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Ob bloß Rechnungen zu schreiben oder komplexe Abläufe eines Mittelständler abzubilden sind – keiner scheint dazu gezwungen, seine kaufmännischen Daten einer proprietärer Software anzuvertrauen. Das jedenfalls ergibt das folgende Stimmungsbild unter Entwicklern, Unternehmen und Anwendern.

Die Kerndaten jedes Unternehmens über Einnahmen, Ausgaben und Gewinne in Computern statt in Büchern zu führen erlaubt es, die Daten auf vielfältige Weise auszuwerten, und ist daher für moderne Unternehmen unerlässlich. Als Oberbegriff zur Fibu läuft solche Firmensoftware neudeutsch unter dem Namen Enterprise Ressource Planning, kurz: ERP (siehe Kasten “Begriffe”).

In Mitteleuropa marktbeherrschend ist Deutschlands größte Softwarefirma SAP (siehe Kasten “Platzhirsch”). Deren Angebotspalette (SAP Business One und Business All-in-One) gilt als äußerst komplex, ihre Einführung im Unternehmen ist meist mit erheblichem Aufwand verbunden, die Lizenzkosten sind hoch. Jenen, die nach Alternativen suchen, bietet sich eine breit gefächerte Auswahl.

Doch warum ein Lock-in zu einem proprietären Anbieter riskieren, wenn es doch freie Software gibt? Das Linux-Magazin hat sechs sehr unterschiedliche Softwarepakete herausgepickt (siehe Tabelle 1) und deren Anwender nach ihren Erfahrungen befragt.

Tabelle 1: Buchhaltungssysteme” width=”300″ height=”168″ /> Tabelle 1: Buchhaltungssysteme

Yabs für Kleingewerbe

Yet another Business Software (Und noch eine Business-Software, Yabs, [1]) ist einer von mehr als 150 Anbietern, die allein in Deutschland um die Marktanteile rangeln. Die Firma mit Sinn für selbstironische Produktnamen gehört zu den jüngsten Marktteilnehmern für Finanzsoftware, und wie so häufig begann das freie Projekt als Ein-Mann-Show. Das schlanke Paket beschränkt sich noch auf Rechnungserstellung mit Auftragsbearbeitung, eine kleine Materialverwaltung und Ansätze zu einem CRM-System. Yabs zielt besonders auf kleine und mittlere Unternehmen, bietet allerdings keine Datev-Anbindung.

Abbildung 1: Das schlanke Yabs setzt rundum auf Anwenderfreundlichkeit, hier am Beispiel der Administrationsoberfläche.

Den Grund für die Entwicklung lieferten persönliche Anwendererlebnisse des späteren Projektgründers. Andreas Weber ärgerte sich darüber, dass die proprietäre Software von Buhl Data nicht unter Linux lief, und schrieb kurzerhand seine eigene. Heute ist die aktive Community auf rund 20 Entwickler, Administratoren und Tester gewachsen. Anwender bekommen auf der Webseite von Openyabs.org Antworten auf ihre Fragen, auch neue Funktionen kommen so hinzu.

Als typischer Anwender für die Firmensoftware sieht sich Goldschmiedemeister Christian Gabel aus Dortmund. Mit seinen fünf Mitarbeitern bedient er sowohl Firmen- als auch Privatkunden. Er schreibt Lieferscheine, Rechnungen und Angebote und lässt die klassische Buchführung vom Steuerberater erledigen. Der Goldschmied hat klar umrissene Anforderungen an eine Software: “Sie muss sich in den Betriebsablauf integrieren, nicht umgekehrt!”

Wegen dieses vermeintlich einfach klingenden Anspruchs brauchte er zwei Jahre, um eine passende Software zu finden. In dieser Zeit testete er zahllose Demoversionen: “Meist war es so, dass ich zwar nur zwei Module brauche, aber fünf installieren muss”, fasst er seine Erfahrungen zusammen. “Man merkt häufig, dass die Programmierer nicht mit normalen Anwendern reden und Funktionen einbauen, die sich nur völlig umständlich benutzen lassen.”

Mit Yabs fand er schließlich das System, das er suchte (Abbildung 1). Er lobt die Flexibilität und freut sich, dass er alle Formulare ohne Programmierkenntnisse in Open Office selbst gestalten konnte. Vorher führte er Lieferscheinbücher und trug alle Vorgänge in Tabellen ein. Bei seiner Suche spielte keine Rolle, ob die Software quelloffen oder proprietär ist. Nun weiß er den Vorteil aber zu schätzen: “Natürlich ist der Grundgedanke gut, und dass keine teuren Lizenzkosten anfallen, ist auch schön.”

