Open Source im professionellen Einsatz
Linux-Magazin 07/2014
© Alphaspirit, 123RF

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Drei ERP-Systeme im Test

Verflixte Verwalter

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Einkauf, Produktion, Verkauf, Zahlungswesen und Buchhaltung – um komplexe Unternehmensabläufe zu organisieren und Prozesse zu optimieren, setzen auch kleine Händler gerne ERP- oder Warenwirtschaftssysteme ein. Die Bitparade testet zwei Programme für den eigenen Server und eine Cloudlösung.

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Ob Händler, Handwerker oder Dienstleister – wer ein Unternehmen betreibt, der hat es mit komplexen Prozessen zu tun. Von Wareneinkauf und Lieferantenverwaltung über Bestellabwicklung und Versand bis hin zu Zahlungs- und Mahnverfahren greifen zahlreiche Einzelaspekte wie viele kleine Zahnrädchen ineinander. Kommt zum reinen Ein- und Verkauf noch die Produktion hinzu, bietet ein Unternehmen seine Waren oder Leistungen auf mehreren Kanälen an oder will es schlicht die Arbeitsschritte der Mitarbeiter koordinieren, nehmen die täglich zu bewältigenden Abläufe unübersichtliche Ausmaße an.

Wo gängige Shopsysteme an ihre Grenzen stoßen, übernehmen ERP- oder Warenwirtschaftssysteme, die neben reinen Stammdaten auch die Lagerbestände verwalten und Bestellprozesse strukturiert abbilden. Am Markt tummeln sich unterschiedliche Lösungen für diverse Betriebssysteme und Plattformen. Geringste Abhängigkeit und größte Flexibilität versprechen Web-basierte Lösungen, von denen die Bitparade drei vorstellt. Im Test treten Kivitendo [1] und Wawision [2] für den eigenen Server gegen den Clouddienst Actindo [3] an.

Die ersten beiden Kandidaten sollten auf einem typischen LAMP-Server mit Debian 7.4 zeigen, wie komfortabel die Einrichtung ist. Die Tester schauten sich außerdem die Artikelverwaltung, die Bestellabwicklung, die Buchhaltungs- und Teamfunktionen an und prüften, wie gut die Anbindung an externe Shopsysteme und Marktplätze gelingt.

DELUG-DVD

Auf der DELUG-DVD dieses Magazins befinden sich die getesteten Programme Kivitendo (Version 3.1.0 vom Februar 2014) und Wawision (Version 2.3.1552 vom 21. April 2014). Außerdem enthält der Datenträger ein Kivitendo-Tutorial, einen Videovortrag und eine vom Hersteller maßgeschneiderte virtuelle Maschine mit Kivitendo 3.1.

Kivitendo

Der erste Testkandidat hieß ursprünglich Lx-Office; seit 2012 lautet der Name Kivitendo [1]. Hinter dieser Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungs-Software steht die Bonner Firma Richardson&Büren GmbH. Das unter der GPL veröffentlichte Programm ist kostenlos. Zudem bietet der Hersteller mehrere kostenpflichtige Supportpakete an, von der einfachen Beratung (90 Euro pro Stunde) über eine Vollwartung (2000 Euro monatlich), eine Projekt-Flatrate (6000 Euro monatlich) bis hin zum Hosting eines eigenen Kivitendo-Servers (ab 43 Euro pro Monat). Die Homepage beschreibt die enthaltenen Leistungen im Detail.

