneller Folge, vermutlich hat VMware erhebliche Entwicklerressourcen für Zimbra aktiviert. Die Version 7.0 stammt vom Februar 2011, bereits im März folgte 7.1.0, Ende Mai die Aktualisierung auf 7.1.1. Wie bei Zarafa landen auch hier alle Groupwareinformationen in einer Datenbank. Sämtliche Client-Funktionalitäten bildet Zimbra über Java-Applikationen ab (Abbildung 4).

Abbildung 4: Zimbra überraschte als Erster mit einem Ajax-Webinterface mit den flexiblen Zimlets. Heute bindet die Groupware von VMware Blackberrys und Smartphones an und bringt einen eigenen Desktop-Client.

Der Zimbra Collaboration Server (ZCS) ist als kommerzielle Network Edition und als Appliance – selbstredend nur für die VMware-Plattformen – erhältlich. Die kostenfreie Open Source Edition gibt es momentan neben den zertifizierten Enterprise-Linuxen SLES und RHEL auch für Ubuntu LTS, Fedora 11 und Debian 5. Für RHEL6 und Debian 6 existiert Zimbra momentan nicht.

Dokumentation und Installation

Die mit Abstand beste Hersteller-Dokumentation stellt Zimbra bereit. Installationsanweisungen, Quickstart-Guides und Anwenderinformationen machen einen konsistenten Eindruck und sind leicht zu finden. Auch bei Open-Xchange lagern vielfältige Informationen an zentraler Stelle auf der Webseite.

Dies gilt zwar prinzipiell auch für Zarafa, doch fehlt hier allerdings eine Anleitung, die die Schritte zur Inbetriebnahme einer funktionierenden Lösung eindeutiger dokumentiert. Im Test des Linux-Magazins zeigte sich beispielsweise nach Abschluss der Installation noch kein lauffähiges System. Zarafa macht dem Einsteiger hier nicht ausreichend klar, dass es keinen eigenen Mailtransport mitliefert. Der größte Nachholbedarf bei der Dokumentation besteht jedoch bei Kolab. Firmen, die dafür Installationssupport anbieten, wissen offensichtlich, was zu tun ist.

Die verwendeten Versionen (Kasten “Kandidaten”) unterscheiden sich bezüglich des Installationsaufwands deutlich. Nach Durchsicht der Dokumentation kam bei Open-Xchange die Advanced Server Edition zum Einsatz, da sie wesentlich weniger Vorbereitungen der Infrastruktur erfordert. Soweit möglich, installierten die Tester die Basis-Systeme in Minimal-Varianten.

Obwohl sich bei Kolab die Installationsdokumentation noch auf die Version 2.2 bezieht, gestaltete sich der Installationsprozess problemlos, auch wenn zahlreiche Quellpakete fürs Kompilieren (nach-)installiert sein wollen. Bis zum Abschluss der Installation verging zwar noch einige Zeit, das nach der anschließenden Konfiguration vorgefundene System war dann aber sofort betriebsbereit.

Wer bereits Erfahrung mit Univentions Corporate Server hat, wird keine Probleme mit der Installation des Open-Xchange Advanced Servers erfahren. Die Bremer Distribution bildet dessen Basis und macht keine Probleme bei der Installation. Nach der Eingabe des Lizenzschlüssels war auch dieses System einsatzfähig, andere Varianten von OX sind Erfahrungsberichten aus den Foren zufolge mit Vorsicht zu genießen.

Bei Zarafa stießen die Tester dagegen auf die oben angedeuteten Schwierigkeiten. Wer sich schon länger mit Groupware-Produkten auseinandersetzt, weiß, dass diese eher Integrations- als “One-Klick-Install”-Lösungen sind. Zarafa ist da keine Ausnahme: Nach der reinen Installation der ZCP sind noch mehrere Schritte nötig, um den MTA zur Zusammenarbeit zu überreden und sichere Protokolle zu aktivieren. Das haben alle anderen Produkte besser gelöst.

