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Sie sind die zentrale Plattform für Anwendungen, Informationen und Prozesse im Unternehmen und vereinen CMS, DMS und Prozessmanagement: Enterprise-Portale. Dieser Artikel vergleicht die Open-Source-Lösung Liferay 6.1 mit dem jüngst erschienenen Microsoft-Produkt Sharepoint 2013.

Größere Firmen investieren in Enterprise-Portale, weil sich mit ihnen komplexe Interaktionsprozesse zwischen Kunden, Mitarbeitern und Partnern vergleichsweise einfach implementieren lassen. Im Idealfall stehen dann alle Anwendungen, Informationen und Prozesse in einem Portal, und zwar sauber und übersichtlich zentral zusammengefasst. Sowohl firmenintern, im Intranet oder auch geschäftsübergreifend via Extra- oder Internet lassen sich auf diese Weise Ressourcen flexibel für Mitarbeiter und Kunden oder Projektpartner bereitstellen – einfach per Webserver und ohne lästige Konfigurationen wie bei VPNs.

Angesichts der regen Nachfrage tummeln sich auf dem Markt zahlreiche Portal-Lösungen und -Anbieter. Führend im Open-Source-Feld ist die Software Liferay, äußerst populär in der proprietären Sparte ist Microsofts Sharepoint. Beide haben die Marktforscher von Gartner im Jahr 2012 als “Leader” in einem “Magic Quadrant” aufgelistet (Liferay in [1], Sharepoint 2013 in [2]).

Sharepoint und Liferay: Wirklich auf Augenhöhe?

Glaubt man den Marktforschern, dann begegnen sich die beiden Portale also scheinbar auf Augenhöhe. Doch für welche Usergruppen ist welche Lösung am besten geeignet? Wie schneiden die Portalsysteme im Einsatz ab? Dieser Artikel untersucht beide Plattformen bezüglich verschiedener Funktionen, darunter die Sharepoint-Paradedisziplin dynamische Listen, aber auch DMS, CMS, Social Office sowie die Entwicklung neuer Web-Parts (Sharepoint) oder Portlets (Liferay) für die beiden Portale.

Derart unterschiedliche, individuelle Begrifflichkeiten für überwiegend identische Sachverhalte gehören bei den meisten Portalen übrigens zum Alltag. Tabelle 1 hilft dem Portaleinsteiger, Tabelle 2 bietet einen Überblick der Features der beiden Produkte.

Dynamische Listen

Dynamische Listen vereinen im Portal mehrere Datentypen wie Textfelder oder vom Anwender hochgeladene Bilder zu individuellen, aus neuen Komponenten zusammengesetzten Datentypen. Die Abbildungen 1 und 2 zeigen, wie die Portale das Erstellen und Befüllen solcher Listen visualisieren. Das kann typischerweise in Form einer Tabelle oder mit eigenen Templates erfolgen, Letztere integrieren auch komplexere Auswertungen der Listen.

Abbildung 1: Das Ausfüllen eines neuen Datensatzes geht in Liferay leicht von der Hand.

Abbildung 2: Bei neuen Datendefinition bietet Sharepoint auf den ersten Blick mehr Optionen …

Liferay Portal 6.1 bietet benutzerdefinierte Listen, die Anwender per Drag&Drop zusammenstellen [3]. Das ist jedem User mit entsprechender Berechtigung erlaubt, (Abbildung 3), wobei Liferay gleich einen ganzen Satz von vordefinierten Datentypen anbietet. Entwickler können aber auch komplett neue Feldtypen anlegen. Die Liferay-Templates basieren auf dem Velocity-Framework, das die Darstellung der Wertelisten definiert.

Abbildung 3: … doch bei genauerem Hinsehen zeigt auch Liferay seine Fähigkeiten, hier beim Anlegen neuer dynamischer Listen.

