© Rostislav Sedlacek, 123RF

Seit Jahren wird das papierlose Büro propagiert. Mit der von der EU angestoßenen elektronischen Rechnungsstellung soll das Rechnungswesen im Umgang mit Behörden diesem Ziel endlich einen Schritt näherkommen.

Die elektronische Rechnungslegung ohne ausgedruckte und per Briefpost oder Telefax versandte Dokumente hat sich in der freien Wirtschaft vielfach bereits durchgesetzt. Dank der europäischen Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen (E-Rechnungsrichtlinie [1]) ziehen nun allmählich auch die ersten Behörden nach und vereinfachen damit das Rechnungswesen in öffentlichen Institutionen.

Seit dem 27. November 2020 ist es für Lieferanten der meisten Bundesbehörden zwingend vorgeschrieben, ihre Rechnungen ab einem Auftragswert von 1000 Euro netto nur noch in elektronischer Form bei ihren Auftraggebern einzureichen. Dazu steht ein entsprechend vorbereitetes Webportal bereit. Grundlage für die elektronische Rechnung ist die neue EU-Norm EN 16931-1, die für ein einheitliches Datenmodell sorgt [2]. Die Bitparade hat sich angesehen, welche Software-Lösungen es unter Linux für die E-Rechnung gibt.

Totales Chaos

Für Landes- und Kommunalbehörden gibt es bislang keine einheitlichen Fristen für die Einführung der E-Rechnungen. Hier herrscht derzeit ein völliges Chaos: So hat das Bundesland Bremen für oberschwellige Vergabeverfahren seit dem 27.11.2020 ebenfalls die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend eingeführt. In Baden-Württemberg und im Saarland gilt dagegen noch eine Übergangsfrist bis zum 01.01.2022, bis auch dort nur noch elektronische Rechnungen von Landesbehörden akzeptiert werden. Hessen zieht erst zum 18. April 2024 nach, während es in allen anderen Bundesländern derzeit noch gar keine Pläne für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung gibt.

Zahlreiche untergeordnete Behörden oder Konzessionsnehmer haben jedoch vorausschauend bereits die Möglichkeit geschaffen, E-Rechnungen zu verarbeiten: So können Lieferanten der bayerischen Landeshauptstadt München, die oberschwellige Vergabeverfahren gewonnen haben, für ihre Leistungen und Lieferungen bereits seit April 2020 E-Rechnungen stellen. In den Kommunen herrscht jedoch ebenfalls ein kleinteiliges Durcheinander: Vor allem im unterschwelligen Bereich sind in zahlreichen Bundesländern Kommunalbehörden nicht darauf vorbereitet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Während diese Möglichkeit in Berlin und Brandenburg jedoch bis 2023 und 2025 noch flächendeckend geschaffen werden soll, sehen Baden-Württemberg, Bayern, Sachsen und Schleswig-Holstein keine Veranlassung, das Rechnungswesen im kommunalen Bereich durch normative Vorgaben komplett zu vereinfachen.

Ähnlich chaotisch stellt sich die Situation auf der Seite der Software und der Zugangsmöglichkeiten dar: Während in allen Bundesländern mit Ausnahme von Bayern und Hamburg der Zugang zum elektronischen Rechnungswesen auch per Webportal und Webformular möglich ist, unterstützen bislang nur Bremen, Nordrhein-Westfalen, das Saarland und Sachsen-Anhalt den Webservice PEPPOL. Andere Länder arbeiten noch an der Anbindung oder prüfen, ob PEPPOL genutzt werden soll.

Hamburg sieht als einziges Bundesland auch keine Veranlassung, das Rechnungswesen bei Vergabeverfahren auf Landesebene durch normative Vorgaben zu vereinheitlichen und somit das bestehende Einsparpotenzial auszuschöpfen. In den Behörden der Hansestadt werden auch zukünftig alle Arten von Rechnungen akzeptiert, wobei es keine Rolle spielt, ob der Kreditor diese im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format oder gar als reine PDF-Datei einreicht. Selbst der Bund schreibt nicht überall die elektronische Rechnungslegung vor: Bei Aufträgen des Auswärtigen Dienstes und bei sicherheitsrelevanten Vergaben, bei denen Rechnungsdaten der Geheimhaltung unterliegen können, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.

