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Seit einigen Jahren setzen die Stadt Köln und die Uni Duisburg-Essen konsequent auf Open Source, etwa beim Projektmanagement: Die Entwicklungskosten für die Integration von OpenProject mit Nextcloud als File-Sharing-Server teilte man sich und sparte so einen sechsstelligen Betrag an Steuergeldern.

Links und rechts des Flusses – das ist im Rheinland ja so eine Sache. Mit Düsseldorf teilt sich Köln eine oft beschriebene und besungene, aber nicht immer ernst gemeinte Rivalität. Mit der Universität Duisburg-Essen hat die Stadt jedoch eine Open-Source-Erfolgsgeschichte gemeinsam.

Weil sowohl die rheinische Metropole als auch die Hochschule Kunden von OpenProject waren (und sind) und beide bestimmte Funktionen benötigten, konnte man durch gemeinsame Entwicklung Steuergelder sparen. Im Resultat bekam man mehr, als man sich sonst hätte leisten können, und auch die Deutsche Bahn und das Bundesinnenministerium halfen mit. Mit öffentlichen Geldern wurde eine Integration zwischen OpenProject und Nextcloud entwickelt. Sie dient der Datei- und Dokumentenverwaltung in Projekten und kommt vielen weiteren Organisationen zugute.

Drei Phasen, drei Träger

Der Kontakt der späteren Partner entstand über OpenProject [1], wobei die erste Phase der Integration von der Universität Duisburg-Essen finanziert wurde. “Mit Köln waren wir bei vorherigen Entwicklungen schon eng im Austausch. Duisburg-Essen hat gezielt angeboten, bei der Integration finanziell zu unterstützen und die erste Entwicklungsphase zu finanzieren”, erklärt Niels Lindenthal (Abbildung 1), Geschäftsführer von OpenProject, dem Linux-Magazin.

Abbildung 1: Niels Lindenthal, der CEO von OpenProject, meint: “Open Source ermöglicht Synergien, die sonst nicht möglich wären. Behörden und Institutionen können so viel Geld sparen und bekommen gleichzeitig mehr Gegenwert.”

Die beiden folgenden Phasen wurden dann wieder von Köln finanziert. Mittlerweile ist auch das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) mit seinem Souveränen Arbeitsplatz beteiligt und will eine weitere Runde sponsern. Im August veröffentlicht OpenProject mit Version 13 die Komponenten, die für den Souveränen Arbeitsplatz entwickelt wurden.

Auch bei der Deutschen Bahn entstand ein OpenProject-Plugin mit Sharepoint-Anbindung, erläutert Paul Kammerer vom Operations Center HR IT, HC.S O-I. Dort entwickelte man 2020 eine Integration zwischen Sharepoint und OpenProject, um alle Geschäftsprozesse revisionssicher abzubilden, und löste damit eine umfangreiche Eigenentwicklung ab. “Um die Wartungskosten für das entwickelte OpenProject-Plugin langfristig einzusparen, werden wir auf die neu geschaffene Integrationsschicht aufsetzen und unsere Anpassungen sukzessive als Upstream-Contributions der Community bereitstellen.” Das sei für die Bahn durchaus kein Selbstzweck, stellt Kammerer klar: Man profitiere damit automatisch von allen weiteren Entwicklungen in diesem Bereich. Ein konkretes Beispiel dafür sei die Synchronisation von Berechtigungen.

Die Beteiligten sind überzeugt: Der Einsatz freier Projektmanagementsoftware in Köln und bei der Uni Duisburg-Essen ist ein Vorzeigeprojekt in Sachen “Public Money, Public Code” sowie ein wunderbares Beispiel für die Synergien, die öffentliche Träger nutzen könnten, würden sie konsequent auf Open-Source-Software setzen.