Office-Export, Versionierung

Auch die Versionierung hat Liferay fest als zentrales Konzept implementiert und bietet sie für alle Objekte im Portal an, also auch bei den benutzerdefinierten Listen. Schade nur, dass sich die angelegten Listen nicht ohne Weiteres nach Excel oder Access exportieren lassen. Das macht Microsoft besser: In Sharepoint 2013 liegen Listen nicht nur benutzerdefiniert, sondern auch in Form von Datenlisten (mit Vorlagen) und als Dokumentenbibliothek vor (Abbildung 4). Auch hier können Entwickler und Benutzer eigene Feldtypen definieren.

Abbildung 4: Übersichtlich und aufgeräumt: Sharepoints Datenlisten.

Im Gegensatz zu Liferay lassen sich in Sharepoint Ansichten sortieren und filtern, was im freien Produkt nur bei der Implementierung eines geeigneten Templates funktioniert. Darüber hinaus ist in Sharepoint 2013 der Export von Ansichten nach Excel oder Access möglich. Der Benutzer darf Dokumente als solche Views innerhalb des Browsers öffnen und die enthaltenen Daten editieren.

Workflows

Gemeinsamkeit mit Liferay Portal 6.1 besteht dagegen in der Workflow-Anwendung und Versionierung von Listeneinträgen. Beide Portale bieten umfangreiche Möglichkeiten, Listeneinträge zu steuern. Sharepoint erlaubt es sogar, Listenelemente um einen so genannten Dokument-Arbeitsbereich zu erweitern. Der soll Teams etwa das Verwalten themengebundener Dokumente erleichtern. Auch Versionierung ist hier möglich.

In Liferay dagegen kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen die Liste bearbeiten. In der Versionierung hält die Software dann Zeitstempel und Bearbeiter fest. Auch die Templatestruktur unterscheidet sich in den beiden Systemen: Liferay verwendet, wie auch bei den benutzerdefinierten Listen, ein Velocity-Template.

Velocity oder ASP-Dotnet?

Sharepoint 2013 hingegen basiert auf ASP-Dotnet. Da es sich bei ASP-Dotnet um die generische Dotnet-Frontend-Sprache handelt, bietet dies für Sharepoint 2013 natürlich die maximal erreichbare Flexibilität. Die ASP-Dotnet-Seiten können als Vorlagen dienen, lassen sich aber genauso auch als reiner Text, beispielsweise über den Sharepoint-Designer, erstellen und anpassen.

Alle Konstrukte in Sharepoint 2013 (Listen, Formulare, Layoutvorlagen) basieren auf Seiten oder Vorlagen, den Master-Pages. Die sind als Standard-Dotnet-Feature auch in Sharepoint verfügbar und beschleunigen die Arbeit der Anwender, sie erlauben aber auch eine stärker von Vorlagen getriebene Entwicklung von Webseiten.

Das Liferay Portal 6.1 verfügt über ein eigenes Dokumenten-Managementsystem mit Drag&Drop-Oberfläche (Abbildung  5), in der sich mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten lassen. Eine Vorschau auf gängige Dokumenttypen wie Texte oder Bilder, ist ebenfalls möglich (Abbildung 6). Auch können – ähnlich wie bei den benutzerdefinierten Listen – Anwender beim Upload einer Datei eigene Dokumenttypen erstellen, die beispielsweise stets die Eingabe zusätzlicher Metadaten verlangen.

Abbildung 5: Liferays Dokumentenbibliothek bietet einen guten Überblick, hier in der Ordneransicht.

Abbildung 6: Zum Standard moderner CMS/DMS gehören neben schicken Web-GUIs und Versionierung auch Dokumenten-Vorschau und -Editor.

CMIS, DMS und Liferay Sync

Wer vorhandene Repositories in Liferay anbinden will, greift zu dem CMIS-Standard, über den alle Liferay-Funktionen auch in einem externen DMS bereitstehen. Außerdem gibt es Zugriff über Webdav, mit dessen Hilfe die Benutzer Dokumente direkt am Desktop ein- und auschecken können. Derlei Arbeiten berücksichtigen übrigens auch eventuell definierte Workflows.

Die Live-Synchronisation (Liferay Sync) hält alle Dokumente eines Ordners oder auch das gesamte Repository auf verschiedenen Betriebssystemen und auf mobilen Geräten automatisch auf dem gleichen Stand.

