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Groupware kann Arbeitsabläufe im Unternehmen straffen, doch die Funktionsvielfalt entsprechender Lösungen variiert stark. Die Bitparade wirft einen Blick auf drei populäre Pakete, die das Arbeiten im Team vereinfachen wollen.

Damit Groupware die Teamarbeit im Unternehmen erleichtert, muss sie die Vielfalt der Arbeitsabläufe und die gewachsenen Strukturen in Organisationen unterschiedlicher Größe antizipieren. Als flexible Lösung soll sie nicht nur veraltete Abläufe modernisieren, sondern zugleich Effizienz und Produktivität erhöhen. Welche Möglichkeiten abseits ausgetretener Pfade einige Groupware-Pakete dabei eröffnen, sieht sich die Bitparade anhand von EGroupware, Group Office und Kopano an.

Umsetzung

Wer eine Groupware-Lösung einführen möchte, sollte mehrere wichtige Kriterien beachten. Neben dem Umfang an vorhandenen Funktionen spielen auch der Datenschutz und die Anpassungsmöglichkeiten an neue Arbeitsweisen eine Rolle. Dem Datenschutz tragen Open-Source-Applikationen Rechnung, wenn sie auf einem On-Premise-Server laufen, sodass keine Daten bei Dritten landen.

Dabei gibt es zwei unterschiedliche Konzepte. Bei herkömmlichen Client-Server-Infrastrukturen liegen die Daten auf dem Server. Auf den Clients laufen passende Applikationen, die ein kollaboratives Bearbeiten der Daten über das MAPI-Protokoll erlauben.

Webbasierte Client-Server-Systeme kommen hingegen ohne Anwendungen auf den Clients aus. Hier liegen Daten und Apps auf dem Server, die Anwender greifen über einen lokalen Webbrowser darauf zu. Dieses Konzept bedeutet für Admins naturgemäß weniger Arbeitsaufwand, sie müssen keine Client-Applikationen installieren und pflegen.

Verteilten Arbeitsgruppen kann es zudem das Leben erleichtern, eine private Cloud-Lösung als Service zu nutzen. Bevor sie diesen Schritt tun, sollten sie allerdings die Sicherheitsaspekte berücksichtigen und zum Beispiel überlegen, ob sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benötigen.

Komplett fremdverwaltete Groupware-Lösungen in der Cloud bedeuten für den Admin in der Regel weniger Arbeit: Das oft zeitintensive Installieren und Konfigurieren der Groupware auf einem lokalen Server vor Ort mit den entsprechenden Zusatzdiensten entfällt. Solche SaaS-Lösungen bieten die Groupware-Anbieter meist auf Subskriptionsbasis an, wobei abhängig von Organisationsgröße, Funktions- und Support-Umfang unter Umständen erhebliche Kosten anfallen.

Daneben sollte eine Evaluation den modularen Aufbau einer Groupware-Lösung berücksichtigen: Üblicherweise umfasst diese nicht nur Kommunikationsmöglichkeiten und Office-Anwendungen, sondern lässt sich noch um branchenspezifische Module oder CRM-Anwendungen erweitern.

Weil sich die Arbeit im Home Office weiter verbreitet, kommen außerdem Videokonferenz-, Chat- und andere Funktionen der Echtzeitkommunikation dazu. Schließlich spielt auch die Plattformunabhängigkeit eine Rolle: Auf plattformübergreifend verfügbare Groupware-Systeme greifen Anwender über das Smartphone oder Tablet zu und halten so ihre Daten auch von unterwegs synchron.

EGroupware

Das in Kaiserslautern beheimatete Unternehmen EGroupware GmbH [1] bietet den Klassiker unter den drei Kandidaten an. Die gleichnamige Kollaborationsplattform gibt es bereits seit mehr als 15 Jahren.

