Abbildung 1: Massenhaft E-Mail-Adressen übernehmen macht Mailman mit links, auch via Cronjob oder Skript. Dafür scheitert er an personalisierten Mails oder modernem Tracking der Leser.

Funktionierendes E-Mail-Marketing ist nicht auf proprietäre Software beschränkt. Eine Vielzahl von Open-Source-Produkten nimmt es beim Versand professionell anmutender Nachrichten durchaus mit kommerziellen Varianten auf. Dieser Artikel vergleicht fünf freie Mailer für Unternehmen.

“Wer nicht wirbt stirbt.” Diese alte Weisheit haben gute Geschäftsleute stets im Hinterkopf. Wer die technischen Möglichkeiten des Internets für seine Zwecke nutzt, schafft sich neue Wege, die Kunden zu binden und spart eine Menge Geld. Freie Software wie Mailman, Majordomo, Open EMM, Sympa oder Tellmatic hilft dabei mit schnellem Setup und umfangreichen Möglichkeiten. Meist dauert es nur wenige Minuten, bis der erste Newsletter rausgeht. Doch nur allzu leicht landet die Mail im Spamfilter des Kunden oder verstößt sogar gegen geltendes Recht. Dieser Artikel hilft, die Mailschleudern einzuordnen und zeigt, wer sich für den Einsatz im Unternehmen besonders eignet.

Professionelles E-Mail-Marketing ist mehr als der massenhafte Versand einer E-Mail an den eigenen Kundenverteiler. So sind personalisierte E-Mails das mindeste an Höflichkeit, das ein Kunde erwarten kann. Dem Versender seinerseits gibt die Auswertung, ob und wie der Kunde die E-Mail gelesen hat, wichtige Rückmeldung über dessen Interessen. Auch das hilft, die Qualität zu steigern – schließlich soll das Mailing ja nicht als plumpe Werbe-Massenmail rüberkommen, sondern die Probleme und Bedürfnisse der Angesprochenen treffen. Deshalb sollte jeder Admin und IT-Leiter noch vor der ersten E-Mail-Kampagne ein paar Grundsätzliche der Zielrichtung und Art des Marketings bedenken. Der Kasten “Legales E-Mail-Marketing” schafft einen ersten Überblick.

Majordomo

Der in Perl geschriebene Majordomo [1] beschränkt sich aufs Wesentliche: Eingehende E-Mails verteilt er brav an konfigurierte Adressen. Er generiert simple Aliases-Listen für Mailserver wie Postfix. Das Ein- und Austragen der User erfolgt durch E-Mails mit passenden Steuerkommandos im Body, zum Beispiel »approve Listenpassword [un]subscribe ListeE-Mail-Adresse« , eine Übersicht der eingetragenen Adressen liefert »approve Listenpassword who Liste« .

Weil aber solche E-Mail-Kommandos erfahrungsgemäß viele nicht-technische Anwender überfordern, braucht es ein GUI für die Bedienung per Mausklick. Zwar bringt Majordomo selbst keine Weboberfläche mit, über das Tool Majorcool [2] lässt sich die jedoch unproblematisch anbauen. Majordomo und Majorcool treten heute fast immer im Doppelpack auf, auch in vielen Confixx-Installationen bei großen Hostern.

Leider haben die Entwickler den Majordomo-Code seit über 10 Jahren nicht mehr wirklich verbessert ([3], [4]) ,auch der Rewrite Majordomo 2 hat seinen Alpha-Status nie verlassen [5]. In Sachen Usability und Technik ist Majordomo daher hoffnungslos veraltet. Selbst grundlegende Funktionen wie ein Bounce-Management zum Austragen unzustellbarer Empfänger fehlt – von vielen anderen wünschenswerten Features ganz zu schweigen. Auch wenn sich Empfängerlisten dank einfacher Ascii-Textdateien leicht generieren, im- und exportieren sowie verwalten lassen: Majordomo ist nur noch etwas für traditionsbewusste Liebhaber mit besonderem Geschmack.

Mailman

Fast alle Majordomo-Admins haben darum schon vor vielen Jahren zum in Python geschriebenen Mailman [6] gewechselt – dem derzeit wohl populärsten Mailinglisten-Manager. Ein nicht besonders modernes aber funktionales Web-GUI dient als Kommunikationsweg zwischen Administrator und Anwendern. Steuerkommandos per E-Mail sind zwar ebenso möglich, aber nicht notwendig. Anders als Majordomo läuft Mailman als Daemon im Hintergrund. Mehrere Module verwalten eigene Spooling-Queues für eingehende E-Mails, verarbeiten Kommandos oder versenden die gewünschten Rundmails. Ein solides Bounce-Management trackt unzustellbare Adressen und deaktiviert sie auf Wunsch automatisch.