Auftragnehmer, die eine zügige Begleichung ihrer Rechnungen erreichen möchten, tun daher vor allem bei Landes- und Kommunalbehörden gut daran, vorab zu prüfen, wer welche Art der E-Rechnung akzeptiert [3].

Konzept

In der freien Wirtschaft werden bei zueinander inkompatiblen Fakturierungssystemen zwischen Kunde und Lieferant häufig E-Rechnungen in Gestalt von PDF-Dateien verschickt und vom Empfänger weiterverarbeitet. Die öffentliche Verwaltung bemüht sich dagegen um eine komplett papierlose Verarbeitung ohne einen Medienbruch. Der entsprechende, von der EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits vor knapp sieben Jahren vorgegebene Rahmen fordert nicht nur die elektronische Ausstellung der Rechnung und deren Übertragung auf elektronischem Weg, sondern auch die Möglichkeit, die Rechnung elektronisch beim Empfänger bearbeiten zu können. Dazu sind detaillierte Spezifikationen nötig, die ein einheitliches, strukturiertes Datenmodell bedingen.

Einsparpotenzial für die Rechnungsempfänger ergibt sich anschließend vor allem dadurch, dass sich die elektronische Rechnung automatisiert mit dem erteilten Auftrag abgleichen lässt, da der ebenfalls strukturiert serverseitig vorliegt. Die Rechnungsdaten können dann automatisiert in Zahlungssysteme übernommen werden, ohne dass eine manuelle Eingabe der relevanten Angaben anfiele. In Deutschland wurde die entsprechende EU-Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Sie schreibt ein strukturiertes oder alternativ ein hybrides Datenformat vor, das auch eine Bilddatei enthalten kann. Aus diesem Grund scheiden Dateien, die nur im PDF-Format vorliegen, für die Rechnungsstellung aus, denn das PDF-Format als reines Bildformat erfüllt nicht die Voraussetzungen für eine automatisierte Weiterverarbeitung.

Die EU-Norm wurde daher in Deutschland mit dem neu entwickelten Standard XRechnung [4] umgesetzt. Das XRechnung-Format basiert auf XML und wird durch das bereits ältere ZUGFeRD-Format ergänzt, ein hybrides Dateiformat. Bei ZUGFeRD ergänzt eine implementierte XML-Komponente, die vollständig kompatibel zum XRechnung-Standard ist, eine Rechnung im PDF-Format. Allerdings greift diese Kompatibilität erst ab der ZUGFeRD-Spezifikation 2.0. Software, die noch den älteren ZUGFeRD-Standard 1.0 unterstützt, muss also aktualisiert werden [5]. Der Rechnungsempfänger liest die XML-Komponente aus, was die Weiterverarbeitung der Rechnung ohne einen Medienbruch gestattet. Fakturierungs-Software, die in der Rechnungslegung mit Bundesbehörden von Lieferanten eingesetzt werden soll, muss einen dieser Standards unterstützen.

Unter Linux

Während einige kommerzielle Produkte für große und mittlere Unternehmen inzwischen die elektronische Rechnungsstellung beherrschen, implementieren einige freie Applikationen teilweise schon seit längerer Zeit den ZUGFeRD-Standard. Andererseits beschränken sich plattformübergreifend zahlreiche kleinere Fakturierungsprogramme auf die Ausgabe im PDF-Format und taugen daher nicht für die Rechnungslegung mithilfe der E-Rechnungsstandards. Die XRechnung wird mittlerweile ebenfalls von Anwendungen unter Linux unterstützt. Das versetzt auch kleinere Unternehmen in die Lage, öffentliche Aufträge den Vorschriften gemäß zu berechnen, ohne dazu überdimensionierte proprietäre und meist kostspielige Programme beschaffen zu müssen.

