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Einkauf, Produktion, Verkauf, Zahlungswesen und Buchhaltung – um komplexe Unternehmensabläufe zu organisieren und Prozesse zu optimieren, setzen auch kleine Händler gerne ERP- oder Warenwirtschaftssysteme ein. Die Bitparade testet zwei Programme für den eigenen Server und eine Cloudlösung.

Ob Händler, Handwerker oder Dienstleister – wer ein Unternehmen betreibt, der hat es mit komplexen Prozessen zu tun. Von Wareneinkauf und Lieferantenverwaltung über Bestellabwicklung und Versand bis hin zu Zahlungs- und Mahnverfahren greifen zahlreiche Einzelaspekte wie viele kleine Zahnrädchen ineinander. Kommt zum reinen Ein- und Verkauf noch die Produktion hinzu, bietet ein Unternehmen seine Waren oder Leistungen auf mehreren Kanälen an oder will es schlicht die Arbeitsschritte der Mitarbeiter koordinieren, nehmen die täglich zu bewältigenden Abläufe unübersichtliche Ausmaße an.

Wo gängige Shopsysteme an ihre Grenzen stoßen, übernehmen ERP- oder Warenwirtschaftssysteme, die neben reinen Stammdaten auch die Lagerbestände verwalten und Bestellprozesse strukturiert abbilden. Am Markt tummeln sich unterschiedliche Lösungen für diverse Betriebssysteme und Plattformen. Geringste Abhängigkeit und größte Flexibilität versprechen Web-basierte Lösungen, von denen die Bitparade drei vorstellt. Im Test treten Kivitendo [1] und Wawision [2] für den eigenen Server gegen den Clouddienst Actindo [3] an.

Die ersten beiden Kandidaten sollten auf einem typischen LAMP-Server mit Debian 7.4 zeigen, wie komfortabel die Einrichtung ist. Die Tester schauten sich außerdem die Artikelverwaltung, die Bestellabwicklung, die Buchhaltungs- und Teamfunktionen an und prüften, wie gut die Anbindung an externe Shopsysteme und Marktplätze gelingt.

Kivitendo

Der erste Testkandidat hieß ursprünglich Lx-Office; seit 2012 lautet der Name Kivitendo [1]. Hinter dieser Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungs-Software steht die Bonner Firma Richardson&Büren GmbH. Das unter der GPL veröffentlichte Programm ist kostenlos. Zudem bietet der Hersteller mehrere kostenpflichtige Supportpakete an, von der einfachen Beratung (90 Euro pro Stunde) über eine Vollwartung (2000 Euro monatlich), eine Projekt-Flatrate (6000 Euro monatlich) bis hin zum Hosting eines eigenen Kivitendo-Servers (ab 43 Euro pro Monat). Die Homepage beschreibt die enthaltenen Leistungen im Detail.

Die Tester installierten Version 3.1.0 vom Februar 2014, die neben Apache auch PostgreSQL sowie diverse Perl-Pakete voraussetzt. Die von der Homepage aus verlinkte Installationsanleitung listet alle benötigten Komponenten auf. Alternativ rufen Administratoren »./scripts/installation_check.pl« auf, welches das eigene System auf Vollständigkeit überprüft:

Checking Required Modules:
Looking for parent .................. 0.225
Looking for Archive::Zip 1.16 ........ 1.30
Looking for Clone .................... 0.31
Looking for Config::Std.................0.9
...
Result:
All .................................... OK

Danach erzeugt der Benutzer im Kivitendo-Verzeichnis einen neuen Ordner namens »webdav« und passt die Benutzer- und Gruppenzugehörigkeit der gesamten Verzeichnisstruktur an. Auf dem Debian-Testrechner gehört alles dem Apache-User beziehungsweise der -Gruppe »www-data« . Danach kopiert der Admin die Vorlage, um eine Einrichtungsdatei zu erzeugen:

cp config/kivitendo.conf.default config/kivitendo.conf

Er passt sie danach im Texteditor an eigene Bedürfnisse an. Das sehr ausführliche und gut geschriebene Handbuch hilft bei allen Fragen hierzu weiter und unterstützt den Admin auch dabei, eine PostgreSQL-Datenbank, einen DB-Cluster im UTF-8-Encoding, einen Benutzer und ein Kennwort für die Datenbank anzulegen. Danach kann er sich als Benutzer »admin« mit dem in der Datei »kivitendo.conf« im Klartext hinterlegten Passwort am Webinterface anmelden.

