Wer neben dem Projektmanagement seinen Arbeitsgruppen auch gleich eine Basis für gemeinsames Arbeiten servieren will, sollte über eine Groupware nachdenken. Nicht alle Produkte verfügen über eine nennenswerte Projekt-Komponente, das freie PHProjekt schon.

Bei Software-unterstütztem Projektmanagement denkt man an das früher führende CA Superproject oder MS Project. Solche Programme sind zum einen teuer und decken zum anderen das komplexe Aufgabenfeld nur teilweise ab. Im Regelfall helfen sie bei Terminplanung und -koordination, die besseren auch beim Ressourcenmanagement und der Kommunikation der Planung. Extrem selten und meist sehr teuer ist Software, die sich auch um Dokumentation und Ergebnissicherung kümmert.

Hier ist vielleicht auch der Grund zu suchen, warum diese Teile in vielen Projekten so auffallend stiefmütterlich behandelt werden und langfristig zu Problemen führen. Als ganzheitliche Möglichkeit unter Linux bietet sich neben der im vorigen Artikel beschriebenen Software auch eine dafür geeignete Groupware-Lösung an.

Die einzuführen lohnt insbesondere dann, wenn man sowieso die Rest-Funktionalität einer Groupware im Unternehmen gut gebrauchen kann, also eine zentrale Kontakt-, Termin- und Kommunikationsdrehscheibe. Gegenstand dieses Artikels ist das freie PHProjekt [1]. Es ist modular aufgebaut und – der Name sagt es schon – PHP-basiert. Zu den über zwanzig Komponenten und Erweiterungen zählen unter anderem Gruppenkalender, Projektmanagement, Chat, Wiki und Kontakte (siehe Kasten “Komponenten von PHProjekt”).

Für diesen Schwerpunkt im Linux-Magazin ist wichtig: Diese Web-Groupwaresuite ist mit einer leistungsfähigen Projektmanagement-Komponente ausgestattet. PHProjekt bringt dazu sowohl Termin- und Ressourcenplanung als auch Kommunikationswerkzeuge und ein Wiki mit und präsentiert sich damit als eine recht komplette Softwarebasis für das Projektmanagement.

User- und Gruppenverwaltung

Eine durchdachte Userverwaltung ist für das Computer-gestützte Projektmanagement äußerst hilfreich. PHProjekt als Groupware bietet hier gute Voraussetzungen: Es gibt drei Arten von Benutzern: »Administrator«, »Chef« und »User«. Den Administrator legt PHProjekt bereits bei der Installation an. Er gehört keiner Gruppe an und hat die Rechte zum Anlegen neuer Accounts, zum Verschieben von Anwendern in andere Gruppen und zum Löschen.

Der Administrator hat die Möglichkeit, einen Gruppen-Administrator zu bestellen, dessen Adminrechte sich auf die ihm übertragene Gruppe beschränken. Seine Arbeiten führt der Administrator an einem separaten Interface aus, das sich hinter der nur für ihn sichtbaren »Admin«-Registerkarte verbirgt. Abbildung 1 zeigt als Beispiel, wie der Admin eine neue Benutzergruppe erzeugt. Im »Admin«-Interface hat er über »/Gruppe/neu« die entsprechende Maske geöffnet. In ihr trägt er Gruppenname, Kurzform und Bemerkungen ein.

Die »Chef«-Rolle ist gekennzeichnet durch die Berechtigung, neue Projekte anzulegen und anderen Benutzern Termine in ihre Kalender einzutragen. Diese Eigenschaft entspricht weitgehend der Realität, wenn man den »Chef« als Projektleiter versteht. Ein »User« darf alle Projektmanagement- (und Groupware-)Funktionen nutzen, die ihn selbst betreffen.

Abbildung 1: Beim Einrichten einer neuen Gruppe gibt der Admin Gruppenname und Kurzform sowie andere gemeinsame Eigenschaften der Teammitglieder in eine Maske ein.

