Linux statt Windows einzusetzen spart Geld und bringt praktische Vorteile. Dennoch wehrt sich oft ausgerechnet die Fachseite gegen eine Umstellung: Aus Angst vor dem Unbekannten bleibt sie lieber beim Gewohnten. Dagegen hilft professionelles Veränderungsmanagement.

Überzeugen

Die erste Maßnahme "Überzeugen" als wichtigster Schritt legt die Basis für den Projekterfolg. Dennoch ignorieren viele Projektteams diesen Schritt. Das Ziel der Maßnahme lautet, dass die Betroffenen die Phasen "Verstehen" und "Wollen" durchlaufen, um ihre natürliche Abwehrhaltung in ein erfreutes Annehmen des Neuen zu wandeln. Wer Menschen von einer Veränderung überzeugt, der motiviert sie damit auch.

Die betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter sollen sowohl die Notwendigkeit als auch die Vorteile der Migration verstehen und die Veränderung wollen. Dafür erklären die Projektteams die Hintergründe und den Nutzen sowohl für das Unternehmen als auch für jeden Einzelnen. Eine "attraktive Zukunftsvision" muss entstehen. Intensive Kommunikation gehört zu dieser Maßnahme, zum Beispiel in Form von Workshops. Die Teilnehmer berichten über Vorurteile und lösen sie gemeinsam. Die interne Kommunikation berichtet im Detail über das System und seine Vorteile.

Zudem ist in dieser Phase das NIH-Phänomen zu beachten (Not Invented Here). Eine Untersuchung [6] zeigt, dass Menschen Dinge, die sie nicht selbst erarbeitet, gefunden, erfunden ... haben, allein wegen der persönlichen Nichtbeteiligung intuitiv ablehnen. Ihnen fehlt es an Verständnis für und Identifikation mit der Neuerung. Das heißt im Umkehrschluss: Eine Idee, die sie selbst erarbeitet haben, vertreten Menschen gegenüber anderen leichter und schneller, als eine Idee, an der sie nicht beteiligt waren.

Damit sich die Nutzer mit der Veränderung besser identifizieren, gilt es also, sie möglichst früh in das Projekt einzubinden. Über Funktionen und Bereichsgrenzen hinweg sind Projektteams immer auch mit Mitgliedern der Fachseite zu besetzen. Diese nehmen aktiv an Projektplanung und -durchführung teil. Das bewusste Einbinden von Meinungsmachern trägt zusätzlich ein positives Projektimage in das Unternehmen hinein. Nach dieser Phase ist der schwierigste, weil menschliche Teil geschafft. Die folgenden Schritte sind nicht weniger wichtig, aber direkt beeinfluss- und regelbar und somit einfacher.

Umsetzung

Die nächste Maßnahme "Veröffentlichen" stellt sicher, dass allen Anwendern die neuen Systeme zur Verfügung stehen, inklusive der Zugangsdaten, Hilfsmittel und Werkzeuge. Dazu erstellt das Projektteam einen mehrstufigen Rollout-Plan und setzt ihn um. Viele Teams stützen sich dabei auf ein Intranet, in dem sie alle wichtigen Informationen und Werkzeuge hinterlegen.

Während der "Verankern"-Maßnahme prüft das Projektteam, ob die neuen Systeme organisatorische oder prozessuale Änderungen bewirken. Sie beantworten Fragen wie "Gibt es Änderungen in den Teamstrukturen?" oder "Sind neue Genehmigungsprozesse nötig?" und sie kümmern sich um die Umsetzung.

Dank der Maßnahmen "Veröffentlichen" und "Verankern" erreichen die User die Stufe "Dürfen". Sie haben unkomplizierten, vollständigen Zugang zu den Systemen und verfügen über alle notwendigen Nutzungs- und Weisungsbefugnisse in der Organisation.

Die nächste Maßnahme "Trainieren" findet in den meisten Projekten statt. Fälschlicherweise nehmen manche Projektleiter an, dass sie allein ausreicht und die vier restlichen Maßnahmen ersetzt. Nach dieser Phase haben die Nutzer lediglich die Stufe "Können" erklommen. Sie sind in der Lage, das System zu nutzen. Können allein genügt aber nicht, um die Nutzung und damit die Investitionssicherheit zu gewährleisten.

Aufgabe der Trainingsphase ist, Schulungen zu erstellen, zu planen und durchzuführen, sodass alle Nutzer sicher mit den Systemen hantieren und alle Funktionen beherrschen. Dabei ist ein hierarchisches Vorgehen sinnvoll, angefangen mit der Führungsebene. So nutzt das Projektteam gezielt den Vorbildeffekt.

Linux statt Windows einzusetzen spart Geld und bringt praktische Vorteile. Dennoch wehrt sich oft ausgerechnet die Fachseite gegen eine Umstellung: Aus Angst vor dem Unbekannten bleibt sie lieber beim Gewohnten. Dagegen hilft professionelles Veränderungsmanagement.