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Wer den großen E-Mail-Anbietern nicht traut und seine Mails lieber selbst hostet, der sollte auch ein schlüssiges Konzept für Backups haben. Das Linux-Magazin gibt Tipps, wie es aussehen kann.

Hunderte Milliarden von E-Mails machen sich täglich auf den Weg vom Sender zum Empfänger – und die Menge nimmt unverändert immer noch zu. Wie viele Unternehmen mittlerweile von der elektronischen Post abhängig sind, wird meist erst dann offensichtlich, wenn der Dienst aus irgendwelchen Gründen nicht mehr zur Verfügung steht.

Klar: Große Firmen sind gegen etwaige Ausfälle gewappnet und betreiben redundante Mailserver, die so schnell nicht aus dem Tritt zu bringen sind. Bei KMUs und vielen Hobby-Admins finden sich jedoch oft weit weniger komplexe, aber auch mit Hingabe gepflegte Mailsetups.

Der Gedanke an ein E-Mail-Backup mag anachronistisch wirken: Große Anbieter wie etwa Microsoft, GMX oder allen voran Google haben das Thema schließlich längst gelöst. Wer seine Mails etwa bei Google hostet und dafür einen verhältnismäßig kleinen Betrag in die Hand nimmt, bekommt dafür den Zugang zu einer riesigen Infrastruktur im Hintergrund. Die kümmert sich um Spam- und Virenabwehr ebenso wie um die Redundanz der Daten, die dafür sorgt, dass der Ausfall einer Komponente nicht dazu führt, dass sich der Kunde von seinen E-Mails verabschieden muss.

Gerade im deutschsprachigen Raum hat sich gegenüber den großen Anbietern aus den USA aber auch ein stabiles Misstrauen breitgemacht. Das kommt vor allem bei E-Mails zum Ausdruck: Weil diese in der Regel nicht verschlüsselt und deshalb wie Postkarten von jedem lesbar sind, wollen viele Nutzer wenigstens ihre Mails nicht aus der Hand und in die Obhut einer amerikanischen Firma geben. Gerade versierte Admins und kleine Unternehmen setzen deshalb im KMU-Umfeld vermehrt auf gemietete virtuelle Server oder Root-Server, auf denen sie ihre Mailsetups selbst betreiben.

Erleichtert wird das dadurch, dass sich auf einem Linux-System mit Bordmitteln ein funktionierendes Setup für Mails einigermaßen einfach einrichten lässt. Dovecot [1] für IMAP, Postfix [2] oder Exim [3] für SMTP sowie Amavis [4], Spamassassin [5] und Clam AV [6] kümmern sich dabei um die wichtigsten Funktionen.

Das leidige Thema Backups

Nicht selten kommt es allerdings auch vor, dass ein Admin einen sehr zentralen Aspekt des Betriebs eines eigenen Mailservers vergisst, nämlich das Anlegen von Sicherungskopien. Fällt der Dienst dann aus, ist das Wehklagen groß. Geht zum Beispiel ein Root-Server kaputt, existiert bei vielen Hosting-Anbietern nicht einmal ein Prozess, um dem Kunden im Nachgang noch Zugriff auf den Inhalt der Platte zu ermöglichen.

Manchmal sind Absprachen im Einzelfall möglich, die dann allerdings mit hohen Kosten verbunden sind. Und ein Hardwarefehler ist noch gar nicht einmal das gängigste Szenario, das den Wunsch nach einem Backup auslöst: Klassisches Fat-Fingering, also das ungewollte Löschen von E-Mails, hat einen vergleichbaren Effekt.

Wer seinen Mailserver selbst betreibt, braucht eine Strategie für das Sichern von Mails. Selbst wer komplett auf die Dienste eines Mailproviders setzt, sollte sich für den Fall des versehentlichen Löschens ein Konzept ausdenken. Das ist nicht schwer. Dieser Artikel stellt die gängigsten Ansätze vor. Den Anfang macht die Perspektive des Clients, weil diese für viel mehr Anwender interessant ist.

IMAP oder POP?

