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Wer seine Fotos, Videos, Audiodateien und Textdokumente anderen im Netz zur Verfügung stellen möchte, verwaltet die multimedialen Inhalte am besten mit einer Spezialsoftware. Vier Programme helfen beim Erstellen, Veröffentlichen und Teilen dieser digitalen Assets.

In den Datensammlungen finden sich die meisten Anwender problemlos zurecht. Sie ordnen ihre Fotos, Videos, Audiodateien und Dokumente in einer Verzeichnisstruktur, die sie auch später nachvollziehen können. Sobald aber ein Team Zugriff auf viele digitale Assets benötigt, muss ein System her, mit dem alle klarkommen und arbeiten können. Schlagwörter, Vorschau-, Such- und Filter-Funktionen helfen bei der Orientierung.

Digital-Asset-Management-Systeme nehmen Medieninhalte auf und veröffentlichen sie, erlauben das Bearbeiten der Daten und ihrer Metadaten, sichern die Ressourcen mit ACLs ab, bieten bisweilen eine Versionskontrolle, wandeln Dateien in andere Formate um und verknüpfen sie mit anderem Content.

DAM-Software gibt es für verschiedene Zielgruppen. Am Markt tummeln sich kleinere Systeme, die sich eher an Marketing- und Kreativabteilungen richten, Programme für riesige Sammlungen, wie sie in Museen, Bibliotheken und Archiven anfallen, oder komplexe B2B-Systeme, die den Workflow zwischen Zulieferern und Unternehmen regeln.

Die Bitparade testet vier kleine Lösungen, zwei für den eigenen LAMP-Server und zwei Clouddienste. Bei Letzteren wählten die Tester Anbieter mit einem festgelegten Preismodell. Aus dem Open-Source-Lager treten Phraseanet [1] und Resource Space [2] an. Sie stellen sich den beiden kommerziellen Kandidaten Razuna [3] und Smartimage [4].

Die Tester untersuchten, welche Dateitypen die Programme im- und exportieren, wie komfortabel das Handling der Metadaten ist, ob es eine Funktion zur Massenverschlagwortung und eine Versionskontrolle gibt. Zudem prüften sie die Such- und Filterfunktionen sowie die Benutzer- und Gruppenverwaltung.

Phraseanet und Resource Space bewiesen sich auf einer Amazon-EC2-Micro-Instanz unter Ubuntu Server 14.04 (64 Bit) mit Apache, MySQL und PHP. Rund 5000 Fotos in den Formaten Jpeg, PNG und Nikon-Raw (Nef-Codec) sowie ein paar Dokumente (PDF, Libre Office Writer und MS Word) wanderten im Test auf die Server. Die Bilder enthielten teilweise Metadaten, welche die Kameras beziehungsweise das Fotoverwaltungstool Digikam hinzufügten. Der Zugriff von außen erfolgte über Firefox 32 und Google Chrome 37.

Phraseanet

Der erste Testkandidat stammt aus dem französischen Softwarehaus Alchemy [5]. Phraseanet [1] steht seit 2010 unter der GPLv3 und über Github zum Download bereit. Die Tester installierten Version 3.8. Admins sollten vor der Einrichtung einen Blick in die Dokumentation [6] werfen, um den eigenen Server vorzubereiten. Phraseanet verlangt zusätzlich zur LAMP-Umgebung eine Reihe weiterer Tools, darunter die PHP-Module Curl, Json, Gd, Exif, Gettext und Twig. Werkzeuge wie Imagemagick, Ufraw, Ffmpeg, Ghostscript, Xpdf, Swftools, Unoconv und MP4Box, die Entwicklungsumgebung Phpdev und ein Compiler sind ebenfalls erforderlich.

Admins laden zunächst das Modul Phraseanet-Extension und den Phraseanet-Indexer von Github herunter. Nachdem sie das Modul gebaut und installiert haben, tragen sie Folgendes in die PHP-Konfigurationsdatei ein:

extension=phrasea2.so

Auf einem Ubuntu-Server ist es wichtig, die Zeile sowohl in der Datei »/etc/php5/cli/php.ini« als auch in »/etc/php5/apache2/php.ini« zu hinterlegen. In beiden Files sollte darüber hinaus die korrekte Zeitzone stehen:

date.timezone = "Etc/UCT"

Wer hier aus Versehen einen Tippfehler einbaut oder etwas anderes einträgt, erlebt später unliebsame Überraschungen und manche Inhalte bleiben unsichtbar. Nach der Installation des Indexers konfigurieren Anwender die Locales auf ihrem Server, damit Phraseanet nicht nur Französisch spricht.

Von der Homepage laden Nutzer die Phraseanet-Quellen herunter, entpacken sie und setzen das Document Root auf das Unterverzeichnis »www« im Phraseanet-Ordner. Zusätzlich ist es wichtig, die beiden Apache-Module Rewrite und Xsendfile zu aktivieren. Admins legen zwei MySQL-Datenbanken namens »phraseanet« und »databox« an. Danach überprüfen sie die Installation und geben im Phraseanet-Wurzelverzeichnis dieses Kommando ein, um die Installation zu überprüfen:

php bin/setup check:system

Der Befehl

bin/setup system:install

installiert anschließend die Anwendung. Das Phraseanet-Tool »bin/console« ergänzt die Apache-Konfiguration um die benötigten Sendfile- und Streaming-Einträge. Die Dokumentation [6] listet alle erforderlichen Befehle auf. Nach dem Anmelden im Webinterface wählt der Admin die Systemsprache aus und startet im Bereich »Aufgabe-Scheduler« die einzelnen Tasks.