Der Admin sollte sich auf jeden Fall vor der ersten Installation von Zarafa einen Überblick über das gesamte Administrator Manual verschaffen, auch um einen Eindruck vom Systems zu bekommen. Wer das scheut, greift zu Appliances wie die von Bitbone [8] oder Collax [9] oder dem Zarafa4ucs-Projekt von Linet [10], das eine zum OXASE vergleichbare Funktionalität erreicht, wiederum auf der Basis von Univention, die übrigens auch Kolab im Groupware-Portfolio haben.

Die Installationsprozedur von Zimbra stellt Linux-Techniker vor keine Probleme. Offenbar hat sich der Hersteller viel Gedanken über mögliche Schwierigkeiten gemacht. Zimbra prüft sogar die DNS-Einträge, was für einen Mailserver immer eine gute Idee, aber beileibe nicht gang und gäbe ist. Der einzige im Test bemerkte Fehler war ein nicht ganz korrekter Verweis auf die Syslogd-Konfiguration bei Ubuntu. Nach etwa einer Stunde Aufwand fanden die Tester ein sinnvoll konfiguriertes und betriebsbereites System vor.

Administration und Betrieb

Alle getesteten Systeme lassen sich am flexibelsten und umfassendsten mit mitgelieferten Kommandozeilenwerkzeugen administrieren. Wer aber nicht täglich damit arbeitet, weiß grafische Tools für die Administration schnell zu schätzen. Einzig Zarafa kann damit nicht standardmäßig aufwarten. Abhilfe verspricht der Hersteller über die Integration des Z-Admin Projektes, das momentan über den Zarafa Community Hub zu finden ist (Abbildung 5, [11]). Wer plant, Z-Admin in ein bestehendes System einzubinden, sollte sich vorher genau über die Änderungen, die dessen Installation durchführt, informieren, denn Z-Admin liegt derzeit nur als eine frühe Beta vor. Eine Virtuelle Maschine mit Zarafa 7 und Z-Admin befindet sich auf der DELUG-DVD.

Abbildung 5: Aus der Zarafa-Community stammt das Admin-Frontend Z-Admin, leider erst als frühe Beta.

An der Admin-Oberfläche von Kolab (Abbildung 6) gibt es wenig auszusetzen. Sie bildet die Funktionalität des Systems logisch ab und lässt sich effektiv bedienen. Beim OXASE haben die Hersteller die Oberfläche des Univention Corporate Server für Open-Xchange angepasst (Abbildung 7). Sie besteht aus dem Directory Manager (UDM) und der Management Console (UMC). Letztere hilft den Server zu verwalten und ist Anlaufstelle für die Installation von Updates.

Abbildung 6: Einfach, aber vollständig präsentiert sich Kolabs Admin-GUI.

Abbildung 7: Unter der OXASE arbeitet Univentions Directory Server.

Alle Mailobjekte verwaltet dagegen UDM. Wer die Univention-Philosophie kennt, hat sicher keine Probleme bei der Bedienung, wundert sich aber wahrscheinlich, dass die OX-spezifischen Attribute anstatt in einem eigenen Tab im Register »Benutzer-Konto« des Benutzerobjektes gelandet sind. Es ist wohl dem Produktkonzept von OX geschuldet, dass der Admin die Ressourcen als separate Containerklasse verwalten und in einem eigenen UDM-Modul konfigurieren muss.

Nur das GUI von Zimbra (Abbildung 8) bietet eine auch wirklich umfassende Produktverwaltung. Sie kümmert sich nicht nur um Benutzer und Gruppen, der Administrator kann damit auch Servereinstellungen ändern, Updates einspielen, grafische Systemstatistiken anzeigen und das bereits vorkonfigurierte Backup steuern.

Abbildung 8: Zimbras Admin-GUI bringt eine komplette Benutzerverwaltung, kann aber kein LDAP einbinden.

