© Maria Volosina, 123RF.com

Flexible Arbeitszeiten, Eigenverantwortung, Homeoffice – der größte Gegner vieler Anwender ist die Prokrastination. Eine einfache Technik namens Pomodoro will das Zeitmanagement verbessern und findet langsam den Weg in die agile Programmierung. Vier Tools helfen bei der Konzentration.

Ob im Büro, in der Uni-Bibliothek oder am Heimarbeitsplatz – viele Nutzer haben Schwierigkeiten, konzentriert am Stück zu arbeiten, und lassen sich gerne ablenken. Zudem überfordern komplexe Projekte zunächst viele. Vorhaben wie “Heute schreibe ich an meiner Abschlussarbeit” oder “Bis zum Abend debugge ich meinen Compiler” versickern wegen mangelnder Strukturen schnell in Prokrastination. Genau hier setzt die Pomodoro-Technik [1] an, die seit den 1980er Jahren beim Fokussieren hilft.

Zunächst überlegt sich der Anwender, was genau die Aufgabe ist, um sie dann in kleinere Häppchen aufzuteilen. Jeden Schritt soll er in maximal 25 Minuten abarbeiten können. Der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo, legt Wert darauf, dass keine besonderen Hilfsmittel dazu nötig sind. Er selbst verwendet neben Stift und Papier lediglich eine tomatenförmige Eieruhr, die der Technik den Namen gab (Pomodoro: Tomate).

Sobald der Timer startet, muss der Nutzer 25 Minuten lang jede Ablenkung ausblenden. Ist die Aufgabe erfüllt, darf er sie durchstreichen. An jede Pomodoro-Phase schließt sich eine kurze Pause von 5 Minuten an, in der Anwender ihre kreativen Energien aufladen sollen. Nach vier Pomodori, also alle zwei Stunden, gibt es eine Viertelstunde Pause.

So lernen Nutzer, sich gegen Störungen von außen zu verteidigen. Schweifen sie ab oder klingelt das Telefon, vermerken sie diese Unterbrechungen. Ein weiterer Lernerfolg ist, dass Anwender den tatsächlichen Zeitbedarf für eine Teilaufgabe immer besser einschätzen können. Jeder, der einem großen Arbeitsberg gegenübersteht, profitiert davon, erreichbare Zwischenziele zu beschreiben.

Diesen Ansatz verfolgen auch Scrum [2] und die agile Programmierung [3], so ist es kein Wunder, dass Pomodoro-Tools für den Desktop oder das Smartphone den einfachen Küchenwecker ablösen wollen, auch wenn das Ticken der Uhr laut Erfinder beim Konzentrieren hilft.

Zum Test melden sich Flowkeeper [4], Pomodorium [5], Teamviz [6] und Tomate [7] unter Debian 7.2, Ubuntu 13.04 und Linux Mint Olivia Cinnamon (alle 32 Bit). Die Pomodoro-Tools sollen zeigen, wie gut sie den Anwendern bei der Einteilung und Zeitmessung helfen, wie es mit der Optik und den Soundeffekten aussieht, ob sie Auswertungs- und Statistikfunktionen mitbringen und wie es mit der Synchronisation mit anderen Geräten und der Teamfähigkeit aussieht.

Flowkeeper

Der erste Kandidat ist in Java geschrieben, steht unter einer proprietären Lizenz, ist aber kostenlos: Flowkeeper [4] stammt aus der Feder des Entwicklers Constantine Kulak. Die Projektseite bietet einen Windows-Installer und eine Java-Archive-Datei (Linux und OS  X) zum Download an. Linux-Anwender starten das Programm über den Aufruf »java -jar flowkeeper.jar« . Über das Hauptfenster erreichen sie die Programmeinstellungen, aktuelle Arbeitspläne und eine Taskverwaltung. Während viele Pomodoro-Tools auf dem Markt lediglich eine Timerfunktion bieten, unterstützt Flowkeeper den Anwender auch beim ersten Schritt: der Aufgabenplanung.

