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Eine Südtiroler Softwareschmiede versorgt fast alle Behörden des Alto Adige mit Open-Source-Groupware. Das blieb international seltsamerweise weitgehend verborgen.

Linuxer wissen es: Der Bekanntheitsgrad sagt nichts über die Qualität eines Produktes aus. Viel bessere Argumente sind gute Referenzen, und davon hat die italienische Groupware Group-E [1] aus Bozen wirklich genug. In Südtirol nutzen bereits die Nahverkehrsbetriebe, die Jugend-, Arbeits- und Sozialverbände und der 116 Kommunen umfassende Gemeindeverband die GPL-Software aus dem Hause Endo7.

Ein ausgereiftes Groupware-System zählt heute zur Standardausstattung in jedem Unternehmen und jeder Behörde. Es soll den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit unterstützen und ihm eine Vielzahl von Aufgaben im Team abnehmen oder erleichtern. Die meisten Groupware-Lösungen glänzen dafür mit einem riesigen Funktionsumfang, unter dessen Kompliziertheit die Benutzerfreundlichkeit häufig auf der Strecke bleibt.

Doch gerade die Usability ist vielleicht die wichtigste Anforderung an eine moderne Team-Software. Die Südtiroler Entwickler von Group-E haben 2001 mit dem Ziel angefangen, eine intuitive und vor allem effiziente und überschaubare Weboberfläche für mittelgroße Arbeitsgruppen zu entwickeln. 2005 stellten sie die ausgereifte, Ajax-basierte Groupware unter die GPL.

Bestandsaufnahme

Um Group-E in der aktuellen Version 1.64 zu installieren, ist Root-Zugriff auf einen vollständigen LAMP-Server erforderlich. Nach dem Download von Sourceforge [2] sollte der Admin erst einmal einen Blick ins Softwarepaket werfen. Neben den PHP-Skripten und der umfangreichen Dokumentation finden sich hier vorgefertigte SQL-Dumps, LDIF-Dateien fürs LDAP, Konfigurationsdateien für Apache und Beispielkonfigurationen für LDAP, Cyrus, Postfix, PAM, Saslauthd und deren Kombinationen wie zum Beispiel Postfix mit LDAP-Anbindung. Dazu gruppieren sich diverse Skripte zum Erzeugen von Homeverzeichnissen und Profilen sowie detaillierte Anleitungen für Upgrades.

Es stehen drei unterschiedliche Installationsarten zur Wahl:

• Group-E Mini umfasst die kleinste Version ohne eigenen
  Mailserver.
• Wer E-Mail auf der Basis eines lokalen Postfix oder Cyrus nicht
  scheut, ist bei Group-E MySQL richtig.
• Erst die vom Hersteller empfohlene Installationsvariante
  Group-E LDAP ermöglicht es, den gesamten Funktionsumfang der
  Software zu nutzen.

In der Standardversion speichert das System Group-E-, Samba- und die Daten der Posix-Accounts in einem zentralen LDAP-Verzeichnis (siehe Kasten “Installation mit LDAP”). Admins, die diesen Aufwand wie auch den für Betrieb und Wartung eines eigenen Servers scheuen, können die Groupware auch als SaaS direkt vom Anbieter mieten, eine vor allem in Unternehmen ohne eigenes IT-Personal beliebte Alternative.

Erster Kontakt

Nach der Installation geht\’s zum ersten Login: Der Anwender befindet sich nach erfolgreicher Anmeldung auf der Portalseite von Group-E (Abbildung 1). Deren oberer Teil beinhaltet eine Menüleiste mit Shortcuts zu den einzelnen Modulen, eine Status- und eine Suchfeldleiste. Diese charakteristischen Elemente sind während der gesamten Group-E-Sitzung verfügbar.

Abbildung 1: Farbschema, Spaltenbreite, die Menge der aufgelisteten Informationen sowie Art und Anzahl der Suchfelder kann der Group-E-Benutzer in seinen persönlichen Einstellungen detailliert konfigurieren.

Im darunter positionierten Hauptfenster ist eine übersichtlich strukturierte Portalseite mit aktuellen Terminen, Aufgaben, Nachrichten und nach Gruppen geordneten Anwesenheitslisten untergebracht. Die alltägliche Zusammenarbeit innerhalb des Teams läuft über die Module E-Mail, Messager, Kalender, Aufgaben und Adressen, wobei die E-Mail-Komponente als komfortabler Webclient für den Cyrus-Imap-Server dient.

