© kzenon, 123RF

Im Webbrowser Projekte managen, Kundendaten verwalten, gemeinsam an Officedokumenten arbeiten und die elektronische Post abwickeln – das alles und mehr verspricht Onlyoffice. Der Test untersucht die Open-Source-Version für den eigenen Server.

Onlyoffice (ehemals Teamlab Office) stammt aus der Feder der Softwareschmiede Ascensio System SIA [1]. Unter einer gemeinsamen Weboberfläche arbeiten ein CRM-System, Projektmanagement-Tools, Office-, Mail- und Community-Module Hand in Hand. Onlyoffice ist in ASP.NET implementiert und steht in über 20 Sprachen bereit.

Neben der SaaS-Version, deren Preise zwischen 60 US-Dollar (zwei Benutzer, 4  GByte) und 3600 US-Dollar pro Jahr (100 Benutzer, 200  GByte) liegen [2], veröffentlicht der Hersteller den Quelltext der Free Edition auf Github [3]. Dort stehen auch ein One-Click-Installer (Apache License 2) sowie drei Docker-Container für den Community-Server (Version 8.5, GPLv3), das Office-Modul (Version 3.0, AGPLv3) und der Mailserver (Version 1.0, verschiedene freie Lizenzen) bereit [4]. Die Tester installierten alle drei Komponenten unter Debian 8.1; der Server war mit den typischen LAMP-Komponenten der Distribution ausgestattet.

Das Fundament

Für den Betrieb auf dem eigenen Server empfehlen die Entwickler einen Rechner mit Dualcore-Prozessor, 4  GByte RAM, 2  GByte Swap und 2  GByte Festplattenplatz. Die Software fühlt sich in 64-Bit-Linux-Umgebungen mit Kernel 3.8 oder neuer wohl. Die Tester entschieden sich für die Installation der Docker-Container, was reibungslos klappte.

Nach dem Einspielen der Software rufen Anwender die Adresse ihres Servers im Browser auf und vergeben ein Administratorpasswort. Über »Wählen | Personen« legt der Portalinhaber Benutzer und Gruppen an, über »Einstellungen | Sicherheit | Zugriffsrechte« bestimmt er, wer die einzelnen Module verwenden und bearbeiten darf. Es ist sinnvoll, Gruppenadmins für bestimmte Bereiche festzulegen. Onlyoffice erlaubt außerdem das Einrichten von Gastaccounts, die für sie freigegebene Dokumente lesen und herunterladen dürfen.

Der Grundriss

Die Oberfläche wirkt aufgeräumt. Über die Startseite erreichen Benutzer die einzelnen Module. In der Abteilung »Projekte« erstellen sie eines oder mehrere Projekte und dafür Aufgaben und Meilensteine. Es ist möglich, ein Start- und Zieldatum zu definieren, die Tasks einem Mitarbeiter zuzuteilen und eine Zeiterfassung dafür einzurichten. Onlyoffice bietet getrennte Ansichten für Aufgaben und Meilensteine, was für umfangreiche Projekte praktisch ist, bei kleineren jedoch schnell zur Klickorgie gerät.

Eine bessere Übersicht verschaffen Gantt-Diagramme, über die Benutzer ihre Aufgaben und Meilensteine auch bearbeiten können. Es ist möglich, sie mit der Maus zu verschieben, zu verlängern oder zu verkürzen. Eine Diskussionsfunktion erlaubt es, das Projekt direkt im CRM-Modul zu besprechen, die Berichte helfen den Projektleitern beim Planen. Sie sehen hier unter anderem, welche Meilensteine überfällig sind, welche Mitarbeiter pünktlich abliefern oder Aufgaben verschleppen. Verbesserungswürdig ist die Zusammenarbeit zwischen Zeiterfassung und CRM. Die Tester fanden keine Möglichkeit, erfasste Arbeitszeiten einer Rechnung hinzuzufügen.

Im CRM-Modul befindet sich neben einem Kalender, einem Tool zum Organisieren von Veranstaltungen und einer Abteilung für Rechnungen auch ein Verzeichnis für potenzielle Kunden und Projekte (»Verkaufschancen« ). Dazu kommt eine eigene Kategorie namens »Aufgaben« , die allerdings nichts mit der aus dem Projektmanagement-Modul zu tun hat und mit ihr auch nicht interagiert. Ein weiteres isoliertes Aufgaben-Tool finden Nutzer unter »Veranstaltungen« .