Modular

Die Phraseanet-Oberfläche ist in Französisch, Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar, die Übersetzungen sind aber unvollständig. Ebenfalls etwas sperrig gibt sich das Interface, das sich je nach Berechtigung des Benutzers in sieben Module unterteilt, die es meist in einem neuen Browser-Tab öffnet.

»Production« enthält Funktionen zum Importieren, Bearbeiten, Suchen, Anzeigen, Organisieren und Teilen der Inhalte. »Classic« ist laut Handbuch die Oberfläche für Besucher, die Dateien betrachten und herunterladen möchten. »Lightbox« dient als gemeinschaftliches Interface, das Zugriff auf Dateien und Bewertungen anderer erlaubt. Alle Funktionen zum Verwalten, zum Erzeugen von Sammlungen und Dokumentstrukturen versammeln sich im Bereich »Admin« .

Das Modul »Upload« ist nur aus dem »Production« -Interface heraus erreichbar. In der Voreinstellung nutzt das DAM-System einen HTML-5-Uploader, der sich im Test gut schlug. Wer hier auf Probleme stößt, sollte die Einträge für »upload_max_filesize« und »post_max_size« in der Datei »php.ini« überprüfen. Die Phraseanet-Entwickler empfehlen, beide Werte auf 200  MByte zu setzen. Für Anwender, die einen Browser ohne HTML-5-Support einsetzen, steht als Alternative ein Flash-Uploader bereit. Phraseanet hält anhand von UUID-Prüfsummen Ausschau nach Duplikaten und markiert diese beim Hochladen. Anwender finden die Dateien auf dem Reiter »Quarantäne« und entscheiden, ob sie die Ressource dennoch hinzufügen, löschen oder ersetzen möchten.

Die Software unterstützt etliche Dateitypen, darunter gängige Foto-, Grafik-, Video- und Audio-Formate, Vektorgrafiken, PDF sowie Open/Libre-Office- und Word-Dokumente. Die Auswahl ganzer Verzeichnisse ist nicht möglich, sodass Nutzer ihre Daten von Hand markieren müssen. Diese tauchen danach auf der linken Seite des Interface als Vorschau auf, per Drag  &  Drop ist es möglich, die Reihenfolge zu verändern (siehe Abbildung 1). Die Vorschau von Officedokumenten funktioniert auf Debian-basierten Servern zurzeit nicht, da im Swftools-Paket das Werkzeug »pdf2swf« fehlt [7]. Wer das Feature vermisst, baut die Swftools selbst aus den Quellen.

Abbildung 1: Im HTML-5-Uploader von Phraseanet können Benutzer die Reihenfolge ihrer Daten vor dem Upload neu sortieren (linke Seite). Rechts ist der Fortschritt sichtbar.

Korbwaren

Als einziger Kandidat im Test überwacht Phraseanet vom Admin vorgegebene Verzeichnisse und importiert neue Dateien automatisch. Nach dem Anlegen des Ordners erzeugen Nutzer in diesem eine leere Datei namens ».phrasea.xml« und wenden sich dann dem Modul »Admin« und dessen Menü »Aufgabe-Scheduler« im Webinterface zu. Die Funktion versteckt sich hinter dem etwas sperrigen Namen »Archivierung auf Kollektion« . Die Task ist in der Voreinstellung gestoppt. Per Klick auf den kleinen Pfeil bearbeiten Benutzer die Konfiguration, tragen den Namen der Sammlung, den so genannten »Hot Folder« , und Werte zur Beobachtung ein (siehe Abbildung 2). Nach einem Klick auf »Bestätigen« startet der Dienst.

Abbildung 2: Über so genannte Hot Folder überwacht Phraseanet Verzeichnisse in vordefinierten Abständen und importiert neue Dateien automatisch.

Phraseanet unterscheidet Sammlungen, die es unter »Admin | Datenbanken« verwaltet, und so genannte Baskets, die Benutzer im Modul »Production« anlegen. Ausgewählte Dateien wandern aus dem rechten Arbeitsbereich per Drag  &  Drop in die Körbe auf der linken Seite. Per Klick auf den Pfeil klappen die Baskets auf, zeigen ihren Inhalt sowie ein paar Icons am oberen Rand, welche die Dateien exportieren, drucken, bearbeiten, verschieben und veröffentlichen.

Über das Symbol mit Lineal und Stift ganz oben entstehen neue Baskets. Das Menü bietet ebenfalls Funktionen, um Körbe zu durchsuchen, sie zu sortieren oder Berichte zu erzeugen. Das Zahnradicon öffnet den Dialog »Toolbox« . Hier befinden sich Optionen, um alle Bilder in der Auswahl zu drehen.

Phraseanet nutzt zur Metadatenverwaltung von Bildern das Exif-Tool. Die DAM-Software liest bereits beim Import vorhandene Exif-, IPTC- und XMP-Informationen sowie Schlagwörter und Geo-Informationen ein (siehe Abbildung 3). Um neue Tags hinzuzufügen, wählen Benutzer eines oder mehrere Objekte im Basket aus und klicken auf das Icon »Bearbeiten« . Im unteren Bereich klicken sie auf »Keywords« und geben dann rechts ins Feld ihre Schlagwörter ein.

Abbildung 3: Phraseanet liest beim Import sämtliche Exif-, IPTC- und XMP-Informationen ein und speichert die Metadaten zu den Bildern.