Fakturama

Das in der Nähe von Chemnitz entwickelte Fakturama [6] unterstützt bereits seit einigen Jahren den ZUGFeRD-Standard, auch in der aktuellen Version 2.x. Es lässt sich daher ohne zusätzliche Module und Installationen sofort für die elektronische Rechnungslegung nutzen.

Das plattformübergreifend erhältliche Java-Programm setzt eine entsprechende Laufzeitumgebung voraus. Dabei unterstützen die derzeit stabilen und produktiv einsetzbaren Varianten lediglich die Java-Versionen 8 und 10. Es empfiehlt sich daher, entweder die mit Langzeit-Support versehene Version 8 zu nutzen oder Fakturama in einer eigenen Partition zu installieren, in der eine der benötigten älteren Java-Varianten vorhanden ist. Die Software unterstützt dabei sowohl die freie und in den meisten Linux-Distributionen eingepflegte OpenJDK-Variante als auch Oracles Java-Versionen.

Da Fakturama zum Ausdruck von Dokumenten auf Libre- oder OpenOffice zugreift, muss auch eine der beiden Büroanwendungen auf dem System installiert sein. In Libre- oder OpenOffice braucht man entsprechende Vorlagen, von denen im Support-Forum von Fakturama zahlreiche Beispiele anderer Anwender vorliegen. Diese passen Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen an und drucken damit anschließend Ihre Dokumente aus. Fakturama gestattet nach der Ausgabe einer Rechnung den einfachen Export ins ZUGFeRD-Format. Dazu nutzen Sie im Programmfenster das Menü Extras und dort die Option ZUGFeRD Exporter.

Vorgehensweise

Zunächst aktivieren Sie in der Exportfunktion von Libre- oder OpenOffice das PDF/A-3-Format. Dazu nutzen Sie im Writer den Dialog Datei | Exportieren als | Als PDF exportieren…. Im sich öffnenden Konfigurationsfenster aktivieren Sie die Option (PDF/A, ISO 19005)-Archiv und belassen die untergeordnete Option PDF/A-Version: auf der Spezifikation PDF/A-3b (Abbildung 1). Diese Einstellung gibt es nur in den aktuellen Versionen von Open- und LibreOffice; ältere Varianten des 3.x-Zweigs unterstützen ausschließlich alte PDF-Spezifikationen und eignen sich daher nicht für die Nutzung von Fakturama zur elektronischen Rechnungslegung.

Abbildung 1: Für das Generieren hybrider Dokumente müssen Sie die Bürosuite anpassen.

Um in Fakturama geschriebene Rechnungen ins ZUGFeRD-Format zu konvertieren, drucken Sie sie zunächst aus. Anschließend zeigt Fakturama in einem eingeblendeten Fenster an, dass es daraus eine PDF-Datei generiert hat. Die Rechnung wird dabei zweifach gespeichert, und zwar automatisiert im Arbeitsverzeichnis von Fakturama in den beiden Unterordnern ODT und PDF. Sie können nun bei aktiver Rechnung im Menü Extras von Fakturama die Option ZUGFeRD Exporter aufrufen. Das Plugin öffnet einen Dateimanager mit einem bereits vordefinierten aussagekräftigen Dateinamen. Im Dateimanager geben Sie den Speicherpfad für die ZUGFeRD-Rechnung an, als Dateityp ist bereits PDF/A-3 File (ZUGFeRD) ausgewählt. Nach Angabe des Sicherungspfads speichern Sie die Rechnung. Dabei bettet der Exporter die XML-Daten in die PDF-Rechnung ein, sodass der Empfänger sie auslesen kann (Abbildung 2). Die eingebetteten XML-Daten blähen die ZUGFeRD-Datei im Vergleich zur originalen PDF-Rechnung etwas auf.

Abbildung 2: Hybride Rechnungen mit eingebettetem XML-Code sind als solche im Eigenschaftsdialog erkennbar.

Das hybride ZUGFeRD-Dateiformat bietet im direkten Vergleich zum XRechnung-Format den Vorteil, dass der Empfänger die Rechnung wahlweise jederzeit über ein herkömmliches Anzeigeprogramm am Bildschirm einsehen oder einfach für Archivierungszwecke ausdrucken kann.