Der Anwender kann beliebig viele Ordner und Unterordner verwalten und nach persönlichen und gemeinsamen Postfächern unterscheiden. Letztere können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verwenden, sie sind meist einem Projekt zugeordnet. Neu eintreffende Nachrichten sortiert der Server mittels einfach zu erstellender, Server-seitiger Filterregeln automatisch in die entsprechenden Postfächer. Benachrichtigungen über neue E-Mails erfolgen über Pop-ups, Hinweistöne aus mitgelieferten WAV-Dateien und zusätzlich über ein rotes Briefsymbol in der Statusleiste (Abbildung 2).

Abbildung 2: Ein rotes Symbol mit einem Briefumschlag zeigt den Eingang neuer E-Mails. Group-E informiert den Benutzer auch über Pop-ups und Hinweistöne.

Um bei sehr vielen Ordnern nicht die Übersicht zu verlieren, können Benutzer einzelne davon abonnieren und in einer extra Quicklist anzeigen lassen.

Ajax und Wysiwyg

In Zeiten von Ajax kommt keine Web-basierte Groupware mehr um interaktives Drag&Drop und kleine Pop-up-Helferlein hier und da mehr herum. Der User kann Nachrichten schnell mit der Maus in andere Ordner verschieben. Verweilt sein Zeigegerät kurz über einem Element, dann erscheint ein kleines Overlay und gibt den noch versteckten Inhalt in Kurzform wieder.

Group-E gibt dem Benutzer meist mehrere Alternativen: Ist ein Anhang in einer Nachricht enthalten, lässt sich dieser wahlweise über den Browser herunterladen oder dank des integrierten Dateimanagers bandbreitenschonend gleich am Server ablegen.

Beim Verfassen von neuen Nachrichten hat der User die Auswahl zwischen Ascii- oder HTML-E-Mails, wobei er Letztere mit einem integrierten Wysiwyg-Editor verfassen kann (Abbildung 3). Eine eingebettete Rechtschreibprüfung sollte eigentlich den erstellten Text auf Richtigkeit überprüfen, allerdings funktionierte diese während der durchgeführten Tests leider nicht.

Abbildung 3: Der E-Mail-Client von Group-E bringt neben dem Wysiwyg-Editor einen praktischen Schnellzugriff auf Adressen und eine persönliche Adressenliste. So bleibt der Griff zum Adressbuch oft erspart.

Favoriten

Eine weitere hilfreiche Funktion ist der Schnellzugriff auf Favoriten und die zuletzt verwendeten E-Mail-Adressen. Damit lässt sich bei häufiger Korrespondenz mit einzelnen Personen schnell auf deren Kontaktdaten zugreifen, ohne das Adressbuch zu bemühen. Dank der offenen Standards ist es selbstverständlich auch möglich, E-Mails durch externe, IMAP-kompatible Mailprogramme wie Evolution, Kontact oder Thunderbird zu verwalten.

Für die interne Kommunikation mit Kollegen steht der Messager von Group-E zur Verfügung. Damit lassen sich einzelne Benutzer oder ganze Benutzergruppen mit nur einem Mausklick direkt aus der Startseite auswählen und mit Informationen versorgen. Auch Verknüpfungen zu Adressen, Terminen, Aufgaben, Dateien oder anderen Elementen sendet der Benutzer damit direkt aus den entsprechenden Modulen heraus. Über neue Messages benachrichtigt Group-E mit einem gelben Notizzettel-Symbol neben dem roten Umschlag für neue Mails in der Statusleiste.

Termine

Der Kalender (Abbildung 4) verwaltet persönliche, gemeinsame und projektbezogene Daten. Der integrierte Terminfinder ermittelt schnell freie Zeitfenster aller Beteiligten und plant für den Benutzer Besprechungen. Group-E versendet auf Wunsch Erinnerungen vor Meetings und kann dazu auch externe Personen einladen, die es per E-Mail über das geplante Treffen informiert.

Abbildung 4: Der Kalender von Group-E beherrscht Drag&Drop, Termine lassen sich einfach mit der Maus verschieben. Die Software informiert die Teilnehmer dann automatisch per Mail.

Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, verschiebt der Benutzer diesen einfach mit Drag&Drop in der Wochen- oder Monatsansicht auf das neue Datum, die Uhrzeit eines Termins passt er mit speziellen Schiebereglern an. Alle Teilnehmer dieses Termins werden anschließend über die Änderung informiert und können den neuen Vorschlag akzeptieren oder ablehnen. Analog dazu sind auch den Aufgaben im gleichnamigen Modul Teilnehmer und Zuständigkeiten zugeordnet, hier geht bei Änderungen ebenfalls eine E-Mail raus.

CRM-Funktionen

Das interne Adressbuch unterscheidet zwischen privaten und gemeinsamen Kontakten, sie sind meist mit mehreren Kategorien oder Projekten verknüpft. Über die Suchfeldleiste findet der Anwender mit Hilfe von Schlagwörtern die richtigen Ansprechpartner oder er verwendet die umfangreichen Mechanismen der erweiterten Suche (Abbildung 5). Die resultierende Adressenliste steht sofort für den Versand als Mailingliste bereit oder über die Exportfunktion als CSV- oder XLS-Datei für das Erstellen von Serienbriefen.

Abbildung 5: Group-E verfügt über eine äußerst umfangreiche Suchfunktion, mit deren Hilfe sich auch komplexe Suchen aufbauen und speichern lassen.

Für den Austausch von Kontaktdaten beherrscht die Import/Export-Funktion für Adressdaten die Formate VCF und CSV. Die CRM-Funktion von Group-E erlaubt es, einem Kontakt beliebig viele weitere Felder hinzuzufügen. Zur Auswahl stehen unter anderem Checkboxen, Drop-down-Listen, Multiple-Choice-, Text-, Datum- und Zahlenfelder.

Hier im Adressbuch kann der Benutzer einzelne Kontakte auch als Favoriten kennzeichnen und sie so zu seiner Quicklist für den Schnellzugriff einrichten. Um Kontakte, Termine oder Aufgaben auch außerhalb von Group-E zu verwenden, haben die Entwickler zudem eine Sync-ML-Schnittstelle eingebaut. Damit lassen sich die vorhandenen PIM-Daten mit verschiedenen Clients wie Evolution, Pocket-PCs, Palms und vielen Handys synchronisieren.

CTI à la Group-E

Die Groupware ist auch auf Telefonie vorbereitet. Sind in der Systemkonfiguration von Group-E ein entsprechender URL-Handler und eine Anwendung eingerichtet, zum Beispiel ein Softphone oder Skype, dann veranlasst der Klick auf eine Telefonnummer sofort einen Verbindungsaufbau.

Das Anrufjournal erweist sich als typisches CRM-Tool. Hier erfasst der Anwender manuell die angenommenen oder verpassten Telefonate, indem er Einträge über den Anrufer, den zuständigen Mitarbeiter, eine Kategorie und eine entsprechende Notiz anlegt. Bei Bedarf kann der Messager diese sofort an die Kollegen versenden, für die Analyse der erfassten Anrufe steht ebenfalls eine derartige Auswertung zur Verfügung.

Ein »Projekt« dient unter Group-E als eine Sammelmappe für Objekte aus anderen Modulen, zum Beispiel Aufgaben, Termine, Adressen, Zeiteinträge oder E-Mails (Abbildung 6). Der zuständige Mitarbeiter erstellt automatisch beim Anlegen eine eigene Kategorie in der Zeiterfassung, einen gemeinsamen E-Mail-Ordner und entsprechende Verzeichnisse für die Datei-Ablage.

Abbildung 6: Um eine reibungslose Abwicklung von Projekten zu gewährleisten, verfügt Group-E über die Module »Projekte«, »Zeitjournal« und »Anrufjournal«.

In einem weiteren Schritt legt er die Mitglieder und deren Rollen innerhalb des Projekts fest. Leider fehlt dem Modul noch die Möglichkeit, einzelne Teilprojekte zu einem Gesamtprojekt zu verknüpfen. Ebenfalls vergeblich sucht der zuständige Projektmanager nach einer Darstellung des gesamten Projekts in Form eines Gantt-Diagramms, um den Projektstand und -verlauf oder kritische Aufgaben zu überblicken.