Abgespeckt

Die Fähigkeiten der integrierten Suchmaschine sind überschaubar. Phraseanet unterstützt Operatoren wie »AND« , »OR« , »EXCEPT« , »LAST« und »ALL« sowie die Wildcards »*« und »?« . Die einfache Suchmaske enthält außerdem eine History mit den letzten Anfragen. Eine erweiterte Suche steht in den beiden Modulen »Production« und »Classic« parat und filtert unter anderem nach Datum, Dokumenten oder Berichten, nach Sammlungen und Schlagwörtern. Für die 2015 geplante 3.9-Release kündigen die Entwickler eine überarbeitete elastische Suche an, die Mehrsprachigkeit, Geo-Informationen sowie Filter für ähnliche Formen und Farben bieten soll.

Die Rechte verteilen Phraseanet-Admins pro Kollektion. So können Anwender ausschließlich Lesebefugnis, die Erlaubnis zum Hochladen neuer Dateien oder zum Bearbeiten vorhandener erhalten. Zugriffskontrollen oder Download-Möglichkeiten unterliegen optional einer Begrenzung. Eine Möglichkeit, Passwörter zu setzen, fehlt allerdings. Das DAM-System verschickt stattdessen Einladungen und Aufforderungen zum Kennwortändern per E-Mail.

Der erste Testkandidat setzt auf Wunsch Wasserzeichen in Bilder. Benutzer wählen dazu »Admin | Datenbanken« , klappen eine Sammlung auf und klicken den Eintrag »Benutzer« an. Per Klick in die Checkbox am oberen Rand schalten sie das Feature »kein Wasserzeichen« ein und aus. In der Voreinstellung erscheint der Name der Sammlung als Stempel. Um einen eigenen einzurichten, navigieren Anwender im Admin-Menü zur Kollektion, setzen ein Häkchen bei »Wasserzeichen Datei« , blättern etwas nach unten und laden über »Dateien auswählen« ein eigenes File hoch.

Eine Anbindung an Bestellsysteme oder Shops fehlt ebenso wie eine Versionskontrolle. Die Einzelansicht einer Datei bietet auf dem Reiter »Historie« lediglich eine Übersicht über die vorgenommenen Veränderungen. Die Möglichkeit, diese rückgängig zu machen, besteht nicht.

Resource Space

Resource Space [2] steht unter der BSD-Lizenz, ist in PHP implementiert und fühlt sich in einer typischen LAMP-Umgebung mit Apache und MySQL wohl. Zusätzlich benötigt die Anwendung die PHP-GD-Bibliotheken, Ghostscript, Antiword, Xpdf, die Libav-Tools, Ffmpeg, Imagemagick, Postfix und Ufraw, sofern das Tool Raw-Dateien verarbeiten soll. Der Hersteller Montala Limited [8] bietet alternativ kommerzielle Hostinglösungen und Support dafür an

Benutzer laden von der Projektseite ein Zip-Archiv mit den Quellen herunter oder checken den neuesten Code per Subversion aus. Die Tester entschieden sich für letzteren Weg und erhielten Version 6.3-5565. Dabei mussten sie feststellen, dass man sich an brandheißen Resource-Space-Quellen die Finger verbrennen kann: Ein Bug legte die gesamte Installation lahm. Den behoben die Entwickler aber binnen einer Woche.

Wem das zu heikel ist, der kann den Hostingservice des Herstellers in Anspruch nehmen; unter [9] gibt es eine Preistabelle für verschiedene Szenarien. Einen Installer für Linux, Windows und OS  X sowie eine virtuelle Maschine für VMware finden Anwender auf den Seiten des Bitnami-Projekts [10].

Wer das DAM-System selbst aufsetzen möchte, hält sich an die Anleitung aus dem Wiki [11], hat im Handumdrehen eine funktionstüchtige Installation und meldet sich mit dem Benutzernamen und Kennwort »admin« an. Nach dem Ändern des Passworts wenden sich Admins am besten dem Menü »Administration« und dort »Installation überprüfen« zu. So erkennen sie, ob Lese- und Schreibberechtigungen fehlen, ob alle benötigten Tools installiert sind und die PHP-Konfiguration passt. Sollte Resource Space melden, dass es ein Drittprogramm nicht findet, passen Nutzer den Pfad zu den Werkzeugen in der Datei »include/config.default.php« auf dem Server an.

Bestandsaufnahme

Resource Space steht in über 20 Sprachen zur Verfügung und kennt mehrere Wege, um Dateien zu importieren. Über »Administration | Ressourcen verwalten« finden Anwender neben dem Flash-basierten Uploader auch Möglichkeiten, Dateien per FTP oder aus einem lokalen Verzeichnis einzulesen. Die Entwickler empfehlen den Browser-Upload und weisen darauf hin, dass FTP und lokaler Import nur noch aus historischen Gründen vorhanden sind. Im Test bot letztere Variante keinen spürbaren Geschwindigkeitsvorteil vor dem Browser-Upload. Der Flaschenhals ist eher die zur Verfügung stehende Rechenkapazität für das Generieren der Vorschaubilder.

Das DAM-System liest Metadaten wie Beschreibung, Schlagwörter und Geolocation ein. Lediglich den Titel müssen Nutzer im Upload-Formular eintragen, was bei großen Datenmengen etwas unpraktisch ist, denn alle Dateien besitzen danach den gleichen Titel. Anwender benennen die Inhalte gegebenenfalls von Hand um oder ändern die Konfiguration so, wie im Wiki unter »Customising Title Display« beschrieben.