Datensicherung

Datensicherung galt für Linux-Groupwares lange als Baustelle für individuelle Konfigurationen. Heute gehen die Dokumentationen aller Hersteller (Kolab ausgenommen) auf das Thema in ausreichender Tiefe ein. Die Fragen der Kunden drehen sich eher um konkrete Backup-Produkte, oder die Möglichkeit, die Groupware-Daten mit Bordmitteln zu sichern und wiederherzustellen. Sowohl das Vollbackup als auch das Single-Object-Restore, also die Möglichkeit, einzelne Elemente wiederherzustellen, die die Nutzer vielleicht schon vor geraumer Zeit gelöscht haben, stehen da im Vordergrund.

Open-Xchange- und Zarafa-Anwender können fürs Backup und Restore auch auf SEP Sesam [12] zurückgreifen. Bei Zarafa steht das in kommerziellen Versionen gelieferte Bricklevel-Backupwerkzeug »zarafa-backup« an der Kommandozeile oder über Z-Admin bereit. Für Kolab reichen dank der offenen Standards Linux-Bordmittel. Der Dokumentation zufolge gestatten es nur Kolab und Zarafa, einzelne Objekte auf dem Server wiederherzustellen.

Verzeichnisanbindung und Datenmigration

Nur in den seltensten Fällen installieren Admins eine Groupware-Lösung als Solitär. Fast immer muss die sich in eine bestehende IT-Infrastruktur anpassen, typischerweise an eine bestehende Benutzerverwaltung. Alle vier getesteten Produkte verwenden entweder einen eigenen LDAP-Verzeichnisdienst (OX, Kolab), oder lassen sich wie Zarafa und Zimbra an einen anbinden. Mit externer Benutzerverwaltung stört dann auch das Fehlen eines Admin-Frontends bei Zarafa nicht weiter. Für Kolab und Open-Xchange in der Server Edition sind ebenfalls Methoden dokumentiert, um externe Verzeichnisse zu benutzen, die erfordern aber bei allen Kandidaten entweder viel Know-how oder externe Berater.

Die Zimbra-Dokumentation beschreibt dagegen lediglich die Authentifizierung gegen externe Verzeichnisdienste, nicht aber eine komplett ausgelagerte Objektverwaltung. Dann muss der Admin selbst für eine synchrone Benutzerverwaltung sorgen, was sich in der Praxis meist als umständlich erweist. Laut Zimbra-Dokumentation kann der kostenpflichtige Support auf Wunsch externe Verzeichnisdienste anbinden.

Bei OXASE verweist die Dokumentation auf die Synchronisationsmöglichkeit über den “Univention Active Directory Connector”, die Integration in ein bestehendes Open LDAP erwähnt sie nicht. Die wäre wegen des internen Verzeichnisdienstes technisch wohl problemlos möglich, liegt aber vermutlich außerhalb der Zielstellung des Produkts.

Für alle Kandidaten existieren Importwerkzeuge, über die Endnutzer Daten aus anderen Systemen über ihren eigenen Client importieren. Meist nutzen die das PST-Format von Microsoft Outlook, seltener Standardformate wie CSV, LDIF, Vcal oder Vcard. Dieser Ansatz ist aber bei technisch weniger versierten Anwendern und in Firmen unbeliebt und die serverseitige Migration die bessere Wahl.

IMAP für die Migration

Da alle Produkte das IMAP-Protokoll beherrschen, kommen zumindest für Nachrichtenelemente Tools wie Imapsync in Frage [13]. Für Kontakte, Kalenderdaten und Aufgaben ist außer bei Kolab eine Datenmigration per IMAP nur in Ausnahmefällen möglich, da diese Informationen entweder nicht über das Mail-Protokoll zugänglich sind oder aber im Quellsystem verfügbare Meta-Informationen während der Migration verloren gehen. Aus diesem Grund verwenden Admins in der Praxis sehr oft zähneknirschend das PST-Format als Transportmedium.

Bei Kolab und Open-Xchange führen in der Regel Partnerunternehmen die Datenmigration durch, Zarafa bietet eine Windows-basierte Migrationsmaschine, die Daten direkt von Microsoft Exchange, Scalix oder aus PST-Dateien programmgesteuert übernimmt. Zimbra bringt Tools für den Umstieg von MS Exchange und Notes Domino sowie einen Migrationsassistenten, der die Daten direkt und inklusive Benutzerinformationen von MS Exchange transportieren soll.

