Mailbox, Berliner Anbieter von Services rund um E-Mail und Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz, hat seinen jährlichen Transparenzbericht zu behördlichen Auskunftsanfragen für 2025 veröffentlicht.

Die Gesamtanzahl der Anfragen betrug 2025 laut dem Transparenzbericht von Mailbox 74 und sank damit wie schon im Vorjahr. Den Großteil der Anfragen erhielt Mailbox wie 2024 per E-Mail, mit PGP verschlüsselt. Nicht rechtmäßige Auskunftsanfragen werden von Mailbox abgelehnt. 2025 wurden in 15 Fällen unverschlüsselt übertragene Anfragen von den Ermittlungsbehörden korrigiert, sodass Mailbox im vergangenen Jahr insgesamt 56 Anfragen beantwortete. 18 Anfragen wurden nicht korrigiert und wegen verschiedener Mängel abgewiesen. Wie in den letzten Jahren bleibt der häufigste Ablehnungsgrund die unverschlüsselte Übertragung der Anfrage, heißt es im Bericht.

Zum Prozedere heißt es, dass Mailbox einen standardisierten Prozess zur Bearbeitung und Beantwortung von Auskunftsersuchen der Behörden abarbeitet. Jede Anfrage werde von Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwalt geprüft, bewertet und entsprechend beantwortet oder abgewiesen. Im Fall einer Ablehnung kann die Behörde ihren Antrag korrigieren, erläutert Mailbox.

Der Großteil der Anfragen stammte 2025 von deutschen Behörden. Nur 3 Anfragen wurden von Behörden anderer EU-Staaten und eine Anfrage von einer Behörde außerhalb der EU gestellt. 72 Auskunftsanfragen erfolgten im Rahmen der Strafverfolgung, zwei durch Nachrichtendienste. Die Bestandsdatenabfrage war die häufigste Art des Ersuchens, dazu zählen unter anderem Telefonnummer, Name und Anschrift des Inhabers nebst Angaben zum Vertrag und Tarifmerkmalen.

Nur zwei Anfragen bezogen sich auf eine Postfachbeschlagnahmung, bei der sämtliche im Postfach des Accounts befindlichen E-Mails beschlagnahmt werden. 2025 erreichten Mailbox keine Verkehrsdatenabfragen (unter anderem zu IP-Adressen, von denen Logins auf den Mailserver stattfinden oder von denen aus E-Mails verschickt wurden) oder Anfragen zur Telekommunikationsüberwachung (temporär angelegte Überwachung aller empfangenen und gesendeten E-Mails und des gesamten Accounts).

Balint Gyemant, Chief Product Officer von Mailbox erläutert, dass von den insgesamt 63 per Mail an Mailbox zugestellten Anfragen 27 unverschlüsselt waren. Weitere 6 waren aus sonstigen Gründen unrechtmäßig, per Post erreichten Mailbox fünf Anfragen. „Erfreulich ist, dass uns 2025 erstmals keine Anfragen mehr per Fax erreichten. Dies war noch bis 2024 der Fall, obwohl Auskunftsanfragen per Fax eigentlich schon seit 2021 untersagt sind“, sagt Balint Gyemant.