Mehrere Leute zu einer Besprechung an einen Tisch kriegen ist heutzutage schon eine Kunst. Da helfen Groupware-Planer, die automatisch freie Termine aller Teilnehmer finden und sie bei Verschiebungen selbst benachrichtigen. Der Artikel gibt eine Übersicht der freien Lösungen.

Wer im Team arbeitet, muss sich abstimmen – oft gar nicht so einfach angesichts des allgegenwärtigen Zeitdrucks. Wenn vielleicht noch ein Kunde zu immer neuen Meetings drängt, wird es zeitlich eng. Dann helfen elektronische Terminplaner, um die vielen Termine unter einen Hut zu bekommen. Dieser Artikel vergleicht die Kalender- und Terminplanungsfunktionen von fünf freien Groupware-Paketen: PHProjekt [1], PHP Collab [2], PHP Groupware [3], Open Groupware [4] und E-Groupware [5]. Gemeinsam haben alle diese Projekte, dass sie Web-basierte Oberflächen bieten und ihre Daten Server-seitig in einer Datenbank ablegen.

Groupware-Aufgaben

Üblicherweise umfassen Groupware-Pakete gemeinsame Kalender und To-do-Listen, E-Mail, Diskussionsforen, eine gemeinsame Dokumentenablage und so weiter, eben alles, was eine Gruppe bei der Zusammenarbeit unmittelbar unterstützt. Allerdings beherrscht das typische Groupware-Paket längst mehr Funktionen und ähnelt eher der sprichwörtlichen eierlegenden Wollmilchsau. Die verfügbaren Erweiterungen decken viele Bereiche ab: Kunden- und Dokumentenverwaltung, Portalerstellung, Weblogs, RSS-Feeds, Content-Management, Notizen, Bugtracking, Helpdesk und vieles mehr.

Groupware leidet also unter dem gleichen Problem wie die bekannten Office-Pakete: zu viel Funktionalität, die nur wenige nutzen bei (zu) hoher Komplexität in der Bedienung. Nähert man sich dem Thema Groupware systematisch, lassen sich drei sinnvolle Hauptaufgaben identifizieren:

• Die Kooperation innerhalb einer oder mehrerer Gruppen (zum
  Beispiel Dokumentenverwaltung, gemeinsame Arbeitsräume)
  ermöglichen.

• Die Kommunikation innerhalb einer oder mehrerer Gruppen (zum
  Beispiel E-Mail, Webkonferenzen) technisch unterstützen.

• Die zeitliche Koordination von Gruppen und ihren Mitgliedern
  erleichtern, zum Beispiel über die Abbildung von
  Workflow-Prozessen und Terminplanung – dies bildet den Schwerpunkt
  dieses Artikels.

Bei genauerer Betrachtung ist die Unterscheidung nicht ganz eindeutig. So lassen sich beispielsweise abgebildete Workflow-Prozesse auch der Kooperationsunterstützung zuweisen, weitere Beispiele sind leicht zu finden. Klar wird jedoch, dass eine gute Groupware auf die Arbeit von Teams großen Einfluss haben kann und bei richtiger Anwendung enormen Nutzen bringt.

Einarbeitung nötig?

Viele der erwähnten Funktionen haben mit den Hauptanwendungsgebieten von Groupware bestenfalls am Rande zu tun.Entsprechend dem gigantischen Funktionsumfang kann die Einführung einer Groupware eine komplexe, langwierige und vor allem teure Angelegenheit werden. Das liegt nicht unbedingt an den Anschaffungskosten – es gibt sehr gute Groupware aus dem Open-Source-Bereich kostenlos -, sondern an den Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und dem anfänglichen Produktivitätsverlust durch die notwendige Änderung lieb gewonnener Arbeitsweisen.

Abbildung 1: Mit PHProjekt können sich die Mitspieler in die Karten sehen: Es zeigt die Kalender verschiedener Benutzer nebeneinander in einer Ansicht.

