Open Source im professionellen Einsatz
Linux-Magazin 04/2011
© Sebastian Duda, 123RF.com

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Freie Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software

Gut bei Kasse

Ob bloß Rechnungen zu schreiben oder komplexe Abläufe eines Mittelständler abzubilden sind – keiner scheint dazu gezwungen, seine kaufmännischen Daten einer proprietärer Software anzuvertrauen. Das jedenfalls ergibt das folgende Stimmungsbild unter Entwicklern, Unternehmen und Anwendern.

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Die Kerndaten jedes Unternehmens über Einnahmen, Ausgaben und Gewinne in Computern statt in Büchern zu führen erlaubt es, die Daten auf vielfältige Weise auszuwerten, und ist daher für moderne Unternehmen unerlässlich. Als Oberbegriff zur Fibu läuft solche Firmensoftware neudeutsch unter dem Namen Enterprise Ressource Planning, kurz: ERP (siehe Kasten "Begriffe" ).

Begriffe

CRM: Das Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsverwaltung) will deutlich machen, dass der Kunde im Mittelpunkt der Bemühungen eines Unternehmens steht. Die zugehörige Software soll die Kommunikation mit den Kunden verbessern und setzt daher entsprechend umfangreich die Kundendaten mit Unternehmensaktivitäten in Beziehung, von der Terminierung über Kalenderfunktionen, Mailmanagement bis hin zu Newsletter-Diensten.

Datev: Aufgrund der komplexen Steuervorschriften in Deutschland geben zahlreiche Unternehmen ihre Buchhaltung in die Hände von Steuerberatern. Diese verarbeiten die Daten meist mit der Software Datev, entwickelt von Steuerberatern für Steuerberater. Wenn Unternehmen Kosten sparen wollen, verlangen die Steuerberater gern die Daten in einer Form, dass sie diese gleich mit Datev weiterverarbeiten können. Seit 2001 ist Datev auch in Österreich aktiv.

ERP: Enterprise Ressource Planning bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die betrieblichen Ressourcen (Kapital, Personal, Betriebsmittel) möglichst effizient einzusetzen. Anwendungssoftware unter dieser Bezeichnung umfasst betriebliche Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen (siehe Fibu), Controlling, Materialwirtschaft, Produktion, Forschung, Personalverwaltung, Verkauf und Marketing.

Fibu: Die Finanzbuchhaltung ist ein Teil des Rechnungswesens. Sie erfasst alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, und bucht sie auf Konten. Je nachdem, wie ein Unternehmen seine Rechnungsperiode definiert, schließt die Fibu die Konten regelmäßig ab – jährlich, quartalsweise oder monatlich – und erstellt eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und eine Bilanz.

SKR: Der Sachkontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis für Konten in einem Wirtschaftszweig, in zehn Kontenarten gegliedert. Gängige Standard-Kontenrahmen sind SKR 03 für prozessorientierte Abschlüsse (die Konten gliedern sich nach Geschäftsprozessen) und SKR 04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip, Grundlagen sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustaufstellung.

In Mitteleuropa marktbeherrschend ist Deutschlands größte Softwarefirma SAP (siehe Kasten "Platzhirsch" ). Deren Angebotspalette (SAP Business One und Business All-in-One) gilt als äußerst komplex, ihre Einführung im Unternehmen ist meist mit erheblichem Aufwand verbunden, die Lizenzkosten sind hoch. Jenen, die nach Alternativen suchen, bietet sich eine breit gefächerte Auswahl.

Platzhirsch

Marktbeherrschend bei den ERP-Systemen ist das proprietäre SAP [2] , weltweit mit Marktanteilen von über 30 Prozent [3] , in Deutschland sprechen Erhebungen im Jahr 2008 sogar von mehr als 50 Prozent. Mit erheblichem Abstand folgen der erbitterte Konkurrent Oracle mit rund einem Fünftel des Marktes sowie Sage KHK. An fünfter Stelle steht mit rund 14 Prozent Microsoft mit der hauseigenen Variante Dynamics.

Der Marktführer aus dem badischen Walldorf hatte bereits 1999 erkannt, dass Linux auf dem Server bald zum Unternehmensalltag gehören würde, und bietet seither seine ERP-Software – damals noch unter dem Namen SAP/R3 – auch zur Installation auf Linux an. Red Hat optimiert seine Enterprise-Versionen für den Einsatz mit SAP, ebenso Novell den hauseigenen SLES.

Doch warum ein Lock-in zu einem proprietären Anbieter riskieren, wenn es doch freie Software gibt? Das Linux-Magazin hat sechs sehr unterschiedliche Softwarepakete herausgepickt (siehe Tabelle 1 ) und deren Anwender nach ihren Erfahrungen befragt.