Im Büro

In der Abteilung »Dokumente« erfolgt die Textarbeit. Onlyoffice liest und schreibt alle Microsoft-Office- und Libre-Office-Formate, RTF und reinen Text. PDF-Dateien importiert die Software, bearbeitet sie aber nicht.

Der integrierte Editor erinnert mit seinem Look & Feel an gängige Officeprogramme. Dass der Document Server trotz Version 3.0 noch den Betastatus trägt, ist oft spürbar. So verläuft das vom Hersteller extra angepriesene gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten eher enttäuschend – dass ein anderer Anwender dieselbe Datei bearbeitet, meldet Onlyoffice zwar (Abbildung 1), doch erst ein Mausklick auf das entsprechende Icon blendet die Änderungen ein. Ein wirklich simultanes Arbeiten und Verfolgen der Änderungen, wie es zum Beispiel Google Docs oder Etherpad anbieten, ist auf diese Weise nicht möglich.

Abbildung 1: Was ein anderer Benutzer am Dokument verändert hat, fördert erst ein Mausklick zutage.

Beim Löschen und Ersetzen von Text verhielt sich der Onlyoffice-Editor eher störrisch und das Arbeiten mit der Undo-/Redo-Funktion war im Test wie beim russischen Roulette – mal klappte es, mal nicht. Die Interaktion des Dokumentenmoduls mit den anderen Bereichen ist ebenfalls nicht gelungen. Die Tester vermissten eine Funktion, um alle Dokumente eines Benutzers zentral einzusehen oder in anderen Modulen verfügbar zu machen. Zwar bietet die Abteilung »Projekte« eine eigene Dokumentenverwaltung an, es ist allerdings nicht möglich, auf Texte, Tabellen oder Präsentationen aus dem Modul »Dokumente« zuzugreifen.

Anwender können ihre Dateien für einzelne Mitarbeiter oder für ganze Gruppen freigeben. Es ist ebenfalls möglich, Dokumente für den Zugriff von außen freizuschalten oder in Webseiten einzubetten. Die Entwickler machen das mit dem Handbuch gleich vor – ein Beispiel, das hoffentlich wenig Nachahmer findet, denn die eingebetteten Onlyoffice-Dokumente sind nicht barrierefrei. Die Oberfläche ist responsiv, lediglich der Editor hat Macken: Auf einem Samsung Galaxy Tab lud er zwar die Dokumente, danach war aber Schluss.

Das Community-Modul bietet eine Chatfunktion, die auf dem Jabber-Protokoll basiert. Anwender plaudern wahlweise über den Browser oder externe Clients miteinander. Im Webinterface zeigt die Software eingehende Chatanfragen in der Benachrichtigungsleiste am oberen rechten Rand an. Blogs, Ereignisse (Neuigkeiten, Mitteilungen, Umfragen und mehr), Foren, ein Wiki und ein Geburtstagskalender runden den Community-Bereich ab. Wer bestimmte Komponenten nicht benötigt, schaltet diese in den Einstellungen unter »Allgemein | Module und Tools« ab (Abbildung 2).

Abbildung 2: Nicht benötigte Module und Werkzeuge wählen Anwender in den Onlyoffice-Einstellungen einfach ab.

Das Mailmodul erlaubt Verbindungen zu POP-3- und IMAP-Servern und ermöglicht es Anwendern, ihre Post innerhalb des Webinterface zu lesen und zu bearbeiten. Der integrierte Webmailer ist recht übersichtlich, enthält alle wichtigen Funktionen, verschickt jedoch ausschließlich HTML-Nachrichten.

Die Zusammenarbeit mit den anderen Modulen ist etwas besser umgesetzt. So können Anwender Dokumente aus ihren Projekten oder der allgemeinen Dokumentenverwaltung anhängen. Mailadressen vervollständigt die Software ebenfalls automatisch und macht Vorschläge aus allen hinterlegten Kontaktdaten, inklusive der Systemaccounts.

Wert der Immobilie

Onlyoffice vereint Projektmanagement, Webmailer, CRM-System, Blog- und Wiki-Plattform mit einem Online-Office. Dass der Editor nicht ganz ausgereift ist, gibt Abzüge in der B-Note. Das viel beworbene gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument funktioniert derzeit eher holprig und mit etlichen Mausklicks. Die anderen Module sind etwas ausgereifter. Sobald der Document Server den Betastatus verlässt, sind die Kinderkrankheiten hoffentlich ausgeheilt und Onlyoffice wird eine ernst zu nehmende Konkurrenz für Basecamp, Zoho und Co.