Umwege

Kivitendo bietet ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem. Der Verwalter erzeugt zunächst über »Benutzer, Mandanten und Benutzergruppen« einen oder mehrere unprivilegierte Accounts für die tägliche Arbeit. Über Checkboxen definiert er ganz genau, auf welche Funktionen ein Anwender Zugriff hat (siehe Abbildung 1). Wie im Handbuch beschrieben, legt er außerdem Mandanten und Gruppen an. Danach geht es über »System | Zum Benutzerlogin« zur Anmeldemaske zurück, und der Mitarbeiter kann sich einloggen.

Neben der großen Kiwi auf dem Startbildschirm stehen ein paar grundlegende Systeminformationen, über das Menü am oberen Rand erreicht der Nutzer alle Funktionen. Unter »System« findet er die Einstellungen zu Konten, Artikeln, Preisen, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Der nächste Schritt sollte zur Abteilung »Stammdaten« führen. Hier erfasst er Kunden und Lieferanten ebenso wie Waren, Dienstleistungen, Erzeugnisse oder Projekte. Etwas gewöhnungsbedürftig ist allerdings, dass er zum Bearbeiten vorhandener Daten den Menüpunkt »Berichte« öffnen und die gewünschte Rubrik auswählen muss.

Kivitendo verknüpft einige Arbeitsschritte miteinander. Manchmal sind die Optionen jedoch so willkürlich angeordnet, dass es schwer ist, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. So kann der Benutzer aus der Kundenmaske heraus zum Beispiel »Speichern und Auftrag erfassen« oder »Speichern und Rechnung erfassen« wählen und die Kundendaten direkt in den entsprechenden Dialog übernehmen (siehe Abbildung 2). Das Anlegen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften erfolgt alternativ über die entsprechenden Einträge unter »Verkauf« .

Ein Dropdown-Menü zeigt vorhandene Kunden an. Das Übernehmen von Artikelstammdaten ist jedoch nur über einen kleinen Umweg möglich: Gibt der Anwender einen Teil des Namens oder der Nummer eines Artikels ins entsprechende Feld ein und klickt dann auf »Erneuern« , so zeigt das ERP-System alle passenden Datensätze in einer Liste an.

Ähnlich sehen die Prozesse im Einkaufsbereich aus. Hier erfasst die Software Preisanfragen, Lieferantenaufträge, Lieferscheine und Einkaufsrechnungen. Die Bearbeitungsschritte gehen teilweise ineinander über. Im Workflow »Preisanfrage« kann der Benutzer die Anfrage beispielsweise in einen Lieferantenauftrag oder in eine Rechnung überführen.

Abbildung 1: Der Kivitendo-Administrator weist den Benutzergruppen gezielt Rechte zu.

Abbildung 2: Den Dialog zum Erfassen von Rechnungen erreichen Kivitendo-Anwender entweder über das Menü »Verkauf« oder direkt aus der Kundenmaske heraus.

Zu Papier

Die verschiedenen Dokumente im Rahmen der Lieferanten- oder Kundenkommunikation speichert Kivitendo wahlweise im PDF-, Postscript-, HTML- oder Open-Document-Format. Alternativ verschickt es die Schriftstücke als Mailanhang. Für den PDF-Druck nutzt das Programm im Hintergrund das Textsatzsystem Latex. Wer hier Fehlermeldungen über fehlende Komponenten erhält, der sollte auf dem Server das bereits erwähnte Skript mit den Parametern »-lv« befragen, welche Latex-Pakete fehlen:

./scripts/installation_check.pl -lv

Das nachträgliche Bearbeiten der Dokumente gelang im Test nur eingeschränkt. Lediglich Aufträge waren über die Berichtsliste modifizierbar. Nutzer dürfen mehrere Kundenaufträge auswählen und sie damit zusammenfassen.

Angebote und Rechnungen sowie Preisanfragen und Lieferantenaufträge konnten die Tester im Nachhinein nicht mehr verändern, obwohl in der Mandantenkonfiguration für Rechnungen die entsprechende Option gesetzt war. Ähnliches galt für Lieferscheine: Diese wandeln die Berichtslisten immerhin in Rechnungen um. Praktisch ist die Wiedervorlagefunktion, welche die Dokumente zu einem selbst definierten Zeitpunkt einem bestimmten Mitarbeiter erneut unterbreitet. Das hilft dabei, Angebote oder Preisanfragen zu verfolgen.