Vom Support bei Yabs ist er begeistert, er hat nur eine Anmerkung: “Es ist wirklich kaum fassbar, dass die Entwickler sich kostenlos zur Verfügung stellen und auf die Vorschläge der Community eingehen. Eigentlich habe ich immer ein schlechtes Gewissen, Wünsche zu äußern, weil ich weiß, welche Arbeit das für die Entwickler nach sich zieht.” Nachdem er ein Jahr sicherheitshalber das alte System samt Excel-Tabellen parallel zu Yabs mit Open Office fortführte, ist er sich nun sicher, dass er sich die Lizenzkosten für andere Officeprodukte auch sparen kann.

In Anpassungen investieren statt in Lizenzen

Excel-Tabellen waren eine lange Zeit auch bei der Unternehmensberatung Economedic AG [5] das Mittel der Wahl. In sie tippten die Berater ihre Projektdaten ein, kombinierten sie mit einer Zeiterfassung und erstellten die Rechnungen auf dieser Grundlage. Die Firma, die 16 Mitarbeitern an zwei Standorten beschäftigt und ihre Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen lässt, beauftragte Anfang 2009 ihren Berater Maximilan Högn (Abbildung 2) mit der Suche nach einer passenderen EDV-Lösung. Mit der neuen Software sollten die Berater aus Angeboten Aufträge erstellen, ihre Stunden erfassen und Projekten zuordnen sowie den Kunden in Rechnung stellen können.

Abbildung 2: Wirtschaftsinformatiker Maximilian Högn befand beim Evaluieren die meisten ERP-Systeme als zu überladen.

Das Rad nicht neu erfinden

Zunächst dachte Wirtschaftsinformatiker Högn daran, eine hauseigene Lösung mit Hilfe von Open-Source-Bausteinen selbst umzusetzen – noch dazu, weil IT-Know-how im Unternehmen vorhanden war. Schnell stellte er jedoch fest, dass dies zu aufwändig wäre. Bei seiner anschließenden Suche stand die gewünschte Funktionalität im Vordergrund.

“Wir haben im Unternehmen durchaus eine Affinität zu Linux und der Chef hatte mal die Vorstellung, dass wir alles auf freie Software umstellen könnten. Aber es zählt, was umsetzbar ist und was die Mitarbeiter annehmen und nutzen”, erläutert Högn den pragmatischen Ansatz seiner Evaluierung.

Syntax, ein Newcomer

Neben Yabs macht auch die Finanzsoftware Syntax von sich reden, geschrieben von Olaf Willuhn. Der Entwickler ist vor allem durch seine Onlinebanking-Software Hibiscus [4] bekannt, seit Oktober 2010 hat er auf seiner Webseite Willuhn.de unter der GPLv2 die Finanzbuchhaltung veröffentlicht.

Mit seiner neuen Fibu will er nun vor allem den Kleingewerbetreibenden, die keine doppelte Buchführung benötigen, eine Open-Source-Lösung bieten. Mit dabei sind die Kontenrahmen SKR03 und 04, die Software ist mehrmandantenfähig (Abbildung 3). Syntax ist wie Hibiscus ein Plugin zu seinem Framework Jameica.

Abbildung 3: Die freie, mehrmandantenfähige Finanzsoftware Syntax ist ein Plugin des Jameica-Framework.

Project-Open sollte es sein

Die meisten ERP-Pakete befand der Berater für zu komplex. Nach einem direkten Vergleich mit zwei weiteren Systemen entschied sich der Mittelständler für Project-Open [6], das zudem mit seiner drolligen Schreibweise ]project-open[ auffällt. Sie steht zu weiten Teilen unter der GPL, einzelne Module sind kostenpflichtig. Laut Maximilian Högn werde an Project-Open der Vorteil der quelloffenen Lösung deutlich: “Erfreulich war dann schon, dass die Lizenz selbst nichts kostet. Dafür können wir das Geld in die Anpassung investieren.”

Nach einem Jahr im Einsatz zieht der Unternehmensberater positiv Bilanz: “Project-Open erfüllt alle unsere grundsätzlichen Anforderungen”, meint er (Abbildung 4). Zwar würden in der Praxis wieder neue Wünsche auftauchen, aber: “Wir können jederzeit weitere Funktionalitäten beauftragen.”

Abbildung 4: In Project-Open erfassen die Berater der Economedic AG ihre Stunden. Auf dieser Grundlage entstehen die Rechnungen, die die Kunden später geschickt bekommen.