In Sharepoint 2013 fußt das DMS auf Listen (Abbildung  7). In-Place-Editing mit Webdav, beispielsweise für Office-Dokumente, ist ebenfalls möglich, alle gängigen Office-Formate lassen sich direkt aus der Liste heraus bearbeiten, inklusive Versionierung. Auch hier ergänzen zentral oder lokal verwaltete Metadaten auf Wunsch die Einträge.

Abbildung 7: Sharepoint 2013 ist bereits für die Metro-Oberfläche designt, hier beim Anlegen von Listen.

Die Office Web Apps von Sharepoint 2013 stammen aus dem Umfeld von Microsofts Online-(Cloud-)Produkten Outlook.com und Office365. Sie bringen Web-Varianten der wichtigsten Office-Anwendungen Excel, Word, One Note und Powerpoint und erlauben es dem Anwender, Dateien von überall und ohne lokale Office-Installation zu bearbeiten.

CMS, Sites und Webs

Sowohl Liferay Portal 6.1 als auch Sharepoint 2013 machen es möglich, Site- oder Page-Vorlagen als Pakete zu installieren oder zu exportieren. Achtung, hier sorgt das Marketing für Verwirrung: Eine “Site” in Sharepoint kann mehrere “Webs” enthalten und entspricht somit am ehesten einer Portal-Instanz in Liferay – wobei die Webs dann den Communities oder Sites in Liferay entsprechen.

Beide Portale binden automatisch externe Inhalte wie Artikel und XML-Inhalte oder Streams wie RSS-Feeds ein. Beide Portallösungen bieten zudem einen Wysiwyg-Editor, der den Benutzer beim Erstellen neuer Inhalte unterstützt. Darüber hinaus sind alle Inhalte des Portals Teile des Rollen- und Rechtemanagements. Die Benutzer sehen abhängig von ihren Rechten unterschiedliche Inhalte.

Liferay Portal visualisiert alle seine Inhalte in Form von Portlets. Auch das CMS stellt ein Portlet bereit, mit dem Anwender Webcontent erstellen, editieren und im Anschluss auf einer oder mehreren Pages anzeigen können.

Der oft viel zu mächtige Wysiwyg-Editor braucht aber nicht zum Anlegen der Inhalte herzuhalten, weil Liferay auch auf eine eigene Kombination aus Strukturen und Templates zurückgreift. Mit deren Hilfe trägt der Autor nur die wesentlichen Inhalte in eine vordefinierte Struktur ein, während das Template sich um die Darstellung kümmert. So lässt sich mit Hilfe unterschiedlicher Vorlagen der gleiche Artikel auf mehreren Sites optisch unterschiedlich darstellen.

Die Web-Parts oder Portlets beider Portale lassen sich per Drag&Drop auf den Sites oder Pages positionieren. Die Module passen sich genau an den Platz an, der auf der Seite bereitsteht. Eine In-Place-Bearbeitung von Seiten, also das Bearbeiten von Texten direkt auf einer Seite, bietet nur Sharepoint, der Liferay-Anwender muss den Content auswählen und dann in den Edit-Mode wechseln.

Damit die eingebaute Suche Inhalte leicht und vor allem schnell findet, müssen diese indiziert sein. Um das zu vereinfachen, können Admins Tags für Inhalte hinterlegen. Das Taggen von neuen Inhalten erfolgt bei beiden Portallösungen fast automatisch, mit Hilfe von externen Services zur Textanalyse.

Bei Liferay kommt beispielsweise der Yahoo Term Extraction Service [4] zum Einsatz, der mögliche Tags für Texte extrahiert. In Sharepoint 2013 ist Tagging nur für eigenen Content im My-Site-Bereich möglich. Als Alternative bietet es sich an, die Anbindung an den (separat bei Microsoft zu erwerbenden) FAST Search Server zu nutzen, der den internen Sharepoint-Index ablöst.