Das Upload-Formular bietet weitere Felder, um Dateien zu beschreiben. Welche das sind, bestimmen Admins über »Administration | Systemeinstellungen« in der Abteilung »Ressourcen Typen/Felder« . Die Software ist clever und präsentiert passende Felder für einzelne Typen. So enthält die Kategorie »Fotografie« zum Beispiel schon Felder für den Blitz und die Kamera (Abbildung 4).

Abbildung 4: Über die Systemeinstellungen passen Anwender die Metadaten-Felder für Resource Space an.

Resource Space unterstützt über 90 Bild- und Dokumenttypen, hinzukommen zirka 120 Audio- und Videoformate. Im Wiki finden Ubuntu-Anwender Hinweise, wie sie das System so erweitern, dass es mit Hilfe von Calibre [12] diverse E-Book-Formate integriert. Beim Importieren von Grafiken und Fotos erzeugt die Software Vorschaubilder in mehreren Größen, bei Dokumenten Icons (mal mit, mal ohne Vorschau) und bei Videos sogar kurze Previews. Welche Maße die Thumbnails haben, konfigurieren Admins in den Systemeinstellungen im Bereich »Download-/Vorschaugrößen« .

Präzise beschrieben

Resource Space ordnet die im Katalog enthaltenen Inhalte in Sammlungen an. Kollektionen können öffentlich oder privat sein, einem Anwender oder ganzen Gruppen zugeordnet sein, und der Besitzer darf auch anderen Nutzern gestatten, eigene Inhalte hinzuzufügen. Das DAM-System stellt die Sammlungen zwar als eine Art Galerie dar, aber ihr eigentlicher Sinn liegt nicht im Betrachten, sondern darin, Inhalte zusammenzufassen und gemeinsam zu bearbeiten

Von der Übersichtsseite einer Kollektion gelangen Nutzer zur Einzelansicht der Inhalte. Hier finden sie eine Vorschau sowie Download-Möglichkeiten in verschiedenen Größen. Außerdem können sie die Metadaten einsehen und die Ressource einer neuen Sammlung hinzufügen und so eigene Kollektionen erzeugen. Das DAM-System unterstützt den Admin beim Beschreiben des Contents und bietet dafür auch eine Massenverschlagwortung an.

Um etwa 100 Fotos mit Tags zu versehen, legt der Anwender zunächst eine Sammlung an und wählt dann in der Abteilung »Meine Kollektionen« den Menü-Eintrag »Alle bearbeiten« aus. Per Klick in die Checkboxen selektiert er danach die Felder, die er editieren möchte.

Die Einzelansicht bietet darüber hinaus an, die Metadaten aus einer anderen Ressource zu importieren. Sofern ein Foto Geo-Informationen enthält, zeigt Resource Space sie unter dem Bild in einer Karte an (siehe Abbildung 5). Über »Geodaten bearbeiten« öffnen Benutzer eine größere Openstreetmap-Kartenansicht und platzieren den Pin gegebenenfalls an einem neuen Ort oder tragen im Feld die Längen- und Breitengrade an.

Abbildung 5: In der Einzelansicht finden Resource-Space-Besucher Downloadlinks zur Datei, eine Vorschaufunktion und auch Metadaten inklusive einer Kartenansicht für Geodaten.

Die Suchfunktion blendet Resource Space stets am rechten Rand des Dashboards ein. Sie durchsucht in der Voreinstellung alle Felder aller Ressourcen. Per Klick in die Checkboxen schalten Benutzer einzelne Kategorien ab. Geben sie ins Feld mehrere Begriffe ein, dann interpretiert das System dies stets als And-Verknüpfung. Die Ergebnisse können sie außerdem nach Relevanz, Beliebtheit, Farbe oder Datum sortieren.

Im Bereich »Nach Datum« schränken Anwender die Ergebnisse auf bestimmte Jahre oder Monate ein, und ein Klick auf »Geographische Suche« blendet wieder die Kartenansicht ein. Die erweiterte Suche blendet eine Maske ein, die noch genauere Feinabstimmung ermöglicht und etwa zusätzlich den Tag in die Suche mit einbezieht und Felder für Stichwörter, Beschriftungen, entnommenen Text, Land, Personen und Urheber bietet. Ein Dropdown-Menü sortiert zudem nach dem Status von Dateien.

Einlasskontrolle

Resource Space kennt Benutzer und Gruppen. Über »Administration | Benutzer verwalten« fügen Admins neue Accounts hinzu, bearbeiten vorhandene und schauen sich Protokolle an. Diese zeigen, wer sich an- und abgemeldet, wer welche Dateien hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht hat. Das DAM-System offenbart Zeitstempel, Ressourcen-IDs und gegebenenfalls das bearbeitete Feld (siehe Abbildung 6).

Abbildung 6: Resource Space führt Protokoll über die Aktionen aller Benutzer und zeigt die Aktionen nach Datum sortiert in einer Liste an.

Die Software kennt acht vordefinierte Benutzergruppen: vom Administrator, über verschiedene eingeschränkte Zugänge bis zum Super-Admin. Über die Systemeinstellungen erzeugt der Verwalter neue Gruppen und verändert deren Befugnisse. Dabei unterstützt ihn der Berechtigungsmanager, der genau aufschlüsselt, welche Aktionen erlaubt sind. Das Programm erlaubt es sogar, Gruppen und Accounts mit Verfallsdatum einzurichten und damit Zutritt für einen begrenzten Zeitraum. Über das E-Commerce-Modul legen Admins Bedingungen für den Zugriff und die Bezahlung fest.