Als kleine Kritik merkt er an, dass die Kollegen, die Wert auf schöne Optik und “geschmeidiges Handling” legen, nicht so richtig glücklich sind. “Für die typischen I-Phone-Nutzer”, so Högn, “könnte das Look and Feel durchaus schöner werden.” Als tatsächlich wunden Punkt nennt er die fehlende Synchronisation mit MS Outlook, das die Berater gern mit dem CRM-System einsetzen würden.

Forken bingt’s: Adempiere

Die freie Software Adempiere [7] nahm ihren Anfang im Jahr 2006 als Fork des ERP-Systems Compiere [8]. Differenzen zwischen der gleichnamigen Firma hinter Compiere mit den Entwicklern der Community lieferten die Ursache. Deshalb erstaunt es auch nicht, dass die Unabhängigkeit von jeglichen Herstellern für den Entwickler und Adempiere-Dienstleister Norbert Wessel [9] besonders wichtig ist: “Wenn eine ERP-Software Hersteller-getrieben ist, besteht immer das Risiko, dass dieser die Lizenz ändert. Bei Adempiere kann dies nicht passieren.”

An dem Beispiel zeigt sich, dass eine plötzliche Lizenzänderung für die Anwender kein hohes Risiko darstellt. Bei ausreichender Unterstützung in der Community lebt die Software unter neuem Namen mit freier Lizenz weiter. Bei Compiere stehen die Grundfunktionalitäten als so genannte Standardversionen bis heute unter der GPL, Zusatzversionen sind mit anderen Lizenzen häufig kostenpflichtig. Die damalige Firma Compiere gibt es heute nicht mehr, im Juni 2010 hat Consona aus Indianapolis das Unternehmen gekauft.

Adempiere hat sich nach seiner Abspaltung schnell etabliert. Rund 120 Entwickler arbeiten weltweit an der Software, in Deutschland haben sich die Unterstützer in einem Verein organisiert. Die Software steht auf Sourceforge [10] regelmäßig unter den Top Ten mit der meisten Aktivität. Adempiere bietet die wesentlichen Funktionen für Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen und Materialwirtschaft sowie zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten. Die Datev-Schnittstelle und auch die wichtigsten Kontenrahmen sind frei verfügbar (Abbildung 5).

Abbildung 5: Adempiere hat sich auf den deutschen Markt eingestellt und liefert Kontenrahmen und Steuersätze. Eine Datev-Schnittstelle ist frei verfügbar.

Einmal zahlen reicht

Wünscht der Anwender die Anbindung an den Webshop, stehen Dienstleister bereit und integrieren diese über Webservices. Vereinsmitglied Norbert Wessel sieht einen weiteren Vorteil, den Open Source dem Anwender bietet: “Wir berechnen keine Funktionalität ein zweites Mal. Wenn wir einmal etwas auf Kundenwunsch programmiert haben, fließt der Code wieder in die freie Version.” Geld verdienen die Dienstleister mit Support und Beratung.

“Im Unterschied zu anderen Anbietern können wir allerdings keine kostenlosen Beratertage im Vorfeld bieten”, erläutert Wessel. Dies sei aber auch gar nicht nötig, meint er, denn wenn die Kunden bei ihm landen, hätten sie sich die Software bereits heruntergeladen und wären bestens informiert. “Das Geld, das die proprietären Unternehmer in die beratungsintensiven Presales-Aktionen stecken, schlägt sich ja auch in den hohen Lizenzkosten nieder”, meint er.

Kann Open ERP so funktional sein wie SAP?

“So mächtig wie SAP – so einfach wie Quickbook”, so beschreibt sich die freie Variante Open ERP [11] auf einem Werbeplakat selbst (Abbildung 6). Seit fünf Jahren ist die belgische Software auf dem Markt und nach eigenem Bekunden bei rund 1000 Downloads pro Tag angekommen. Zahlende Kunden hat das Unternehmen hinter Open ERP bislang vor allem in Frankreich, Belgien, Lateinamerika und anderen “aufstrebenden Ländern”, wie der Vertriebschef Xavier Pansaers berichtet. Dies will das Unternehmen künftig ändern und die Geschäfte eher nach Deutschland und Nordeuropa ausweiten.

Abbildung 6: Bei einer Vertriebsveranstaltung sucht Open ERP den Vergleich mit SAP.

Bei einer Vertriebsveranstaltung in München wollen Pansaers und sein Kollege Lutz von Peter das Netz mit aktuell sieben Partnern in Deutschland ausbauen. Auf die Frage, ob die Ähnlichkeit von Open ERP mit SAP verkaufsfördernd wirke, lacht Pansaers: “Das ist aktuell unser einziger Werbeaufsteller, und den haben wir für den amerikanischen Markt gemacht. Tatsächlich zielen wir mit dem Vergleich auf Entscheider. Nach unserer Erfahrung wählen viele einfach SAP, ohne sich näher mit dem Thema zu befassen. Denn mit dem Einsatz des Marktführers können sie ihre Entscheidung immer rechtfertigen, auch wenn es anschließend Probleme mit der Software gibt.”