Über »Create new« stellen Arbeitswillige zunächst den Plan für den aktuellen Tag auf. Danach definieren sie über »Add task« die einzelnen Aufgaben und wählen über ein Dropdownmenü die voraussichtliche Anzahl der benötigten Pomodori aus. In der Voreinstellung sind diese Abschnitte 25 und die Pausen 5 Minuten lang. Bis zu vier Phasen sind möglich. Fügt der Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt über das Hauptfenster ein weiteres Pomodoro hinzu, warnt Flowkeeper, dass mehr als vier pro Task nicht sinnvoll sind, ergänzt es aber dennoch.

Ein Klick auf das Weckersymbol startet den Timer (siehe Abbildung 1). Ein neues Fenster zeigt den Countdown an und bietet Buttons, die aktuelle Sessions unterbrechen (»Interruption« ) oder beenden (»Void it« ). Eine Pausenfunktion fehlt allerdings, sodass der Timer immer weiterläuft.

Abbildung 1: Der Flowkeeper-Countdown läuft – jetzt ist Arbeitszeit.

Der Knopf »Hide« verschiebt das Fenster ins Benachrichtigungsabteil; das Hauptfenster verschwindet automatisch, sobald die Uhr läuft. Das Tray-Icon erscheint mitunter recht pixelig oder einfach nur als schwarzes Kästchen ohne Funktion. Den Timer auf den Desktop zurückholen ist damit Glückssache.

Die Flowkeeper-Oberfläche wirkt aufgeräumt und gut strukturiert. Angelegte Tasks gelten allerdings nur für den jeweils aktuellen Tag; das Tool nimmt Unerledigtes nicht mit in den nächsten Tag. Auch die angebotene Statistik hilft nur dabei, die aktuelle Tagesleistung zu rekapitulieren. Erfassungen über einen längeren Zeitraum sind ebenso wenig möglich wie der Export. Die Länge der Pomodori, der Pausen und das generelle Verhalten beeinflussen Nutzer über die »Settings« . Eine Erinnerungsfunktion für längere Erholungsabschnitte ist nicht vorhanden.

Tomatensugo

Im Test gelang es nicht, Flowkeeper unter Linux einen Ton zu entlocken. In den Genuss des leicht blechernen Tickens kommen lediglich Windows- und OS-X-Anwender. Die recht einfach gehaltene Tagesauswertung speichert das Programm nicht, sodass jeder selbst per Copy & Paste seine Leistungen und Fortschritte nachtragen muss. Die Statistik erfasst, wie viele Pomodori der Anwender geplant und erledigt hat; auch ungeplante und nachträglich hinzugefügte Phasen tauchen hier auf (siehe Abbildung 2). Das Tool wertet zudem aus, wie viele Pomodori er abgebrochen hat und wie oft er sich ablenken ließ.

Abbildung 2: Flowkeeper zeichnet die Vorgänge des aktuellen Tages auf und zeigt in der Statistik auch an, wie viele Unterbrechungen der Nutzer erfasst hat.

Flowkeeper kann seine Daten nicht zwischen mehreren Arbeitsplätzen synchronisieren, es ist ebenfalls nicht möglich, im Team auf dieselbe Liste von Tasks zuzugreifen. Das Programm richtet sich damit an Einzelkämpfer, die zu Beginn des Arbeitstages Schlachtpläne entwerfen und diese Stück für Stück abarbeiten möchten. Die Weiterentwicklung scheint derzeit zu stagnieren. Der letzte Eintrag stammt vom Januar 2011 und Feature Requests in den Diskussionsforen verhallen ungehört.