Resource Space fügt auf Wunsch Wasserzeichen zu den Vorschaubildern hinzu. Um das Feature zu aktivieren, entfernen Admins in der Datei »include/config.default.php« das Kommentarzeichen vor der folgenden Zeile:

$watermark="gfx/watermark.png";

Die hinterlegte Grafik zeigt in der Voreinstellung den Schriftzug »ResourceSpace« auf transparentem Hintergrund. Mit einem Bildbearbeitungsprogramm erzeugen Nutzer eine eigene PNG-Datei. In den Systemeinstellungen des Dashboards stellen sie sicher, dass in der Abteilung »Download-/Vorschaugrößen | Vorschau« die Funktion »Download bei eingeschränktem Zugriff erlauben« aktiviert ist. Danach rufen sie im Browser das Skript »pages/tools/update_previews.php?previewbased=true« auf, um die neuen Thumbnails zu erzeugen.

Benutzergruppen benötigen die Berechtigung »w« , damit sie die Kennzeichnungen in Ressourcen sehen können, die ihrer Gruppe zugeteilt sind. Da der Administrator die Wasserzeichen nicht zu Gesicht bekommt, sollten Anwender die Vorschau mit einem nicht-privilegierten Benutzeraccount testen.

Das DAM-System enthält ein paar Werkzeuge, um die Ressourcen zu bearbeiten. Anwender können die Vorschaubilder drehen, aufhellen oder abdunkeln. Gut gefällt, dass sie neue Dateiversionen hochladen können, ohne erst eine alte Fassung samt allen Metadaten löschen zu müssen. Der Link »Protokoll« in der Einzelansicht einer Ressource zeigt an, welche Veränderungen eine Datei erfahren hat. Allerdings ist es nicht möglich, zu einem früheren Zustand zurückzukehren. Eine echte Versionsverwaltung fehlt daher, Resource Space bietet eher eine Versionsübersicht.

Der Resource-Space-Betreiber kann sein System so konfigurieren, dass es die Inhalte erst auf Anfrage oder nur an zahlende Kunden freigibt. Die klopfen etwa per E-Mail an und der Admin schickt die Datei dann zu oder erlaubt den Zugriff über Resource Space. Die Option »sofort zahlen« ermöglicht den Checkout per Paypal; bei »Bezahlung auf Rechnung« kann der Verwalter sicherstellen, dass ein Cronjob regelmäßig Rechnungen generiert. Die Bestell- und Zahlungsmöglichkeiten definiert der Admin über die Benutzergruppen.

Razuna

Razuna [3] ist das DAM-System des gleichnamigen dänischen Softwarehauses, es ist deutlich breiter aufgestellt als Smartimage, der zweite Clouddienst im Test. Das Hosted-Paket richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die Sparte Dedicated Server an große Unternehmen, Museen und Archive. Den Testern standen zwei Accounts zur Verfügung. Sie nutzten sowohl die 30-Tage-Trialversion aus dem Hosted-Angebot als auch einen speziellen Demo-Zugang, den das Unternehmen eingerichtet hat. Letzterer verzichtete unter anderem auf E-Mail-Botschaften mit Tipps und Tricks.

In der Hosted-Kategorie wählen Kunden aus vier Paketgrößen aus. Basic kostet rund 25 US-Dollar im Monat, bietet 15  GByte Speicherplatz und 15  GByte Trafficvolumen. Die Version Plus für zirka 50 US-Dollar monatlich erhöht beide Werte auf 50  GByte, und Premium für 100 US-Dollar hebt die Grenze auf 150  GByte an.

Das Unlimited-Paket schlägt mit knapp 150 US-Dollar zu Buche und begrenzt weder Platz noch Transfervolumen, doch fallen zusätzlich Kosten für Speicher und Traffic an. Der Hersteller nimmt dazu den höheren der beiden Werte und multipliziert ihn mit 95 US-Cent. Interessierte Anwender können alle vier Pakete 30 Tage lang kostenfrei und ohne Hinterlegen von Kreditkartendaten testen.

Die Preise für einen Dedicated Server starten bei rund 400 US-Dollar pro Monat und klettern je nach Anzahl der Hosts und Zusatzfeatures auf bis zu rund 1200 US-Dollar [13]. Die Software steht unter einer dualen Lizenz (AGPLv3 und proprietär). Die Open-Source-Variante bietet das Unternehmen unter [14] zum Download an.

Razuna unterstützt über 20 Sprachen, darunter auch Deutsch. Die Option zum Umstellen finden Anwender etwas versteckt per Klick auf ihren Benutzernamen rechts oben und dann unter »Administration | Settings | Languages« . Die deutsche Übersetzung ist derzeit allerdings ziemlich unvollständig, weswegen die Tester zum englischen Original zurückkehrten.

Beladen

Razuna bietet gleich mehrere Importmöglichkeiten. Beim Browser-Upload darf der User gleich aus vier Geschmacksrichtungen wählen. Neben HTML 5 stehen auch Flash, Silverlight oder HTML 4 bereit. Selbst wenn der Upload bereits läuft, kann der Anwender unfallfrei weitere Dateien in das Upload-Fenster ziehen. Das funktionierte im Test auch bei großen Datenmengen erstaunlich stabil.

Das dänische DAM-System ist der einzige Kandidat im Test, der auch Zip-Archive entgegennimmt. Setzt der Benutzer im Upload-Fenster ein Häkchen an der entsprechenden Stelle, entpackt die Software das Archiv, integriert die enthaltenen Dateien und behält sogar die Ordnerstruktur bei.