Das seither kontinuierlich weiterentwickelte Paket steht unter der GPL und liegt in verschiedenen Geschmacksrichtungen vor: Neben einer kostenfreien Community-Version gibt es EGroupware auch als SaaS-Lösung mit verschiedenen Subskriptionsmodellen [2]. Lizenzen für die gehostete Lösung kosten um die 20 Euro im Monat, für Schulen und Vereine gibt es Sonderangebote.

Eine ebenfalls in mehreren Varianten erhältliche On-Premise-Lösung gestattet den Einsatz auch in firmeninternen Netzen auf dedizierten Servern. Hier gibt es ebenfalls mehrere Preismodelle, die monatlich mit zwischen 40 und 50 Euro für 10 Nutzer zu Buche schlagen. Wer mehr möchte, erhält auf Anfrage ein Angebot, daneben wartet aber auch eine kostenlose Community-Variante. Ihr fehlen allerdings einige Features und Support-Leistungen.

In den Grundversionen setzt sich das Paket aus mehreren Groupware-Applikationen zusammen, die sich um verschiedene Module ergänzen lassen. So bindet der Admin Collabora Office (Abbildung 1) als komplette Bürosuite für die Dokumentenverarbeitung ebenso ein wie beispielsweise Rocket.Chat [3], ein auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittenes Chat-System. Als externe Videokonferenz-Lösung integriert der Admin bei Bedarf das ebenfalls freie und bewährte Jitsi in EGroupware.

Als besonders innovative Erweiterung von EGroupware sticht die Fernzugriffssoftware Apache Guacamole [4] ins Auge. Mit ihr erhalten Anwender über ihren lokalen Webbrowser Zugriff auf einen entfernten Desktop-PC. Dabei führt der Nutzer im Webbrowser Applikationen auf dem entfernten Desktop aus und verwendet somit vom Home Office aus Programme im Firmen-Intranet, die er vor Ort nicht installiert hat.

EGroupware lässt sich zudem in den Univention Corporate Server [5] einbinden. Das klappt über das App-Center mit wenigen Mausklicks. In dieser Kombination verstärkt ein Unternehmen nicht nur das EDV-gestützte Teamwork: Indem er weitere Server-Anwendungen einbindet, erleichtert sich der Admin auch das Verwalten von Diensten.

Abbildung 1: EGroupware funktioniert dank Collabora Online auch als vollwertige Büroplattform.

Smart Working

Unter dem Schlagwort Smart Working fassen die Entwickler eine vertiefte Integration von Grundkomponenten von EGroupware mit externen Zusatzdiensten zusammen. Letztere bindet die Groupware in Form von Apps in die Anwendung ein.

Zentrales Element sind dabei einfach aufzubauende Videokonferenzen, über die Teilnehmer an mehreren Standorten miteinander reden. Dazu verwendet Egroupware, wie erwähnt, Jitsi Meet [6]. Darüber bauen die EGroupware-Nutzer denkbar einfach Videokonferenzen auf: Aus dem Adressbuch picken sie Teilnehmer heraus und stellen mit diesen ohne weitere Installations- oder Konfigurationsarbeit eine Ad-hoc-Videokonferenz auf die Beine.

Dabei hat der Admin die Wahl zwischen mehreren Jitsi-Server-Varianten: Er kann einen Jitsi-Server inhouse betreiben, ein in der Cloud über Docker gehostetes Jitsi-Backend verwenden oder einfach einen öffentlichen Jitsi-Server wie https://meet.jit.si einspannen. Den jeweiligen Teilnehmern signalisiert dann eine Push-Nachricht einen eingehenden Anruf, mit dessen Annahme die Videokonferenz startet.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, über den in EGroupware integrierten Terminkalender eine Videokonferenz anzusetzen. Über das E-Mail-Modul lädt EGroupware die Teilnehmer ein, die daraufhin einen entsprechenden Link erhalten. Auch in diesem Fall kommt Jitsi zum Einsatz, ohne dass zusätzliche Konfigurationsarbeit anfällt. Anwender, die Rocket.Chat als externe App in ihre EGroupware-Installation einbauen, starten zudem direkt aus dem Chat-Programm heraus eine Videokonferenz.