Pomodorium

Der zweite Testkandidat ist ein echter Exot. Pomodorium [5] entstand, so die Aussage seines namenlosen Entwicklers, um ihm über seinen enormen Missbrauch von Massively Multiplayer Online Role-Playing Games (MMORPG) hinwegzuhelfen. Er bezeichnet seine Software als “Motivational Game” und verpackt sie in ein Rollenspiel. Benutzer erhalten Gold für fertiggestellte Aufgaben, das sie investieren können, um dem eigenen Pomodorium-Charakter Gegenstände oder Ausrüstung zu beschaffen. Erst wenn dieser kräftig genug ist, gibt es als Belohnung ein kleines Spiel – der Charakter zieht in die Schlacht.

Pomodorium steht ebenfalls unter einer proprietären Lizenz. Die ersten zehn Tage und fünf Level dürfen Anwender kostenfrei testen. Wer die Software danach weiterverwenden möchte, muss knapp 20 US-Dollar investieren. Pomodorium läuft unter Linux, Windows und OS  X und nutzt dazu Adobe Air [8].

Der Einsatz dieser plattformunabhängigen Laufzeitumgebung ist für Linuxer derzeit noch mit Air 2.6 möglich – mit dieser Version hat Adobe die Unterstützung aber eingestellt. Es ist daher nur eine Frage der Zeit, bis die alternde Software nicht mehr mit modernen Distributionen zusammenarbeitet.

Auf allen drei Testsystemen hakte die Installation, aber die Anleitung unter [9] löste das Problem. Ist Adobe Air eingespielt, laden Anwender von der Pomodorium-Website den Installer »Pomodorium.air« herunter und rufen ihn auf. Beim ersten Start öffnet sich ein winziges Fensterchen, das neben dem Timer eine Statistikübersicht bietet.

Der Anwender erfährt hier, wie viele Pomodori er ingesamt abgeschlossen hat und wie viele er durchschnittlich pro Tag fertigstellt. Außerdem steht hier die Summe der Goldstücke, der Gesundheitszustand des Charakters, die gesammelten Erfahrungspunkte, der aktuelle Spiel-Level und die Zahl der Städte, die der Charakter bisher von Monstern befreit hat.

Tomatenschlacht

Den Timer startet der Nutzer über »Go« . Ein Pomodoro ist 25 Minuten lang. Daran schließen sich 5 Minuten Pause an, das nachfolgende Pomodoro startet automatisch. Nach vier Phasen unterbricht das Tool die Serie und erlaubt eine richtige Pause. Einstellmöglichkeiten für die Intervalle oder andere Programmkomponenten sind nicht vorhanden, auch für die Planung und Selbstkontrolle greifen Anwender zu Zettel und Stift.

Die Optik ist genauso gewöhnungsbedürftig wie das Konzept (Abbildung 3). Das Look&Feel lässt sehr zu wünschen übrig, denn so wirklich grün sind sich Linux und Air-Programme nicht. Es ist unmöglich, die Schrift zu vergrößern oder einen besseren Kontrast einzustellen. Auf dem Debian-Testrechner waren alle Menüs zu sehen, unter Linux Mint versteckte sich das Menü »My Character« dagegen halb am oberen Rand.

Abbildung 3: Pomodorium punktet nicht gerade mit seinem Aussehen.

Jede neue Pomodoro-Einheit startet mit einer Fanfare und endet mit dem Geräusch klimpernder Münzen. In der Zeit dazwischen stört kein Ticken – wer diesen Sound als Motivationshilfe braucht, dürfte enttäuscht sein, denn Pomodorium bietet keine Gelegenheit, den Klang zu konfigurieren. Nutzer, die das Tool im Büro einsetzen möchten, schalten besser die Lautsprecher ab, vor allem wenn sie die Pausen für die eingebauten Spielelemente nutzen.

Da Pomodorium nicht erfasst, welcher Aufgabe sich der Benutzer gerade widmet, fehlen auch alle Statistiken, die über die einfache Information der durchschnittlich erledigten Pomodori pro Tag hinausgehen.