Webclients

Der auf dem Horde-Framework basierende Webclient von Kolab kommt recht spartanisch und altbacken daher (Abbildung  9). Selbst die Administrations-GUI wirkt da optisch gefälliger. Er weist aber zum Beispiel im Bereich Verschlüsselung Funktionen auf, die manche Wettbewerber erst noch implementieren müssen. Das Entwicklerteam von Kolabsys arbeitet aktuell an der Adaption von Roundcube als Alternative.

Abbildung 9: Kolabs Webclient (Horde) wirkt recht altmodisch, aber die Entwickler arbeiten am Nachfolger.

Open-Xchange (Abbildung 10) und Zimbra (Abbildung 11) betrachten dagegen die Webclients als Kernbestandteile des Produktes. Nur hier erfahren die Anwender die volle Funktionalität. Zimbra sorgte ja als Ajax-Vorreiter mit seinen verspielten Zimlets für Furore, glücklicherweise lassen sich die ressourcenhungrigen Bildschirmaktivitäten vom Administrator begrenzen. Open-Xchange bietet neben umfassenden Dokumentenmanagement sogar die Synchronisation mit Facebook, Xing oder Linked In, auch wenn die Netzwerke das nicht gerne sehen [14].

Abbildung 10: Im OX Webclient gibt es erweiterte Funktionen wie Dokumentenmanagement (links).

Abbildung 11: Zimbras Webclient integriert auf Wunsch eigene Apps, so genannte Zimlets.

Zarafas Webaccess (Abbildung 12)orientiert sich stark an der Benutzeroberfäche von Microsoft Outlook, der Funktionsumfang bei den nicht-administrativen Aufgaben ist (wie auch bei Open-Xchange und Zimbra) deutlich größer als der aktuelle Webzugang von Microsoft Exchange. Probleme bereiten – wie bei allen Webclients – noch das Drag&Drop von Anhängen oder die Benachrichtung über neue Nachrichten via Firefox-Addons. Die nächste Version des GUI ist schon in Arbeit: Die Zarafa Webapp setzt auf HTML 5 und Canvas und ist als Technologie-Preview im Zarafa Community Hub [11] verfügbar. Angesichts der langen Ladezeiten braucht der Anwender, der häufiger über UMTS oder WLAN-Verbindungen auf die Groupware zugreifen will, vor allem bei den Funktionsboliden unter den Webclients jedoch viel Geduld.

Abbildung 12: Zarafas Webaccess setzt auf Ajax und orientiert sich stark an MS Outlook.

Den Standard-Client Outlook anbinden

Auch der größte Linux-Fan muss akzeptieren, dass Studien zufolge etwa 80 Prozent aller E-Mail-Anwender in Unternehmen MS Outlook nutzen. Schon die ersten Versionen von Microsoft Outlook nahmen auch zu anderen Servern als MS Exchange Kontakt auf. Die MAPI-Spezifikation sieht dafür Transport-, Adressbuch- und Speicherprovider vor, die über eine landläufig als Konnektor bezeichnete Software Outlook mit dem Server verbinden.

Das klingt viel einfacher als es in der Praxis ist, weil Microsoft regelmäßig kleinere und größere Details ändert und so die Anbieter anderer Backends zu Nacharbeiten zwingt. Auch ein Jahr nach Outlook 2010 sind die Programmierer immer noch damit beschäftigt, diverse mehr oder minder große Probleme bei der Unterstützung des PIM-Clients zu beheben. Das spiegelt sich auch in den Foren wieder. Outlook 2003 SP3 ist die Version, die alle Kandidaten unterstützen und bereitet erfahrungsgemäß nur wenige Probleme. Sowohl Outlook als auch Konnektoren sind in dieser Kombination am ausgereiftesten.

