Praxis-Report: Betriebswirtschaftliche Software im Eigenbau

Finanzbuchhaltung ist nur die halbe Miete für Microsoft-freie Unternehmenssoftware. Wie sich betriebswirtschaftliche Programme nur mit Unix-Mitteln und vielen guten Ideen entwickeln und dann noch an die Fibu anbinden lassen, das zeigt der Fall Genua.

Unix only – so heißt das Konzept der IT-Sicherheitsfirma Genua[1] aus Heimstetten bei München. 1992 von Dr. Magnus Harlander gegründet, ist sie auf 50 Mitarbeiter angewachsen und bietet seit 2001 als bisher einziger Hersteller eine Firewall an, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach den strengen Kriterien von “ITSEC E3 hoch” zertifiziert wurde. Sicherheitsparadigmen spielen auch firmenintern eine große Rolle.

Abbildung 1: Magnus Harlander, Geschäftsführer der Genua mbH, hat die betriebswirtschaftliche Software seiner Firma jahrelang selbst entwickelt.

Es lag auf der Hand, die IT-Struktur der Firma möglichst komplett auf Unix/Linux auszurichten. Denn von Anbeginn waren Harlander und seinen Mitstreitern die 1992 für die Buchhaltung notgedrungen installierten DOS-Rechner mit KHK-Buchhaltungssoftware ein Dorn im Auge. Trotzdem taten sie bis zum Ende des Jahres 2000 ihren Dienst. Never change a running system – das ist mitunter ein Gebot der Vernunft. Die Firma war klein gestartet und organisch gewachsen, außerdem spielten am Anfang die Ausgaben für ein Buchhaltungsprogramm durchaus eine Rolle. Während der ersten acht Jahre erfüllte es schließlich seinen Zweck. Jahr-2000-fähig war das alte Programm allerdings nicht: Zeit für einen Wechsel.

Ablösung oder Integration

Abbildung 2: Dokumente erstellen auch ohne Latex-Kenntnisse. Das System holt Produktinformationen aus der Datenbank und berechnet Summen oder Rabatte.

Nur gab es an das neue System zusätzliche Anforderungen, die sich daraus ergaben, womit Magnus Harlander in den ersten sechs Jahren nach Firmengründung etwa zehn bis 20 Prozent seiner Arbeitszeit verbrachte. Nach und nach entwickelte er nämlich eine komplette betriebswirtschaftliche Software, allein aus Anforderungen, die sich seinem Unternehmen täglich stellten. So entstand zunächst ein Tcl/Tk-basiertes Programm für Adressverwaltung, Bestellwesen und ähnliche Aufgaben.

1995 wurde dieses Programm entweder zu klein für die gewachsene Firma oder Harlander wollte das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden und seiner Lieblingssprache Perl fröhnen – wahrscheinlich spielte beides eine Rolle. Jedenfalls schrieb er in Perl alles neu und schob dem Ganzen noch eine PostgreSQL-Datenbank unter. Tk diente weiterhin als GUI-Toolkit.

Das Programmpaket, intern TNT genannt, war inzwischen zum Mädchen für alles in der Firma geworden. Adress- und Dokumentenverwaltung, das komplette Auftrags- und Bestellwesen – TNT war unverzichtbar. Die Oberfläche zeigte sich zwar gewöhnungsbedürftig, aber da mussten neue Mitarbeiter eben durch. Nach kurzer Zeit konnten sie schließlich äußerst effizient arbeiten.

Wer soll das bezahlen?

Abbildung 3: Die Daten des fiktiven Nutzers Lazlo Killer. Das Interface erlaubt es bei Bedarf, sehr viele Daten von Personen einzublenden.

Das Jahr 2000 rückte näher und die Geschäftsleitung suchte einen Ersatz für die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Sie legte ein Pflichtenheft nach allen Regeln der Kunst an und sah sich unter anderem SAP/R3 an. Eine der SAP-Beratungsfirmen veranschlagte allein für die Umstellung der Finanzbuchhaltung einen Bedarf von etwa 100 Beratertagen – das war jenseits der Möglichkeiten.

Zumal man in den sauren Apfel hätte beißen müssen, die R3-Sprache ABAP zu lernen, schließlich will eine Firma mit dem IT-Know-how wie Genua nicht auf Gedeih und Verderb externen Beratern ausgeliefert bleiben. Man beachte: Harlander war offensichtlich bereit, für eine gute Komplettlösung sein jahrelang gepflegtes Baby TNT zu verstoßen. Dazu sollte es jedoch nicht kommen.

Verbindung beider Welten

Abbildung 4: Auch die Auftragsverwaltung geizt nicht mit Informationen.

Inzwischen ist TNT nämlich Teil der Komplettlösung geworden. Genua entschied sich relativ schnell für die Finanz- und Lohnbuchhaltung Adata[2]. Preislich ist sie etwa im Bereich von KHK angesiedelt und kommt ursprünglich aus der AS/400-Welt. Adata ist seit etwa 15 Jahren auf dem Markt und hat zahlreiche Referenzimplementationen bei namhaften Kunden vorzuweisen. Eine vermeintliche Kröte war jedoch zu schlucken: Das Programm läuft mit einer Cobol-Runtime-Engine. Das Stöhnen einiger Mitarbeiter “Jetzt holen wir uns auch noch Cobol ins Haus” erwies sich aber als unbegründet. Mit der Sprache selbst kommt keiner in Berührung.