Eine gute Alternative ist es, klein anzufangen und nicht gleich den kompletten Funktionsumfang einer Groupware auf einmal einzuführen. Man beginnt mit wenigen Modulen und – wird das Programm gut angenommen – fügt nach und nach Module hinzu. So gewöhnen sich die Benutzer langsam an die Software und ihre Bedienung. Oft wird für einen solchen Einstieg ein Gruppenkalender gewählt, der nicht umsonst als Herzstück einer Groupware gilt.

Die meisten der hier verglichenen Groupware-Lösungen sind in PHP geschrieben, nur Open Groupware setzt auf Objective-C. Die verwendete Programmiersprache kann durchaus relevant sein, wenn man eventuell den bestehenden Code an spezielle Bedürfnisse anpassen will. Nähere Informationen zu allen Projekten sowie einen Überblick über ihren Funktionsumfang liefert Tabelle 1.

PHProjekt

Wie die aktuelle Versionsnummer 4.2.3 andeutet, ist PHProjekt schon ein alter Hase in Sachen Groupware. Die beachtliche Verbreitung des Programms zeigt sich schon bei der Internationalisierung: PHProjekt ist in über 20 Sprachen erhältlich. Reichlich karg präsentiert sich die Weboberfläche: durchaus funktional und schnell, aber kein reiner Augenschmaus und mit einer wenig komfortablen Benutzerführung.

Der Name weist schon auf den Schwerpunkt der Software hin, das Projektmanagement. Viele Erweiterungen zielen auf diesen Bereich: von einem Zeitmessungsmodul über die Budgetplanung bis zu Alternativen zur eingebauten Behandlung von Subprojekten. Insgesamt sind über 30 Erweiterungen und Verbesserungen erhältlich.

Im Bereich Projektmanagement leistet PHProjekt mehr als die anderen besprochenen Programme, als Gruppenkalender bietet es hingegen nur Durchschnittskost: Der Nutzer kann seinen eigenen Kalender ebenso verwalten wie den der Gruppe, der er zugeordnet ist. Termine lassen sich in Tages-, Wochen und Monatsansicht darstellen, auch eine Druckansicht ist vorhanden. Einziges echtes Highlight ist die Möglichkeit, sich die Kalender ausgewählter Nutzer nebeneinander anzeigen zu lassen. Selbstverständlich bestimmt jeder Nutzer selbst, ob er seinen ganzen Kalender oder nur einzelne Termine öffentlich machen möchte (Abbildung 1).

Das ist auch nötig, denn einen freien Zeitpunkt für eine Gruppenbesprechung muss man in der Gruppenansicht selbst finden, eine automatische Suche existiert nicht. Termine können als täglich, wöchentlich oder jährlich wiederholend festgelegt werden (in PHProjekt Serientermine genannt), um zum Beispiel die wöchentliche Besprechung am Freitagnachmittag nicht immer wieder eingeben zu müssen. Komplexere Regeln wie “Jeden ersten Montag im Monat” sind jedoch nicht möglich.

Planer können jedem Termin Ressourcen zuordnen, die allerdings vorher definiert sein müssen. Dabei lassen sich auch Ressourcenkategorien bilden, zum Beispiel “Raum” oder “Gerät”. Einzelne Ressourcen heißen dann etwa “Besprechungsraum Süd” oder “Tageslichtbeamer”. Zusätzlich sind Termine mit Projekten und Kontaktpersonen verknüpfbar.

Ungewöhnlich, aber nach etwas Eingewöhnung sehr nützlich sind die Eingabemöglichkeiten über Mausklick (zum Beispiel für Anfangs- und Endzeiten eines Termins) und Tastatur. Allerdings erschließt sich der Komfort der Lösung nur durch den Hinweis eines erfahrenen PHProject-Nutzers oder durch zufälliges Herumklicken.

Keine E-Mails

Als großes Manko erweist sich das Fehlen jeglicher E-Mail-Benachrichtigung im Kalendermodul. Der Verzicht auf diesen Benachrichtigungsmechanismus zwingt jeden Nutzer dazu, seinen Kalender unnötig häufig einzusehen, um seine Termine zu kontrollieren. Das erfordert erhebliche Disziplin und fördert die Akzeptanz einer solchen Anwendung ganz und gar nicht.