Workflow und Designer

Das Business Process Management (BPM) ist bei den Enterprise-Portalen häufig von besonderer Bedeutung. BPM will alle Abläufe und Tasks sämtlicher Mitarbeiter steuern und verwalten, was für die Portale in der Regel bedeutet, eine Vielzahl von Ressourcen zu managen. Geregelte Prozessvorgaben sind hier unabdingbar. Dafür verfolgen beide Portale eigene BPM-Ansätze, die sich aber in einigen Punkten sehr ähnlich sind. So ist in beiden Systemen die Workflow-Erstellung nur für Administratoren oder berechtigte Personen vorgesehen.

Workflows lassen sich in Liferay Portal 6.1.2 EE mit dem Liferay-Workflowdesigner (Abbildung 8, [5]) auf Basis von Kaleo per Drag&Drop direkt im Adminbereich definieren. Der Admin kann aus verschiedenen Komponenten wählen, die er miteinander verbindet, um so den gewünschten Prozess zu beschreiben. Später kann er dann jede Komponente individuell konfigurieren.

Abbildung 8: Nur wenige funktionale Unterschiede gibt es beim Erstellen von Workflows, hier Liferays Workflowdesigner.

In Sharepoint 2013 dagegen legt der Amin Workflows zum Beispiel mit dem Sharepoint-Designer (Abbildung 9) an. Die Workflows beruhen auf der Dotnet-eigenen Windows Workflow Foundation – bei 2013 in der Version 4 –, die es erlaubt, einfache Workflows mittels vorgefertigter Aktionen zu generieren. Wizards führen den Nutzer durch den Prozess, Entwicklerkenntnisse sind nicht nötig.

Abbildung 9: Workflows, Websites – alles designt der Anwender in Sharepoint 2013 im eckigen Metro-Design.

Sharepoint und Liferay erlauben es aber auch, Workflows vollständig selbst zu entwickeln, from Scratch. Dann sind jedoch Programmierkenntnisse und ein wenig Aufwand erforderlich. Aber wer sich einarbeitet, kann dank der Workflow Foundation komplett neue Bausteine für den Designer entwerfen.

Beim Look&Feel schenken sich die beiden Portallösungen nur wenig. Die Anwender beider Produkte können aus zahlreichen vorinstallierten Themes auswählen. Die lassen sich anschließend entweder auf ganze Sites, Webs oder einzelne Pages anwenden.

Beide Portale unterstützen zudem mobile Themes. Ein Benutzer, der beispielsweise mit einem I-OS- oder Android-Gerät das Portal aufruft, wird automatisch auf eine eigens für solche Geräte optimierte Seite weitergeleitet. Welche das ist, bestimmt der Admin: Neben eigenen Templates kann er auch einfach Teile der Seite ausblenden und die Darstellung auf den Endgeräten verbessern.

Master-Pages, Layouts, Portlets und Themes

In Sharepoint 2013 bestimmt der Sharepoint-Designer das Theming auf Seiten-Ebene über so genannte Master-Pages (Abbildung 10), er erlaubt auch das Anpassen der Templates an die eigenen Bedürfnisse.

Abbildung 10: Viel Auswahl beim Look&Feel bieten sowohl Sharepoint …

Eine Besonderheit der Liferay-Themes ist die Integration von Portlets und Webcontent, die Liferay auch in Themes einbinden kann (Abbildung 11). Und daneben bietet es auch noch so genannte Layouts (Abbildung 12), die der Admin wie Themes deployt und danach auf einzelne Pages anwendet. Solche Layouts stellen eine Art Anker für Portlets bereit, in denen Entwickler oder Admins die Anordnung und Größe mit einer Spalten-und-Zeilen-Struktur geregelt haben.

Abbildung 11: … als auch Liferay. Es hat umfangreiche Themes an Bord, die sich auch individuell anpassen lassen, zum Beispiel für mobile Clients.

Abbildung 12: Viele Möglichkeiten eröffnen sich dem Admin, der neben den Themes auch die flexiblen Layouts von Liferay nutzt.