Eine weitere Besonderheit des Smart Working besteht darin, dass es externe webbasierte Dienste mithilfe der OpenID-Authentifizierung in EGroupware einbindet. So verwaltet ein Unternehmen mithilfe von OpenID Webseiten, um die sich eine Gruppe von Admins kümmert. Das klappt aus EGroupware heraus ganz ohne manuelle Eingriffe. Auch Docker-Umgebungen integriert ein Admin so in EGroupware. Einzige Voraussetzung: Die einzubindenden Dienste müssen ebenfalls OpenID verwenden.

Mit der analogen Technologie macht zudem das von der Apache Foundation entwickelte Guacamole die Desktops bestimmter Computersysteme an entfernten Orten in EGroupware zugänglich. Die Verbindung stellt Guacamole via RDP oder VNC her. Auf diese Weise greift der Anwender in heterogenen Umgebungen auch auf den Desktop eines entfernten Rechners zu, wenn darauf ein anderes Betriebssystem läuft. So verwendet er webbasierte Applikationen, die nicht lokal auf seinem System installiert sind. Dazu aktiviert EGroupware auch Authentifizierungsmechanismen, die einen abgesicherten Zugang gewährleisten.

E-Learning

In Kooperation mit der TU Kaiserslautern und der Universität Tübingen ist zudem das sogenannte Small-Part-Modul entstanden, das EGroupware für E-Learning erweitert. Die Software bietet eine interaktive Lernplattform an. Unternehmen und allgemeinbildende Schulen und Universitäten entwerfen und realisieren mithilfe von Small Part videozentrierte Kurse. Dabei laden sie Videos manuell in das System hoch (Abbildung 2). Für kommende Versionen soll eine URL genügen, um externe Inhalte zu integrieren, beispielsweise von Video-Plattformen wie Youtube oder Vimeo.

Abbildung 2: Über wenige Eingaben und Mausklicks mutiert EGroupware sogar zu einem kleinen E-Learning-System.

Dank des E-Learning-Moduls nehmen die Teilnehmer, ebenso wie die Kursleiter, in Echtzeit am Kurs teil. Dabei hilft eine Kommentarfunktion, über die der Kursleiter sofort auf die Kommentare und Fragen der Lernenden reagiert. Mit Small Part erlaubt EGroupware also ein nahezu verzögerungsfreies interaktives Lernen. Dabei greift die E-Learning-Plattform auf die Rechteverwaltung von EGroupware zu, sodass die Teilnehmer beim E-Learning über dieselben Rechte verfügen wie in der herkömmlichen Arbeitsoberfläche.

Die E-Learning-Schnittstelle ist für die Lernenden denkbar einfach aufgebaut: Sie teilt den Arbeitsbereich in zwei Areale auf, wobei links das Lernvideo erscheint und rechts der Kommentarbereich. Er umfasst den gesamten Kommunikationsstrang der Teilnehmer. Eigene Kommentare oder Fragen platziert der Nutzer unterhalb des Videofensters. Bereits während der Laufzeit des Videos hinterlassen die Kursteilnehmer bei Bedarf Fragen oder Kommentare. Dabei bestimmt der Kursleiter, ob in der Kommentarspalte die Fragen und Äußerungen aller Teilnehmer auftauchen oder jeder Teilnehmer nur seine eigenen Anmerkungen und die der Kursleiter dazu sieht.

Für Anmerkungen und Fragen fügt die Software unterhalb des Videos in einer horizontalen Zeitleiste farbige Markierungen an jenen Stellen ein, auf die sie sich beziehen. Indem sie die Farbstreifen manuell ändern, signalisieren Teilnehmer und Dozenten, ob sie auf einen Kommentar reagiert oder eine Frage beantwortet haben. Aus der Kommentarspalte im rechten Fenstersegment springen Nutzer und Kursleiter auf Wunsch direkt an die jeweilige Stelle im Video, auf die sich ein Kommentar oder eine Frage bezieht. Das stellt einen unmittelbaren Kontext her, was den Lernprozess deutlich effizienter gestaltet.