Lin-Habu

Lin-Habu, das älteste für Linux erhältliche Buchhaltungsprogramm, wird bereits seit 1992 entwickelt [7]. Da es auch ein kleines, branchenübergreifend nutzbares Fakturierungsmodul enthält, hat der Entwickler Manfred Richter die Software ab der Version 20.3 für die elektronische Rechnungslegung fit gemacht. Dabei unterstützt Lin-Habu den XRechnung-Standard. Das Programm generiert also keine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Code, sondern erstellt mithilfe zahlreicher einzustellender Parameter eine eigene, dem XRechnung-Standard entsprechende XML-Datei.

Dazu stehen mehrere Einstellungsdialoge bereit. Um den Zahlungsempfänger (also den Lieferanten) in das XRechnung-Format zu übernehmen, öffnen Sie im Dialog Einstellungen | Faktura mit einem Klick auf den Schalter XRechnung ein Eingabefenster, in dem Sie Ihre Daten inklusive Bankverbindung eingeben (Abbildung 3). Beim Anlegen einer Rechnung über die Option Rechnungen | Einfügen finden Sie einen neuen Reiter XRechnung im Eingabefenster. Hier tragen Sie die nötigen Daten ein.

Abbildung 3: Etwas versteckt finden Sie in Lin-Habu den Eingabedialog für die XRechnung.

Die für die vier Textfelder Leitweg-ID, Bestellnr.:, Projekt und Vertrag: notwendigen Daten erfragen Sie am besten beim Rechnungsempfänger, sofern sie sich nicht vollständig in den Unterlagen des Vergabeverfahrens finden. Diese Daten dienen der Verarbeitung beim Kunden. Die Leitweg-ID ist für die Rechnungsstellung zwingend erforderlich.

Zum Anlegen von Personenkonten dient derselbe Dialog. Stellen Sie im Rahmen eines Projekts regelmäßig wiederkehrende Rechnungen an denselben Kunden, hinterlegen sie dessen Daten am besten im Personenkonto. So kann Lin-Habu beim Erstellen einer neuen Rechnung die Daten aus dem Personenkontenstamm übernehmen, und Sie müssen sie nicht jedes Mal neu eingeben.

Um die fertiggestellte Rechnung ins XRechnung-Format umzusetzen, verwenden Sie im Menü Ablage die Option Exportieren und klicken im Auswahlmenü auf den Eintrag XRechnung. Lin-Habu generiert nun die XML-Datei, die Sie anschließend an den Auftraggeber übermitteln können (Abbildung 4).

Abbildung 4: In Lin-Habu müssen Sie für das Generieren einer XRechnung diverse Daten eingeben.

Fazit

Ähnlich chaotisch und verspätet wie schon bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben die Verantwortlichen in der Verwaltung die Einführung der elektronischen Rechnungslegung kommuniziert. Das hat zur Folge, dass bislang nur wenige Software-Lösungen die neuen Anforderungen bei oberschwelligen Vergabeverfahren des Bundes erfüllen. Bei zahlreichen Linux-Paketen ist allerdings mit einer zügigen Implementation der neuen Regeln zu rechnen.

Bislang funktioniert die Anlage einer E-Rechnung nach den beiden offiziellen Standards nur in den Paketen Fakturama und Lin-Habu. Dabei zeigt vor allem Fakturama aufgrund seiner intuitiv zu bedienenden Oberfläche, wie man auch ohne Klimmzüge einen solchen Standard in eine vorhandene Software integrieren kann. Fakturamas Festlegung auf die ZUGFeRD-Spezifikation hat zudem den Vorteil, dass sich die betreffenden Rechnungsbelege auch vom Anwender problemlos lesen lassen, was bei elektronischen Rechnungen nach dem XRechnung-Standard nicht der Fall ist.

Daher hängt die Entscheidung für eines der beiden Programme primär davon ab, welche Oberfläche Sie bevorzugen, welche Spezifikation für Sie einfacher zu handhaben ist, und welchen Funktionsumfang Sie benötigen. (jlu)