Jede fertiggestellte Einheit spült 25 Goldstücke in die Kasse. Arbeitet der Nutzer vier Phasen nacheinander (mit Pausen) ab, kommen 60 Taler dazu. Den virtuellen Reichtum gibt er über »My Character« aus, kauft Ausrüstung, Heiltränke oder Waffen (Abbildung 4). Dann geht’s weiter zur »Map« , um Städte zu besuchen und sie von Monstern zu befreien.

Abbildung 4: Das Rollenspiel, der eigene Charakter und die Schlacht gegen Monster stehen bei Pomodorium eindeutig im Vordergrund.

Im Laufe des Spiels werden die Monster immer widerstandsfähiger, und um die Reisen zwischen den Orten zu bezahlen, sind wieder Münzen fällig. Der Disziplin nicht besonders förderlich ist, dass sich im Menü »Help« ein Hintertürchen findet, über das Anwender echtes Geld gegen virtuelles Gold tauschen dürfen.

Synchronisation ist nicht vorgesehen. Benutzer mit mehr als einem Arbeitsplatz müssen jeden Charakter getrennt auf höhere Level befördern. Obwohl das Gesamtkonzept eigentlich danach schreit, gegeneinander zu spielen, ist Pomodorium nicht teamfähig.

Das Tool ist sicher nicht die erste Wahl, wenn es um professionellen Einsatz geht. Für Studenten oder Freiberufler mit Motivationsschwierigkeiten und einem Faible für Rollenspiele ist es aber ein kurzweiliges Hilfsmittel. Sind die Bugs oder die Kollegen einmal besonders anstrengend, ist es schon befreiend, in den Pausen ein paar Monster ins Jenseits zu befördern.

Teamviz

Dieses Programm motiviert und unterstützt Anwender nicht nur auf dem Desktop, sondern auch auf mobilen Geräten. Teamviz [6], ursprünglich als Pomodoro App bekannt, steht für Windows, OS X und Ubuntu auf der Homepage zur Verfügung. Links zu einer Android-App und der iPhone-Variante finden Nutzer ebenfalls im Downloadbereich.

Die Software setzt auf Qt, steht unter einer geschlossenen Lizenz und setzt auf ein Freemium-Modell. Der einfache Client ist kostenlos. Um die Daten zwischen stationären und mobilen Geräten synchron zu halten, zahlt ein Anwender rund 2 US-Dollar pro Jahr. Die Enterprise-Version (rund 50 US-Dollar jährlich) für die Arbeit im Team (bis zu zwölf Personen) ist derzeit noch nicht verfügbar und mit “Coming Soon” bezeichnet.

Die Tester schauten sich das aktuelle Teamviz 3.2 an. Die Linux-Version befand sich zu Redaktionsschluss noch im Betastadium. Der Hersteller bietet 32-Bit- und 64-Bit-Varianten für Ubuntu an. Diese liefen problemlos auch unter Linux Mint und Debian. Letzteres benötigt zusätzlich Curl, das Anwender gegebenenfalls nachrüsten. Nach dem Download und dem Entpacken des Archivs startet der Aufruf von »./TeamViz« das Programm. Benutzer erzeugen zunächst einen Account für die Teamviz-Server und melden sich dann an.

Genau wie Flowkeeper hilft Teamviz dabei, die Aufgaben zu planen. Anwender legen Listen für verschiedene Projekte an, weisen diesen einzelne Tasks zu, denen das Tool jeweils ein Pomodoro zuordnet. Mehrere Phasen sind nur bei den mobilen Apps möglich. Dafür dürfen Benutzer eine Aufgabe bei der Desktopvariante mehrmals aufrufen, sollte ein Pomodoro nicht ausreichen. Mit den Listen planen sie weit über den aktuellen Tag hinaus. Fährt der Nutzer mit der Maus über eine Aufgabe in der aktuellen Liste, erscheint dort ein kleines Timersymbol. Ein Klick darauf ordnet es der To-do-Liste »Today’s Tasks« hinzu. Bleibt ein Punkt der Aufstellung unbearbeitet, übernimmt Teamviz ihn ohne weitere Nachfrage für den nächsten Tag.