PHProjekt ist in der Mittelklasse der Terminplanungsinstrumente angesiedelt. Es enthält die grundlegenden Funktionen, nur das Fehlen von Benachrichtigungen erweist sich schnell als störend, wenn nicht sowieso alle Benutzer ständig vor den Bildschirmen sitzen. Wer verstanden hat, wie die Bedienung funktioniert, kann ohne Klickorgien effizient und schnell arbeiten – wenn er bis dahin nicht schon aufgegeben hat.

Abbildung 2: Andere Schwerpunkte: PHP Collab zeigt nicht einmal die genaue Anfangzeit eines Termins an. Deutlich sichtbar durch farbige Markierungen sind dagegen die Prioritäten der Aufgaben.

Als Resümee bleibt, dass wohl niemand PHProjekt gerade wegen des Kalendermoduls einführen wird. Wer jedoch die Projektmanagement-Fähigkeiten braucht (siehe PHProject-Artikel dieser Ausgabe) und nicht noch eine extra Kalendersoftware einfügen will, wird mit PHProjekt die Basisansprüche befriedigen.

PHP Collab

PHP Collab existiert seit 2002 und ist damit ein paar Jahre jünger als PHProjekt. Das ist aber nicht der Grund für den vergleichsweise geringen Funktionsumfang: Die Beschränkung auf das Wesentliche ist gewollt. Daher gibt es auch keine Add-ons oder Extra-Module. Der Vorteil: Die Software ist schnell installiert und konfiguriert und stellt den Nutzer vor keine großen Probleme.

Abbildung 3: Jetzt hat keiner mehr eine Ausrede fürs Verpassen von Terminen: PHP Collab verschickt für fast alle wichtigen Vorgänge Benachrichtigungen per E-Mail.

PHP Collab unterstützt mehr als 20 Sprachen, das Design ist klar und augenfreundlich. Die Symbole sind nicht sehr aussagekräftig, aber da sie konsistent verwendet werden und es nur wenige gibt, sind sie leicht zu merken. Tooltips helfen mit einem Stichwort.

Die Software erfüllt den gleichen Zweck wie ihr Vorbild Macromedia Sitespring: Es geht um die Zusammenarbeit eines Projektteams mit seinen Kunden. Deshalb konzentriert sich PHP Collab darauf, die Information so zu kategorisieren, dass die Kunden alle nötigen Informationen zu sehen bekommen, nicht mehr. Die interne Kommunikation des Projektteams bleibt vertraulich.

Stärker als PHProjekt legt PHP Collab den Akzent auf das Projektmanagement sowie die Kommunikation zwischen Kunden und Projektteam. Das hat gravierende Auswirkungen auf die Kalenderfunktion. Zwar kann hier jeder seinen eigenen Kalender verwalten, Termine anlegen, Erinnerungen anfordern und so weiter. Neben einer Tagesansicht gibt es noch eine Monatsansicht. Extras sowie Teamfunktionalitäten oder Gruppenkalender sucht man jedoch vergeblich. In die Bresche springen so genannte Aufgaben, die sich für viele Anwendungen nutzen lassen (Abbildung 2).

Die große Einschränkung: Aufgaben lassen sich in PHP Collab nicht stunden- oder minutengenau, sondern nur taggenau festlegen. Das entspricht der Realität sehr vieler, aber sicherlich nicht aller Projekte. Wer eine genauere Zeiteinteilung braucht, muss sich nach Alternativen umsehen.

Zeitplanung für Teams

Davon abgesehen eignet sich PHP Collab recht gut zur projektbezogenen Terminplanung. Benutzer dürfen für Kollegen Aufgaben eintragen (analog zum Eintrag eines Termins in den Kalender eines anderen). Die »Teamsite« bietet einen Blick auf alle Aufgaben, sie können Prioritäten erhalten und lassen sich delegieren. Aufgaben können Dokumente zugewiesen bekommen, die sogar in verschiedenen Versionen oder Alternativen vorliegen dürfen. Es ist offensichtlich, dass diese Funktionalität für Softwareprojekte besonders nützlich ist, man denke nur an eine Spezifikation in verschiedenen Versionen oder unterschiedliche Designvorschläge für eine Webanwendung.