Zahlen und Fakten

Nachdem der Benutzer über »System | Lager« Plätze für seine Waren definiert hat, verbucht das ERP-System auch die Lagerbewegungen. Dafür sucht der Mitarbeiter nach den entsprechenden Artikeln, weist ihnen Zielort und Platz zu und hält die Chargennummer und den EAN-Code fest. Unterhalb des Formulars zeigt Kivitendo die letzten zehn Lagertransaktionen und Bewegungen für den ausgewählten Artikel an, was die Zuordnung erleichtert. Auch das Umsortieren und die Entnahme von Waren bildet die Software ganz ähnlich ab. Das Einlagern von Erzeugnissen erfolgt über einen separaten Menüpunkt.

Das Herz von Kivitendo ist die Buchhaltung. Anwender können im System angelegte Rechnungen direkt buchen. Alternativ erfassen sie Vorgänge über »Dialogbuchen« , »Debitorenbuchung« oder »Kreditorenbuchung« aus dem Menü »Finanzbuchhaltung« . Vorher legen sie über »System | Mandantenkonfiguration« Standardkonten fest, wählen die Währung, eventuelle Wechselkurse, die Versteuerungsart (Ist- oder Soll-Versteuerung) und so weiter.

Außerdem ist eine automatisierte Datev-Prüfung möglich. Die für Handel, Banken und Versicherungen gängigsten Musterkontenrahmen SKR03 und SKR04 sind bereits angelegt, Nutzer dürfen sie laut Hersteller nach eigenem Gusto anpassen. Die Tester konnten jedoch keine Auswahlmöglichkeit zwischen den beiden Kontenrahmen finden. Die Funktionen, um neue Buchungskonten anzulegen und vorhandene zu bearbeiten, stecken im Menü »System | Kontenübersicht« .

Sehr ausführlich fällt auch der buchhalterische Berichtsteil von Kivitendo aus. Anwender können außer einer Kontenübersicht auch Summen- und Salden-Listen aufrufen und erhalten Unterstützung bei Gewinn- und Verlustrechnung, der betriebswirtschaftlichen Auswertung, der Umsatzsteuervoranmeldung und bei der Bilanz. Letztere entspricht aber nicht den Vorgaben des deutschen Handelsgesetzbuches, sondern orientiert sich am angloamerikanischen Modell und hat damit eher informativen Charakter.

Den Steuerberater ersetzt die Software also nicht, erleichtert aber dank des integrierten Datev-Exports die Zusammenarbeit mit diesem beim Jahresabschluss. Wer gerne vorher informiert ist, der dürfte sich über die monatlichen Auflistungen zu Angebotssummen, Aufträgen, Rechnungen, Preisanfragen und Einkaufsrechnungen freuen.

Im Menü »Zahlungsverkehr« speichern Benutzer Ein- und Ausgänge von Zahlungen per Hand. Ein automatisiertes Erfassen über ein angebundenes Bankkonto, wie es Wawision bietet, fehlt Kivitendo. Dafür ist es aber möglich, Bankeinzugs- und Überweisungsaufträge mittels Sepa-XML-Exportdateien vorzubereiten. Das ERP-System enthält anders als die anderen beiden Kandidaten keine Backupfunktion. Administratoren umgehen das Problem, indem sie auf dem Server mit der Shell per

sudo -u postgres pg_dumpall > kivitendo.dump

alle Kivitendo-Datenbanken sichern. Der Befehl

sudo -u postgres psql -f kivitendo.dump postgres

stellt sie wieder her. Diese Herangehensweise ist auch Mittel der Wahl, wenn die Installation zu einem anderen Server umziehen soll.

Wawision

Die Firma Embedded Projects GmbH [4] entwickelte Wawision [2] ursprünglich als Lösung für die eigenen Geschäftsprozesse. Zahlreiche Kundenanfragen motivierten die Augsburger Programmierer dazu, die Software auch für die Öffentlichkeit bereitzustellen. Sie steht unter der AGPL und ist in der Basisvariante kostenlos. Zudem bietet der Hersteller zwei Kaufversionen an. Die Enterprise-Variante gibt es für rund 1400 Euro. Sie enthält Support bei der Einrichtung, ein Jahr lang Updates, Module für die Buchhaltung, den Zahlungseingang und Autoversand sowie ein Ticketsystem.

Die Premium-Ausgabe (Preise auf Anfrage) enthält zusätzliche Module, einen Entwicklerzugang inklusive Versionsverwaltung und sie entfernt auf Wunsch den Namen Wawision aus den sichtbaren Oberflächen. Die einfache Installation auf einem Kundenserver schlägt einmalig mit rund 240 Euro zu Buche. Eine Anbindung von Shopware oder anderer Onlineshop-Systeme ist möglich; Preise erfragen Interessierte ebenfalls beim Hersteller.