OpenProject in Köln

Die Stadt Köln nutzt OpenProject seit 2021. Damals gewann die Berliner GmbH eine Ausschreibung, mit der die Kommune eine Projektmanagementsoftware suchte. Quelloffen sollte sie sein und On-Premises installierbar, also auf den Servern der Stadt. Die Open-Source-Projektmanagementsoftware OpenProject passte gut zu den Anforderungen der Stadt: Sie ist unter der GPL3 lizenziert und verfügt über ein öffentliches Repository auf Github [2].

“Die Stadt Köln setzt konsequent auf den Einsatz von Open Source und offenen Standards für ihre Verwaltungsinfrastruktur”, erklärt Niels Lindenthal. “Köln nutzt unsere Software, um verschiedenste, teils sehr komplexe Projekte effizient und transparent zu steuern – nach den Vorgaben des Projektmanagementhandbuchs der Stadt Köln [3] mit seinen vielen verschiedenen Projektarten und Vorschriften.”

Ins gleiche Horn bläst Harald Herz vom Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln: “Datensouveränität ist für uns von entscheidender Bedeutung, um die Interessen der Bürger zu wahren, die nationale Sicherheit zu schützen, Innovationen zu fördern und Autonomie zu bewahren. Nur durch Sicherstellen der Datenhoheit können Organisationen den Schutz der Privatsphäre, die Integrität und den Schutz sensibler Informationen gewährleisten und so eine fundierte Entscheidungsfindung, eine effektive Verwaltung und die Bereitstellung effizienter, maßgeschneiderter Dienstleistungen für ihre Bürger ermöglichen. Daher bekennen wir uns konsequent zum Einsatz von quelloffener Software und offenen Standards!”

Abbildung 2: Harald Herz vom Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln bescheinigt Open-Source-Software zahlreiche Vorteile.

Auch Niels Lindenthal ist sich sicher: “Quelloffene Software gewinnt unserer Erfahrung nach immer weiter an Bedeutung für die öffentliche Hand.” Die Gründe dafür hält er für offensichtlich: “Es wird immer wichtiger, Datensouveränität zu gewährleisten, aber auch Transparenz, Interoperabilität und Anpassbarkeit bekommen ein immer stärkeres Gewicht.” Dabei gehen On-Premises und Open Source Hand in Hand. Außerdem wirken auch die politische Diskussion sowie Forderungen, FOSS bei der Beschaffung Vorrang einzuräumen. Mehr und mehr Behörden und öffentliche Institutionen achten darauf, Abhängigkeiten von Hyperscalern zu reduzieren. Dazu sagt Lindenthal: “Wir haben keinen Einblick, welche Projekte und Inhalte Köln mit unserem System steuert. Unseres Wissens nach handelt es sich um recht vielseitige und komplexe Großprojekte – Verwaltungsprojekte, IT-Einführungen, Bauvorhaben, was man halt als Großstadt so plant.”

FOSS-Synergien überzeugen

Die Stadt Köln und die Uni Duisburg-Essen konnten beide bereits zahlreiche Weiterentwicklungen finanzieren. In Köln betraf das beispielsweise Funktionen wie globale Rollen, Einstellungen zur Arbeitswoche und arbeitsfreien Tagen sowie die Berechnung der Dauer von Arbeitspaketen. OpenProject stellt dabei alle Open-Source-Entwicklungen konsequent als Upstream-Contributions der Community zur Verfügung. So können alle Kunden von Erweiterungen profitieren, die einer der Projektpartner finanziert hat. Das entspricht der viel beschriebenen Prämisse vieler Open-Source-Evangelisten, das Rad nicht neu zu erfinden.

Am Beispiel der Nextcloud-Integration in OpenProject (und umgekehrt) lässt sich gut ablesen, wie das funktionieren kann. Das Steuern komplexer Projekte erfordert stets auch das Verwalten von Dokumenten, sprich: Dateien. Auch in Köln musste daher eine Dokumentenverwaltung her. Man entschied sich für Nextcloud [4], weil die PHP-basierte Content-Collaboration-Plattform ebenfalls als freie Software zur Verfügung steht.