Der Hersteller gibt an, alle Dateitypen zu unterstützen, und deren Größe ist theoretisch nicht beschränkt. Doch kommen nicht alle Browser mit sehr großen Files zurecht. Dateien über 4  GByte sollten Nutzer daher nur mit Chrome oder Opera hochladen. Razuna nimmt auch Dateien per FTP und E-Mail entgegen und bettet Daten von externen Plattformen wie Youtube oder Vimeo ein. Cloudspeicher wie Dropbox oder die Amazon-S3-Buckets können Anwender ebenfalls mit dem Dienst verknüpfen.

Das Programm erzeugt Vorschaubilder von gängigen Grafik- und Videoformaten sowie von PDFs, nicht aber von Word- oder Open- oder Libre-Office-Dokumenten. In der Einzelansicht von Bildern finden Benutzer auf dem Reiter »Renditions« Optionen, um die Dateien in andere Grafikformate wie Jpeg, Gif, Tiff, PNG und BMP umzuwandeln. Beim Exportieren wählen Anwender zwischen der Vorschau- und der Originalgröße, je nachdem, was der Admin für den Download freigegeben hat. Die Abmessungen der Previews legt er über »Administration | Settings | Image Settings« fest.

Beschriften

Razuna organisiert die Inhalte nicht in Sammlungen, sondern in einer Ordnerstruktur. Die Folder blendet die Software stets auf der linken Seite ein, über die kleinen Pfeile klappen Benutzer sie aus. Auf der rechten Seite erscheinen die Inhalte, Tabs weisen den Weg zu den unterschiedlichen Dateitypen.

Hinter dem kleinen Link »Folder Sharing & Settings« rechts oben verbergen sich unter anderem die Freigabeoptionen, über die Benutzer einen öffentlichen Link generieren. Auch die Zugriffsrechte regeln sie hier. Razuna unterscheidet zwischen »Read« , »Read/Write« und »Full access« und vererbt die Eigenschaften auf Wunsch an Unterverzeichnisse (siehe Abbildung 7).

Abbildung 7: In den Ordnereigenschaften legen Razuna-Admins fest, ob sie den Folder veröffentlichen möchten und wer im DAM-System selbst welche Zugriffsrechte hat.

Razuna importiert zwar alle Metadaten, nutzt aber nur einen verschwindend geringen Anteil davon, etwa die XMP-Beschreibungen und die IPTC-Keywords. Auch mit Digikam vergebene Tags übernahm die Software im Test, verwendete sie aber nicht für die eigene Verschlagwortung. Nutzer greifen über die Einzelansicht und den Reiter »Meta Data« auf die Daten zu und modifizieren sie.

Ganz unten im Dialog bestätigen die »Raw Metadata« , dass auch Geo-Informationen erhalten bleiben (siehe Abbildung 8). Das DAM-System bietet nicht an, den Aufnahmeort auf einer Karte anzuzeigen oder anhand von Geodaten zu suchen. Ein entsprechender Feature-Request ist seit Jahren offen. Um Metadaten mehrerer Dateien zu bearbeiten, markiert der Anwender sie in der Übersicht und wählt aus dem Menü den Eintrag »Batch« .

Abbildung 8: Razuna importiert alle Metadaten, darunter auch die Geolocation. Die Software wertet allerdings nur sehr wenige der Zusatzinformationen aus.

Ausschau halten

Die Suchfunktion überzeugt auf ganzer Linie. Sie fahndet nach Einzelbegriffen und nach mehreren durch doppelte Anführungszeichen eingeschlossenen Wörtern. Das Suchfeld am oberen Rand können Anwender mit booleschen Operatoren füttern und beispielsweise nach PDF-Dokumenten mit dem Schlüsselwort »Bitparade« suchen:

keywords:(Bitparade) AND extension:(pdf)

»Advanced Search« öffnet einen Dialog zum Suchen nach Dateinamen, Schlagwörtern, File Extensions oder Beschreibungen. Über Tabs wählen Nutzer aus, ob sie alle oder nur bestimmte Dateitypen durchforsten wollen. Auch das Datum des Hinzufügens oder der letzten Änderungen wird berücksichtigt.

Razunas Benutzerverwaltung ist einfach gehalten. Das System unterscheidet zwischen Benutzern und Gruppen. Die einzige Gruppe mit Sonderrechten ist die bestehende Gruppe »Administrators« . Über Klick auf den Benutzernamen rechts oben und »Administration« erzeugen Verwalter neue Accounts und Gruppen. Welche Berechtigungen diese für die einzelnen Ordner haben, legen sie wie erwähnt in den »Folder Settings« fest.

Beim Erzeugen neuer Zugänge ist es möglich, ein Verfallsdatum zu bestimmen und Einladungen per E-Mail zu versenden. Das System verschickt aber keine Aktivierungs-URLs, sondern den Benutzernamen und das Passwort im Klartext – bei welcher Adresse sich der neue Anwender anmelden soll, bleibt unklar.

In den Einstellungen gibt es einen Tab namens »Watermark Template« , über den Benutzer Wasserzeichen erzeugen. Sie laden eine eigene Datei hoch oder aktivieren die Option »Use Text« , tragen den Stempel ein, wählen eine Schrift und die Größe, stellen die Deckkraft ein und suchen aus dem Dropdown-Menü eine Position aus (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9: Razuna verwendet nicht nur fertige Wasserzeichen, sondern erlaubt es in einem einfachen Dialog auch, den Text der Stempel selbst zu gestalten.

Um Wasserzeichen in ein Bild einzufügen, öffnen Anwender die Einzelansicht, wechseln zum Reiter »Renditions« , erzeugen eine neue Fassung und wählen aus »Apply Watermark« eines der definierten Templates aus. Eine Möglichkeit, mehrere Dateien im Batchmodus mit Wasserzeichen zu versehen, fehlt, so wird das Ganze schnell zur Klickorgie.