Grundsätzlich bietet ein Konnektor die Möglichkeit, Erweiterungen der Outlook-Konfiguration nur dann zu präsentieren, wenn das gerade benutzte Profil mit dem jeweiligen Server kommuniziert. Im Test gelang es aber keinem Produkt, dies vollständig umzusetzen. Wie erwartet, schnitten Zarafa und Zimbra am besten ab, letzteres brachte gar einen für Outlook 2003 ungewöhnlichen »Mailbox-Cleanup« -Dialog in das Extras-Menü, Zarafas Vertreter-Dialog war dagegen auch in anderen Profilen zu sehen.

Die Konnektoren von Kolab (Bynari) und Open-Xchange stellen einen Teil ihrer Funktionalität über Erweiterungen der Werkzeugleiste oder Ribbons zur Verfügung. Diese sind allerdings auch sichtbar, wenn das zugehörige System nicht benutzt wird. In der Praxis hat dies sicherlich wenig Auswirkungen, es ist aber zumindest ein Anhaltspunkt für die Integrationstiefe des Konnektors in Outlook.

Unterschiedliche Ansätze

Ebenfalls ein Problem ist, dass die Probanden unterschiedliche Ansätze zum Speichern der PIM-Daten, also Kalender-, Kontakt- und Aufgabeninformationen verfolgen. Die von Outlook angebotene Funktionalität lässt sich aber nur dann vollständig nutzen, wenn auch das MAPI-Datenmodell die Kombination von Outlook mit einem Exchange-Server imitiert. Lediglich Zarafa hat somit die besten Chancen für eine weitgehend problemfreie Outlook-Nutzung.

Zarafas Konnektor ist als 32-Bit-MSI-Paket für Office 2003 bis 2010 verfügbar. Outlook-2010-Anwender müssen noch ein Kompatibilitätspaket für den Zugriff auf fremde Kalender installieren. Da Zarafa auch Outlook neben dem Webmailer im Fokus hat, ist auch hier die volle Funktionalität des Produktes verfügbar. Zarafa bietet als einziger Proband einen synchronisationsfreien Arbeitsmodus, der durch komplexe Benachrichtungsmechanismen Änderungen direkt an die Clients publiziert und sie so verzögerungsfrei sichtbar macht. Für mobile Nutzer gibt es aber auch einen Betriebsmodus, der die Daten in einer lokalen Datenbank zur Offline-Nutzung speichert.

Open-Xchange: Oxtender2 und Infostore

Im Frühjahr 2011 hat Open-Xchange die Version 2 des Oxtender für MS Outlook freigegeben. Die Synchronisationslösung bietet erwartungsgemäß nicht alle Funktionalität des Webaccess oder der Kombination Outlook-Exchange, was erfahrungsgemäß aber nur Anwender stört, die Exchange-Funktionen bereits kennen. Im Test gelang es beispielsweise zunächst nicht, Frei-/Gebucht-Informationen für Ressourcen abzufragen. Open-Xchange stellt Ressourcen nicht wie Exchange und die Wettbewerber direkt als Mailbox bereit, sondern ordnet sie einem Verwalter zu. Mit dieser geänderten Philosophie kann Outlook nicht umgehen.

Auf den Open-Xchange Infostore können Outlook-Anwender nicht zugreifen, da auch hier der Client keinen direkten äquivalenten Mechanismus bietet. Gemeinsame Ordner – in der Microsoft-Welt als Öffentliche Ordner bekannt – bezeichnet Open-Xchange noch als experimentell, sie sind auf dem Server in einer Konfigurationsdatei erst zu aktivieren. Den Testern gelang es erst, Zugriff auf freigegebene Ordner anderer Benutzer zu erhalten, nachdem sie diesen über das Webinterface abonniert hatten.