Abbildung 2 zeigt, wie der Admin in einer Gruppe den neuen User »Hans Foo« anlegt. Dazu hat er in seinem Interface per »/Userverwaltung/neu« die Maske für neue User geöffnet. Wie zu sehen, ist ein neuer User mit einer Vielzahl von Merkmalen ausgestattet. Das Augenmerk in diesem Beispiel liegt bei der Eigenschaft »User mit Chefrechten«.

Vorgänger und Nachfolger

Jeder Benutzer mit »Chef«-Rechten ist in der Lage, neue Projekte oder Unterprojekte zu erzeugen. Dazu klickt er innerhalb des Projekte-Moduls den Link »Neu«. In der sich öffnenden Maske für neue Projekte ist das Ausfüllen der Felder für Projektname, Projektstart, -ende und -team Pflicht.

Unterprojekte erzeugt man mit der gleichen Maske, mit dem Unterschied, dass in dem Feld »Unterprojekt von« ein Elternprojekt auszuwählen ist (Abbildung 3). Ein Teilprojekt bekommt einen unmittelbaren Vorgänger und Nachfolger mitgegeben sowie bei Bedarf Abhängigkeiten, zum Beispiel »kann nicht beginnen vor dem Ende von Projekt«.

In Abbildung 4 hat das Teammitglied Peter Bar während der Projektlaufzeit ein Teilprojekt abgeschlossen. Dazu trägt der Projektmitarbeiter in der entsprechenden Maske die neue Kategorie des Teilprojekts (»beendet«) und den neuen »Status« der Erfüllung von 75 auf 100 Prozent ein.

Projekte-Übersicht

Nachdem PHProjekt das Projekt erzeugt hat, erscheint es in der Liste aller Projekte. Dabei handelt es sich um eine Übersichtstabelle, die hinter der Registerkarte »Projekte« zum Vorschein kommt (siehe Abbildung 5). Unterprojekte ordnet es in einer erweiterbaren Baumstruktur ihrem Elternprojekt deutlich zu.

Die Tabellenzeilen listen (Teil-)Projektname, Starttermin und Endtermin, Kategorie, Status und Priorität. Der Benutzer kann die Anzahl der Projekte durch Kombination der »Filter«-Selektionsfelder reduzieren. Jeder Spaltenkopf der Tabelle trägt Sortiersymbole, mit denen sich die Reihenfolge in den Spalten umkehren lässt.

Eingeloggte »Chef«-Anwender sehen zusätzlich die Spalten »Budget«, »Stundensatz« und »Bereits gebucht«. An dieser Stelle bringt PHProjekt eine sehr nützliche Funktion mit: Ist das vom Projektleiter geplante Budget für ein Projekt oder Teilprojekt überschritten, erscheint der Wert in roter Schrift. Zugrunde liegt hier das Produkt aus den auf das Projekt geschriebenen Stunden und dem Stundensatz des zugeordneten Projektmitarbeiters. Datenbasis für die Berechnungen sind die täglich vom Projektmitarbeiter in seiner Zeitkarte gebuchten Stunden.

Statistiken zeigen, wo wie viele Stunden anfallen

Für Anwender mit »Chef«-Rechten hält die Software weitere Ansichten und Auswertungen von Projekten bereit. Bei einem Klick auf den Link »Statistik« taucht eine Maske zum Auswählen jenes Projekts auf, für das die Auswertung entstehen soll. Das Ergebnis zeigt dem Projektleiter dann, wie viele Stunden von welchem Projektmitarbeiter in einem vorher festzulegenden Zeitrahmen auf das Projekt gebucht sind.

Letztlich lässt sich so eine Projektzusammenfassung erzeugen, die aus der Kombination von Projektmitarbeiter und Projekt eine Auslastung des Arbeitszeitbudgets erzeugt. Durch Festlegen eines Start- und Endtermins summiert die Statistik auch einzelne Projektphasen.