Eine zentrale Frage für das Backup von E-Mails ist die nach dem Protokoll, das der Anwender einsetzt: Das althergebrachte POP-Protokoll ist zwar in vielen Fällen durch IMAP verdrängt worden, kommt aber hier und da noch immer zum Einsatz. Wer POP nutzt, sollte besonders großen Wert auf eine gute Backupstrategie legen, denn eventuelle Backupmechanismen des Anbieters greifen in solchen Fällen nicht. Hat der Nutzer die Mail einmal vom Server des Anbieters heruntergeladen, ist sie dort nicht mehr vorhanden und landet folglich auch nicht in etwaigen Backups.

Bei IMAP ist das anders: Je nach genutztem Client lädt der Nutzer zwar auch hier seine Mails vom Server des Anbieters herunter, doch Sinn und Zweck von IMAP ist es ja gerade, die Mails auch auf dem Server zu behalten. Wenn der Anbieter also entsprechende Backupprozesse nutzt, decken diese IMAP zumeist automatisch ab und die größte Bedrohung entsteht dann durch E-Mails, die er aus Versehen händisch löscht.

Backup auf üblichen Wegen

Der einfachste Weg, sich gegen den Verlust wichtiger E-Mails zu wappnen, ist die Verwendung eines Backupprogramms für den eigenen Desktop. Dabei ist fast unerheblich, welches Programm zum Einsatz kommt – wichtig ist nur, dass es den Ordner, in dem der Mailclient seine Nachrichten ablegt, tatsächlich auch in seine Backups einbezieht.

Damit das Konzept möglichst effizient funktioniert, empfiehlt es sich, den eigenen Mailclient so zu konfigurieren, dass er von jeder Mail im IMAP-Server eine lokale Kopie anlegt. Langfristig geht das zwar auf Kosten des Plattenplatzes. In diesen Zeiten, in denen Desktop-Festplatten und auch SSDs aber mit Terabytes protzen, sollte das keine unlösbare Aufgabe mehr sein.

Sonderlich komfortabel ist diese Variante allerdings nicht, denn wer etwa aus einem Backup unter Windows einzelne Mails herausfischen will, muss dazu meist das Backup öffnen, zum Ordner des entsprechenden Accounts navigieren und die jeweilige Mail dort suchen, um sie anschließend händisch ins eigene Mailprogramm zurückzukopieren.

Selbst unter Mac OS, wo Apple Mail und Time Machine üblicherweise gut im Rest des Systems integriert sind, ist das Wiederherstellen von Mails aus dem allgemeinen Backup eine zeitraubende Angelegenheit. Dieser Ansatz ist insofern als Notnagel für den Fall der Fälle geeignet, insgeheim hofft man als Nutzer aber auch, dass dieser Fall nicht eintritt.

Spezielle Backupwerkzeuge

Wesentlich komfortabler arbeiten Programme, die spezifisch als Backupwerkzeuge für Mails gemacht sind. Ein prominentes Beispiel ist IMAP Size für Windows [7]. Das Programm verbindet sich mit einem Mailserver, holt sich die dort vorliegenden Mails und speichert sie lokal ab.

IMAP Size überrascht mit vielen Konfigurationsoptionen: Bis auf einzelne Mails genau legt der Admin fest, ob diese ins Backup sollen oder nicht. Wer also Windows auf dem Desktop nutzen muss, findet in IMAP Size einen treuen Kompagnon im Hinblick auf das Archivieren von IMAP-Mails (Abbildung 1).

Abbildung 1: IMAP Size ist ein nützliches Werkzeug für Windows-Anwender, um den Inhalt eines IMAP-Servers in einem Backup zu sichern.

Natürlich existieren auch Werkzeuge, die das Archivieren und Sichern von Mails unter Linux ermöglichen. Das Linux-Magazin hat vor einigen Jahren in einem Test [8] drei Probanden gegenübergestellt: Offline IMAP, Archivemail sowie Archiveopteryx. Übrig geblieben sind davon bloß Offline IMAP [9] sowie Archiveopteryx [10] – die letzte Version von Archivemail stammt aus dem Jahr 2011, von aktiver Entwicklung kann also keine Rede mehr sein.