Die Zeit im Blick

Die Zeiterfassung (Abbildung 7) ermöglicht es jedem Mitarbeiter, seine täglich verrichtete Arbeit zu dokumentieren und einem Projekt zuzuordnen. Die einzelnen Zeiteinträge werden entweder manuell oder per integrierter Stoppuhr automatisch erfasst. Die aktuelle Version von Group-E enthält darüber hinaus neuerdings auch eine einfache Kostenrechnung für Projekte. Für jede Tätigkeit ist ein fester Stundensatz vorgegeben, den die Software beim Anlegen eines neuen Eintrags in der Zeiterfassung verrechnet. Auch das Eingeben von angefallenen Spesen, zum Beispiel für Dienstreisen, ist enthalten.

Abbildung 7: Haben die Mitarbeiter ihre Zeiten sorgfältig erfasst, ist ein Kundenprojekt schnell und einfach abgerechnet. Was Group-E noch fehlt, sind Gantt-Diagramme sowie Verlaufs- und Statusübersichten.

Der Projektleiter besitzt damit ein simples und übersichtliches Werkzeug, um sich detailliert über die anfallenden Arbeitsstunden und Kosten eines laufenden Projekts zu informieren. Die Auswertung der Daten erfolgt nach Projekten, Mitarbeitern oder Tätigkeiten innerhalb eines gewählten Zeitraums oder mit beliebigen Kombinationen der Kriterien.

Knowledge Base

In Infomanager, Filemanager, Forum und Links speichern die Mitarbeiter die relevanten Informationen ihrer Arbeit. Der Infomanager unterscheidet zwischen Ansichts- und Bearbeitungsmodus, mit Hilfe von Containern (Abbildung 8) erstellt der Benutzer Dokumentationen und versieht sie mit Zusatzinformationen, zum Beispiel Abbildungen oder notwendigen Konfigurationsdateien.

Abbildung 8: Objekte im Infomanager bestehen aus einer beliebigen Anzahl von Containern mit Inhalten vom Typ Titel, Text, Absatz, Liste, Bild, Tabelle oder Datei. Die Struktur ist im Baumdiagramm links erkennbar.

Rechtemanagement

Für vertrauliche Informationen innerhalb einer eingeschränkten Benutzergruppe oder zum Schutz von Dokumenten vor unerwünschten Änderungen bringt der Infomanager auch ein komplettes Zugriffs- und Rechtemanagement mit. Leider bietet Group-E keine Versionierung der Einträge an. Es dokumentiert zwar Zeitpunkt und Anwender der letzten Änderung, jedoch sind die vorgenommenen Veränderungen selbst nicht mehr im Detail nachvollziehbar.

Die Funktion einer zentralen Dokumentenablage für das System übernimmt einer der beiden mitgelieferten Filemanager. Der Benutzer hat die Wahl zwischen einem integrierten und nur über die Weboberfläche zu bedienenden Dateimanager und einer transparenten Weboberfläche für ein Samba-Laufwerk. Bei einer lokalen Installation profitiert der Nutzer sicherlich von einem möglichen direkten Zugriff auf die Dateien über die Samba-Anbindung, jedoch empfiehlt sich das nicht, wenn der Server über das Internet erreichbar sein soll.

Für Diskussionen unter den Mitarbeitern eignet sich das allerdings etwas spartanisch geratene »Forum«. Hier kann der Admin seinen Benutzern erlauben neue Themen einzuführen und diese mit anderen Personen zu diskutieren. Das Verlinken auf Objekte anderer Module wäre an dieser Stelle sicherlich noch eine hilfreiche Zusatzfunktion. Wer keinen neuen Eintrag verpassen will, nutzt den internen Messager als praktischen Benachrichtigungsservice.

Open Source funktioniert

Endo7 bietet mit Group-E eine gelungene Groupware-Lösung an, die vor allem mit praktischen und leicht verständlichen Funktionen glänzt. Group-E wirkt nicht überladen und läuft sehr schnell in allen getesteten Browsern. Ein paar kleine Schönheitsfehler stören daher den guten Gesamteindruck nicht. Wer auf Outlook verzichten kann, Caldav nicht braucht, eher ein schlankes und schnelles GUI möchte als ein überladenes schickes Interface und auf die GPL Wert legt, der ist bei Group-E richtig.

Der Funktionsumfang spiegelt die Geschichte der Software wieder, die Groupware ist eher funktional und eindeutig für den Arbeitsplatz in kleinen und mittleren Unternehmen und Behörden maßgeschneidert. Wer das nicht glaubt, sollte sich auf der Webseite des Projekts ein Bild davon machen, dort [1] gibt\’s auch eine Online-Demo.