Visuell besser verständlich: Gantt-Diagramme

PHProjekt stellt über seine Funktion »Gantt-Diagramm« den Projektverlauf auch grafisch dar (mehr zu Gantt-Diagrammen steht im vorherigen Artikel). Dabei setzt PHProjekt auf der Zeitachse automatisch den Starttermin des Projekts als Beginn des Diagramms. Der besseren Übersicht wegen gibt es wieder die Möglichkeit, Teilprojekte in der Baumstruktur anzuzeigen oder zu verbergen. Ein einzelnes Projekt ist über die Filterfunktion wähl- und darstellbar.

Abbildung 2: Hier richtet der Admin gerade einen User, er nennt sich offenbar Hans Foo, mit »Chef«-Rechten ein. Regie bei dieser Rollenverteilung führt das Listenfeld »Berechtigung«.

Neben der Darstellung der zeitlichen Reihenfolge der Teilprojekte ist als Information zum Teilprojekt dessen Status ablesbar. PHProjekt zeigt nämlich den jeweiligen Stand in unterschiedlichen Farben (siehe Abbildung 7) an. Deren Bedeutung zeigt eine Legende unterhalb des Diagramms.

Projektabhängigkeiten

Oftmals stehen in einem Projekt die einzelnen Teilprojekte in Abhängigkeitsverhältnissen. So kann es sein, dass Teilprojekt B erst beginnen kann, wenn Teilprojekt A vollständig abgeschlossen ist. PHProjekt vermag solche Verknüpfungen mit »Regeln« abzubilden. In der Maske »Projekt | Neu« kann der Projektleiter (»Chef«) somit jedem Teilprojekt einen unmittelbaren Vorgänger und Nachfolger zuordnen oder einem Teilprojekt (Subprojekt) ein Elternprojekt.

Abbildung 3: Beim Erstellen eines Unterprojekts sind Abhängigkeiten zu konfigurieren. Treten nun Konflikte auf, warnt PHProjekt entweder nur oder unterbindet die Aktion sogar.

Abbildung 4: Das Mitglied des Projektteams Peter Bar hat das Teilprojekt aus Abbildung 3 abgeschlossen. Der Status des Teilprojekts steigt folglich auf 100 Prozent.

Tritt nun ein Konflikt der Projektzeiten mit der formulierten Regel ein, warnt PHProjekt den Projektleiter. Dramatischeres passiert, wenn die Zustände der kollidierenden Projekte der Regel widersprechen, etwa beide »in Arbeit« erreichen wollen. Dann untersagt PHProjekt dem Bediener kurzerhand das Ansinnen.

Wiki als Hilfsmittel fürs Projektmanagement

Wie die Wikipedia und viele kleinere Projekte eindrucksvoll demonstrieren, sind Wikis exzellente Werkzeuge, um das Wissen einer Gruppe von Menschen zu sammeln, zu verifizieren, zu kategorisieren und weiterzuverbreiten. Genau diese Qualitäten machen Wikis zu einem interessanten Bestandteil des modernen Projektmanagements. Wikis sind in technischer Hinsicht offene Contentmanagement-Systeme. Praktisch gesehen sind es Sammlungen von Webseiten, die im Inter- oder Intranet verfügbar, verlinkbar und für jedermann änderbar sind. Jedes Projektmitglied kann mit ihnen schnell und unkompliziert sein Wissen und seine Ideen beitragen.

Abbildung 5: Die sortier- und filterbare Liste aller Projekte zeigt PHProjekt in tabellarischer Form. Unterprojekte gruppieren sich als Baum unter ihren Elternprojekten.

Aufgrund der einfachen Möglichkeiten für Änderungen halten sich falsche Informationen nicht lange, durch die eingebaute Versionierung entsteht gleichzeitig eine Art Historie des Projekts. Wegen der Protokollierung aller vorgenommenen Änderungen wird gleichzeitig messbar, wer sich wie stark in das Projekt einbringt – eine wichtige Möglichkeit, auch das sonst eher unbeliebte Dokumentieren zu honorieren und vielleicht auch entsprechende Anreize zu setzen.

