Die Einzelansicht bietet darüber hinaus an, die Metadaten aus einer anderen Ressource zu importieren. Sofern ein Foto Geo-Informationen enthält, zeigt Resource Space sie unter dem Bild in einer Karte an (siehe Abbildung 5). Über »Geodaten bearbeiten« öffnen Benutzer eine größere Openstreetmap-Kartenansicht und platzieren den Pin gegebenenfalls an einem neuen Ort oder tragen im Feld die Längen- und Breitengrade an.

Abbildung 5: In der Einzelansicht finden Resource-Space-Besucher Downloadlinks zur Datei, eine Vorschaufunktion und auch Metadaten inklusive einer Kartenansicht für Geodaten.

Die Suchfunktion blendet Resource Space stets am rechten Rand des Dashboards ein. Sie durchsucht in der Voreinstellung alle Felder aller Ressourcen. Per Klick in die Checkboxen schalten Benutzer einzelne Kategorien ab. Geben sie ins Feld mehrere Begriffe ein, dann interpretiert das System dies stets als And-Verknüpfung. Die Ergebnisse können sie außerdem nach Relevanz, Beliebtheit, Farbe oder Datum sortieren.

Im Bereich »Nach Datum« schränken Anwender die Ergebnisse auf bestimmte Jahre oder Monate ein, und ein Klick auf »Geographische Suche« blendet wieder die Kartenansicht ein. Die erweiterte Suche blendet eine Maske ein, die noch genauere Feinabstimmung ermöglicht und etwa zusätzlich den Tag in die Suche mit einbezieht und Felder für Stichwörter, Beschriftungen, entnommenen Text, Land, Personen und Urheber bietet. Ein Dropdown-Menü sortiert zudem nach dem Status von Dateien.

Einlasskontrolle

Resource Space kennt Benutzer und Gruppen. Über »Administration | Benutzer verwalten« fügen Admins neue Accounts hinzu, bearbeiten vorhandene und schauen sich Protokolle an. Diese zeigen, wer sich an- und abgemeldet, wer welche Dateien hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht hat. Das DAM-System offenbart Zeitstempel, Ressourcen-IDs und gegebenenfalls das bearbeitete Feld (siehe Abbildung 6).

Abbildung 6: Resource Space führt Protokoll über die Aktionen aller Benutzer und zeigt die Aktionen nach Datum sortiert in einer Liste an.

Die Software kennt acht vordefinierte Benutzergruppen: vom Administrator, über verschiedene eingeschränkte Zugänge bis zum Super-Admin. Über die Systemeinstellungen erzeugt der Verwalter neue Gruppen und verändert deren Befugnisse. Dabei unterstützt ihn der Berechtigungsmanager, der genau aufschlüsselt, welche Aktionen erlaubt sind. Das Programm erlaubt es sogar, Gruppen und Accounts mit Verfallsdatum einzurichten und damit Zutritt für einen begrenzten Zeitraum. Über das E-Commerce-Modul legen Admins Bedingungen für den Zugriff und die Bezahlung fest.

Resource Space fügt auf Wunsch Wasserzeichen zu den Vorschaubildern hinzu. Um das Feature zu aktivieren, entfernen Admins in der Datei »include/config.default.php« das Kommentarzeichen vor der folgenden Zeile:

$watermark="gfx/watermark.png";

Die hinterlegte Grafik zeigt in der Voreinstellung den Schriftzug »ResourceSpace« auf transparentem Hintergrund. Mit einem Bildbearbeitungsprogramm erzeugen Nutzer eine eigene PNG-Datei. In den Systemeinstellungen des Dashboards stellen sie sicher, dass in der Abteilung »Download-/Vorschaugrößen | Vorschau« die Funktion »Download bei eingeschränktem Zugriff erlauben« aktiviert ist. Danach rufen sie im Browser das Skript »pages/tools/update_previews.php?previewbased=true« auf, um die neuen Thumbnails zu erzeugen.

Benutzergruppen benötigen die Berechtigung »w« , damit sie die Kennzeichnungen in Ressourcen sehen können, die ihrer Gruppe zugeteilt sind. Da der Administrator die Wasserzeichen nicht zu Gesicht bekommt, sollten Anwender die Vorschau mit einem nicht-privilegierten Benutzeraccount testen.

Das DAM-System enthält ein paar Werkzeuge, um die Ressourcen zu bearbeiten. Anwender können die Vorschaubilder drehen, aufhellen oder abdunkeln. Gut gefällt, dass sie neue Dateiversionen hochladen können, ohne erst eine alte Fassung samt allen Metadaten löschen zu müssen. Der Link »Protokoll« in der Einzelansicht einer Ressource zeigt an, welche Veränderungen eine Datei erfahren hat. Allerdings ist es nicht möglich, zu einem früheren Zustand zurückzukehren. Eine echte Versionsverwaltung fehlt daher, Resource Space bietet eher eine Versionsübersicht.