Ausschlaggebend für die Entscheidung war eine relativ unkomplizierte Schnittstelle für den Import von Ascii-Daten. Damit war es möglich, die Buchhaltung an das TNT-System anzubinden. Der Fibu-Hersteller zeigte sich dabei sehr kooperativ und die ganze Sache war mit einem Bruchteil des Aufwands realisiert, den der SAP-Berater kalkuliert hatte, einschließlich Schulung der Mitarbeiter. Die Installation erfolgte am 1. Dezember 1999, die erste Lohnabrechnung ging etwa sechs Wochen später raus.

Bei Genua entwickelte Perl-Module erledigen den automatischen Export der Daten aus dem TNT-System und den Import in die Buchhaltungssoftware. Das Papier-Interface in Form von ausgedruckten und dann noch einmal erfassten Rechnungen zwischen Buchhaltung und den restlichen Mitarbeitern hatte endlich ausgedient und das Microsoft-System in der Firma seine Existenzberechtigung verloren.

Module, Module, Module

Mittlerweile kümmert sich ein fest angestellter Mitarbeiter um die Pflege und Weiterentwicklung von TNT. Ganz kann jedoch Magnus Harlander nicht die Finger davon lassen. “Manchmal baue ich auch noch etwas selber”, gesteht er. Beeindruckend an dem System sind vor allem die konsequente Nutzung und Integration von ausgereiften Open-Source-Techniken und die Funktionsvielfalt, die es mittlerweile bietet. Neben den erwähnten Funktionen gibt es noch ein Trouble-Ticket-System, eine Mailinglisten-Verwaltung, in letzter Zeit sind Module für Controlling sowie Kostenrechnung und Zeiterfassung bei Kundenprojekten hinzugekommen. Aufwändiger als gedacht war die Reisekostenabrechnung. Als Nächstes soll die Warenwirtschaft ausgebaut werden.

Alle Stammdaten des Unternehmens werden im TNT-System gepflegt und automatisch in die Adata-Buchhaltung übernommen. Alle geschäftlich relevanten Dokumente – etwa Angebote oder Rechnungen – werden als Latex- und Postscript-Dateien in der Datenbank erfasst und bei Bedarf zusätzlich automatisch ausgedruckt.

Vertiefte Latex-Kenntnisse müssen die Mitarbeiter trotzdem nicht haben. Für alles gibt es entsprechende Vorlagen. Beim Erstellen von Angeboten beispielsweise holt sich die Software die relevanten Produktdaten aus der Datenbank. Innerhalb des Latex-Dokuments lässt sich ein Tabelleninterface öffnen, das der Eingabe dieser Daten dient und eine Art Miniatur-Spreadsheet ist. Berechnungen werden sofort ausgeführt. Nach Abschluss setzt die Software die Daten in Latex um (Abbildung 2).

Abbildung 5: Die Adata-Fibu ist textbasiert. Nicht jeder mag grafische Clients.

Flexibles Interface

Als sehr flexibel erweist sich auch die Adressverwaltung. Der Anzahl der Kontaktmöglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt, bei Bedarf lassen sich einzelne Felder aufklappen und auf diese Weise alle gespeicherten Informationen zur betreffenden Person anzeigen (Abbildung 3). Sinnvollerweise speichert das System bei allen Stammdaten, wer sie wann zuletzt geändert hat.

Bei den “Bewegungsdaten”, also etwa in der Auftragsverwaltung (Abbildung 4), können Datensätze versiegelt und so vor einer nachträglichen Bearbeitung geschützt werden. Jeder Vorgang ist an ein Projekt gebunden. Das System erfasst alle Daten zu einem solchen Projekt, vom ersten Kontakt bis zum erfolgten Geschäftsabschluss. Damit ist auch im Nachhinein die Geschäftsbeziehung zu jedem einzelnen Kunden nachvollziehbar, ohne dass sich Aktenstapel im Büro ansammeln.

Ein Firmengrundsatz bei Genua ist es, möglichst viel Know-how im eigenen Haus zu haben. Das gilt auch für die Buchhaltung. Mit dem neuen System sind Monatsbilanzen möglich, die Geschäftsleitung hat so ständig einen guten Überblick über die Finanzlage der Firma. Auch der Jahresabschluss wird selbst erstellt. Nach Harlanders Erfahrungen sind externe Finanzberater mit den komplexen Vorgängen in IT-Unternehmen oft erfordert. Es sei aber gerade hier erforderlich, dass sich die genaue Kenntnis des Unternehmens mit buchhalterischem Wissen verbindet.

Zu schade für nur eine Firma?

Genua behält jedoch nicht immer alles Wissen für sich. Beispielsweise stellte das Unternehmen im letzten Jahr zwei Programmpakete für die Netzwerkadministration beziehungsweise für Backups unter die GPL. Ob das mit der betriebswirtschaftlichen Software auch geschehen kann, darüber ist sich Harlander noch nicht sicher. Prinzipiell ausschließen will er es aber auf keinen Fall. Wie fast überall – und wie leider auch bei freien Projekten keine Seltenheit – mangelt es auch hier an der Dokumentation. Ein begabter Perl-Hacker, da ist sich Harlander sicher, braucht aber wahrscheinlich nicht mehr als zwei Wochen, um sich einzuarbeiten.

Genua ist für konstruktive Vorschläge zur Zukunft dieser Software offen. Wer also ernsthaftes Interesse an der Weiterentwicklung hat, sollte sich mit der Firma in Verbindung setzen.