Große Auswahl

Der zweite Kandidat versteht sich als ERP-System, das mehrere Vertriebssatelliten zentral bündelt und dabei alle Prozesse abdeckt, die in einem Unternehmen anfallen. Das ist ein ehrgeiziges Ziel – die Tester wollten zunächst wissen, wie sich die kostenlose Version schlägt und ob sie die typischen Prozesse von KMUs standardisieren und kanalisieren kann. Sie schauten sich die Version 2.3.1552 vom April 2014 an. Darüber hinaus warfen sie einen kurzen Blick auf die kostenpflichtige Enterprise-Version, um zu begutachten, was diese zusätzlich leistet.

Die Installation auf dem eigenen Server erfordert ein typisches LAMP-System mit PHP 5 und MySQL. Zudem benötigt die Software die Pakete »php5-curl« , »php5-imap« , »php5-cli« und »cron« . Nach dem Auspacken des Tar.gz-Archivs passen Anwender gegebenenfalls Benutzer- und Gruppenzugehörigkeit des Verzeichnisses »wawision_oss_testing« an. Unter Debian ordnen sie alles dem Systembenutzer »www-data« zu. Danach wechseln sie nach »wawision_oss_testing« und stellen sicher, dass der Ordner »conf« Schreibrechte hat.

Aus Sicherheitsgründen sollten Admins in der Apache-Konfiguration den Document-Root-Pfad auf »wawision/www« setzen, damit sensible Daten aus den Verzeichnissen »wawision/userdata« und »wawision/conf« nicht durch eine fehlerhafte ».htaccess« -Datei online stehen. Mit der »mysql« -Shell oder einem anderen Werkzeug erzeugen Benutzer eine leere Datenbank und legen für diese unbedingt einen Benutzernamen und ein Passwort fest. Anschließend öffnen sie »www/setup/setup.php« im Browser und folgen den Anweisungen. Nach erfolgreicher Installation sollten Anwender aus Sicherheitsgründen den Ordner »setup« löschen. Sie können sich nun mit dem Benutzernamen »admin« und dem Passwort »admin« anmelden.

Auf den ersten Blick präsentiert sich Wawision übersichtlich und aufgeräumt. Dazu trägt auch das Berechtigungssystem bei, das dafür sorgt, dass jeder im Dashboard nur die Reiter sieht, die der Verwalter für ihn freigeschaltet hat. Das Hauptmenü auf der linken Seite ist für alle jederzeit sichtbar.

In der Abteilung »Administration | Einstellungen | Benutzer« erzeugen Admins neue Accounts, bearbeiten und löschen vorhandene. Über den Reiter »Rechte« weisen sie per Mausklick auf die Schaltflächen ganz gezielt Freigaben auf einzelne Wawision-Komponenten zu (siehe Abbildung 3). Alternativ erreichen sie über »Vorlagen« die Templates »Mitarbeiter« , »Verwalter« , »Vollzugriff« und »Admin« , die automatisch bestimmte Befugnisse zuweisen.

Um alle Möglichkeiten auszureizen, sollten Anwender allerdings viel Zeit einplanen, denn nicht immer ist das Ineinandergreifen der zahlreichen Einzelmodule offensichtlich. Damit steht die Benutzer- und Rechteverwaltung beispielhaft für die Grundproblematik von Wawision: Das umfangreiche System kann sehr viel – man muss sich aber gut damit auskennen und viel experimentieren, um alles fehlerfrei zum Laufen zu bringen. Die vielen Optionen und Felder ermöglichen zwar eine sehr individuelle Feinabstimmung, sind aber häufig eher knapp betitelt und deshalb nicht selbsterklärend.

Das Wawision-Handbuch und die Videotutorials beschreiben nur kleine Ausschnitte des immensen Funktionsumfangs. Hier sollte der Hersteller nachlegen und eine ausführliche Anleitung anbieten. Derzeit kommen Neueinsteiger ohne Nachfragen beim freundlichen Support kaum ans Ziel.

Abbildung 3: Per Mausklick vergeben Wawision-Admins gezielt Rechte in den einzelnen Abteilungen. Die grauen Schaltflächen sind deaktiviert, die blauen freigeschaltet.