Zimbra ohne öffentliche Ordner

Den Zimbra-Konnektor für Outlook sucht der Admin im Web zunächst vergeblich. Erst der Blick ins Handbuch hilft: Ihn muss der Anwender über die Admin Console herunterladen. Dort stehen auch Windows-Tools fürs Erstellen angepasster Konnektoren bereit. Während der Installation erstellt Zimbra ein Outlook-Profil für die Verbindung zum Server und legt es als Standardprofil fest. Im Unternehmenseinsatz ist der Nutzen eher begrenzt, da sich die Software im Administratorkontext installiert, die Outlook-Profile aber im Kontext des Endnutzers zu konfigurieren sind. Bemerkenswert ist jedoch die Möglichkeit, Ordner auch für externe Nutzer freizugeben, die über eine URL auf dem Zimbra-Server auf die dort enthaltenen Daten zugreifen. Auch Zimbra kennt aber keine öffentlichen Ordner, hier gilt das gleiche wie bei OX: Outlook stellt sie nicht dar.

Outlook und Zimbra funktionieren auf Synchronisationsbasis. Das verursacht ein Problem: Hat ein Nutzer Berechtigungen auf einen Ordner einer anderen Mailbox, und bekommt er diese wieder entzogen, muss der Server sicherstellen, dass sich die Berechtigungsänderung auf alle Clients auswirkt. Bei Zimbra besteht der Zugriff weiter bis zur nächsten Synchronisation. Erst dann verschwinden die Ordner aus der Liste. Der Synchronisationsmodus mit festgelegten Zyklen macht sich sehr stark bemerkbar, Anwender beschweren sich sehr schnell darüber, dass Mails zwar auf einem mobilen Endgerät sofort erscheinen, auf dem Desktop aber erst mit Verzögerung.

Kolab und Outlook-Plugins

Wer Kolab und Outlook gemeinsam verwenden will, muss zu einem kommerziellen Outlook-Plugin greifen. [15] erwähnt gleich drei Hersteller solcher Software. Dazu kommt noch ein augenscheinlich nicht kommerzielles “Kolab Sync for Outlook”-Projekt. In der Vergangenheit haben sich viele Anwender negativ über die mangelnde Funktionalität und Stabilität der Konnektoren geäußert. Aktuell ist das Produkt von Bynari wohl das am weitesten fortgeschrittene, wenngleich man – schon wegen der starken Unterschiede bei den Philosophien der Serverprodukte – nie die gleiche Funktionalität wie bei der Nutzung eines reinen Microsoft-Portfolio erwarten darf. Der aktuelle Bynari Connector zeigte keine eklatanten Schwächen und erzeugt während der Installation gleich ein Outlook-Profil.

Alternative Clients

Von den Testkandidaten liefern nur Kolab und Zimbra native Clients. Der kostenlose, offline-fähige Desktopclient namens Zimbra-Desktop ist verfügbar für Windows, Mac und Linux. Er kann zwar prinzipiell auch mit anderen Servern kommunizieren, ist aber sicher nur mit dem Zimbra-Backend voll funktional. Außerdem ist er etwas anspruchsvoll: Im Test lief er auf einem Netbook mit Windows 7 nur zäh.

Wer Kontact als Client haben will, für den ergibt eigentlich nur Kolab wirklich Sinn. Leider ist es bei dem KDE-PIM-Client in den letzten Jahren nicht so vorwärts gegangen, wie sich es die Kolab-Entwickler vielleicht gewünscht hatten [16]. Auch wenn der aktuelle Kontact-Enterprise-5-Branch vielversprechend aussieht, können bisher nur Linux-Nutzer auf diesen Client setzen. In naher Zukunft werden aber auch Windows- oder Mac-Anwender etwas mehr Auswahl haben. Apple-Kunden sind immerhin mit Zimbra oder Open Xchange auch nicht außen vor, weil beide Hersteller Software für Apple iSync bieten. Damit lassen sich zumindest die eigenen Kontakte, Aufgaben und Kalenderinformationen mit dem Server abgleichen.