Leider bestehen diverse Probleme bis heute fort, die der Test damals bereits beschrieb: Offline IMAP etwa besteht bis heute darauf, seine Mails lokal im Maildir-Format abzulegen. Wer Offline IMAP mit Mutt nutzt, ist also fein raus, denn das kann sowohl Mailbox als auch das benötigte Maildir. Wer in Sachen Mailclient hingegen nicht so archaisch unterwegs ist und etwa Thunderbird einsetzt, guckt bereits in die Röhre: Die von Offline IMAP gesicherten Mails kann Thunderbird schlicht nicht lesen, weil sie im falschen Format vorliegen.

Wer sich also ein lokales E-Mail-Backup auf Basis von Offline IMAP sowie Thunderbird bauen möchte, sieht sich einiger Arbeit gegenüber. Ein von Cole Robinson vorgeschlagener Weg sieht vor, zwischen Offline IMAP und Thunderbird noch Dovecot zu hängen: Offline IMAP lädt vom eigentlichen Mailserver alle Mails herunter und legt sie in einer lokalen IMAP-Instanz von Dovecot ab. In Thunderbird konfiguriert der Nutzer sich den Account zu seinem lokalen Dovecot und greift so auf die gesicherten Mails zu. Die gesamte Anleitung von Cole Robinson findet sich unter [11].

Das Prinzip hat seinen Reiz: Es lässt sich auch auf schwacher Hardware, etwa einem Raspberry Pi, mit angeschlossener Festplatte umsetzen, sodass letztlich ein Mailbackup entsteht, das von der täglichen Verwendung komplett unabhängig ist. Im Gegenzug sieht der Anwender sich allerdings einiger Bastelei gegenüber, deren Lohn am Ende eine sehr geringe Wahrscheinlichkeit ist, einen Komplettverlust der E-Mails zu erleiden.

Die große Lösung per Archiveopteryx

Wer eine große, umfassende Backuplösung für E-Mails sucht, ist bei dem zweiten Probanden im Test, Archiveopteryx, richtig aufgehoben. Wobei es zu kurz gesprungen wäre, Archiveopteryx lediglich als Backuplösung für Mails zu bezeichnen. Denn de facto handelt es sich um einen eigenen Mailserver, der als eine seiner Funktionen auch das Archivieren von Mails anbietet.

Freilich: Wer seinen eingehenden Mailserver so konfigurieren kann, dass er Mails als echte Carbon Copy an Archiveopteryx weiterleitet, kann diesen – analog zur beschriebenen Lösung – mit Offline IMAP und Dovecot betreiben. Für Heimanwender und KMUs dürfte die Offline-IMAP-Variante allerdings die handlichere sein, zumal die dort genutzten Komponenten als einzige kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden. Auch die letzte Archiveopteryx-Version hat bereits einige Jahre auf dem Buckel.

Backups unter Mac OS

Viele Sysadmins, die aus der Ferne Linux-Server verwalten, haben sich auf ihrem Desktop mit Mac OS eingerichtet. Ein kurzer Hinweis auf effizientes Sichern von E-Mails soll an dieser Stelle für Rechner mit angebissenem Apfel deshalb nicht fehlen. Wer Mail.app nutzt, findet darin eine eher rudimentäre Backupfunktion vor, nämlich das Importieren sowie das Exportieren von E-Mail-Postfächern. Das lässt sich aber weder automatisieren noch ist es für das regelmäßige Sichern von Mails überhaupt gedacht. Die Funktion richtet sich eher an jene Nutzer, die von einem Mac auf einen anderen umziehen wollen.

Besser funktioniert Horcrux [12], das per App Store zum Download gegen den Einwurf von 19,99 Euro zur Verfügung steht. Der Funktionsumfang des Tools ist mit dem von IMAP Size durchaus vergleichbar: Zunächst konfiguriert der Nutzer seinen Mailaccount beim Anbieter, anschließend legt er fest, wo Backups der Mails anzulegen sind und welche Regeln dafür gelten. Soll später ein Restore stattfinden, lassen sich aus den vorhandenen Backups dafür auch einzelne Mails auswählen und per Knopfdruck zurück ins Postfach verfrachten. Im Test leistete sich Horcrux keine Patzer (Abbildung 2).

