Linux-Magazin Online stellt die kostenlose Community-Edition (CE) der Document-Management-Software O3spaces Workplace vor. Mit ihrer Hilfe können Projekt-Teams Dokumente gemeinsam bearbeiten, kommentieren und diskutieren.

Hinter O3spaces verbirgt sich eine niederländische Gruppe von Softwareentwicklern, die sich zu einer Kapitalgesellschaft zusammengeschlossen haben. Im Jahr 2005 sahen sie ein Defizit darin, dass Unternehmen die freie Bürosoftware Open Office auf professionellem Niveau nicht zur Gruppenarbeit nutzen können. Zur Cebit 2006 präsentierten sie die erste Version ihrer Office-Erweiterung und im Dezember 2006 kam Version 2.0 heraus. Derzeit steht Version 2.2 Beta kostenlose Version für bis zu zehn Benutzer zur Verfügung. Quelloffen ist sie jedoch nicht.

Rob Mentink, CEO von O3spaces, sieht sein Produkt Workplace als grundlegendes Dokumenten-Management für die Anwender von Open Office, Staroffice und Microsoft Office. Das Web-basierte Workplace stellt Projektteams einen gemeinasamen Arbeitsbereich zur Verfügung. Dort können sie gemeinsame Dokumente in einem gemeinsamen Arbeitsbereich verwalten, bearbeiten, kommentieren und sich daneben über Termine und Versionen abstimmen. Mit ausgewachsenen Systemen zum Enterprise Content Management (ECM) wie Nuxeo oder Alfresco möchte Mentink seine Software jedoch nicht vergleichen.

Workplace: Web plus Desktop

Mit dem Workplace Assistant, den der Webserver als Java-Webstart-Anwendung an den Client-Rechner schickt, haben die Entwickler eine clevere Verbindung zwischen dem Workplace im Web und der Office-Anwendung auf dem Desktop geschaffen. Der Assistent nistet sich als Applet im Gnome-Panel und als Erweiterung im Open-Office-Menü ein (seit neuestem auch im Microsoft-Office-Menü). Wählt der Anwender im Web-Workplace "Datei öffnen", übernimmt der Assistent den Download und schickt das Dokument an das freie Office-Paket. Im Open-Office-Menü zeigt sich das Plugin zusätzliche Buttons, mit denen sich das Dokument direkt aus der Desktop-Anwendung auf dem Server speichern lässt. Dabei zählt der Workplace-Server die Versionsnummer der Datei hoch.

Der Workplace-Assistant nistet sich im Gnome-Panel ein.

Dank der Erweiterung kann Open Office Dokumente vom O3spaces-Server laden und auch dorthin speichern.

Ebenfalls über den Assistenten fügt der Benutzer seiner neuen Version einen Kommentar hinzu, liest die Kommentare anderer oder stellt alte Versionen wieder her. Daneben kann er - analog zu einem Diff in herkömmlichen Versionskontrollsystemen - Versionen vergleichen, wozu die Versionsansicht in Open Office zum Einsatz kommt.

Der O3-Spaces-Assistent zeigt Kommentare an und vergleicht Dokumentenversionen, wozu er Open Office verwendet.

Gelegentlich zeigt das Assistenten-Konzept Schwächen: Im Workplace-Assistant bleibt der Benutzer angemeldet, wenn er sich in Workplace ausloggt. Ein pikantes Ereignis im Test war dieses: Wenn sich der Benutzer auf Rechner B wieder im Workplace anmeldet, ohne sich auf Rechner A vom Workplace-Assistenten abgemeldet zu haben, arbeitet Workplace über das Netzwerk mit dem noch aktiven Assistenten auf Rechner A zusammen. Das hat den Effekt, dass ein Office-Dokument, das auf Rechner B aufgerufen wird (denn hier ist der Benutzer in Workspace eingeloggt), auf Rechner A von der Office-Anwendung gestartet wird (denn hier ist der Benutzer im Assistenten eingeloggt).

Arbeitsbeginn

In der Web-Anwendung besitzt jeder Benutzer ein eigenes Konto sowie einen persönlichen Startbereich etwa mit Kalender, Dokumentenübersicht und den neuesten Kommentaren. Die angezeigten Tools wie Kalender sind in so genannte Spacelets gefasst: kleine Fenster, die der Benutzer in Anzahl und Position verändern kann. Von dieser persönlichen Oberfläche aus ruft der Benutzer den Arbeitsbereich auf, in dem er Mitglied ist. Dort hat er Zugriff auf Teamdokumente, Kommentare, Ankündigungen und Diskussionsgruppen.

Dank differenzierter Benutzerrollen können Externe , die nicht Mitglied einer Arbeitsgruppe oder der Firma sind, zugewiesene Arbeitsbereiche als Gast betreten. Ein Gast kann zum Beispiel Dokumente ansehen, Kommentare hinterlassen oder mitdiskutieren, ohne Schreibzugriff auf die Dokumente zu haben. Es ist auch möglich, einen eigenen "Arbeitsbereich" für Gäste einzurichten, auf dem nur bestimmte Dokumente, Mitteilungen oder Termine hinterlegt sind. Der Binnendifferenzierung von Workplaces in Arbeits-, Diskussions- oder Startbereiche sind keine Grenzen gesetzt - lediglich die Benutzerzahl ist in der freien Version von Workplace auf zehn begrenzt.

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Startbereich...

...und kann von hier aus alle Arbeitsbereiche betreten, in denen er Mitglied ist.

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