Open ERP ist beeindruckend funktionsvielfältig: Finanzbuchhaltung, CRM, Vertrieb, Projektverwaltung, Materialwirtschaft und Personalverwaltung bis hin zu einem integrierten Workflow-Designer. Mehr als 950 Module haben das Unternehmen und seine Partner gemeinsam mit einer agilen Community programmiert. Ein Partner hat für die Datev-Anbindung gesorgt; bis auf wenige Ausnahmen stehen die Pakete unter Open-Source-Lizenzen wie der AGPL. Allerdings sind darunter viele länderspezifische Ergänzungen, die den Durchschnittsanwender selten interessieren.

Updates gegen Bezahlung

Geld verdient das belgische Unternehmen mit Software-Maintenance sowie Trainings und indem es seinen Partnern mit Beratungsleistung aushilft. Entwicklern aus der Community rät Open ERP, die selbst programmierten Module bei dem Unternehmen zertifizieren zu lassen. Das stelle sicher, dass die Module Teil der so genannten “Software-Garantie” werden, eines der Hauptwerbeargumente des Anbieters. Hiermit verspricht der Hersteller den Code Update-fähig zu machen, sich um Bugfixes zu kümmern und vorhandene Installationen auf Kundenwunsch zu migrieren.

Compiere als abschreckendes Beispiel

“Wie wichtig ist Open ERP die finanzielle Unabhängigkeit?”, fragt Thomas Zajac, Inhaber der Baycix GmbH [12]. Er ist bei der Veranstaltung in München zum einen deshalb, weil er in seiner Firma das bisherige ERP-System ablösen will, zum anderen überlegt er, selbst Partner zu werden.

Die Frage beschäftigt ihn, weil er im Lauf des zweijährigen Entscheidungsprozesses auch die ERP-Systeme Compiere, Adempiere und Open Bravo unter die Lupe genommen hat und deren Geschichte kennt. “Wir haben seit letztem Jahr 20 Prozent Fremdkapital von französischen Investoren im Unternehmen”, antwortet Xavier Pansaers. “Und ja, wir kennen auch die Compiere-Geschichte. Die wird sich bei uns gewiss nicht wiederholen”, versichert er.

Ein ERP hält acht Jahre

Mit seiner zweijährigen Suche nach einem neuen ERP-System liegt Zajac etwas über dem Durchschnitt: Laut Markterhebungen führen Unternehmen etwa alle acht Jahre eine neue kaufmännische Software ein, der Entscheidungsprozess dauert zwischen sechs und 18 Monate. Zajac will in seinem Unternehmen eine proprietäre Lösung für Mittelständler ablösen und hat sich ausschließlich Open-Source-Programme angesehen. Auch deshalb, weil er von den hohen Lizenzkosten herunterkommen will.

Das Hauptkriterium bleibt für ihn aber die Anwenderfreundlichkeit: “Deshalb war SQL-Ledger für uns sofort wieder raus aus dem Rennen”, so der Unternehmer. Gemeinsam mit seinen hauseigenen Entwicklern hat er sich über längere Zeit mit Adempiere beschäftigt, das System auf Testrechnern installiert und sich aktiv an der Community beteiligt, berichtet er. Schließlich hat er sich gegen eine Einführung bei Baycix entschieden: “Adempiere ist für unsere Zwecke einfach nicht out of the Box einsetzbar. Man kommt konfigurationstechnisch schnell an Grenzen, speziell bei Geschäftsprozessen”, meint Zajac (Abbildung 7).

Abbildung 7: Für Baycix-Chef Thomas Zajac steht Usability an erster Stelle bei einem ERP-System.

Open ERP mit Python

Unter den Zuhörern bei der Veranstaltung sitzt auch Julia Grothe. Sie ist in der Administration des mittelständischen Unternehmens Theraline [13] tätig. Der Hersteller von Stillkissen wollte seine bisherige ERP-Lösung wechseln, weil das alte System nicht die nötige Flexibilität für den Webshop bietet. Grothe berichtet, dass ihre Firma bislang nur proprietäre Software und mit Microsoft Windows einsetzt. Einzig auf dem Kommunikationsserver mit Asterisk und dem Mailserver läuft Linux.