Angebot und Nachfrage

Ein typischer Workflow bei Wawision beginnt mit dem Erfassen der Adressen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Benutzer zuerst Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten im System anlegt – alle Optionen sind unter dem Menüpunkt »Stammdaten | Adressen« gebündelt. Da Wawision die Rollen erst nach dem Speichern zuweist, ist das zunächst verwirrend. Unter »Stammdaten« versammelt das ERP-System auch die »Artikel« . Die Software unterscheidet dabei zwischen Lagerartikeln und Porto, behandelt also auch die verschiedenen Versandkostensätze als Artikel. Beim Eintragen der Artikel hilft ein Assistent.

Alternativ geben Benutzer die Daten von Hand ein. Neben etlichen Checkboxen zum Anklicken finden sie hier auch Felder für eigene Beschreibungen und Texte. So nimmt das ERP-System neben Standardinformationen zu Hersteller, Lieferant, Gewicht oder Mindestbestellmenge auch Produktbeschreibungen auf Deutsch und Englisch entgegen. Optional tragen Anwender Katalogtexte ein, die das System in der Enterprise-Version über »Marketing | Katalog« als PDF-Dokument bereitstellt. Einen Einfluss auf das Layout haben sie nicht.

Geschäftseröffnung

Nutzer dürfen Artikel einem oder mehreren Shops zuordnen und Warengruppen, Varianten und individuelle Lieferzeiten definieren. Über weitere Reiter legen sie Einkaufspreise und -konditionen sowie Verkaufspreise fest. Zusätzlich bietet Wawision an, externe Dateien wie Bilder, Datenblätter und Ähnliches zu Artikeln hochzuladen. Die Software hält alle mit dem Produkt verknüpften Bewegungen fest und bietet Informationen auf den Reitern »Statistik« , »Bestellungen« und »Aufträge« sowie im Menü »Lager« , das Anwender in der oberen Reihe im Dashboard finden. Wer mehrere Vertriebskanäle oder Produktionssparten voneinander trennen möchte, der verwaltet diese unter »Stammdaten | Projekte« .

Nachdem der Anwender die Lieferanten, Kunden und Artikel im System gespeichert hat, kann er die ersten Geschäftsbewegungen abbilden. Gut gefällt der prozessuale Ansatz von Wawision: Benutzer dürfen aus der Adressenverwaltung heraus direkt Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften für ihre Kunden erstellen und auch Bestellungen bei ihren Lieferanten aufgeben. Auf dem Reiter »Positionen« tragen sie jeweils die Artikel ein. Dabei spart die Instant-Search-Funktion Tipparbeit und macht bereits beim Eintippen des ersten Buchstabens Vorschläge aus dem eigenen Lager (siehe Abbildung 4). Wawision übernimmt Projekt, Artikelnummer und Preis dann automatisch.

Alternativ suchen Benutzer die Artikel selbst aus der Liste aus oder legen sie im Rahmen der Bestellung neu an. Über das Dropdown-Menü »Aktion« erreichen sie Funktionen zum Stornieren, Kopieren, Freigeben und Abschicken. Wawision erzeugt per Mausklick PDFs der Buchungen, die als Vorschau gute Dienste leisten oder ausgedruckt als Brief oder Fax rausgehen. Optional ergänzen Anwender Dateien als Anhang. Das ERP-System versendet auf Wunsch E-Mails und nutzt dazu entweder direkt SMTP oder die PHP-Mailer-Funktion. Wer eine Bestellung telefonisch oder persönlich entgegengenommen hat, der kann auch dies entsprechend vermerken.

Abbildung 4: Wawision vervollständigt die Artikelnamen automatisch und klappt ein Dropdown-Menü mit im System gespeicherten Produkten aus. So sparen Benutzer Tipparbeit.

Vernetzt

Das ERP-System geht auch bei der Warenannahme zur Hand. Mit einer beim Hersteller erhältlichen Adapterbox schließt der Benutzer eine Kombination aus Kamera und Waage an und registriert so Gewicht und Foto aller eingehenden Pakete. Mitarbeiter in der Warenannahme suchen über die Absenderadresse den passenden Lieferanten heraus und notieren Angaben zum Zustand der Verpackung und eventuelle Annahmekosten, bevor die Lieferung eine Eingangsnummer erhält, die sie auf dem Paket vermerken können. In den folgenden Schritten können Anwender die Sendung öffnen, die Inhalte verarbeiten und auf die entsprechenden Lagerplätze verteilen, die sie zuvor in Wawision über das Menü »Lager« angelegt haben. Die Software greift wiederum komfortabel auf vorhandene Bestelldaten zurück.