Innerhalb der Videos nehmen Kursteilnehmer und Dozenten auch Markierungen vor und stellen diese über die Zeitleiste schnell bereit. Damit machen sie beispielsweise auf wichtige Bereiche innerhalb der Videosequenz aufmerksam oder heben Details hervor.

Interoperabel

Während sich die einzelnen EGroupware-Module an gängigen Standards orientieren und daher auch Import- und Export-Funktionen mitbringen, strebt Small Part eine Interoperabilität nach der LTI-Spezifikation an. Sie will Lehrinhalte auch für fremde E-Learning-Plattformen wie etwa Moodle nutzbar machen. Konkret setzt Small Part auf die freie Open-LTI-Implementierung, die auf einer Webseite frei zugängliche Kursmaterialien listet.

Group Office

Das in PHP geschriebene Group Office [7] des niederländischen Unternehmens Intermesh ist eine webbasierte Groupware-Lösung, die sich bei identischem Funktionsumfang als Open-Source-Version betreiben oder als Professional-Variante lizenzieren lässt. Die Professional-Ausgabe für eine IP-Adresse oder URL schlägt mit 400 Euro im Jahr zu Buche, im Gegenzug gibt es kostenfreie Upgrades und technischen Support. Ab 10 Euro im Monat gibt es zudem die Möglichkeit, Group Office in einer Cloud-Version vom Anbieter zu beziehen.

Group Office verfügt, anders als der Name suggeriert, von Haus aus nicht über Komponenten herkömmlicher Bürosuiten wie eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation oder ein Präsentationsprogramm. Vielmehr fokussiert es auf Unternehmen und bietet daher neben den üblichen Applikationen einen Terminkalender sowie eine Adress- und ein Dateiverwaltung (Abbildung 3), einen E-Mail-Client, ein Notizbuch sowie unternehmensspezifische Anwendungen wie ein CRM- und ein DMS-System an.

Abbildung 3: Auch Dateien lassen sich über die Oberfläche von Group Office relativ übersichtlich verwalten.

Admins hosten Group Office wahlweise in der Cloud oder auf On-Premise-Servern. Das Paket besitzt zahlreiche Import- und Export-Filter für alle gängigen Applikationen der einzelnen Anwendungsbereiche und importiert daher beispielsweise Daten aus anderen Stand-alone-Programmen oder auch Groupware-Lösungen, um sie in der Suite nutzbar zu machen.

Der modulare Aufbau erlaubt daneben, Group Office im Unternehmen um Collaboras Office-Suite zu ergänzen, die herkömmliche Büroprogramme auf den Arbeitsplatzrechnern überflüssig macht. Bei Collabora Office handelt es sich um ein LibreOffice, das Funktionen zum kollaborativen Arbeiten mitbringt. Somit verrichten Anwender in Group Office unter einer einheitlichen Oberfläche auch alltägliche Büroarbeiten im Team. Systemvoraussetzung ist eine LAMP-Instanz, wobei als Webserver neben Apache alternativ auch Nginx zum Einsatz kommen darf.

Unternehmenseinsatz

Für den Einsatz in Unternehmen bringt Group Office in der Professional-Variante neben den üblichen Standardanwendungen sogar eine Helpdesk-Lösung mit integriertem Ticketsystem mit, was Support-Abteilungen erfreuen dürfte. Um herkömmliche unternehmensspezifische Zwecke abzudecken, integriert Group Office zusätzlich eine komplette Projektverwaltung, was auch ein Zeiterfassungsmodul einschließt. Damit verwalten Anwender nahtlos Projekte, angefangen beim Terminplaner bis zur Zeiterfassung. Selbst an eine Urlaubsplanung haben die Entwickler gedacht.