Richtig glänzen kann PHP Collab mit Benachrichtigungen: Wie Abbildung 3 zeigt, kann jeder Nutzer nicht nur auswählen, ob PHP Collab ihn bei neuen Aufgaben benachrichtigen soll. Er kann auch für jeden Vorgang einzeln festlegen, ob er bei Status-, Prioritäts- oder Datumsänderungen der ihm zugeordneten Aufgaben eine Benachrichtigung wünscht. Zusätzlich lässt sich für jeden Termin, jede Aufgabe und die zugeordneten Dokumente festlegen, ob sie privat (nur für das interne Projektteam) oder öffentlich (auch für den Kunden sichtbar) sein sollen.

PHP Collabs Terminverwaltung ist eine interessante Mischung aus Kalender und To-do-Liste für Teams. Deshalb ist sie sicherlich nicht für jeden Einsatzzweck geeignet, ihre Funktion erfüllt sie jedoch schnell und elegant. Alleinstellungsmerkmal ist hier die Möglichkeit, die jeweiligen Kunden oder Partner in einem Projekt unkompliziert und praktisch ohne Mehraufwand auf dem neuesten Stand zu halten.

E-Groupware und PHP Groupware

Das Entwicklungsteam von E-Groupware spaltete sich im September 2003 von der Gruppe um PHP Groupware ab. Nach eigenen Worten [6] wollten sie ein offeneres Projekt bilden und neue Versionen in kürzeren Intervallen bereitstellen. Tatsächlich hat der Fork aber offenbar in beide Projekte neuen Schwung gebracht, denn nachdem E-Groupware schnell mit einer attraktiveren Oberfläche und guter Pressearbeit Schlagzeilen machte, hat vor einiger Zeit auch PHP Groupware mit neuem Look und reger Entwicklung nachgezogen. Mittlerweile scheint die Dynamik bei PHP Groupware nachgelassen zu haben, das Projekt dümpelt wieder vor sich hin.

In einem Punkt hat E-Groupware garantiert die Nase vorn: Seit August 2004 ist Version 1.0 erhältlich, während PHP Groupware seit fast fünf Jahren bei 0.9.xx steht. Natürlich sagt das nichts über die Qualität der Applikation aus, zeigt aber, dass die E-Groupware-Macher die abschreckende Wirkung der 0 vor dem Punkt erkannt haben. Der Vorwurf übermäßiger Eile unter dem Einfluss von Marketingerwägungen ist unangebracht: E-Groupware 1.0 erschien über acht Monate später als angekündigt.

In der Tat entwickeln sich E-Groupware und PHP Groupware langsam, aber sicher auseinander. Auf die Terminplanung hatte das bislang jedoch noch keine wahrnehmbare Wirkung, dem Nutzer präsentieren sie sich bis auf kosmetische Unterschiede identisch. Alles zur Funktionalität von PHP Groupware Gesagte gilt daher auch für E-Groupware.

Einen wichtigen Unterschied gibt es aber doch: Das E-Groupware-Team hat zusammen mit den KDE-Programmierern dafür gesorgt, dass E-Groupware auch vom KDE-PIM Kontact aus nutzbar ist. Aufgrund der Ähnlichkeit der beiden Pakete profitiert irgendwann vielleicht auch PHP Groupware von dieser Arbeit, die KDE-Website meldet aber nur E-Groupware als unterstützt.

Abbildung 4: PHP Groupware zeigt Terminkonflikte zwar an, bietet aber keinen Ausweg an.

Die erste Version von PHP Groupware erschien im Jahr 2000. Neben den Basismodulen gibt es noch eine große Anzahl von Modulen, die teils für PHP Groupware geschrieben wurden, teils bestehende Programme in PHP Groupware integrieren. Von allen hier vorgestellten Paketen deckt PHP Groupware das größte Spektrum an Funktionen ab und entwickelt sich in Richtung Portalsoftware. In dieses Bild passt, das PHP Groupware über zwei Dutzend Landessprachen unterstützt.