Ähnlich gut organisiert verläuft der Verkaufsprozess. Der Benutzer kann alle klassischen Dokumente (etwa Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift) direkt aus den Kundendaten heraus oder auch separat anstoßen und nacheinander abarbeiten. Ein Angebot führt er so etwa als Auftrag weiter, einen Auftrag überführt er in eine Rechnung oder einen Lieferschein, aus einer Rechnung wird eine Gutschrift. Alle diese Dokumente verschickt er mit individuellen Anschreiben direkt aus dem System heraus per E-Mail oder druckt sie für Brief- oder Faxversand aus.

Briefköpfe und Textvorlagen gestalten Verwalter über »Administration | Einstellungen« , und Benutzer dürfen während des Bearbeitens eventuelle Textänderungen vornehmen. Ein zusätzlich erhältliches Modul der Kaufversion rüstet die Zahlungsabwicklung mit Prozessen zum Mahnwesen nach. Eine Autoversand-Funktion bietet Unterstützung beim Packen und Verschicken verkaufter Artikel. In der Open-Source-Variante klappt das jedoch nur sehr eingeschränkt.

Wer auf dieses Feature Wert legt, der sollte sich die Enterprise-Variante ansehen, in der auch die Bereiche »Buchhaltung« und »Marketing« deutlich umfangreicher ausfallen. Ersterer erhält in der kostenpflichtigen Version zusätzliche Module für Zahlungseingänge, Verbindlichkeiten, Arbeitsnachweise und Lastschriften, der zweite wartet außerdem mit der erwähnten Katalog-Option und einem Modul für Partnerprogramme auf.

In der Enterprise-Ausgabe erfassen Anwender unter »Finanzbuchhaltung« über die im System bereits hinterlegten Rechnungen hinausgehende Buchungen. Die vollständige Buchhaltung exportieren sie dann im CSV-Format etwa für Datev. Auch den Einkaufsbereich hat der Hersteller ergänzt. Zusätzlich zu Bestellungen steuern Benutzer hier nun Produktionen und die zugehörigen Bauteile. Wer einen externen Onlineshop integrieren möchte, erhält von den Wawision-Entwicklern auf Anfrage ein Modul für die Shopware-Anbindung.

Pluspunkte vergeben die Tester für die in beiden Versionen vorhandenen Teamfunktionen, die keiner der anderen beiden Kandidaten in dieser Form bietet. Mit einem Kalender und der Pinnwand verwalten Mitarbeiter gemeinsame Termine und Aufgaben, und ein Wiki sorgt für schnellen Wissensaustausch. Die integrierte Zeiterfassung arbeitet Hand in Hand mit der Lohnabrechnungs-Komponente zusammen.

Actindo

Actindo [3] ist eine Cloud-ERP-Lösung, die auf den Servern des Herstellers, der Actindo GmbH in Ismaning, läuft und vor allem für Versandhandel und E-Commerce konzipiert ist. Die Nutzung ist gebührenpflichtig. Im Angebot sind verschiedene Pakete, die zwischen rund 35 Euro und zirka 590 Euro monatlich kosten. Die Firma gibt Rabatt bei längerer Laufzeit. Interessierte Nutzer kontaktieren den Anbieter.

Die Actindo-Zugänge unterscheiden sich durch die Anzahl der enthaltenen Transaktionen (100 Bestellungen in der günstigsten Version One, unbegrenzte Anzahl in der Enterprise-ERP-Suite) und durch ihren Funktionsumfang. Seriennummern- und Chargenverwaltung inklusive Überwachung des Mindesthaltbarkeitsdatums, Retouren-Abwicklung, Bestelltermin-Überwachung und Kommissionssplitting sind beispielsweise nur im Enterprise-Paket enthalten. Kunden dieser Komplettlösung erhalten darüber hinaus priorisierten Support.

Grundlage für die Bitparade war die 30-Tage-Testversion, die es zum Nulltarif gibt und die laut Anbieter die vollständige Enterprise-ERP-Suite abbildet. Die Benutzeroberfläche macht auf den ersten Blick einen äußerst professionellen Eindruck. Die Startseite zeigt Umsätze, Tagesumsatzentwicklung, durchschnittliche Bestellwerte, aktuell zu versendende Bestellungen und andere statistische Auswertungen an. Etwas gewöhnungsbedürftig ist, dass die Menüpunkte in der linken Spalte ständig ihre Reihenfolge ändern – sobald der Anwender eine neue Abteilung aufruft, wandern die zuletzt aufgerufenen Einträge nach oben.