Der Nutzer findet dazu im Segment Projekte in tabellarischer Form und nach Kategorien unterteilt die benötigten Daten. Ein integrierter Dateimanager hilft ihm beim Navigieren. Ist das zusätzliche Rechnungsmodul installiert, kann der Benutzer in Group Office ein Projekt von den ersten Gesprächen über den kompletten Ablauf bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden und das Offene-Posten-Management verwalten (Abbildung 4). Das Projektmodul integriert auch den Helpdesk und die Zeiterfassung.

Abbildung 4: Das Fakturierungsmodul ersetzt in Group Office eine Software zur Rechnungslegung.

Kommunikativ

Die einzelnen Module von Group Office lesen Datenbestände aus zahlreichen Fremdanwendungen ein und konvertieren und exportieren diese auch in andere Formate. Das LibreOffice-Derivat Collabora Online [8] zeichnet für den Import und Export von Office-Formaten verantwortlich. Es bietet neben Filtern für die gängigen proprietären Microsoft-Formate auch solche für PDF und neuerdings sogar für das EPUB-Format.

Um Collabora Online in Group Office zu nutzen, muss der Admin einen entsprechenden Server konfigurieren. Das E-Mail-Modul spielt nicht nur den E-Mail-Client, sondern lässt sich bei Bedarf durch einen E-Mail-Server ergänzen. Dabei unterstützt Group Office Postfix [9] oder Dovecot [10] als MTAs. Allerdings steht diese Funktion derzeit nur unter Debian und Ubuntu zur Verfügung.

Für große Datenbestände integriert Group Office zusätzlich ein Dokumentenmodul mit Indexfunktion, das selbst komplexe Suchen in Datenbeständen und in Mailboxen vornimmt. Dieses Modul gibt es als Addon, sein Einsatz erfordert unter Debian und Ubuntu die Installation verschiedener Werkzeuge wie Imagemagick oder Tesseract. Sowohl das Rechnungs- als auch das Dokumentenmodul sind kostenpflichtig und stehen in der Community-Variante nicht bereit.

Im Team

Erst seit Version 6.4.145 kann der Admin zudem Rocket.Chat in die Group-Office-Instanz einbinden. Dabei integriert zum einen die Arbeitsoberfläche von Group Office Chat-Funktionen inklusive einzelner Gruppen im Chat, zum anderen halten die Anwender über Rocket.Chat bei Bedarf auch Videokonferenzen ab und tauschen Dateien aus.

Dazu stellt nicht Group Office selbst Rocket.Chat bereit, sondern bindet es vielmehr als Drittanwendung ein. Um das Paket in Group Office zu nutzen, muss der Admin also bereits auf einem Server eine funktionierende Rocket.Chat-Instanz im Einsatz haben.

Durch die Möglichkeiten, die sich aus der Integration von Chat-Funktionen und Videokonferenzen ergeben, eignet sich Group Office auch als Plattform für das Home Office. Das Synchronisierungsmodul integriert dabei zudem Smartphones und Tablets in das System; deren Möglichkeiten sind jedoch aufgrund der Beschränkungen der Bildschirme reduziert.

Kopano

Die vom deutsch-niederländischen Unternehmen Kopano [11] entwickelte gleichnamige Groupware war ursprünglich eine Abspaltung des Groupware-Servers Zarafa. Inzwischen hat sich Kopano von dem seit Mitte 2017 nicht mehr weiterentwickelten Vorbild emanzipiert, die Entwickler haben es um zahlreiche Funktionen erweitert.

Das Groupware-Paket fokussiert auf kleine und mittlere Unternehmen, wobei Kopano Wert darauf legt, dass seine Nutzer die Kontrolle über ihre Daten behalten. Daher gibt es die Software als On-Premise-Lösung. Zusätzliche Funktionalität erhält Kopano durch bereits am Markt etablierte, ausgereifte Drittanwendungen, zu denen unter anderem Nextcloud [12] oder Owncloud [13] zählen.