Konflikte lösen schwierig

Das Kalendermodul hat einen enormen Funktionsumfang: Es bietet diverse Ansichten (Tag, Woche, Monat, Jahr sowie frei definierte) auf einen oder mehrere Kalender, Rechteverwaltung, Vertretungsmöglichkeit, Erinnerungsfunktion per E-Mail – nichts fehlt. Der Teufel steckt wie häufig im Detail: PHP Groupware zeigt entstehende Konflikte bei Neuerstellung oder Änderungen von Terminen zwar an, lässt den Benutzer aber mit dem Problem allein, siehe Beispiel in Abbildung 4.

Was soll der Benutzer denn jetzt tun? Auf den zweiten Termin klicken und ihn ändern – aber wie speichert er anschließend die gerade vorgenommen Änderungen? Die gehen in diesem Fall verloren. Wenn er den neuen Termin nicht gleich noch einmal ändern möchte, kann er entweder den Konflikt ignorieren oder muss ihn in der Kalenderansicht manuell beseitigen.

Verwirrende Terminologie

Auch die Bezeichnungen für einige Bedienelemente tragen zur Verwirrung bei: Möchte ein Teammitglied zum Beispiel einen anderen Monat auswählen, muss es unten auf der Seite den Monat und das Jahr aus zwei Drop-down-Listen auswählen und dann den Button »Import« drücken (Abbildung 5). Bei aller Kritik ist aber nicht zu vergessen, dass sie auf Funktionen abzielt, die in den anderen Paketen und sogar in mancher kommerziellen Software nicht einmal vorhanden sind.

Vorhandene Termine importiert PHP Groupware zum Beispiel aus einer V-Cal-Datei, der passende Knopf heißt »[iv]Cal Laden«. Diese Funktion hilft auch Feiertage verwalten. Nationale Feiertage lassen sich aus im Internet verfügbaren V-Cal-Dateien importieren und werden dann bei allen Teammitgliedern aus diesem Land korrekt angezeigt. Termine sind kategorisierbar und nach Kategorien zu filtern. Die Matrix-Ansicht erlaubt es, eine Ansicht nach den eigenen Ansprüchen zu bauen.

Auch die Benachrichtigungsfunktion ist sehr flexibel. Jeder Benutzer legt fest, in welchen Fällen er benachrichtigt werden möchte, zum Beispiel bei Terminänderungen, Zu- oder Absage anderer Teilnehmer und vielem mehr. Teilweise lässt sich sogar der Text der Benachrichtigung editieren. Auch viele andere Aspekte der Software kann der Benutzer nach eigenem Geschmack konfigurieren.

Eine sehr leistungsfähige Erweiterung erfährt der Kalender durch das Modul Infolog. Wie Abbildung 6 zeigt, erlaubt es die Erweiterung, einem Termin Notizen, To-dos oder Telefonanrufe zuzuordnen. Diese können wiederum mit Adressen oder Dokumenten verknüpft und – sicherlich zur Freude der Kollegen – auch delegiert werden.

CRM inklusive

Damit wird PHP Groupware nicht nur zum Portal-Toolkit, sondern auch zu einem Tool fürs Customer Relationship Management (CRM), das eine komplette History von Kontakten und Vorgängen bereithält. An Funktionsumfang ist der Kalender von PHP Groupware nur schwer zu übertreffen. Auch die Integration anderer Module ist gut gelungen. Gerade das Adressbuch und das Infolog-Modul erweitern das Programm weit über die verbreiteten Groupware-Funktionen hinaus.

Abbildung 5: Die Benutzerführung in PHP Groupware ist noch verbesserungswürdig: Der Button »Importieren« hieße besser »Auswählen« oder einfach »OK«.

Diese Vielfalt hat aber einen Preis: Das Beherrschen aller Funktionen erfordert deutlich mehr Aufwand als zum Beispiel bei PHP Collab. Dass Einsteiger trotzdem relativ schnell mit der Software zurechtkommen, liegt an der gelungenen Benutzerführung: Trotz komplexer Funktionen besitzt PHP Groupware eine einfache und übersichtliche Oberfläche, mit der Anwender zumindest die Grundfunktionalität nutzen können, ohne sich über die Maßen mit der Software selbst beschäftigen zu müssen.