PHProjekt mit Wiki-Komponente

Auch für PHProjekt gibt es ein Wiki als Add-on. Dessen Integration erweist sich als unkompliziert: Nach dem Entpacken der Wiki-Zip-Datei kopiert der Admin deren Inhalt in den Ordner »phprojekt-4.2/addons«. Dann erscheint in der Hauptansicht von PHProjekt der Registertab »Wiki«. Für alle Einträge legt das Wiki eine Historie an.

Das integrierte Wiki ist relativ rudimentär ausgefallen, trotzdem ist sein Vorhandensein positiv zu bewerten. Durch ihre besondere Eignung, leicht und unkompliziert Informationen zu sammeln, zu kategorisieren und wieder zu verteilen sowie Ergebnisse zu sichern, sind Wikis eine hervorragende Ergänzung der klassischen Projektmanagement-Werkzeuge. Das PHProjekt-Wiki bringt die wichtigsten Grundfunktionen mit:

• Jeder Benutzer darf neue Wiki-Seiten anlegen.
• Die Benutzer bearbeiten den Inhalt gemeinsam.
• Links, Bildern und Grafiken lassen sich einbetten.
• Sichtbare Änderungshistorie.
• Schnelles Wiederherstellen alter Versionen.

Leider kann das PHProjekt-Wiki nicht die Unterschiede zwischen zwei Versionen anzeigen. Das böte gerade für Fortschrittsberichte unschätzbare Vorteile. Sehr praktisch hingegen ist die Möglichkeit, sich zu jeder Seite die Seiten auflisten zu lassen, auf denen Links zu dieser Seite stehen. Oft werden so Zusammenhänge ersichtlich, die Projektbeteiligten bislang nicht klar waren.

Obwohl das PHProjekt-Wiki technisch bei weitem nicht so weit gediehen ist wie etablierte Wiki-Systeme, können Projektteams gut damit arbeiten. Quantifizierbaren Nutzen erzielen sie über den verringerten Koordinationsaufwand, die gesparten Telefon- und Konferenzkosten und geringere Einarbeitungszeit bei neu hinzukommenden Projektmitgliedern.

PHProjekt installieren

PHProjekt läuft unter Betriebssystemen wie Linux, Unix, Windows und Solaris. Als Datenbank stehen MySQL, PostgreSQL, Oracle, Informix und MS-SQL zur Auswahl. Voraussetzung für Installation und Betrieb ist ein Apache (oder Internet Information Server) mit PHP in Version 4. Für die Mailfunktion muss PHP die IMAP-Erweiterung besitzen. Besonders leicht gelingt die Installation auf LAMPP- oder WAMPP-Systemen, also Umgebungen, in denen Apache, MySQL, PHP und Perl optimal aufeinander abgestimmt sind. Abbildung 5: Die sortier- und filterbare Liste aller Projekte zeigt PHProjekt in tabellarischer Form. Unterprojekte gruppieren sich als Baum unter ihren Elternprojekten. Die Installation beginnt mit dem Entpacken des für das Betriebssystem erforderlichen Pakets. Die gerade aktuelle Version 4.2.3 erschien am 27. Dezember 2004. Mit dem im Paket gelieferten Skript »env_test.php« bekommt der Administrator eine einfache und schnelle Möglichkeit, das Zielsystem auf Eignung zu testen. In der grafischen Oberfläche initiieren Mausklicks den Test der einzelnen Module (unter anderem Parser, Session und Mailfunktion) und zeigen unerfüllte Abhängigkeiten oder Fehleinstellungen an. Nach der Integration des Pakets in den Webserver erzeugt das Skript die Datenbank, was Admin-Rechte für das Datenbanksystem erfordert. Dabei besteht die Möglichkeit, ein Präfix für alle Tabellen zu wählen. Das erlaubt es, mehrere völlig separate Instanzen von PHProjekt auf einem Rechner zu betreiben. Keine große Sache: Die Konfiguration Die Konfiguration findet in einem Webbrowser durch das Starten der »setup.php« im Wurzelverzeichnis von PHProjekt 4 statt. Zu Beginn wird der Anwender aufgefordert ein Admin-Login festzulegen. Anschließend gelangt der Admin in die Konfigurationsmaske. Hier wählt er die zu installierenden Komponenten aus. In einer übersichtlichen zweispaltigen Tabelle aktiviert er die gewünschten Funktionalitäten mit einer 1 oder schaltet sie mit 0 ab. Einige Funktionen kennen mehr Konfigurationsmöglichkeiten als 0 und 1, die dann knapp und treffend an Ort und Stelle erläutert sind. Am Schluss fragt das Setup den Upload-Pfad für Dateien, eine gegebenenfalls zu nennende Faxnummer und die E-Mail-Adresse des Administrators ab (siehe Abbildung 6). Später ist es jederzeit möglich, all diese Einstellungen in der diesbezüglich zentralen »config.inc.php«-Datei zu bearbeiten.