Mehr Potenzial bietet da der Caldav-Standard für die Terminplanung. Es hat einige Zeit gedauert, bis Hersteller das akzeptiert haben [17]. Doch mittlerweile bringen auch Zarafa und Zimbra Dienste für Clients wie Ical oder das Thunderbird-Addon Lightning. Open-Xchange scheint kurz vor einer Caldav- und Carddav-Schnittstelle zu stehen [18]. Carddav, das Caldav-Pendant für Kontakte, kennt offiziell momentan nur Zimbra, für Zarafa aber gibt es eine passende Erweiterung aus der Community.

Üblicherweise greifen Benutzer alternativer Clients via IMAP auf Ihre Nachrichten zu. Das bedienen alle Testkandidaten weitgehend fehlerfrei. Nur der Zugriff auf freigegebene Mailboxen anderer Benutzer oder gemeinsame Ordner war bei einigen nicht verfügbar. Kolab und OXASE bieten hier keine Kritikpunkte, Zarafa hingegen implementiert (wie Zimbra auch) IMAP über ein eigenes Gateway ohne jede Möglichkeit, Zugriff auf Ordner außerhalb der eigenen Mailbox zu bewerkstelligen. Anwender von Zimbra können jedoch die Ordner der anderen Mailbox im Webclient einbinden, erst dann tauchen sie in der Liste der abonnierbaren Ordner auf.

Mobile Geräte

Der Datenaustausch mit mobilen Geräten im geschäftlichen Einsatz reduziert sich mehr und mehr auf Active Sync (Microsoft) und Blackberry (Research in Motion, RIM). Sync ML (zum Beispiel via Funambol) verkommt derzeit zum Betätigungsfeld für Enthusiasten. Da RIM den Blackberry Enterprise Server (BES) nur für Exchange, Notes und Groupwise verkauft, haben hier nur Produkte eine Chance, die das Exchange-Outlook-Datenmodell weitgehend beherrschen. Aus dem Testfeld trifft dies nur für Zarafa und Zimbra zu.

Beide können den BES für Exchange oder auch den Black Berry Enterprise Server Express über einen angepassten Outlook Konnektor ein Exchange-Backend vortäuschen. Da dies keine direkt von RIM oder den Mobilfunkunternehmen vorgesehene Konfiguration ist, ist der Admin auf den Support des Groupwareherstellers angewiesen. Voreilig jedes BES-Update einzuspielen, ohne sich vergewissert zu haben, dass es auch in der eingesetzten Konfiguration funktioniert, grenzt an Fahrlässigkeit. Hier gilt: Die Anbieter brauchen Zeit, um die manchmal doch gravierenden Änderungen zwischen den Servicepacks nachzuvollziehen.

Active Sync

Das ganze Testfeld unterstützt Microsofts Protokoll Exchange Active Sync (EAS) Eine Besonderheit ist die Implementierung Z-Push [19] von Zarafa, die Synchronisation von Active-Sync-fähigen Geräten als Open-Source-Lösung bereitstellt, Damit eröffnet sie auch anderen Groupware-Systemen wie zum Beispiel Kolab ab Version 2.3 den Zugang zu diesen Geräten. In der aktuellen Version 1.5 beherrscht Z-Push elementare Geräteverwaltungsfunktionen wie das Löschen verlorengegangener Geräte (Remote-Wipe), aber nur wenn das Endgerät es auch kann. Ein bei Zarafa gehostetes und von der Z-Push-Webseite verlinktes PDF [20] liefert detaillierte Informationen über die Endgeräte. In diesem Dokument findet sich übrigens auch der Planungsstand des BES-Support. Die kommende Z-Push-Version 2.0 soll die EAS-Protokollversion 14 beherrschen.

Für die kommerziellen Zimbra-Editionen ist mit “Zimbra Mobile” eine offensichtlich lizenzierte Active-Sync-Implementierung verfügbar. Aber laut Dokumentation der Zimbra Network Edition 7.1 unterstützt diese Windows-Phone-7-Geräte noch nicht. Irritierend ist auch, das der aus der ZCS-NE-7.1-Dokumentation verlinkte Wiki-Artikel [21] sich – zumindest nicht offiziell – auf die aktuelle Zimbra-Version bezieht. Nichtsdestotrotz gab es im Test keine Schwierigkeiten, mobile Geräte anzubinden. Zimbra kommt zudem ebenfalls mit den Active-Sync-Sicherheitsfunktionen zurecht.