Entwicklung von Portlets und Webparts

In beiden Portalen lässt sich das Userinterface gut an die Anforderungen der Anwender anpassen. Allerdings sind grundlegende Programmierfähigkeiten nötig, um tief greifende Änderungen am Portal durchzuführen oder neue Portlets beziehungsweise Webparts zu entwickeln. In Liferay Portal 6.1 kann die Portlet-Entwicklung in jeder gängigen Java-EE-Umgebung erfolgen. Anpassungen über so genannte Hooks erlauben dabei Änderungen an Services und Liferays Portaloberflächen.

Die dafür bereitgestellte Liferay-IDE basiert auf Eclipse. Ein Maven- oder Ant-Task zum Erstellen von Plugin-Komponenten, etwa Portlets, Hooks, Themes, Layouts und EXT-Plugins, ist ebenfalls vorhanden. Liferay Portal 6.1 bietet zudem ein komplettes Deployment-Package, in dem sich alle Komponenten als Plugin kombinieren lassen.

Bei Sharepoint 2013 dagegen erfolgt die Webpart-Entwicklung auf Basis von Dotnet mit der jeweils aktuellen Version von Visual Studio (aktuell 2012). Diese vollständig integrierte Entwicklungsumgebung erlaubt es auch, Workflows, Systemerweiterungen, Themes und vieles mehr zu entwickeln. Darüber hinaus gibt es ebenfalls komplette Deployment-Packages, die bis zu vollständigen Site-Setups reichen. Microsoft fasst derlei Add-on-Pakete für Sharepoint unter dem Sammelbegriff “Feature” zusammen und bietet weitere sinnvolle Erweiterungen zu den Funktionen von Visual Studio, beispielsweise den WSP-Builder, der als Plugin im Visual Studio mitläuft.

Integrationswillig: Liferay

Einer der größten Vorteile von Liferay Portal 6.1 ist, dass es nicht auf eine bestimmte Datenbank festgelegt ist. Das Portal ist sogar agnostisch, was die Systemdatenbank angeht, und bindet über gängige Java-Treiber beliebige externe Datenbanken an. Sharepoint 2013 dagegen läuft erwartungsgemäß nur mit der Systemdatenbank MS SQL Server 2008 R2 (64 Bit). Der Anschluss von Drittsystemen erfolgt über standardisierte Dotnet-Treiber, nativ für Oracle, MySQL oder ODBC verfügbar.

Hinter dem markigen Buzzword Social Office 2.0 (Abbildung 13, [6]) verbirgt sich in Liferay ein Plugin, das das Portal um viele Social-Web-Funktionen fürs Büro erweitert und das als eigenes Paket für die Installation daherkommt. Soziale Netze integriert es ins Portal, Microblogging erfolgt ähnlich wie bei Facebook beispielsweise über eine Pinnwand, auf der Anwender ihre Status-Updates veröffentlichen. Ebenfalls dabei ist ein Messaging-System, mit dem jeder Benutzer eine Art Mailaccount im Portal erhält, über den die Mitarbeiter Nachrichten austauschen. Der User-Chat ist dagegen bereits im Standardumfang enthalten.

Abbildung 13: Enterprise-Portale werden sozial, zumindest als Social Office 2.0 in Liferay. Instant Messaging und soziale Netze integriert es in eine interne Webseite.

Social Office

Im Social-Office-Plugin sind zusätzlich noch weitere Layouts und Themes sowie eine Favoritenverwaltung enthalten. Diese erlaubt es, Webcontent, Userprofile und weitere Liferay-Inhalte im persönlichen Profil zum direkten Aufruf zu speichern. Den größten Mehrwert stellt allerdings das sehr gute Zusammenspiel der einzelnen Komponenten dar, die dem Liferay-Portal einen runden Abschluss geben. Doch wem das Social Office 2.0 zu weit geht, dem genügt vielleicht bereits das Standard-Dashboard mit seinen vielen Themes.

In Sharepoint 2013 erhält jeder Benutzer eine optionale »My Site« -Umgebung (Abbildung 14). Sie betreibt das Portal als getrennte Site-Collection, also quasi wie eine parallele Site-Sammlung. Sie agiert nahezu unabhängig vom eigentlichen Portal. Dort pflegt jeder Anwender sein Profil, postet Neuigkeiten auf der Pinnwand und verschickt Kurznachrichten. Auch RSS-Feeds und favorisierte Inhalte lassen sich integrieren, wie bei Liferay ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Nutzern möglich und die Anwender können Favoriten verwalten.