Anders als Majordomo verwaltet Mailman die Mitglieder seiner Listen nicht in frei editierbaren Dateien, sondern in kleinen Datenbanken (so genannten “Pickles”). Das ist kein Nachteil: Neben einem Web-GUI, das auch einen Masseneintrag ermöglicht (Abbildung 1), bieten sich mitgelieferte Tools wie »list_members« , »add_members« oder »remove_members« an, um Empfängerlisten per Skript zu verwalten. Via Cronjob lassen sich so die Empfänger aus anderen Kunden- oder CRM-Systemen extrahieren und in Mailman übertragen.

Abbildung 1: Massenhaft E-Mail-Adressen übernehmen macht Mailman mit links, auch via Cronjob oder Skript. Dafür scheitert er an personalisierten Mails oder modernem Tracking der Leser.

Als praktisch erweist sich dabei auch das Kommando »sync_members« , das eine Mailingliste mit einer übergebenen Empfängerliste abgleicht und damit den Soll- und Ist-Zustand eines Verteilers überprüft. Neue User trägt es automatisch ein, überzählige oder unerwünschte löscht es.

Mailinglisten beherrscht Mailman perfekt, doch für modernes E-Mail-Marketing ist der Postbote nicht ausgestattet. Schnell stößt er an seine Grenzen, personalisierte E-Mails mit individueller Anrede sind ohne Addons nicht möglich. Und Features wie HTML-Mails oder Tracking, welche Empfänger eine E-Mail gelesen haben, beherrscht Mailman nicht.

Das Selbstverständnis des Postboten sieht die Software denn auch als Mailinglistensystem, nicht als Marketingmaschine. Es ist perfekt geeignet, um technik-affine User untereinander zu vernetzen, indem es beispielsweise Kunden, Anwender oder Entwickler einer Software auf dem Laufenden hält.

Seit längerer Zeit arbeiten die Entwickler mit Hochdruck an Version 3, die einen deutlichen Bruch darstellen wird. Dann soll Mailman auch die Features der Konkurrenz erhalten. Mindestens bis dahin haben die anderen, allen voran Sympa und Open EMM, die Nase vorn.

Sympa

Nicht nur Mailman, auch Sympa ([7], [8], [9]) erfreut sich großer Beliebtheit unter den Mailinglisten-Managern – kein Wunder bei dem positiven Namen. Aber Sympa punktet auch mit Features wie der Multi-Domain-Fähigkeit. Damit ist es möglich, gleiche Listennamen unter mehreren Domains auf einem Server existieren zu lassen, vor allem für ISPs eine zwingende Notwendigkeit. Auch S/MIME-Verschlüsselung, RSS-Feeds von Mailinglisten und eine gelungene Archiv-Verwaltung hat Sympa eingebaut.

Die Software ist in Perl geschrieben und benötigt einen Webserver mit CGI-Unterstützung. Fürs Speichern der Userdaten und Abonnements stehen dem Admin verschiedene Datenbanken zur Auswahl, darunter MySQL, SQLite und PostgreSQL. Um die Teilnehmer einer Mailingliste automatisch zu verwalten, muss er aber nicht direkt auf die Datenbanken zugreifen. Neben den umfangreichen Möglichkeiten des Web-GUI (Abbildung 2) existiert eine Soap-Schnittstelle, über die Admins bequem per XML alle Mailinglisten und Abonnenten verwalten. Die Anbindung an das CRM eines Unternehmens ist da schnell programmiert.

Abbildung 2: Ein umfangreiches Webinterface gehört bei Sympa schon zum Lieferumfang. Für den Import der Adressen steht sogar eine Soap-XML-Schnittstelle bereit.

Wer lediglich einfache Info- oder Security-Newsletter eines Unternehmens abbilden will, die keine fortgeschritteneren Features eines professionellen E-Mail-Marketings erfordern, ist mit Sympa gut bedient. Auch die Techniker freuen sich, denn bei Mailinglisten-Systemen wie Sympa, Mailman, Ezmlm [10] oder Mlmmj [11] besitzen die einzelnen Verteiler eigene E-Mailadressen. Die Mailer erhalten ihren Input als E-Mail, die sie dann weiterverteilen. Einmal eingerichtet, binden sich beide Systeme unkompliziert in den normalen E-Mail-Verkehr ein und übernehmen “lediglich” die Verteilung der E-Mails.