Auch der “Oxtender for Business Mobility” für Open-Xchange benutzt das Microsoft-EAS-Protokoll als technische Basis. Ein sinnvolles, zusätzliches Feature dieser Implementierung ist die “Provisioning Application”, mit der der Anwender sich selbst eine SMS oder E-Mail mit einem Link zu einem Servlet auf dem OX-Server zuschicken lässt und nur noch die für ihn generierte Konfiguration akzeptieren und sein Passwort eingeben muss. Beim Zusenden per Mail ergibt sich aber ein gewisses Henne-Ei-Problem, da das Servlet zum Herunterladen der Konfiguration vom mobilen Gerät aufgerufen werden muss.

Informationen zu weitergehenden Funktionen zur Geräteverwaltung wie zum Beispiel dem “Remote Wipe” konnten die Tester in der Dokumentation allerdings nicht finden.

Preisvergleich

Die Preisgestaltung der Hersteller ist recht unübersichtlich, doch für einen fairen Vergleich haben die Tester die Abonnementangebote über eine 3-jährige Laufzeit für 100 Mailboxen als Basis genommen und damit einen halbwegs vergleichbaren monatlichen Preis pro Mailbox errechnet (Preise inklusive Mehrwertsteuer zum Redaktionsschluss): Mit 1,64 Euro am günstigsten ist die Kombination Kolab-Server und Kolab-Client. Mit dem Einsatz von einem Outlook-Konnektor von Bynari ergibt sich aber schon einen Sprung auf 2,77 Euro. Der Einsatz eines OXSE kostet 1,74 pro Mailbox. Beim getesteten OXASE sind zwar 2,24 Euro einzuplanen, das Produkt enthält dann aber auch schon Support für das Betriebssystem.

Für eine Zarafa-Mailbox ermittelten die Tester 1,77 Euro. Im Gegensatz zu Open-Xchange fallen hier keine zusätzlichen Kosten für mobile Nutzer an. Zimbra als Abonnement kostet in der für den Einsatz von Outlook notwendigen Professional-Version 2,64 Euro. Wer mit der Standard-Version auskommt, muss zwar auf Outlook und mobile Geräte verzichten, zahlt aber nur 1,89 Euro pro Mailbox.

Fazit

Auch wenn Outlook das Maß aller Dinge scheint, bringen die gesteten Produkte im Vergleich für die gemeinsame Arbeit genauso sinnvolle oder für den Arbeitsablauf im Unternehmen vielleicht sogar bessere Funktionen mit. Aber die eierlegende Wollmilchsau zu suchen, ergibt bei Groupware keinen Sinn. Viel wichtiger ist es, die eigenen Anwender zu befragen, welche Features sie wirklich benötigen [22]. Vielleicht stellt sich dann heraus, dass eine Funktion, die die derzeitige Groupware rudimentär bietet, sich besser mit Spezialanwendungen abbilden lässt.

Wer einen Linux-Desktop-Client verwendet, kommt an an Kolab nicht vorbei. Zarafa punktet vor allem mit einer hervorragenden Outlook-Unterstützung und einer vorbildlichen Interoperabilität zwischen dem Desktop-Client, dem Webaccess und den mobilen Geräten. Zimbra hat die Nase vorn, was das Managementinterface angeht, und bringt einen eigenen Desktopclient mit. Bei Open-Xchange dagegen überzeugt der Funktionsumfang und die gelungene Integration in UCS.

Wie auch immer sich der Kunde entscheidet, er sollte eines immer im Hinterkopf haben: Entgegen der landläufigen Meinung schafft es nicht einmal der Marktführer Microsoft, mit seinem Produktportfolio alle Probleme zu lösen. Dank ihrer heterogenen Gestalt hat aber jedes der Produkte im Test das Potential, genau das Richtige für einen bestimmten Einsatzzweck zu bieten. (mfe)