Sowohl die Groupware-Lösung selbst als auch die externen Applikationen sind Open-Source-Software und nutzen offene Standards. Der Core-Server der Groupware basiert auf Linux, die Webseite des Herstellers bietet ihn für zahlreiche Distributionen zum Herunterladen an. Für weniger versierte Admins gibt es auch vorkonfigurierte Appliances, die in allen gängigen virtuellen Umgebungen laufen.

Auf der Client-Seite zeigt sich Kopano ebenfalls äußerst flexibel: Die Software läuft im Webbrowser jeder beliebigen Arbeitsstation, daneben stehen zusätzlich eigene Desktop-Applikationen bereit. Sie integrieren sich in bestehende Systeme und nutzen dabei auch distributionseigene Applikationen wie den Dateimanager. Für mobile Endgeräte hält Z-Push die jeweiligen Daten permanent synchron. Entsprechende Dokumentationen, um die einzelnen Pakete zu konfigurieren, stellt der Hersteller auf seiner Webseite bereit.

Die Kopano-Macher vertreiben ihre Groupware-Lösung auch im Rahmen eines Subskriptionsmodells. Abhängig von der Anzahl der Nutzer und den benötigten Diensten gibt es mehrere Preismodelle [14], die von 15 Euro pro User im Jahr (Basic) bis zu 30 Euro pro User im Jahr (Pro) reichen. Für die Enterprise-Variante gibt es die Preise dann auf Anfrage. Daneben steht eine freie Community-Variante zum Download bereit, für die sogar eine separate Webseite [15] existiert.

Sicherheit

Kopano nutzt neben offenen Standards und der obligatorischen Transportverschlüsselung TLS noch verschiedene weitere Mechanismen, um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten. Es sichert den Inhalt von E-Mails mit S/MIME kryptografisch ab und ermöglicht so eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Kopano legt zugleich E-Mails, Anhänge und Kalendereinträge verschlüsselt ab und verhindert so, dass unbefugte Dritte sie zu Gesicht bekommen. E-Mails und Kalendereinträge aus dem Kalendermodul der Groupware speichert Kopano verschlüsselt in einer Datenbank, während es Anhänge auf dem eigenen Computersystem des Nutzers oder in der lokalen Cloud lagert. Der webbasierte Client arbeitet mit HTTPS, die Verbindungen zwischen den anderen Clients und dem Kopano-Core-Server sichert SSL ab.

Funktionen

Kopano ist modular aufgebaut und bringt das übliche Groupware-Funktionsspektrum mit: So finden sich im Lieferumfang der Basic-Variante bereits ein E-Mail-Client, eine Kontakt- und Kalenderverwaltung (Abbildung 5) sowie ein Modul zum Aufgaben-Management. Auch ein elektronisches Notizbuch ist an Bord.

Abbildung 5: Kopano beschränkt sich bei den Groupware-Funktionen auf das Wesentliche. Dazu gehört auch ein Kalender-Support.

Zugriff auf den Server und die Daten erlangen Nutzer über alle angebotenen Clients. Als Zusatzmodule, die der Hersteller gesondert in Rechnung stellt, dienen eine kollaborative Office-Suite, die auf LibreOffice Online basiert, ein Chat-Modul sowie ein Programm für Videokonferenzen.

Dabei bringt das Kopano Documents genannte Office-Modul mehr Möglichkeiten mit als die eigentliche Bürosuite: Es speichert vorhandene Daten verteilt in lokalen Cloud-Instanzen. Dafür arbeitet Kopano Documents mit Owncloud-, Nextcloud- und Seafile-Installationen zusammen.

Daneben lassen sich auch herkömmliche Dateiserver mit Documents verwenden: Die Software unterstützt gängige Netzwerkprotokolle wie NFS oder SMB in heterogenen Umgebungen. Der Nutzer behält somit stets die völlige Kontrolle über seine Daten, ohne Abstriche bei der Verfügbarkeit machen zu müssen.