Abbildung 14: Im Sharepoint-Dashboard hat jeder User seine eigene individuelle Seite.

Öffentliche und private Seiten sind bei Sharepoint 2013 zwar nicht mehr zu unterscheiden, aber der Benutzer kann innerhalb seiner Site Berechtigungen vergeben und Benutzer oder Benutzergruppen zulassen oder ausschließen.

Auch die Installationsumgebung ist in Liferay Portal 6.1 Betriebssystem- und Datenbank-agnostisch. Bei beiden hat der Admin somit fast völlig freie Wahl. Sharepoint 2013 ist dagegen naturgemäß auf die Microsoft-Welt festgelegt. Und der Hersteller macht dabei sogar sehr restriktive Vorgaben: Wer den Redmondern zufolge akzeptable Performance-Werte gewährleisten will, der braucht Windows Server 2008 R2 SP1 oder Windows Server 2012 und als Datenbank Microsoft SQL Server 2012 oder den Microsoft SQL Server 2008 R2 mit Service Pack (alle nur in 64 Bit, [7]).

Sharepoint setzt Microsoft-Landschaften voraus

Bei den Features unterscheiden sich Liferay und Sharepoint nicht wesentlich, je nach Unternehmen wird daher eher die Integration in die bereits vorhandene Infrastruktur für die Wahl des passenden Portals den Ausschlag geben. In einem bestehenden Microsoft-Umfeld dürfte sich Sharepoint deutlich besser eignen, etwa wenn bereits ausreichend Lizenzen für Server und Clients vorhanden sind. Auch Features wie die direkte Office-Integration oder die Office Web Apps bieten für manche Unternehmen einen klaren Mehrwert.

Die einfache Integration in bestehende Firmenstrukturen, beispielsweise in ein bestehendes Active Directory, spricht ebenfalls für Sharepoint. Eine Vielzahl von Vorlagen, die speziell auf Enterprise-Bedürfnisse zugeschnitten sind, etwa das Enterprise-Wiki oder Kollaborations-Sites, machen den Einstieg leicht und decken viele Grundbedürfnisse ab. Doch in einer nicht primär auf Microsoft ausgerichteten Umgebung ist Sharepoint wohl eher nur die zweite Wahl. Gerade als Standalone-Server ohne Microsoft-Infrastruktur kann das Microsoft-Produkt nur schwer mithalten, weil hier Liferay seine Vorteile richtig ausspielen kann.

Liferay integriert besser

Dank einer Vielzahl unterstützter Standards integriert Liferay sich in nahezu jede Systemlandschaft. Ob Active Directory oder Open LDAP für das zentrale Usermanagement sorgen, spielt genauso wenig eine Rolle wie die verwendete Datenbank. Auch der Einsatz von Microsoft Office im Unternehmen stellt kein Hindernis dar.

Wenn auch die Integration an vielen Stellen nicht so fein abgestimmt sein mag wie bei Sharepoint, lassen sich doch mit Hilfe von Webdav oder Liferay Sync Dokumente problemlos bearbeiten, inklusive Versionierung und einer detailliert definierten Berechtigungsstruktur. Nur auf das Editieren im Browser muss der Anwender verzichten.

Kosten und Cloud sprechen für Open Source

Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen, die die hohen Sharepoint-, Windows- und Office-Lizenzkosten scheuen, ist das Open-Source-Portal die bessere Wahl – sofern nicht bereits eine auf Microsoft ausgerichtete Umgebung vorhanden ist und ohnehin gerade größere Server-Anschaffungen anstehen.

Doch nicht zuletzt im Zuge des Cloud Computing setzen auch immer mehr große Unternehmen auf Open-Source-Komponenten, die mit ihrer offenen Struktur mehr Freiheit bieten als Microsoft. So hat mit Liferay ein Java-Entwickler weitaus mehr Möglichkeiten, das Portal an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen als bei der proprietären Konkurrenz. (mfe)