Abbildung 2: Horcrux gibt sich nutzerfreundlich und erfüllt unter Mac OS, was IMAP Size für Windows tut – E-Mails sichern.

Zentrales Backup auf dem Server

Die beschriebenen Varianten eignen sich gut für Heimadmins, die sicherstellen wollen, dass ihre Mails verfügbar bleiben. Wer aber den Mailserver eines KMU mit 15 oder 20 Anwendern betreut oder sich derselben Aufgabe für verschiedene Familienmiglieder gegenübersieht, der wünscht sich vermutlich eine zentrale Backuplösung – es ist schon sehr mühsam, auf etlichen Clients entsprechende Backups einzurichten.

Das gilt umso mehr, wenn das Umfeld heterogen ist, man es also mit Windows, Linux oder Macs gleichermaßen zu tun bekommt. Außerdem soll die Sicherung idealerweise nicht auf demselben Rechner wie das zu Sichernde liegen – sonst ist das Backup im schlimmsten Fall genauso verloren wie der originale Datensatz. Das lässt sich im kleinen Umfeld aber nur per NAS oder mit Speicher in der Cloud sinnvoll realisieren.

Backups auf dem Server

Wer sich stattdessen mit Mailbackups auf dem eigenen Mailserver beschäftigt, merkt schon bald, dass es eine universell einsetzbare Lösung nicht gibt. Es existiert kein Werkzeug für Linux, mit dem sich die Inhalte eines Mailservers auf generischem Weg auf ein anderes Medium kopieren lassen.

Das hat auch damit zu tun, dass es nicht den einen IMAP-Dienst für Linux gibt, der ein Monopol hat. Viele Admins setzen mittlerweile zwar auf Dovecot, doch auch der IMAP-Dienst von Cyrus hat noch viele Fans. Und weil jeder dieser Dienste eine ganz eigene Vorstellung von IMAP hat, sind auch die Backuplösungen auf die jeweiligen Dienste zugeschnitten oder gleich ein elementarer Bestandteil des Programms selbst. Im Folgenden stellt der Artikel drei Varianten vor – eine für Cyrus und zwei für Dovecot.

Bastelei per Skript

Variante 1 folgt einem Prinzip, das viele Admins als die Lösung ihrer Wahl ansehen: Der Arbeit mit Shellskripten in Kombination mit dem Werkzeug »rsync«. Wer seinen IMAP-Server so konfiguriert, dass die Mailboxen oder Mailverzeichnisse aller Nutzer an einem zentralen Ort liegen, kann diesen ohne großen Aufwand per »rsync« an eine andere Stelle kopieren – und so das Backup anlegen. Alternative Ansätze verzichten auf »rsync« und setzen auf eine Kombi aus den klassischen Shellwerkzeugen wie »tar« und »cp« – und auch eine Kombination aus den Ideen ist denkbar.

Wer das Backupskript nicht selbst basteln möchte, findet im Netz ein von Klaus Tachtler geschriebenes Skript für Dovecot, das ihm diese Arbeit abnimmt [13]. Das Prinzip ist simpel: Nach dem Download bearbeitet der Administrator den Header des Skripts, in dem verschiedene Konfigurationswerte zu setzen sind, etwa das Verzeichnis, in dem die Mailboxen liegen, und die Art, wie das Backup ablaufen soll (Abbildung 3).

Abbildung 3: Im Header des Dovecot-Backupskripts von Klaus Tachtler stellt der Admin die nötigen Parameter ein, zum Beispiel das Verzeichnis mit den Mailboxen.

Inhaltlich ist das Skript wenig spektakulär, es leistet aber gute Dienste: Die Mailboxen oder Verzeichnisse, die es findet, packt es komprimiert in ein Tar-Archiv und verschiebt dieses an eine Stelle im Dateisystem, an der der Admin es abgelegt haben möchte.

Denkbar wäre etwa, das Skript einfach per Cron oder Timerd regelmäßig auszuführen, um dann – ebenfalls per Task Scheduler – den erstellten Tarball per »rsync« auf einen anderen Host zu kopieren. Für simple Backups von Mailverzeichnissen funktioniert das hervorragend. Auf Wunsch verschickt das Skript am Ende selbst eine Mail, um über den Erfolg des Backups zu berichten.