Geschichte der Integration

Eine erste Integration in OpenProject gab es von Nextcloud bereits im Mai 2021 [5]: Anwender konnten sich projektbezogene Arbeitspakete im Dashboard von Nextcloud anzeigen lassen, dazu gab es eine direkte Verlinkung über die Header-Navigation sowie die Integration von Arbeitspaketen aus OpenProject in die Suche (Abbildung 3). Später kamen Features hinzu, die das Verlinken von Arbeitspaketen in OpenProject aus einer Nextcloud-Datei heraus ermöglichten. Anwender können nun direkt erkennen, welche Projektaufgaben zu einer Datei gehören, und diese direkt aus Nextcloud heraus öffnen (Abbildung 4).

Abbildung 3: Die Integration von OpenProject als native App in Nextcloud.

Abbildung 4: Neu entwickelt: In OpenProject über Nextcloud-Dateien verlinkte Arbeitspakete.

Diese initiale Integration der beiden Open-Source-Projekte führte dazu, dass sich auch andere Kunden fanden, die bereit waren, bei der Weiterentwicklung der OpenProject-Nextcloud-Integration zu helfen. Dazu gehörte auch finanzielle Unterstützung, beispielsweise durch die Universität Duisburg-Essen, die an einer Erweiterung ihres lokalen Campus-Information-Managementsystems (CIM [6]) für den FutureWaterCampus [7] in Essen arbeitete. “Im CIM werden die Prozesse über Prozesslandkarten visualisiert und per Quality Score Card überwacht”, schreibt die Uni Duisburg-Essen. All das erfolgt auf Basis von quelloffener Software.

Im eigenen Rechenzentrum

Martin Piechullik, wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät für Ingenieurwissenschaften der Universität Duisburg-Essen (Abbildung 5) begründet das so: “Die Integration der Projektmanagementsoftware OpenProject und der Dateimanagementsoftware Nextcloud macht das Verknüpfen von Arbeitspaketen in Projekten mit den dazugehörigen Dokumenten sehr einfach. Das ermöglicht uns eine effiziente, zielgerichtete und sichere digitale Projektarbeit. Für uns ist es entscheidend, beide Systeme selbst zu hosten, wodurch wir die volle Datenkontrolle behalten.”

Abbildung 5: Für Martin Piechullik von der Universität Duisburg-Essen steht neben der Verknüpfung der Anwendungen auch der On-Premises-Betrieb der Plattformen im Vordergrund.

Angesichts der Tatsache, dass sowohl Köln als auch die Universität Anwender beider Softwarepakete sind, lagen die nächsten Schritte nahe: Man traf sich, sprach miteinander und überlegte, wie man gemeinsame Pläne schmieden konnte. Im August 2022 konnte OpenProject Vollzug melden [8]: Köln und die Uni hatten gemeinsam Weiterentwicklungen finanziert, die die Integration verbessern und stärker an die individuellen Bedürfnisse der Kunden anpassen.

Anwender können in OpenProject jetzt relevante Ordner und Dateien direkt im jeweiligen Arbeitspaket leichter finden und haben so stets die richtige Dokumentenversion zur Hand. Auch in Nextcloud lassen sich projektbezogene Aufgaben und die Übersicht der zugehörigen Arbeitspakete eines Projekts verknüpfen (Abbildung 6). Im Nextcloud-Dashboard kann man nun Aktualisierungen in Projekten direkt anklicken und die Suche umfasst auch die Arbeitspakete aus OpenProject.

Abbildung 6: Dateien und Ordner aus Nextcloud sind mit Projekten in OpenProject verknüpft.

Die finanzielle Unterstützung der Partner schob auch die nächste Entwicklungsstufe an: Seit März 2023 erlaubt es OpenProject 12.5, direkt aus einem Projekt heraus bestehende Dateien oder Ordner aus Nextcloud zu verknüpfen, ohne das Projekt zu verlassen. Neue Dateien lassen sich direkt aus einem Arbeitspaket ins Projekt hochladen (Abbildung 7), auch direkt beim Erstellen neuer Aufgaben.