Der Reiter »History« der Einzelansicht zeigt ein Protokoll mit den Bearbeitungsschritten einer Datei. Über das Aufklappmenü »Show only« filtern Benutzer die Einträge nach »Add« , »Update« , »Move« , »Renditions« und »Delete« . Der Tab »Versions« ermöglicht es, alternative Fassungen einer Datei hochzuspielen und diese als neue oder alte Variante zu definieren.

Smartimage

Der vierte Kandidat ist ein Ableger der Enterprise-Lösung Widen Media Collective und gehört genau wie dieses zum gleichnamigen Unternehmen Widen Enterprises aus Wisconsin [15]. Smartimage [4] richtet sich an kleinere Unternehmen und Arbeitsgruppen, die hauptsächlich visuellen Content sammeln und teilen möchten.

Der Clouddienst steht in drei Größen bereit. Für 50  GByte Speicherplatz und bis zu sechs Administratorzugänge zahlen Kunden rund 40 Euro monatlich. Die Essential-Variante bietet keinen Zugriff auf das Smartimage-API und keine individuellen Anpassungen. 200  GByte, unbegrenzt viele Admins und eigene Modifikationen gibt es in der Version Preferred, die rund 160 Euro im Monat kostet, Smartimage Premium mit Zugang zum API, Anpassungsmöglichkeiten, 400 GByte und unbeschränkten Admin-Zugängen gibt’s für knapp 320 Euro.

Wer mehr Speicherbedarf hat, kann mit dem Hersteller verhandeln. Kontakt aufnehmen sollten auch gemeinnützige Einrichtungen und Bildungsinstitutionen, um spezielle Preise zu erfragen. Rabatt gibt es ebenfalls, wenn Anwender eine der kostenpflichtigen Varianten zwölf Monate im Voraus bezahlen. Interessierte dürfen Smartimage 15 Tage lang kostenfrei testen und erhalten dazu 2  GByte Speicher und drei Admin-Logins. Beim Anlegen des Accounts geben sie einen Firmennamen an, den Smartimage in die Sammlungs-URL (etwa »http://bitparade.smartimage.com« ) einbindet. Optional verknüpfen Anwender den Smartimage-Zugang mit ihrem Google-Konto.

Smartimage bietet ausschließlich ein englischsprachiges Interface. Über »All Files« wandern Dateien auf die Server des Herstellers. Der Uploader ist in HTML 5 implementiert und erwies sich als ziemlich stabil. Die Tester fütterten ihn mit rund 5000 Bildern auf einmal, was er problemlos bewältigte.

Der Smartimage-Uploader lädt maximal drei Files gleichzeitig hoch und arbeitet die Liste nach und nach ab. Auf die Vorschaubilder mussten die Tester auch nicht lange warten, die Software generierte sie zügig. Bisher ist es nur Chrome-Anwendern möglich, ganze Verzeichnisse zu importieren. Wer einen anderen Browser nutzt, muss derzeit mehrere Dateien von Hand markieren.

Smartimage liest in den Dateien enthaltene Metadaten ein und verwendet für sein Interface den Titel, die Beschreibung sowie die Schlagwörter (siehe Abbildung 10). Alle diese Eigenschaften können Benutzer im DAM-System anpassen. Als weniger gut gelungen erweist sich die Auswertung der Exif-Informationen. Stimmt etwa die Bildausrichtung nicht, können Anwender das nicht in Smartimage selbst korrigieren. Sie müssen die Datei stattdessen löschen, das Original auf dem eigenen Rechner bearbeiten und erneut hochladen.

Abbildung 10: Smartimage importiert auch Metadaten, die andere Anwendungen gesetzt haben, und zeigt Titel, Beschreibung sowie Tags an.

Außer Vorschaubildern erzeugt Smartimage weitere Bildgrößen, die es neben der Urfassung zum Download anbietet. Abhängig von der Auflösung hält das DAM-System bis zu drei skalierte Fassungen zusätzlich bereit.

Im Kollektiv

Smartimage unterstützt alle gängigen Foto- und Grafikformate und verwaltet darüber hinaus einige andere Dateitypen, etwa Indesign-, Word-, Excel-, Powerpoint-, PDF- und Postscript-Dokumente. Open-Office- und Libre-Office-Dateien nimmt der Dienst nicht an und meldet, dass die Datei-Endung nicht passt. Ähnliches passiert beim Versuch, Dateien unterstützter Formate ohne Endung hochzuladen. Videos können Benutzer ihren Sammlungen nur hinzufügen, wenn diese bereits bei Youtube oder Vimeo verfügbar sind. Über »Embed Video« öffnen sie einen Dialog, tragen den Link ein und korrigieren gegebenenfalls die Beschreibung und die Tags.

Smartimage ordnet die Inhalte auf Wunsch in Sammlungen an. Diese erzeugen Anwender über »Home | New Collection« oder indem sie die gewünschten Dateien in der Ansicht »All Files« markieren, auf die neue Schaltfläche »Batch Actions« klicken und »Edit Collection & Section« wählen. Im Dropdown-Menü entscheiden sie sich dann für »Add New Collection« . In den Sammlungseinstellungen definieren sie einen Titel, eine URL, eine Beschreibung und bestimmen, ob sie öffentlich zugänglich ist oder nicht. Private Kollektionen schützt Smartimage mit einem Passwort.