Chat als Kommunikationsmittel

Gerade bei geografisch verteilten Projektteams ist eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation wichtig – die meisten Open-Source-Entwicklerteams wissen sicherlich, wovon die Rede ist. Ein Werkzeug, das diese Anforderung sehr gut abdeckt, ist der Chat.

Er wird sehr gerne statt Telefonaten eingesetzt; zwar dauert das Tippen etwas länger, dafür weiß sofort jeder, wer gerade redet. Noch wichtiger: Es entsteht auch ohne eine damit betraute Person automatisch ein Ergebnisprotokoll. Um die Chatfunktion in PHProjekt zu integrieren, ist es notwendig, im Webserver für das Verzeichnis »phprojekt-4.2/chat« die Schreibrechte zu setzen.

Abbildung 7: Ein Gantt-Diagramm zeigt den zeitlichen Ablauf der Teilprojekte und ihren Stand farbig an.

PHProjekt bietet die Möglichkeit, Chatsessions zu speichern. Eine Session ist aber nur in der Zeit speicherbar, in der sich mindestens ein Teilnehmer im Chat befindet. Der Administrator sichert im Admin-Interface die Skripte der Chats als Textfiles in einem beliebigen Verzeichnis. Von hier aus lassen sie sich direkt oder per Link in das Register »Dateien« einbinden. Dort ist es möglich, sie Kategorien und Projekten zuzuordnen, um sie wie oben beschrieben als eine Art Protokoll zu verwenden.

Fazit: Projektmanagement mit PHProjekt

Mit PHProjekt steht dem Projektleiter eine Groupware mit sehr guter Projektmanagement-Funktionalität zur Verfügung. Das Termin- und Ressourcenmanagement, die Kommunikation im Team sowie die Dokumentation und Ergebnissicherung decken die einzelnen Module ab. Sicherlich weisen kommerzielle Projekt-Programme im Detail einen tieferen Funktionsumfang auf, der Vorteil von PHProjekt liegt in der simplen Installation, der sofortigen Netzwerkfähigkeit und der Lizenzkostenfreiheit.

Nachteilig ist die fehlende Möglichkeit, Dokumente mit Projekten oder Teilprojekten direkt zu verlinken – eine häufige Anforderung in lebendigen Projekten. Denn oft ist es sinnvoll, E-Mails, Change Requests oder Statusberichte mit einer Projektphase zu verknüpfen, um sie später eindeutig zuordnen zu können. Diese nützliche Funktion fehlt leider in PHProjekt oder ist nur in umgekehrter Richtung möglich, also als Zuordnung eines Projekts zu einer Datei.

Insgesamt gesehen aber bietet PHProjekt eine Projektmanagement-Funktionalität, die die meisten Anforderungen an diese Softwaregattung abdeckt. Durch die Integration moderner Möglichkeiten wie Chat und Wikis ermöglicht es ein modernes, Software-basiertes Projektmanagement, ohne unnötige und umständliche Prozesse zu erzwingen. (jk)