Der erste Besuch sollte im »PaymentManager« erfolgen. Hier verwalten Benutzer unter anderem Kontoauszüge, Überweisungen, Lastschriften und Paypal-Anbindungen. Ein Einrichtungsassistent hilft bei der Konfiguration. Anwender legen hier Schritt für Schritt eines oder mehrere Firmenkonten an und binden diese via HBCI oder Financial Transaction Services an. Actindo unterstützt die Zusammenarbeit mit Bank- und Paypal-Konten sowie Kreditkarten-Service-Anbietern (siehe Abbildung 5).

Abbildung 5: Ein Installationsassistent führt durch die Konteneinrichtung im »PaymentManager« von Actindo. Benutzer haben die Wahl zwischen Bank- und Paypal-Konten sowie Kreditkarten-Service-Anbietern.

Vielfältig

Der zentrale Bereich der Software ist über den Menüpunkt »Faktura« zu erreichen. Hier trägt der Benutzer Kunden- und Lieferantendaten sowie Artikel ein und erfasst die Ein- und Verkäufe. Was auf den ersten Blick übersichtlich wirkt, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als kleiner Irrgarten. Nicht weniger als neun Reiter erschlagen den Anwender – die zusätzlichen Tabs für die Märktplätze nicht mitgerechnet. Wer Shop-spezifische Inhalte erfassen möchte, der wechselt zum Reiter »Beschreibung« und trägt dort Tags und Stichworte für Oxid-Templates beziehungsweise Seo-URLs für XT-Commerce 4 (Veyton) ein.

Verwirrend und wenig selbsterklärend sind auch die Felder unter »Preise« . Hier dürfen Nutzer lediglich Einkaufs- und Grundpreise sowie Rabatte definieren. Wer bei der Bezeichnung Grundpreise zunächst an Preise je Mengeneinheit nach der Grundpreisverordnung denkt, der sucht vergeblich nach einem Feld namens Verkaufspreis oder einer Mengendefinition. Dass die Kürzel »B« und »N« vermutlich für brutto und netto stehen, muss der Anwender ebenfalls erraten, denn das Actindo-Wiki [5] zeigt hierzu nur eine leere Seite.

Actindo punktet dafür mit seinen zahlreichen Möglichkeiten zur Shop- und Marktanbindung und dürfte allen Händlern gute Dienste leisten, die im E-Commerce unterwegs sind und dort mehrere Plattformen zu bedienen haben. Das ERP-System bietet unter anderem Schnittstellen für die Onlineshop-Systeme XT-Commerce 3.04 und 4, Shopware, Oxid, Intellishop und Magento sowie für Marktplätze wie E-Bay, Amazon, Yatego, Hitmeister und Shopgate. Zudem sind diverse Zahlungsanbieter angebunden, zum Beispiel Paypal, Billsafe und Sofortüberweisung.

Gut gefiel den Testern ebenfalls das umfangreiche Buchhaltungsmodul. Anwender legen Datensätze entweder von Hand an oder nutzen die Importfunktionen aus der Abteilung »Extras« . Actindo liest sieben Formate ein (siehe Abbildung 6) und sorgt damit für eine deutliche Arbeitserleichterung. Darüber hinaus steht die Software hilfreich zur Seite bei der Umsatzsteuervoranmeldung und versendet diese direkt. Auch der Datev-Export ist integriert, und so bereiten Anwender alle Buchungen für den Jahresabschluss für den Steuerberater auf.

Abbildung 6: Actindo bündelt insgesamt sieben Importfunktionen in einem Dialog und erleichtert die Buchhaltung damit ungemein, weil das mühsame Einpflegen von Hand entfällt.

Kompliziert

Die von Actindo angebotenen Möglichkeiten sind vielfältig und decken die meisten Standardprozesse von Unternehmen aus den Bereichen Einkauf, Versand und Buchhaltung ab. Features wie ein Etikettendruck für Produkte oder eine 1-Klick-Zahlungserinnerung sind komfortabel und erleichtern kleinen und großen Unternehmen das Leben.

Allerdings sollten Anwender in jedem Fall eine längere Einarbeitungszeit einplanen, um die zahlreichen Möglichkeiten des ERP-Systems auszureizen und sich in der Oberfläche zurechtzufinden. In den komplexen Dialogen und Eingabemasken verbergen sich einige Stolperfallen, auch die Menüs reagieren nicht immer zuverlässig. Im Test dauerte es rund 15 Minuten, bis es nach etlichen Versuchen doch noch gelang, einen neuen Artikel hinzuzufügen.