Um ein Pomodoro zu starten, bewegen Anwender die Maus über die Aufgaben der Tagesliste und klicken dort auf das Icon mit der Tomate. Das Timerfenster öffnet sich und mit »Start« beginnt die Uhr zu laufen. Das Hauptfenster zieht sich in den Hintergrund zurück, lediglich ein kleiner Zeitgeber verbleibt am oberen Bildschirmrand.

Um den Arbeitsfluss zu unterbrechen, klicken Nutzer auf das traurige Gesicht im kleinen Fenster. Im Test reagierte das Programm zäh; besser gelingt es, wenn sie das Hauptfenster nach vorne holen und den Grund für die Auszeit ins Eingabefeld tippen (Abbildung 5). Die Funktion eignet sich gut dazu, spontane Ideen oder vergessene Aufgaben zu notieren, denn die Einträge erscheinen automatisch in der Liste »Unplanned Tasks« .

Abbildung 5: Wer die Arbeit unterbrechen möchte, der gibt am besten direkt den Grund dafür an. Einträge erscheinen automatisch in der Liste »Unplanned Tasks«.

Tomaten auf den Ohren

An eine erledigte Aufgabe schließt sich eine Pause an. Die Länge der Auszeiten und der Pomodori können Nutzer anpassen. Letztere sind mindestens 10 und maximal 90 Minuten lang. Auch die Pausendauer ist variabel. Nicht beeinflussbar ist die Abfolge kleiner und großer Unterbrechungen. Teamviz startet nach jedem Pomodoro einen kleinen Timeout, nach jeder vierten Arbeitsphase ist automatisch eine lange Pause fällig.

Das klassische Weckerticken deaktivieren Nutzer über die Programmeinstellungen, allerdings gibt Teamviz nach wie vor bei jedem Start einer Pomodoro-Einheit ein kurzes Geräusch von sich. Während der Pausen schweigt das Tool, am Ende einer Phase schrillt ein Alarm.

Als einziger Kandidat im Test bereitet Teamviz die Statistik über erledigte oder abgebrochene Pomodori grafisch auf. So sehen Nutzer auf einen Blick, wann sie in einem bestimmten Zeitraum besonders produktiv waren (siehe Abbildung 6). Aus einer Tabelle entnehmen sie, wie viele Pomodori für eine Aufgabe nötig waren und wann sie laufende Phasen unterbrochen haben.

Abbildung 6: Teamviz punktet bei der grafisch ansprechenden und informativen Statistik. Lediglich unter Linux verweigert das Tool derzeit den Export der Daten; auf den anderen Plattformen klappt das schon.

Ein Klick auf »Export« sollte die Daten theoretisch in einer CSV-Datei abspeichern. Die Linux-Version des Programms zeigte sich allerdings sperrig und stürzte auf allen Testrechnern reproduzierbar ab. Hier zeigt sich, warum das Programm für diese Plattform noch das “Beta” im Namen trägt.

Dafür klappte der Abgleich mit anderen Geräten im Test reibungslos. Die Synchronisations-Funktion ist in der Gratisvariante nur im ersten Monat kostenlos, danach bittet der Hersteller zur Kasse. Für den Abgleich nutzt das Programm die Teamviz-Server. Einen eigenen Server über Webdav oder Ähnliches einzurichten sieht die Software nicht vor.

Tomate

Das von Elio Esteves Duarte entwickelte Python-Programm Tomate [7] steht unter der GPLv3. Im Test gelang die Installation der neuesten Version 0.2.1 weder unter Debian noch unter Linux Mint. In beiden Fällen mochte das Tool nicht mit dem aktuellen Paket »python-distutils-extra« zusammenarbeiten. Ubuntu-Anwender spielen das Pomodoro-Werkzeug über das Launchpad-PPA ein:

sudo add-apt-repository ppa:stvs/tomate
sudo apt-get update && sudo apt-get install-y tomate

Das Hauptfenster zeigt einen großen Timer und darunter die Anzahl der erfolgreich beendeten Pomodori. Über die Buttons wählt der Nutzer aus, ob er einen Pomodoro, eine kurze oder eine lange Pause starten möchte. Die Länge der Abschnitte definiert er in den Einstellungen. Tomate gestattet flexible Werte in Minutenschritten zwischen 1 und 93 Minuten. Der große grüne Pfeil startet die Zeitmessung, der blaue kreisförmige Pfeil setzt den Zähler auf Null zurück.