Der Gewohnheit folgend zielte der suchende Blick in Sachen ERP-Software zunächst nach Redmond: Theraline hat ein Pflichtenheft für Microsofts Navision erstellt, 15 Unternehmen gaben Angebote ab. Die Wende brachte ein Dienstleister, der für den Webshop das freie Magento in den Ring schickte und den Mittelständler auf Open ERP hinwies. Die Administratorin zeigte sich von der Flexibilität und Modularität der freien Software angetan, auch die Idee dahinter hat sie infiziert: “Wenn schon ,Have Fun’ das Motto ist, dann geht man doch ganz anders an die Sache”, so Grothe.

Ein Argument, das aus Sicht mancher Dienstleister für Open ERP spricht, ist die zugrunde liegende Programmiersprache Python. Auch die LIS AG [14], ein Dienstleister aus München, bietet die Software seinen Kunden an. Neben der Skriptsprache gefallen dem Anbieter die umfangreiche Dokumentation, die Standardschnittstellen und die Modularität des Systems.

“Was man auch nicht vergessen sollte, ist die Software auf dem Desktop. Web-basierte Software bietet den klaren Vorteil, dass sie sich unabhängig vom darunterliegenden Betriebssystem einsetzen lässt”, erläutert Firmenchef Rudolf Strobl und betont: “Für Unternehmen ist der Migrationsaufwand dadurch ein Stück überschaubarer.”

“SQL-Ledger ist nichts für Jungunternehmer”

Christian Schuhart, freier Entwickler und Dienstleister [15], findet es hingegen völlig normal, dass SQL-Ledger [16] nicht out of the Box funktioniert. Er rät: “SQL-Ledger ist ein Framework, für mich eine klar strukturierte, übersichtliche Basis für die Anpassungen. Allerdings ist es für Jungunternehmer nicht geeignet. Der Kunde sollte Erfahrung mit den Abläufen in einem kaufmännischen System haben, worauf er aufbauen kann.”

Um die ERP-Variante selbst zu verwalten, sind nach seiner Darstellung umfangreiche Kenntnisse in HTML, Perl, Latex, PostgreSQL und Webservern nötig. “Wenn der Kunde aber ein fertig aufgesetztes System hat”, ergänzt er, “läuft alles Browser-gestützt und er muss sich um nichts mehr kümmern.”

Genauso erging es Steffen Eigenwillig, Inhaber des Solaranlagenbauers Greenwatt GmbH [17]. In seinem Unternehmen mit sechs Mitarbeitern setzt er seit Jahren auf Linux und Open Source, das war für ihn ein wesentliches Kriterium bei der Wahl der ERP-Software. Als er SQL-Ledger entdeckte, versuchte er es zunächst selbst zu installieren, scheiterte jedoch. Nach dem Setup durch den Dienstleister im Jahr 2006 zeigt er sich bis auf “kleine Rundungsprobleme” so weit zufrieden mit seiner Wahl.

Federführend hinter SQL-Ledger steht Dieter Simader mit seiner Firma DWS Systems [16], die mit dem Support ihr Geld verdient. Auch bietet sie einzelne Pakete in Form einer separaten Enterprise-Version als Closed Source an. Simaders englischsprachiges SQL-Ledger-Anwenderhandbuch kostet 130 kanadische Dollar (rund 100 Euro). Auf der Webseite gibt er an, damit die Weiterentwicklung zu finanzieren. Eine schriftliche Dokumentation für Entwickler bietet er für 1200 kanadische Dollar an.

Gabelwege

Die eigenwillige Führung von SQL-Ledger bot schon mehrmals Anlass für Forks. Beispielsweise gründete der Entwickler Chris Travers nach Meinungsverschiedenheiten mit Simader über Security-Fixes einen Fork namens Ledger SMB [18]. Er veröffentlichte ein englischsprachiges Handbuch [19] unter der GPL, das sicher auch SQL-Ledger-Anwender hilfreich finden können.

Auch deutschsprachige Entwickler trennten sich 2002 von dem Urprojekt. Sie führen die Codebasis unter dem neuen Projekt Lx-Office [20] in eigener Version weiter. Die Projektseite beschreibt den Unterschied in erster Linie mit einer Anpassung an den deutschen Markt.

Fazit: Der Artikel zeigt anhand von konkreten Benutzern, dass das Einführen und Betreiben freier betrieblicher Standardsoftware nicht komplizierter vonstattengeht als bei von proprietären Anbietern geschriebener. Open Source eignet sich offenbar bestens für ERP und Fibu, ist also gut für die Kasse. Was Anwender gewinnen, unterscheidet sich nicht von anderer freier Software: Unabhängigkeit und Lizenzkostenfreiheit. (jk)