Insgesamt ist das manuelle Einpflegen von Adressen und Artikeln mühsam und deutlich weniger komfortabel als in gängigen Shopsystemen. Umso besser, dass Actindo Daten aus angebundenen Shops importiert. Berichten in Benutzerforen zufolge ist offenbar häufig einiges an Nacharbeit notwendig. Einen eigenen Eindruck konnten die Tester hiervon leider nicht gewinnen, da die Anbindung einer Shopware-Instanz an einem angeblich falschen Kennwort scheiterte und der Shop Connector trotz ausgiebiger Bemühungen nichts zum Laufen zu bringen war.

Angesichts der nicht gerade geringen Kosten, die für die Actindo-Nutzung anfallen, wären eindeutige Bezeichnungen der Menüpunkte und Felder und vor allem eine vollständige Dokumentation schön. Die Anleitung behandelt jedoch nur ausgewählte Bereiche, einige etwas langatmige Videotutorials reichen als Ergänzung nicht aus.

Support gibt es vom Hersteller ausschließlich über Tickets. Anwender erreichen das Hilfecenter im Dashboard über das Menü »Support **& **Helpcenter« . Je nach gewähltem Paket steht eine bestimmte Anzahl kostenloser Tickets monatlich zur Verfügung, jede darüber hinausgehende Anfrage stellt die Firma mit rund 6 Euro und Expresswünsche mit zirka 18 Euro in Rechnung.

Inventur

Alle getesteten ERP-Systeme bilden sehr komplexe Prozesse ab und verlangen dem Benutzer einigen Konfigurations- und Einarbeitungsaufwand ab. Dabei unterstützen je nach Software unterschiedlich gute Handbücher oder Video-Anleitungen. Nach den ersten Anlaufschwierigkeiten zeigten sich die drei Programme aber ihren Aufgaben gewachsen und überzeugten mit ganz unterschiedlichen Funktionen und Extras (Tabelle 1). So ist es schwer, eine eindeutige Empfehlung auszusprechen – zu verschieden sind die Schwerpunkte und Ansätze.

Kivitendo punktet vor allem mit den Buchhaltungsfeatures, mit den Berichten und dem sehr ausführlichen Handbuch, das keine Fragen offen lässt. Dafür fehlen Importmöglichkeiten für Stammdaten und Schnittstellen zum Anbinden von Onlineshops. Der erste Kandidat ist daher für den Handelsbereich weniger interessant und richtet sich hauptsächlich an kleine Unternehmen im Handwerks- und Dienstleistungsbereich.

Wawision punktet mit durchdachten Prozessen und seiner Vielseitigkeit. Die Software eignet sich für kleine und mittlere Handels- und Produktionsunternehmen. Das jüngste Projekt im Test kämpfte anfangs noch mit ein paar Kinderkrankheiten, die der hilfsbereite Support jedoch zügig ausbügelte. Anwender sollten die Enterprise-Version in Betracht ziehen, die neben einem erweiterten Funktionsumfang ein Jahr lang Zugang zum Updateserver und Unterstützung vom Hersteller bietet. Abzüge gibt es derzeit vor allem für die fehlende Dokumentation. Hier sollte die Firma nachlegen und im gleichen Atemzug die Tippfehler in der Weboberfläche beheben.

Die Vermutung, dass eine kostenpflichtige Cloudlösung komfortabler zu bedienen sei und schneller zum Ziel führe als ein selbst gehostetes System, konnten die Tester nicht bestätigen. Zwar entfällt bei Actindo die Installation auf dem eigenen Server, aber auch hier gibt es Unwägbarkeiten, die neben dem finanziellen auch erheblichen zeitlichen Aufwand mit sich bringen. Eine unvollständige Anleitung verlangt dem Anwender einiges an Durchhaltevermögen ab – wer die Einstiegshürden jedoch überwindet, der kann seine Unternehmensprozesse mit Actindo sehr detailreich abbilden. Die anfallenden Kosten lohnen sich jedoch nur für Händler, denen die Integration verschiedener Onlineshops und Marketplaces wichtig ist.

Der Autor

Dr. Katja Flinzner ist Redakteurin, Lektorin und Übersetzerin mit den Schwerpunkten im IT- und E-Commerce-Bereich. Mit ihrem Unternehmen “Mehrsprachig handeln” (http://www.mehrsprachig-handeln.de) unterstützt sie vor allem Onlineshops bei Internationalisierungs-Projekten und bei der Qualitätssicherung.