Die Tester installierten Version 3.1.0 vom Februar 2014, die neben Apache auch PostgreSQL sowie diverse Perl-Pakete voraussetzt. Die von der Homepage aus verlinkte Installationsanleitung listet alle benötigten Komponenten auf. Alternativ rufen Administratoren »./scripts/installation_check.pl« auf, welches das eigene System auf Vollständigkeit überprüft:

Checking Required Modules:
Looking for parent .................. 0.225
Looking for Archive::Zip 1.16 ........ 1.30
Looking for Clone .................... 0.31
Looking for Config::Std.................0.9
...
Result:
All .................................... OK

Danach erzeugt der Benutzer im Kivitendo-Verzeichnis einen neuen Ordner namens »webdav« und passt die Benutzer- und Gruppenzugehörigkeit der gesamten Verzeichnisstruktur an. Auf dem Debian-Testrechner gehört alles dem Apache-User beziehungsweise der -Gruppe »www-data« . Danach kopiert der Admin die Vorlage, um eine Einrichtungsdatei zu erzeugen:

cp config/kivitendo.conf.default config/kivitendo.conf

Er passt sie danach im Texteditor an eigene Bedürfnisse an. Das sehr ausführliche und gut geschriebene Handbuch hilft bei allen Fragen hierzu weiter und unterstützt den Admin auch dabei, eine PostgreSQL-Datenbank, einen DB-Cluster im UTF-8-Encoding, einen Benutzer und ein Kennwort für die Datenbank anzulegen. Danach kann er sich als Benutzer »admin« mit dem in der Datei »kivitendo.conf« im Klartext hinterlegten Passwort am Webinterface anmelden.

Umwege

Kivitendo bietet ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem. Der Verwalter erzeugt zunächst über »Benutzer, Mandanten und Benutzergruppen« einen oder mehrere unprivilegierte Accounts für die tägliche Arbeit. Über Checkboxen definiert er ganz genau, auf welche Funktionen ein Anwender Zugriff hat (siehe Abbildung 1). Wie im Handbuch beschrieben, legt er außerdem Mandanten und Gruppen an. Danach geht es über »System | Zum Benutzerlogin« zur Anmeldemaske zurück, und der Mitarbeiter kann sich einloggen.

Neben der großen Kiwi auf dem Startbildschirm stehen ein paar grundlegende Systeminformationen, über das Menü am oberen Rand erreicht der Nutzer alle Funktionen. Unter »System« findet er die Einstellungen zu Konten, Artikeln, Preisen, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Der nächste Schritt sollte zur Abteilung »Stammdaten« führen. Hier erfasst er Kunden und Lieferanten ebenso wie Waren, Dienstleistungen, Erzeugnisse oder Projekte. Etwas gewöhnungsbedürftig ist allerdings, dass er zum Bearbeiten vorhandener Daten den Menüpunkt »Berichte« öffnen und die gewünschte Rubrik auswählen muss.

Kivitendo verknüpft einige Arbeitsschritte miteinander. Manchmal sind die Optionen jedoch so willkürlich angeordnet, dass es schwer ist, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. So kann der Benutzer aus der Kundenmaske heraus zum Beispiel »Speichern und Auftrag erfassen« oder »Speichern und Rechnung erfassen« wählen und die Kundendaten direkt in den entsprechenden Dialog übernehmen (siehe Abbildung 2). Das Anlegen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften erfolgt alternativ über die entsprechenden Einträge unter »Verkauf« .

Ein Dropdown-Menü zeigt vorhandene Kunden an. Das Übernehmen von Artikelstammdaten ist jedoch nur über einen kleinen Umweg möglich: Gibt der Anwender einen Teil des Namens oder der Nummer eines Artikels ins entsprechende Feld ein und klickt dann auf »Erneuern« , so zeigt das ERP-System alle passenden Datensätze in einer Liste an.

Ähnlich sehen die Prozesse im Einkaufsbereich aus. Hier erfasst die Software Preisanfragen, Lieferantenaufträge, Lieferscheine und Einkaufsrechnungen. Die Bearbeitungsschritte gehen teilweise ineinander über. Im Workflow »Preisanfrage« kann der Benutzer die Anfrage beispielsweise in einen Lieferantenauftrag oder in eine Rechnung überführen.

Abbildung 1: Der Kivitendo-Administrator weist den Benutzergruppen gezielt Rechte zu.
Abbildung 2: Den Dialog zum Erfassen von Rechnungen erreichen Kivitendo-Anwender entweder über das Menü Verkauf oder direkt aus der Kundenmaske heraus.

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