Die freie Office-Suite Open Office zählt in den meisten Unternehmen zu den wichtigsten Anwendungen. Der Administrator sollte seinen Anwendern daher nicht nur die Software, sondern auch sinnvolle Konfigurationseinstellungen bieten. Wie das mit Hilfe der XCU-Dateien des Programms geht, zeigt dieser Artikel.

Aufbau und Struktur der XCU-Dateien

Die XCU-Dateien sind strukturiert aufgebaut und ihre Bearbeitung erfordert eine gewisse Sorgfalt, da Open Office beim Programmstart ansonsten eine defekte Konfigurationsdatei moniert. Ein XML-Editor, der die Wohlgeformtheit des bearbeiteten Codes sicherstellt, ist empfehlenswert.

Die einzelnen Konfigurationsblöcke sind in XML-Knoten, so genannten Nodes zusammengefasst, die nochmals hierarchisch unterteilt sind. Am Beispiel von Listing 1: Es gibt einen Node namens "Security", der Sicherheitseinstellungen enthält. Hierarchisch darunter befindet sich ein Node namens "Scripting", der unter anderem für die Sicherheitseinstellungen von Makros verantwortlich ist. Innerhalb dieses Nodes gibt es schlussendlich eine Property (Einstellung) namens "MacroSecurityLevel", die die Makrosicherheitsstufe konfiguriert.

Beim Bearbeiten der XCU-Dateien ist Vorsicht geboten: Open Office lädt keine Dateien, die kein gültiges XML sind oder nicht dem Schema entsprechen.

Wichtig für die Bearbeitung und auch für die folgenden Beispiele ist, dass jeder Node nur einmal vorkommen sollte. In den einzelnen Beispielen ist jeweils genannt, wo sich die genauen Properties befinden. In den XCU-Dateien müssen Sie zunächst suchen, ob es einen der übergeordneten Nodes oder gar die Property selbst bereits gibt, und die fehlenden gegebenenfalls einfügen. Gibt es also bereits einen Node namens "Security" (siehe Listing 1), so darf dieser nicht erneut eingefügt werden. Stattdessen muss der Block "Scripting" dort eingefügt werden. Gibt es diesen ebenfalls, so darf nur die einzelne Property hinzugefügt oder modifiziert werden.

Es würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, jede Option im Detail zu besprechen, daher sollen im Folgenden lediglich einige interessante Konfigurationsoptionen aufgezeigt werden. Für Systemadministratoren, die auch das Letzte aus der Konfiguration herausholen möchten, gibt es eine Vielzahl von Dokumentationen zu diesem Thema. Das UI-Projekt von Open Office stellt eine umfassende Referenz zu den Konfigurationsdateien bereit. Seit kurzem verfügbar ist auch der Open Office Administration Guide, der auf weitere Möglichkeiten eingeht und unter anderem aufzeigt, wie die Open-Office-Konfiguration auf eine bestehende LDAP-Datenbank zugreifen kann, wie Menüs und Tastenkürzel vordefiniert werden oder wie ganze Funktionen für alle oder einzelne Nutzer gesperrt werden können.

<node oor:name="Security">
 <node oor:name="Scripting">
  <prop oor:name="RemovePersonalInfoOnSaving" oor:type="xs:boolean" oor:finalized="true">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnSignDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnCreatePDF" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnPrintDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnSaveOrSendDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
 </node>
</node>      

Die folgenden Beispiele beziehen sich allesamt auf die globale Konfiguration und sind so angepasst, dass sie sich in die entsprechenden Dateien einfügen lassen.

Einstellungen sperren

Der Administrator hat die Möglichkeit, Einstellungen in den Konfigurationsdateien zu sperren. Damit verhindert er, dass ein Benutzer die global vorgegebene Konfiguration für sein persönliches Profil verändern kann. Dies ist gleichzeitig auch eine Möglichkeit, eine Konfigurationsoption zu verändern, obwohl der Benutzer bereits eigene Einstellung vorgenommen hat, denn gesperrte globale Einstellungen übertrumpfen stets jene eines einzelnen Benutzers.

Interessant ist diese Option vor allem für Sicherheitseinstellungen. Über den Dialog "Extras | Optionen... | Sicherheit" können Sie einstellen, dass sämtliche persönlichen Daten wie der Name des Autors und die Bearbeitungszeit beim Speichern aus dem Dokument entfernt werden. Gleichzeitig können Sie ein Warnung anzeigen lassen, wenn ein Dokument beim Speichern, Senden, Drucken, Signieren oder Exportieren noch Notizen, aufgezeichnete Änderungen und ähnliche Metadaten enthält, die eventuell nicht für Dritte bestimmt sind. In Listing 1, welches im Unterverzeichnis "Office" in die Datei "Common.xcu" eingefügt werden muss, sehen Sie, wie Sie alle diese Optionen aktivieren und gleichzeitig die Option, persönliche Informationen beim Speichern zu entfernen, für den Benutzer unveränderbar machen können.

Das Finalize-Attribut schützt einzelne Einstellungen oder ganze Konfigurationsgruppen vor Änderungen durch den Anwender.

Wie Sie sehen können, sorgt Das Attribut "oor:finalized="true"" dafür, dass die entsprechende Option für den Benutzer gesperrt ist. Sie kann sowohl für eine einzelne Einstellung ("prop") vergeben werden, als auch für eine komplette Gruppe von Optionen ("node"). Um beispielsweise alle Optionen im "Scripting"-Node zu sperren, gilt der in Listing 2 genannte Code. Dies sorgt auch dafür, dass die Makrosicherheit sich nicht mehr verändern lässt, weil sie ebenfalls zur Sicherheitskonfiguration zählt, auch wenn sie nicht explizit im Listing genannt wird. Da in neueren Open Office-Versionen die Standardeinstellung für Makros auf "hoch" steht, kann dies ein als erwünschte Nebenwirkung die Verwundbarkeit durch Makroviren senken.

<node oor:name="Security">
 <node oor:name="Scripting" oor:finalized="true">
  <prop oor:name="RemovePersonalInfoOnSaving" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnSignDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnCreatePDF" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnPrintDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
  <prop oor:name="WarnSaveOrSendDoc" oor:type="xs:boolean">
   <value>true</value>
  </prop>
 </node>
</node>      

Die freie Office-Suite Open Office zählt in den meisten Unternehmen zu den wichtigsten Anwendungen. Der Administrator sollte seinen Anwendern daher nicht nur die Software, sondern auch sinnvolle Konfigurationseinstellungen bieten. Wie das mit Hilfe der XCU-Dateien des Programms geht, zeigt dieser Artikel.