Open EMM

Komplexere E-Mail-Marketing-Tools wie Open EMM ([12], [13]) setzen zum Erzeugen der zu versendenden E-Mail hingegen auf ein Web-GUI (Abbildung 3). Das bildet das unternehmenseigene Corporate Design mit umfangreichen Möglichkeiten in der Marketing-E-Mail nach, in der Regel über vorher eingerichtete HTML-Templates. Die befüllt Open EMM nur noch mit den jeweiligen Inhalten und ersetzt Platzhalter in personalisierten E-Mails. Für Mailinglisten sind solche Systeme damit aber gänzlich ungeeignet, weil nur eine zentrale Anlaufstelle die Liste bedient.

Abbildung 3: Vollständig und umfangreich ist Open EMM. Auch wenn der Datenimport nur über CSV-Dateien möglich ist, lässt das Tool nur wenige Wünsche des professionellen E-Mail-Marketings offen.

Dafür steuert Open EMM eine Marketing-Kampagne als Ganzes: Aus hinterlegten Mailadressen lassen sich über Abfragen im GUI beliebige Selektionen zusammenstellen. Individuell angepasste Inhalte oder verschiedene Sprachversionen eines Newsletters sind damit kein Problem.

Anders als bei Mailinglisten steht die Messung des eigenen Kommunikationserfolges im Vordergrund. Open EMM ermöglicht es, mit zahlreichen Tricks genau zu tracken, wie viele und vor allem welche Empfänger die jeweilige E-Mail tatsächlich lesen. Als sehr nützlich erweisen sich auch die vorbereiteten Kampagnen, die Open EMM zeitgesteuert abspult.

Leider gestaltet sich eine automatisierte Anbindung an die eigene Kundenverwaltung vergleichsweise schwierig, weil die Software neue Empfänger nur in Form der direkten Eingabe im Web-GUI oder durch den Upload einer CSV-Datei akzeptiert. In der Praxis erweist sich das aber nicht wirklich als Problem, weil der Admin die genaue Definition der kommaseparierten Datei konfigurieren kann. Jeder spätere Upload von Kundendaten ist dann mit wenigen Klicks erledigt und wird Bestandteil des Workflows. Open EMM genügt den hohen Anforderungen an modernes E-Mail-Marketing und stellt fast jede Marketingabteilung zufrieden. Ein Artikel im Linux-Magazin zeigt Details [13], die Online-Dokumentation mit Schulungs-Videos erleichtert den Einstieg.

Tellmatic

Auch das recht junge Tellmatic [14] tritt mit dem Anspruch an, ein modernes Marketinginstrument zu offerieren. Dank PHP und MySQL ist die Installation schnell erledigt. Das GUI bietet – ganz ähnlich wie Open EMM – die Möglichkeit, Empfänger zu beliebigen Gruppen zusammenzustellen und HTML-Templates für den Versand der E-Mails zu generieren. Ein kleiner Filemanager zum Verwalten der genutzten Attachments rundet das GUI ab.

Aber trotz der gefälligen Hilfestellung in Form eines Marienkäfers mit Sprechblase wirken die Webseiten unaufgeräumt und unübersichtlich (Abbildung  4). Was für Bastler vielleicht noch ausreichen mag, ist für die Marketing-Abteilung eines Unternehmens nicht nutzbar. Dazu verunstalten zahlreiche HTML-Darstellungsprobleme die Weboberfläche. Hier haben sich offenbar die Features schneller entwickelt als das GUI. Wer die Software testet, merkt ihr die frühe Version 1.0.8 noch viel zu deutlich an, als dass sie ernsthaft als Alternative zu Open EMM in Betracht kommen könnte.

Abbildung 4: Tellmatic bringt zwar viele Funktionen, aber leider auch jede Menge HTML-Darstellungsfehler.

Positiv formuliert lässt sich sagen, dass Tellmatic die Zeit für sich nutzen sollte. Mit einiger Entwicklungsarbeit und besserer Usability der GUI hat die Software durchaus das Potenzial zum guten Allrounder, auch wenn bis dahin noch ein wenig Zeit vergehen wird.

Viel Auswahl

Wer sein E-Mail-Marketing mit Open Source ausbauen will, findet für jede Ausrichtung professionelle Tools, die den Vergleich mit kommerziellen Lösungen definitiv nicht scheuen müssen. Ob beim Datenimport Klartextdateien, CSV oder ein XML-API die ideale Lösung sind, bestimmt nicht selten auch die Quelle der Addressdaten und die Frage, ob die alte Software, zum Beispiel ein CRM, weiter Verwendung finden soll.

Bei aller Euphorie darf der Admin jedoch auch die RFC-konforme Konfiguration der ausgehenden Mailrelays nicht vergessen. Die ist nämlich entscheidend dafür, dass die versandten E-Mails beim Kunden nicht von vorneherein im Spamfilter hängen bleiben. Wer diese Arbeit scheut, verlässt sich besser auf das Mailrelay seines Hosters.(mfe)