Tabelle 1: Buchhaltungssysteme

Yabs für Kleingewerbe

Yet another Business Software (Und noch eine Business-Software, Yabs, [1] ) ist einer von mehr als 150 Anbietern, die allein in Deutschland um die Marktanteile rangeln. Die Firma mit Sinn für selbstironische Produktnamen gehört zu den jüngsten Marktteilnehmern für Finanzsoftware, und wie so häufig begann das freie Projekt als Ein-Mann-Show. Das schlanke Paket beschränkt sich noch auf Rechnungserstellung mit Auftragsbearbeitung, eine kleine Materialverwaltung und Ansätze zu einem CRM-System. Yabs zielt besonders auf kleine und mittlere Unternehmen, bietet allerdings keine Datev-Anbindung.

Abbildung 1: Das schlanke Yabs setzt rundum auf Anwenderfreundlichkeit, hier am Beispiel der Administrationsoberfläche.

Den Grund für die Entwicklung lieferten persönliche Anwendererlebnisse des späteren Projektgründers. Andreas Weber ärgerte sich darüber, dass die proprietäre Software von Buhl Data nicht unter Linux lief, und schrieb kurzerhand seine eigene. Heute ist die aktive Community auf rund 20 Entwickler, Administratoren und Tester gewachsen. Anwender bekommen auf der Webseite von Openyabs.org Antworten auf ihre Fragen, auch neue Funktionen kommen so hinzu.

Als typischer Anwender für die Firmensoftware sieht sich Goldschmiedemeister Christian Gabel aus Dortmund. Mit seinen fünf Mitarbeitern bedient er sowohl Firmen- als auch Privatkunden. Er schreibt Lieferscheine, Rechnungen und Angebote und lässt die klassische Buchführung vom Steuerberater erledigen. Der Goldschmied hat klar umrissene Anforderungen an eine Software: "Sie muss sich in den Betriebsablauf integrieren, nicht umgekehrt!"

Wegen dieses vermeintlich einfach klingenden Anspruchs brauchte er zwei Jahre, um eine passende Software zu finden. In dieser Zeit testete er zahllose Demoversionen: "Meist war es so, dass ich zwar nur zwei Module brauche, aber fünf installieren muss", fasst er seine Erfahrungen zusammen. "Man merkt häufig, dass die Programmierer nicht mit normalen Anwendern reden und Funktionen einbauen, die sich nur völlig umständlich benutzen lassen."

Mit Yabs fand er schließlich das System, das er suchte ( Abbildung 1 ). Er lobt die Flexibilität und freut sich, dass er alle Formulare ohne Programmierkenntnisse in Open Office selbst gestalten konnte. Vorher führte er Lieferscheinbücher und trug alle Vorgänge in Tabellen ein. Bei seiner Suche spielte keine Rolle, ob die Software quelloffen oder proprietär ist. Nun weiß er den Vorteil aber zu schätzen: "Natürlich ist der Grundgedanke gut, und dass keine teuren Lizenzkosten anfallen, ist auch schön."

Vom Support bei Yabs ist er begeistert, er hat nur eine Anmerkung: "Es ist wirklich kaum fassbar, dass die Entwickler sich kostenlos zur Verfügung stellen und auf die Vorschläge der Community eingehen. Eigentlich habe ich immer ein schlechtes Gewissen, Wünsche zu äußern, weil ich weiß, welche Arbeit das für die Entwickler nach sich zieht." Nachdem er ein Jahr sicherheitshalber das alte System samt Excel-Tabellen parallel zu Yabs mit Open Office fortführte, ist er sich nun sicher, dass er sich die Lizenzkosten für andere Officeprodukte auch sparen kann.

In Anpassungen investieren statt in Lizenzen

Excel-Tabellen waren eine lange Zeit auch bei der Unternehmensberatung Economedic AG [5] das Mittel der Wahl. In sie tippten die Berater ihre Projektdaten ein, kombinierten sie mit einer Zeiterfassung und erstellten die Rechnungen auf dieser Grundlage. Die Firma, die 16 Mitarbeitern an zwei Standorten beschäftigt und ihre Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen lässt, beauftragte Anfang 2009 ihren Berater Maximilan Högn ( Abbildung 2 ) mit der Suche nach einer passenderen EDV-Lösung. Mit der neuen Software sollten die Berater aus Angeboten Aufträge erstellen, ihre Stunden erfassen und Projekten zuordnen sowie den Kunden in Rechnung stellen können.

Abbildung 2: Wirtschaftsinformatiker Maximilian Högn befand beim Evaluieren die meisten ERP-Systeme als zu überladen.

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