© Allan Swart, 123RF

Bisher war von Clients und Peripheriegeräten noch keine Rede, sie sind aber nicht vergessen. Diese Folge beschreibt, was bei ihrer Dokumentation wichtig ist.

Vor der Dokumentation der Clients und der Peripherie empfiehlt es sich, zu überlegen, was unter einem Arbeitsplatz zu verstehen sein soll. Der Zusammenhang mag auf den ersten Blick nicht gleich einleuchten, aber der Arbeitsplatz wird in der Dokumentation zu einer Art virtueller Ortsbezeichnung, mit der sich wiederum andere Objekte verknüpfen lassen. Gerade angesichts einer hohen Mobilität ist es wichtig, mobile Geräte von fest verbauten Einheiten zu unterscheiden.

Nach entsprechenden Überlegungen könnte man “Arbeitsplatz” beispielsweise als etwas definieren, das

• einem Standort (zum Beispiel einem Raum) fix zugeordnet ist,
• einer oder mehreren Personen zugewiesen wurde,
• einer oder mehreren Abteilungen oder anderen Organisationseinheiten zugewiesen ist,
• eine Art Container für fest installierte Geräte darstellt, also für Drucker, Telefone, Scanner, Monitore, Dockingstations, Ladegeräte oder PCs.

Wählt der Admin den Arbeitsplatz als Bezugsgröße, der er zu inventarisierende Geräte zuweist, hat er zusätzlich den Vorteil, dass er auch Netzwerkanschlüsse (Patchdosen), Feuermelder und andere betriebliche Einrichtungen hier angliedern kann. Zudem lassen sich Arbeitsplätze in den Raumplänen fest einzeichnen. Das Prinzip ist schließlich auch übertragbar auf die Dokumentation von Heimarbeitsplätzen. Der Zusammenhang mit der Dokumentation aller anderen Komponenten ergibt sich aus dem Ablaufdiagramm in Abbildung 1.

Abbildung 1: Die Dokumentation der Arbeitsplätze und der Clients bildet den Endpunkt der Dokumentationskette.

Bei der Dokumentation der Clients beziehungsweise bei einer Inventur ist es sinnvoll, sich vor allem über Methoden des Asset Managements zu informieren. Aus ihnen leiten sich dann Empfehlungen ab, etwa das

• Vergeben unternehmensweit eindeutiger Laufnummern für Geräte,
• Anbringen von Aufklebern für die einfache Identifikation,
• Verwenden von Barcodes für eine vereinfachte Handhabung,
• Verwenden von QR-Codes für zusätzliche Daten,
• Verwenden von Tablets und mobilen Geräten als Scanner.

Auch hier gilt: Professionelle Dokumentationssoftware unterstützt diese Techniken zumeist bereits von vornherein. Dagegen müsste der Admin sie für ein selbst gebasteltes Quick&Dirty-Spreadsheet erst selber mühsam implementieren. Sich dabei durch geeignete Werkzeuge unterstützen zu lassen ist daher sicherlich keine schlechte Idee.