Abbildung 7: Neu in Version 12.5 von OpenProject ist das Hochladen von Dateien beim Erstellen neuer Arbeitspakete.

Nächste Schritte

Die gemeinsame Arbeit von Stadt und Uni geht weiter: Mit OpenProject 13.0 sollen im September 2023 Funktionen Einzug halten, die Projektbeteiligte im Rahmen des Souveränen Arbeitsplatz des BMI und seiner Referenzimplementierung (in Zusammenarbeit mit Dataport [10]) angestoßen haben.

Dazu gehören beispielsweise Vorlagen für Gruppenordner. Sie helfen in Nextcloud als eine Art Template, dem Wildwuchs in Projekten vorzubeugen. Die Ordnervorlagen geben jedem neuen Projekt eine feste Ordnerstruktur und können einfach eingerichtet werden. Beim Kopieren einer Projektvorlage entsteht dann in Nextcloud eine neue Ordnerstruktur direkt mit den für OpenProject notwendigen Berechtigungen. OpenProject Version 13.1 soll es dann ermöglichen, automatisch Dokumentenvorlagen in Nextcloud aus Projektvorlagen von OpenProject zu erstellen.

Damit sind aber noch immer nicht alle Wünsche der Kunden erfüllt. Sie wollen mehr Controlling und Monitoring in OpenProject. Weiter stehen Key-Performance-Indikatoren (KPI) und mehr Informationen über den Projektfortschritt ganz oben auf der Wunschliste. So mancher Kunde wünscht sich laut Niels Lindenthal zudem (teil-)automatisierte Dashboards auf Basis der zugrunde liegenden Projektdaten.

Hunderttausende Euro gespart

Nach Angaben von Lindenthal haben sich die Projektbeteiligten durch die Kooperation Ausgaben im sechsstelligen Bereich gespart. “Köln hat zirka 200 000 Euro finanziert, Duisburg-Essen rund 30 000 Euro. Das BMI beteiligt sich mit einer ähnlichen sechsstelligen Summe an weiteren Entwicklungen.” Dabei sei die Zeit- und Kostenersparnis bei der Umsetzung der Projekte durch die neue Integration noch gar nicht eingerechnet. “Gesamtgesellschaftlich ist die Einsparung natürlich noch größer, da dies wiederum allen Organisationen öffentlich zugutekommt – dank Open Source auch weit über das Einer-für-Alle-Prinzip hinaus.” Auch OpenProject hat fleißig investiert, weil man sich viel von den Weiterentwicklungen verspricht: “Was wir hier gemacht haben, ist für uns produktstrategisch sehr wertvoll. Die Abstraktionsebene, die wir eingeführt haben, macht es uns beispielsweise jetzt leichter, Owncloud zu integrieren.”

Weg von Microsoft

Niels Lindenthal sieht in dem Projekt nur Gewinner – außer Microsoft. “Alle Beteiligten haben sehr nachhaltig agiert, indem sie sehr eng mit der Open-Source-Community zusammengearbeitet haben. Daneben legten sie auch Wert auf langfristige Wartung, Upstream und Contributions.” Das liege auch daran, dass es entgegen vieler Klischees gerade in der Verwaltung “sehr viele sehr engagierte Mitarbeiter gibt, die jeden Tag die Extrameile gehen.”

Die öffentliche Verwaltung arbeite stark daran, ihre Abhängigkeit von großen Anbietern wie Microsoft zu reduzieren, erklärt der OpenProject-CEO dem Linux-Magazin. Sie baue gerade überall Alternativen auf und stärke damit bereits heute die Verhandlungspositionen mit den proprietären Anbietern. “Jetzt müssen die Open-Source-Hersteller Alternativen anbieten. Die Politik muss die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, zum Beispiel beim Vergaberecht”, betont Lindenthal. (jcb/jlu)