Es gibt allerdings ein paar Nachteile dieser Methode. Der offensichtlichste ist, dass es so sehr schwierig ist, einzelne Nachrichten aus dem Backup wiederherzustellen. Je nach Menge der enthaltenen Mails kann selbst der Tarball eines E-Mail-Verzeichnisses etliche GByte groß sein. Wer dann nur eine einzelne Mail benötigt, lädt im schlimmsten Fall den gesamten Tarball runter, sucht anschließend per »grep« & Co. nach der betroffenen Mail und kopiert sie zurück.

Synchron via Mailserver

Umgehen lässt sich das Problem mit einem Ansatz, der dem weiter oben beschriebenen Prinzip von Offline IMAP entspricht: Sowohl Dovecot als auch Cyrus kommen ab Werk mit Helferlein, die das Replizieren aller Mails aus dem Fundus hin zu einem anderen Server ermöglichen. Damit das funktioniert, ist ein zweiter Mailserver also unbedingt nötig. Wo der steht, ist gar nicht so relevant – am praktischsten wäre es natürlich, wenn er sich an einem Ort mit direkter, lokaler Netzwerkverbindung zum Haupt-Mailserver befindet.

Kleinere Lösungen mit einem Backupsystem auf Basis eines Raspberry Pi sind aber auch denkbar, vorausgesetzt dass sich zwischen den beiden Systemen eine wie auch immer geartete Netzwerkverbindung aufbauen lässt. Notfalls geht das auch per VPN über eine dünne Leitung. Geschwindigkeitswunder sollte man davon freilich nicht erwarten, grundsätzlich funktioniert das Prinzip aber sehr gut (Abbildung 4).

Abbildung 4: Offline IMAP kopiert die Inhalte eines IMAP-Servers. Im Bundle mit einer lokalen Dovecot-Installation entsteht eine Backuplösung für den Nutzer.

Replikation mit Dovecot

Das von Timo Sirainen verfasste Dovecot unterstützt bereits seit Jahren die Replikation hin zu einem anderen Server. Zum Einsatz kommt das kleine Werkzeug »doveadm«, das die Parameter »backup« sowie »sync« unterstützt. Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen den beiden Parametern: Backup kopiert den kompletten Inhalt eines Mailservers auf einen anderen, sodass der Backup-Mailserver am Ende exakt dieselben Daten hat wie der Server, der als Quelle des Backups dient.

Das gilt auch für das Löschen von Mails: Fehlt auf dem Quellsystem eine E-Mail, die auf dem Backupserver noch vorhanden ist, löscht sie der Backupbefehl von »doveadm«. Sync hingegen gleicht die Bestände der beiden Mailserver ohne Löschvorgang ab; im Falle einer gelöschten Mail würde diese also automatisch aus dem Backup zurück in den originalen Mailserver kopiert.

Das Kommando »doveadm sync -u nutzer@beispiel.net remote:replika.beispiel.net« würde den Inhalt des lokalen Dovecot mit dem des Hosts »replika.beispiel.net« abgleichen. Das lässt sich freilich auch automatisieren, etwa per Crontab oder Timerd.

Die Medaille hat aber zwei Seiten, denn letztlich muss sich der Admin in diesem Szenario entscheiden, ob er alle Mails seiner Nutzer bis in alle Ewigkeit aufbewahren will oder ob Mails, die Nutzer versehentlich löschen, automatisch auch aus dem Backup gelöscht werden und so für immer verloren sind. Denn Backup und Sync von »doveadm« kennen nur diese beiden Extreme: Jede Mail, die der Nutzer löscht, würde durch einen Aufruf von »sync« später aus dem Backup wiederhergestellt. Ebenso würde jede Mail, die aus dem Hauptverzeichnis gelöscht wird, bei »backup« auch aus dem Backup verschwinden.

Immerhin: Wer »doveadm« nutzt, um seine Mails aus einem Dovecot hin in ein anderes zu kopieren, löst viele andere Probleme. Das Wiederherstellen einzelner Mails etwa ist de facto kein Problem mehr, weil es im Hintergrund ja sowieso passiert – falls »sync« zum Einsatz kommt. Löscht man also im Eifer des Gefechts eine Mail zu viel, halten sich die Auswirkungen in Grenzen.