Extrovertiert

Kopano nutzt für Videokonferenzen das eigenentwickelte Programm Kopano Meet, das webbasiert arbeitet und dank WebRTC-Support mit nahezu allen gängigen Browsern harmoniert. Meet etabliert dabei Peer-to-Peer-Verbindungen und verschlüsselt den Transport der gesamten Kommunikation. Gruppen-Meetings sind ebenso möglich wie das Teilen des Bildschirms zwischen den Teilnehmern einer Sitzung. Auch externe Nutzer integriert Kopano Meet bei Bedarf, wobei diese dann Einladungen per E-Mail oder SMS erhalten. Die Server laufen, sofern der Betreiber Meet als Stand-alone-Applikation einsetzt, auch auf On-Premise-Systemen oder in privaten Cloud-Umgebungen.

Teamgespräche innerhalb des Groupware-Stacks setzt Kopano im Apps-Bereich mithilfe der Slack-Alternative Mattermost [16] um. Dabei unterstützt es neben privaten und öffentlichen Kanäle auch Direktverbindungen zwischen einzelnen Teilnehmern. Mattermost bietet zudem eine Option, Dateien in den Chat einzubinden, womit das aufwendige Versenden von Daten per E-Mail entfällt. Durch den Einbau von Mattermost-Chaträumen in die Kopano-Apps lässt sich aus dem Chat heraus überdies eine nahtlose Video- und Audiokommunikation führen.

Mattermost läuft, ebenso wie Kopano Core, wahlweise auf dedizierten Servern im Unternehmen oder in einer eigenen, privaten Cloud-Instanz, sodass Anwender die Souveränität über ihre Daten und Kommunikation behalten. Nach der Integration von Mattermost erscheinen in den Kopano-Apps anwendungsspezifische Reiter, sodass Anwender jederzeit darauf Zugriff haben.

Fazit

Die üblichen Groupware-Anwendungen wie Kalender-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung sowie die Kommunikation per Mail und Chat beherrschen alle besprochenen Lösungen. Da sich auch die Oberflächen und Bedienkonzepte weitgehend ähneln, sind die Unterschiede im Detail zu suchen.

Group Office fokussiert eindeutig auf den gewerblichen Kunden, der nicht nur eine Lösung für die Kommunikation im Team sucht, sondern auch Geschäftsvorgänge in der Groupware verwalten möchte. Mit der integrierten Projektplanung, dem CRM-System und der Möglichkeit, das Rechnungswesen in der Groupware abzuwickeln, entfällt die Notwendigkeit zum Einsatz von Drittapplikationen.

Kopano präsentiert sich als solider Allrounder, der großen Wert auf die Datensouveränität seiner Anwender legt und daher On-Premise-Lösungen wie auch die private Cloud vorzugsweise unterstützt.

EGroupware zielt dagegen auf keine spezielle Kundengruppe, sondern bietet passende Werkzeuge für alle Anwendungsgruppen. Mit dem E-Learning-Modul setzt sich EGroupware von allen Mitbewerbern ab: Lehr- und Bildungsanstalten verwenden die Groupware aus der Pfalz dank dieses Moduls auch sinnvoll zur Wissensvermittlung. Zwar bietet die Small-Part-Lernplattform längst nicht alle Funktionen eines ausgewachsenen LMS, stellt aber für das temporäre Home Schooling durchaus eine Alternative zu professionellen Lösungen dar. Ein weiteres Highlight von EGroupware ist der Zugriff auf entfernte Computer mithilfe von Guacamole. Nutzer verwenden so Applikationen auf entfernten Rechnern, selbst wenn diese auf einem anderen Betriebssystem laufen.

Allen Lösungen ist jedoch gemeinsam, dass sie aufgrund der Funktionsvielfalt einen erheblichen Lernaufwand erfordern. Bereits die Installation und Konfiguration setzen meist profunde Vorkenntnisse voraus. Eine sorgfältige Einarbeitung für Admins und Anwender ist also unabdingbar. (kki)