Optional setzen Benutzer ein Headerbild und ein Logo. In der Konfigurationsmaske legen sie auch fest, ob ein Download für andere möglich ist. Erst wenn der Schalter »Download Action« auf »Shown« steht, können andere rechts oben über »Download All« ein Zip-Archiv mit allen Dateien herunterladen. Der Admin kann zudem entscheiden, ob andere Nutzer die Dateien in sozialen Netzwerken teilen dürfen oder nicht. Mehr Struktur erhalten die Sammlungen über so genannte »Sections« . Smartimage bietet von Haus aus die Abteilungen »Logos« , »Documents« , »Guidelines« und »Videos« an, Nutzer können auch eigene einrichten.

Wie bereits erwähnt, übernimmt das DAM-System vorhandene Metadaten. Diese ergänzen oder korrigieren Anwender bequem in Smartimage. Dazu wählen sie eine oder mehrere Dateien per Klick auf das Häkchen in der linken oberen Ecke aus und klicken dann auf die neue Schaltfläche »Batch Actions« rechts oben (Abbildung 11). Im folgenden Dialog tragen sie eine Beschreibung ein, definieren eine Abteilung innerhalb der Sammlung, in der die Inhalte auftauchen, löschen vorhandene Tags oder fügen neue hinzu. Wer den Editor aus der Einzelbildansicht heraus öffnet, sieht zusätzlich die Information, bis zu welcher Größe sich die Datei für den Druck bei 300  dpi eignet.

Abbildung 11: Eine Stapelverarbeitung für mehrere Dateien blendet Smartimage ein, sobald Anwender mehr als ein File ausgewählt haben.

Auf Sparflamme

Sowohl in der Sammlungs- (»Home« ) als auch in der Gesamtansicht (»All Files« ) stehen Suchmasken und Filterfunktionen bereit (Abbildung 12). Findet das DAM-System keine Inhalte, die zu den gewünschten Kriterien passen, können Benutzer einzelne davon bequem per Mausklick entfernen. Eine Möglichkeit, hochgeladene Dateien im System mit einem Wasserzeichen zu schützen, fehlt ebenso wie eine Versionsverwaltung oder eine Anbindung an externe Bestell- oder Shopsysteme.

Abbildung 12: Smartimage filtert nach Sammlungen, Dateitypen und Schlagwörtern. Nutzer klappen dazu das Dropdown-Menü aus und wählen Kriterien per Mausklick aus.

Ähnlich eingeschränkt ist die Benutzerverwaltung. Smartimage kennt nur einen Accounttyp: den Administrator. Der Besitzer dieses Kontos lädt über »Manage | Admins« weitere Verwalter ein, die Dateien hinzufügen oder entfernen, Sammlungen anlegen, bearbeiten und löschen dürfen. Die eingeladenen Admins können allerdings keine weiteren Nutzer einladen oder ein Upgrade des Smartimage-Accounts durchführen.

Alle Zugänge haben ebenfalls Zugriff auf die sehr bescheidene Statistik unter »Analytics« . In einer Tabelle zeigt Smartimage an, wie oft die einzelnen Sammlungen besucht wurden, wie oft die Besucher die Teilen-Funktion (per Mail, als Iframe oder per Facebook) geklickt haben, wie oft es einen Download gab, wie viele Dateien und Videos enthalten sind.

Smartimage sieht nicht vor, einzelnen Benutzern Zugriff auf bestimmte Inhalte zu gewähren. Zwar ist es möglich, kleine Sammlungen zu erstellen, sie per Kennwort zu schützen und dieses nur an ausgesuchte Anwender weiterzugeben. Für die meisten dürfte dies jedoch zu viel Aufwand und Klickarbeit bedeuten.

Zusammenkunft

Im Open-Source-Lager gewinnt Resource Space vor Phraseanet. Ersteres lässt kaum eine Funktion vermissen und was das System von Haus aus nicht kann, ergänzen etliche Plugins. Die Funktionsvielfalt geht ein bisschen zu Lasten der Benutzerfreundlichkeit, es dauert eine Weile, bis sich Anwender im Webinterface zurechtfinden.

In puncto Usability schneidet Phraseanet allerdings deutlich schlechter ab. Die Oberfläche ist unübersichtlich und sperrig, und ein Klick auf ein Modul öffnet jeweils einen neuen Browser-Tab. Einigen Modulen fehlt sogar die Leiste mit den Links, über die Benutzer zu einer anderen Abteilung gelangen. Pluspunkte gibt es dennoch, denn Phraseanet überwacht als einziger Testkandidat Verzeichnisse auf neu hinzugekommene Files und importiert diese automatisch.

Bei den kommerziellen DAM-Systemen können die Tester keinen eindeutigen Sieger bestimmen. Während Razuna deutlich mehr kann als Smartimage und sogar Zip-Archive importiert, lässt hier die Metadatenverwaltung sehr zu wünschen übrig. Dafür ist die integrierte Suchfunktion besser gelungen. Smartimage konzentriert sich auf Bilder, und das macht es gut. Das Interface ist übersichtlich, die Lernkurve niedrig. Schade ist, dass die Benutzerverwaltung nur Administratoren kennt und dass die Sammlungen entweder öffentlich oder per Passwort geschützt sind – etwas Feintuning wäre an dieser Stelle schön.

Jede nur wenig technikbegeisterte Marketingabteilung dürfte beim Anblick der Innereien der Open-Source-Tools streiken. Für NGOs oder Firmen, bei denen es mehr auf den Preis als die Bequemlichkeit ankommt, sind die beiden OS-Lösungen – allen voran Resource Space – aber eine sehr gute Alternative zu den kommerziellen Anbietern.