Tomate nistet sich oben rechts im Unity-Panel und links im Dash ein und motiviert den Anwender nach dem Start mit einem Benachrichtigungsfenster (siehe Abbildung 7). Das Panel- und das Dash-Symbol geben auf Wunsch Auskunft darüber, wie viel Zeit im aktuellen Pomodoro verstrichen ist. Die Anzeige für die beiden Icons aktivieren Nutzer in den Programmeinstellungen (Abbildung 8).

Abbildung 7: Tomate integriert sich gut in den Unity-Desktop.

Abbildung 8: Tomate beschränkt sich auf das Wesentliche.

Mehr ist nicht drin: Die Tomate-Anwender dürfen keine Pläne, Aufgaben oder To-do-Listen definieren, auch statistische Auswertungen unterbleiben. Die Synchronisation mit anderen Geräten oder ein Teammodus fehlen ebenfalls. Dieses Pomodoro-Tool tickt nicht mal – auch in der Konfiguration findet sich dafür kein Schalter. Das Ende einer Arbeitsphase kündigt ein kurzer Piepton an. Damit eignet sich Tomate für Benutzer, die einfach einen Timer benötigen und die verstrichene Zeit im Blick behalten möchten.

Basta, Pomodoro!

Die vier Testkandidaten hinterlassen einen gemischten Salat. Tomate ist nur ein schlichter Zeitnehmer für den Ubuntu-Desktop. Benutzer anderer Distributionen schauen in die Röhre, ersetzen das Tool aber flugs durch eine andere Uhr oder einen Küchentimer – mehr bietet Tomate selbst auch nicht.

Flowkeeper ist ein handliches Werkzeug, mit dem Anwender zu Beginn eines Tages einen Schlachtplan entwerfen und ihn nacheinander abarbeiten. Sobald weitere Mitarbeiter oder mehrere Arbeitsplätze ins Spiel kommen, stößt das Tool an seine Grenzen. Zudem scheint die Weiterentwicklung zu stagnieren; ob Flowkeeper künftig neue Features und Updates erhält, steht in den Sternen.

Pomodorium richtet sich in erster Linie an Spielkinder mit großem inneren Schweinehund. Rollenspieler kommen auf ihre Kosten, das Tool funktioniert, eignet sich aber nicht für den Einsatz im Großraumbüro oder im Team. Wegen seines Adobe-Air-Unterbaus ist es für Linux-Nutzer nicht zukunftsfähig.

Somit küren die Tester Teamviz als Sieger. Das Aussehen und die Anordnung des Hauptfensters gefällt und die Anordnung in Listen sorgt für Übersicht. Die mobile Version ist nicht ganz so gut gelungen, denn die App kommt selbst auf größeren Displays nicht an die Aufgeräumtheit der Desktopversion heran. Die Grundfunktionen stehen in der kostenlosen Variante zur Verfügung, wer Daten zwischen mehreren Geräten synchronisieren möchte, der greift zur Bezahlversion. Obwohl der Linux-Client noch im Betastadium ist, zeigte er sich im Test bis auf die Abstürze beim Export stabil.

Eine echte Zeiterfassung bietet keiner der Testkandidaten. Die Werkzeuge sind wie die Pomodoro-Technik selbst lediglich Hilfsmittel, um effektiver und fokussierter zu arbeiten. Anwender, die ihre Leistung aufzeichnen und mit Nachweisen in Rechnung stellen möchten, greifen daher am besten zu einem professionellen Zeiterfassungstool [10].