Replikation auch bei Cyrus

Wer statt auf Dovecot auf den IMAP-Dienst von Cyrus setzt, findet in dessen Dokumentation ebenfalls eine umfassende Beschreibung einer Lösung für die Replikation aller Mails hin zu einem anderen Server [14]. Anders als bei Dovecot gehört die Backupfunktion hier allerdings zum festen Lieferumfang und ist nicht über ein externes Skript realisiert (Abbildung 5). Cyrus glänzt auch an anderen Stellen, etwa beim Festlegen der Retention-Zeit: Löscht der Nutzer eine E-Mail aus dem eigenen Postfach, lässt sich per »backup_retention_days« festlegen, wie lange die Nachricht noch im Backup erhalten bleiben soll. Merkt der Nutzer also frühzeitig, dass er beim Löschen etwas zu rabiat war, und hat eine entsprechende Retention-Periode konfiguriert, ist das kein Problem.

Abbildung 5: Die Backupfunktion gehört bei Cyrus zum Lieferumfang, wenn der Dienst entsprechend kompiliert ist.

Die Architektur von Dovecot und Cyrus im Hinblick auf Backups unterscheidet sich deutlich. Bei Cyrus läuft kein eigener IMAP-Daemon auf dem Zielsystem mit, der als IMAP-Server tatsächlich verwendbar wäre. Dafür rennt im Hintergrund der Cyrus Backup Daemon, der als Ziel der Replikation in der »cyrus.conf« des Quellsystems einzutragen ist.

Dass der Backupserver kein echter IMAP-Server ist, macht sich besonders beim Restore-Vorgang bemerkbar: Hier ist das Werkzeug »restore« nötig, mit dem sich einzelne Mailboxen gezielt wiederherstellen lassen. Insgesamt wirkt die Replikationsfunktion von Cyrus etwas runder als jene von Dovecot, auch aus dem Grund, dass sich per Konfiguration spezifisch festlegen lässt, welche Nutzer und welche Mailboxen bei der Replikation abgedeckt sein sollen.

Die Cyrus-Entwickler garnieren ihre Backupfunktion schließlich mit dem Werkzeug »ctl_backups«: Damit lassen sich bestehende Backups in einem Cyrus-Backupserver verändern. Der »compact«-Parameter reorganisiert die Chunks einer Mailbox beispielsweise so, dass sie sich besser komprimieren lassen. Mittels »verify« lässt sich ein bestehendes Backup auch validieren, etwa im Hinblick auf seine Indizes.

Fazit

Man mag es kaum glauben, doch ein wirklich angenehmes Thema ist das Sichern von Mails auch im Jahre 2018 nicht. Was durchaus erstaunlich ist angesichts der Tatsache, dass die E-Mail im Internet der Gegenwart ein absolut weltweites Kommunikationsmittel ist. Fakt ist: Wer sich nicht auf die Dienste einer der großen Anbieter verlassen möchte, muss einige Klimmzüge machen, um zuverlässig ein komplettes Backup seiner Mails anzulegen.

Das geht aus Sicht des Clients noch leichter als aus Sicht des Servers: Wer nur wenige Accounts verwaltet oder nur auf die eigenen Bedürfnisse Rücksicht nehmen muss, ist mit einer Backuplösung für den Desktop wie Offline IMAP, IMAP Size oder Horcrux noch am besten bedient. Denn die bieten schöne GUIs und verschiedene Optionen, um das Thema Backup elegant abzuhandeln.

Wer Mailbackups auf der Server-Seite durchführen möchte, bekommt es fast immer mit einer Lösung zu tun, die spezifisch für den eigenen IMAP-Server ist, etwa für Dovecot oder Cyrus. Die eingebauten Replikationsfeatures beider Dienste können in Summe nicht vollständig überzeugen, im Zweifelsfall sind sie aber besser als gar kein Backup.

Das von Klaus Tachtler zur Verfügung gestellte Skript erledigt seinen Job zwar zuverlässig, sorgt aber dafür, dass das Wiederherstellen von Mails aus dem Backup zur zähen und sehr zeitraubenden Aufgabe wird.