Open Groupware

Dieses Projekt hat eine lange, bewegte Geschichte hinter sich. Sie begann 1996, als die Magdeburger Firma MDLink – eigentlich ein Internet-Provider – plante, die eigenen Produkte mit einer Groupware-Komponente aufzuwerten. Dafür entwickelte sie das Produkte LSOffice, das sie später in Skyrix umbenannte. Vom Erfolg beflügelt, wurde das Produkt in eine eigene Firma ausgegliedert, die Skyrix Software AG. Diese gab den Code im Jahr 2003 teils unter der GPL, teils unter der LGPL frei und startete damit das Projekt Open Groupware.

Skyrix verfolgt eine ähnliche Strategie wie Sun mit dem Namensvetter Open Office. Das Grundpaket ist freie Software, eine funktional erweiterte Version wird kommerziell unter dem Namen Skyrix vertrieben. Außerdem bietet die Firma Skyrix auch kommerziellen Support für Open Groupware. Vielleicht liegt in der Nähe zu einem kommerziellen Unternehmen der Grund dafür, dass es für Open Groupware außer Skyrix selbst keine besonders aktive Entwicklergemeinschaft gibt.

Open Groupware beschränkt sich deshalb auf die mitgelieferten Grundmodule, weitere freie Erweiterungsmöglichkeiten fehlen. Auch in Sachen Mehrsprachigkeit hinkt Open Groupware den anderen Projekten hinterher: Nur acht Sprachen sind verfügbar. Deutschsprachige Anwender genießen bei Open Groupware allerdings den Vorteil, dass auch das Entwicklungsteam deutschsprachig ist.

Wechselndes Erscheinungsbild

Wie die meisten hier vorgestellten Programme beherrscht Open Groupware so genannte Themes, also alternative Oberflächen. Es gibt zwar nicht viele, die meisten sind aber durchaus ansprechend. Der Nutzer muss sich allerdings immer erst neu anmelden, damit sich die Oberfläche ändert.

Die Kalenderfunktionen sind komplett: Einzel- und Gruppenkalender, jeweils verschiedene Darstellungen einschließlich der nützlichen Listen- und einer Druckansicht. Die meisten Ansichten – außer der Tagesansicht – weisen eine große Schwäche auf: Sie zeigen nicht alle Termine (siehe unten) und von den angezeigten Terminen sieht man meist nur wenige Zeichen.

Das ist noch zu verschmerzen, wenn es um die eigenen Termine geht, deren Inhalt in der Regel bekannt ist, kompliziert wird es jedoch bei Terminen von Kollegen. Fast immer ist der Klick auf den Termin oder das Warten auf den Tooltip am Mauszeiger nötig, um herauszufinden, worum es geht. Angenehm ist hingegen, dass Open Groupware in einigen Ansichten die Teilnehmer ebenfalls anzeigt.

Gute Rechteverwaltung

Termine können für Einzelpersonen oder Gruppen eingetragen und in verschiedenen Variationen wiederholt werden. Ärgerlich ist dabei, dass Open Groupware immer ein Enddatum der Wiederholung verlangt, zum Beispiel “wöchentlich bis 31.12.2005”. Terminen lassen sich zwar keine Dokumente, aber immerhin beliebig viele Textnotizen zuordnen.

Abbildung 6: Das Modul Infolog erlaubt es, in PHP Groupware beliebige Informationen mit einem Termin zu verknüpfen und dabei noch den Überblick zu behalten.

Die eingebaute Rechteverwaltung ist sehr ausgefeilt: Rechte können nicht nur pro Kalender, sondern bis hinunter auf Terminebene pro Nutzer oder Nutzergruppe vergeben werden. Eine praktische Sache für den professionellen Einsatz: Jeder Termin (wie überhaupt fast alles in Open Groupware) wird einschließlich der Änderungen und der Verantwortlichen protokolliert. Das macht Terminänderungen auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar.

Austausch mit dem PDA

Bei der Anbindung von Kalenderprogrammen und PDAs setzt sich Open Groupware vom Rest der Wettbewerber ab. Zum Beispiel kann es dem KDE-PIM Kalendar respektive Kontact und dem Gnome-Programm Evolution als Server dienen und ihre Daten speichern. Die kommerzielle Variante versorgt sogar Microsofts Outlook mit Daten. Wer eigenständige Programme einer Weboberfläche vorzieht und dabei auf die Vorteile von Groupware nicht verzichten will, ist daher mit Open Groupware gut bedient. Auch Freunde von Palm-PDAs werden ihre Freude haben. Wo andere gerade damit anfangen, Synchronisationsmechanismen einzubauen, existiert hier eine bewährte Lösung.

Abbildung 7: Open Groupware zeigt alle Termine aller Gruppenmitglieder auf einen Blick. Dabei lassen sich beliebig viele Gruppen definieren.

Die lange Entwicklungszeit und damit das Alter des Programms bringen Vor- und Nachteile. Der Code läuft stabil und auch auf älterer Hardware recht schnell. Die Module sind gut durchdacht und sinnvoll integriert. Die Gebrechen des Alters zeigen sich hauptsächlich in der nicht ganz zeitgemäßen Benutzerführung: Wer auf einen Termin klickt, bekommt zuerst eine Ansicht des Termins zu sehen. Möchte er ihn ändern, muss er in einen Editiermodus schalten – auf Dauer doch recht umständlich.

Auch beschränkt der Kalender den Platz für Einträge: Gibt es je Tag mehr Termine als in den Bereich passen, zeigt er sie einfach nicht an. Da kann es passieren, dass ein Termin verloren geht – das soll die Software aber gerade verhindern.

Schwierige Kontakte

Ungewöhnlich verhalten sich in Open Groupware Listen wie die Kontaktansicht. Standardmäßig bekommt der Nutzer nicht wie erwartet alle oder zumindest die ersten angezeigt, sondern nur eine leere Tabelle und eine Suchmaske. Erst wer mit »*« nach allen Kontakten sucht, bekommt seine Einträge wieder zu Gesicht. Doch ist dieser Schwachpunkt wohl bekannt und wird zum Teil durch Buttons wie »Alle anzeigen« umgangen. Solche Knöpfe gibt es aber nicht überall und sie sind bestenfalls eine Notlösung. Ähnliche Probleme finden sich auch in den anderen Modulen.

Open Groupware besitzt gegenüber den Mitbewerbern einige interessante Alleinstellungsmerkmale wie die Palm-Synchronisation und die Einsatzmöglichkeit als Server für so genannte Fat-Clients wie Kalendar und Evolution. Die mitgelieferten Module bieten viele Funktionen und arbeiten zuverlässig. Unangenehm sind die vielen kleinen Eigenheiten der Weboberfläche, die immer wieder für Überraschungen sorgen. Auch die Bedienung ist teilweise etwas umständlich; man braucht häufig mehr Mausklicks als bei der Konkurrenz.

Für jeden etwas

Von allen vorgestellten Paketen kommt Open Groupware der klassischen Vorstellung einer Groupware am nächsten. Wer mit der umständlichen Bedienung leben kann, erhält ein bewährtes und leistungsfähiges Produkt. PHP Groupware und E-Groupware sind ihm bei der Terminplanung ebenbürtig, bringen aber noch viele andere Funktionen und damit auch Komplexität mit.

PHP Collab und PHProjekt setzen den Schwerpunkt weniger auf Terminplanung als auf das Projektmanagement. Entsprechend sind ihre Terminplanungsmodule nicht so umfangreich, erfüllen aber diese Teilfunktion des Projektmanagements gut. PHP Collab ist dabei ein echter Spezialist, dessen Stärke in der Einbindung von Kunden in Projektteams liegt, während PHProjekt der Champion bei der Arbeit im Team ist.

Wer bei den hier vorgestellten Programmen nicht fündig wird, sollte vielleicht einen Blick auf die kommerziellen Alternativen werfen, die bereits im Linux-Magazin vorgestellt wurden [7]. (ofr)